W miarę jak firmy zaczynają przechodzić z pracy zdalnej jako tymczasowej potrzeby na styl życia, wiele mówiono na temat produktywności.

„Jak możemy być pewni, że wszyscy są tak samo produktywni, jak kiedy pracowali w biurze?” ludzie pytają, niemal rwąc sobie włosy z niepokoju? „Co mogą zrobić menedżerowie, aby zapewnić, że wszyscy pozostają na bieżąco i wykonują swoją pracę?”

Okazuje się, że prostym sposobem na pomoc ludziom w pracy jest (bębenki proszę) po prostu dać im więcej czasu na pracę!

„Środy bez spotkań” „Piątki bez spotkań” „Dni bez spotkań”. Nie ma znaczenia, jak to nazwiemy. Wiele biur przystępuje do trendu ogłaszania niektórych dni lub okresów jako „bez spotkań”, a my jesteśmy jednym z nich!

Dni bez spotkań: czym są i jak działają

Koncepcja nosząca nazwę „dni bez spotkań” jest całkiem jasna. Dni bez spotkań to dni robocze, w których ludzie mogą cieszyć się brakiem spotkań. Ale…dlaczego firma miałaby to robić?

Uwierz lub nie, wiele miejsc pracy wprowadza dni bez spotkań jako sposób na zwiększenie produktywności na dwa sposoby:

• Daj pracownikom czas na skupienie się na ważnych zadaniach „głębokiej pracy” bez martwienia się o przerywanie.
• Zmusić regularne spotkania do działania nieco bardziej intensywnie

Niektóre zadania robocze będą wymagały trochę więcej czasu oraz myślenia niż inne. Bardzo rzadko zdarza się, aby ludzie znaleźli wystarczająco dużo czasu na „skupienie się” w trakcie zwykłego dnia pracy. Dni bez spotkań szybko stają się sposobem, dzięki któremu ludzie mogą mieć więcej czasu na skupienie się na swoim zadaniu.

Pomyśl, ile mogłeśbyś zrobić, gdybyś miał jeden dzień, w którym wiesz, że nie będziesz miał przerwań. Mógłbyś skoncentrować się na pracy strategicznej, rozwijać nowe pomysły lub po prostu nadgonić, ponieważ nie musisz się martwić, że wciągną Cię w coś innego.

Niektóre firmy wyprowadzają dni bez spotkań na zupełnie nowy poziom. Pozwalają pracownikom wyłączać telefony i wyciszać powiadomienia, aby mogli mieć pełną koncentrację. W końcu wiadomość o planach lunchowych na jutro może poczekać, jeśli poświęcasz czas na wymyślanie pomysłów i rozwiązywanie skomplikowanych problemów.

Jeśli chodzi o uwagą „zmuszanie spotkań do większej wydajności”… czy możesz szczerze powiedzieć, że każde pojedyncze spotkanie w twoim kalendarzu to dobry sposób na wykorzystanie swojego czasu? Jest powód, dla którego badania pokazują, że 40% ludzi uważa, że ich spotkania są nieproduktywne.

Bezpłatne spotkania wzięły kolejnego swoją ofiarę

Moglibyśmy dużo powiedzieć o kulturze, która otacza niekończące się spotkania. Jest wielu menedżerów i współpracowników, którzy myślą, że spotkania są automatycznie produktywne po prostu dlatego, że są spotkaniami. Zamiast faktycznie osiągnąć coś sensownego, znowu spędzisz kolejne 30-45 minut nad kwestią, którą można byłoby rozwiązać przez DM.

Ludzie mają tendencję do większego wysiłku w planowaniu efektywnych spotkań, gdy wiedzą, że nie będą mieli na nie zbyt wiele czasu. Gdy wprowadzasz dni bez spotkań, w zasadzie jesteś zmuszony do zapewnienia, że twoje regularne spotkania są bardziej dogodniejsze i z celami.

