Для команд, которые полагаются на Slack, первый день работы в 2021 году был некоторым неприятным пробуждением. На несколько часов утром 4 января те, кто привык к мгновенному чатификации, задумались, какой будет запасной план. Электронная почта? Asana? Голубь-почтовод... или морзянка? Мы готовимся ко всевозможным уязвимостям реального мира, таким как бури и землетрясения, и у компаний определенно есть кризисные планы в случае серьезной угрозы для бизнеса, но что происходит, когда наш обычный способ общения друг с другом нарушается? Никогда не бывает плохого времени, чтобы убедиться, что ваши лучшие намерения так крепки, как только могут быть, начиная с здоровья внутренних коммуникаций вашей компании.

1. В случае отключения, какой у вас запасной план — и знают ли люди, что это такое?

В Guru мы не используем электронную почту внутри. Мы в основном используем Slack (и Zoom) для общения. Итак, когда наш любимый чат-платформа перестает работать, наиболее