Jak wprowadzamy dni bez spotkań: brak (wewnętrznych) spotkań w środę

Jest powód, dla którego jesteśmy wielkimi zwolennikami dni bez spotkań: mamy jeden z naszych.  Skrupulatnie zapoznaliśmy się z sposobem, w jaki obsługujemy komunikację wewnętrzną w Guru i chcieliśmy znaleźć sposoby, aby pomóc wszystkim pracować efektywniej. Wprowadziliśmy naszą własną wersję dni bez spotkań w środy, gdzie zachęcamy pracowników, aby nie planowali wewnętrznych spotkań. Spotkania z klientami są dozwolone, ale menedżerowie również byli zachęcani do szukania alternatywnych terminów, gdy to możliwe.

Jak dotąd musimy powiedzieć, że kochamy wyniki. Nasz ostatni ankieta wśród pracowników pokazuje, że 75% respondentów uważa, że środowe dni bez spotkań były skuteczne w zwiększaniu czasu na koncentrację i zmniejszaniu liczby spotkań. Biorąc pod uwagę, że większość tego posta napisana została w środę bez spotkań, wygląda na to, że wszystko działa zgodnie z planem!

Jak wdrożyć dzień bez spotkań w własnym zakresie

Lubisz pomysł posiadania dnia bez spotkań, ale nie jesteś pewny, jak przekonać władzę, żeby się z tym zgodziła. Nie martw się, mamy twoje wsparcie.

Aby dni bez spotkań działały, potrzebujesz dwóch rzeczy. Pierwsza to solidne zrozumienie, jak dobrze działają twoje aktualne spotkania dla zespołu. Gorąco polecamy przeprowadzenie audytu spotkań, aby pomóc zmniejszyć czas spędzany na nieproduktywnych spotkaniach. Jeśli potrzebujesz trochę pomocy przy ocenianiu, jak dobrze idą sprawy, polecamy stosować naszą zasadę 4P.

Będziesz również musiał zapewnić, że wszyscy są zgodni w kwestii, kiedy będą miały miejsce dni skupienia. Na szczęście dla Ciebie, my wiemy, jak to zrobić. Każda firma może mieć różne polityki i potrzeby, ale istnieją pewne podstawowe zasady dni bez spotkań, które sprawiają, że odnosi się w nich sukces. Jeśli chcesz spełnić swoje marzenie o dniach bez spotkań, oto, co musisz zrobić.

Uzasadnij

Nie będziemy tego ubarwiać. Będą pewne opory ze strony kierownictwa i współpracowników w dniu bez spotkań. Spotkania są praktycznie synonimem pracy w niektórych biurach, więc ludzie mogą być nieco zaskoczeni, gdy ogłosisz, że dni bez spotkań będą normą.

Miej jasne uzasadnienie, dlaczego chcesz, aby ludzie brali udział w dniach bez spotkań. Poczuj się wolny, aby wspomnieć o niektórych naszych punktach rozmowy z powyżej i podkreślić, jak to może dać ludziom nieco więcej kontroli nad ich harmonogramem.

Komunikuj

Aby dni bez spotkań mogły działać, Ty i członkowie zespołu musicie się komunikować tak dużo, jak to tylko możliwe. Dni bez spotkań będą działały tylko wtedy, gdy ludzie będą w stanie załatwić ważne sprawy. Pamiętaj, aby podkreślić znaczenie komunikacji, niezależnie od tego, czy jest to dzień bez spotkań, czy nie.

To jeden z powodów, dla których jesteśmy wielkimi zwolennikami komunikacji asynchronicznej w pracy. Utrzymuje otwarte linie komunikacji i pozwala ludziom pracować, kiedy tylko potrzebują. Wprowadzenie czegoś tak prostego jak regularny biuletyn, który podsumowuje ważną treść do podzielenia się i przeczytania zamiast zajmowania czasu spotkań, może zaoszczędzić ogromną ilość czasu.

Ustal zasady

Czy dni bez spotkań także podwajają się jako dni „bez e-maili” i „bez Slacka”? Czy stałe spotkania z klientami nadal są dozwolone w dniach bez spotkań, czy musisz je przełożyć? Co się stanie, jeśli masz pilną sprawę, która wymaga, aby kilku ludzi wzięło udział w rozmowie?

Nie zostawiaj ludzi w niepewności

Każda firma będzie zarządzać dniami bez spotkań w sposób, w jaki uważają za stosowne. Ustalenie zasad oczekiwań dotyczących niektórych rzeczy może uczynić twoje dni bez spotkań bardziej efektywnymi i mniej mylącymi. Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie co do tego, co można robić w te dni, a co trzeba poczekać.

Uważność jest kluczem do sprawienia, aby dni bez spotkań działały. Kandydaci do pracy mogą być w stanie spotkać się z zespołem tylko w twój dzień bez spotkań. Najlepszy czas na spotkanie z kolegą i burzę mózgów może być tylko w twój dzień bez spotkań. Zasada jednak zawsze będzie miała swoje wyjątki. Po prostu upewnij się, że robisz swoje, aby przestrzegać ustalonych zasad, wykorzystuj czas bez spotkań mądrze i szanuj, że dla wszystkich innych w twoim zespole jest to dzień bez spotkań.

Pamiętaj, aby wszyscy podążali za zasadami, a to oznacza, że również osoby zarządzające muszą tego przestrzegać. Upewnij się, że osoby zarządzające są świadome zasad dotyczących dni bez spotkań i zajmij się wszelkimi obawami, które mogą mieć z góry.

Zmień sposób, w jaki zarządzasz spotkaniami

Ogłoszenie dnia bez spotkań nie sprawi, że potrzeby dotyczące pracy znikną. W większości przypadków ludzie tylko wzruszają ramionami i przesuwają swoje spotkania na inny dzień. To posunięcie może mieć sens, ale może zaszkodzić produktywności.

Pamiętaj, że dodawanie kolejnego spotkania do pełnego dnia nie jest celem dni bez spotkań.

Wspomnieliśmy, że jednym z najlepszych skutków ubocznych dni bez spotkań jest to, że zasadniczo zmuszają one ludzi do lepszego planowania spotkań. Mamy kilka podstawowych wskazówek dla osób, które chcą poprawić i zmniejszyć liczbę ich spotkań:

• Upewnij się, że każde spotkanie ma ustalony porządek i kończy się wykorzystaniem wyników rozwiązań.
• Przydziel role na spotkaniach z dużymi grupami ludzi, aby pomóc wszystkim pozostać na torze i być produktywnymi.
• Nie bój się odwołać spotkań, jeśli nie sądzisz, że są najlepszym wykorzystaniem czasu.
• Wyślij e-maile z podsumowaniem tego, co działo się w czasie spotkań i przypomnij ludziom o kolejnych krokach, które muszą podjąć.

Chcesz zgłębić niektóre z tych koncepcji? Sprawdź nasz kartę o najlepszych praktykach w redukcji spotkań.

Zwiększ produktywność, zmniejsz liczbę spotkań

Nie jesteśmy jedyną firmą, która wdraża dni bez spotkań, i nie będziemy ostatnią. W miarę jak coraz więcej firm przechodzi na hybrydowe harmonogramy i zespoły stają się bardziej rozproszone, produktywność i elastyczność są ważniejsze niż kiedykolwiek. Będziesz zaskoczony, ile więcej można osiągnąć w pracy, gdy ma się czas na skoncentrowanie się na… no i na pracy.

W miarę jak coraz więcej biur przestawia się na modele hybrydowe, ważne jest, aby być otwartym na próbowanie nowych rzeczy w celu poprawy doświadczeń w pracy. Dziś największym trendem są dni bez spotkań, a jutro może to być coś zupełnie innego. Utrzymywanie otwartego umysłu może pomóc twojemu miejscu pracy w ewolucji i utrzymaniu konkurencyjności w ciągle zmieniającym się krajobrazie.

Spotkania zawsze będą miały swoje miejsce w pracy, chcemy tylko, aby to miejsce miało sens dla wszystkich. Dołącz do ruchu, który odbierze dzień pracy i da ci więcej czasu, aby skupić się na tym, co naprawdę ważne. Powiedzielibyśmy twojemu szefowi sami, ale okazuje się, że obecnie są na 2-godzinnym spotkaniu, na którym ludzie już spędzili pierwsze 45 minut, zastanawiając się, jaki powinien być wynik spotkania.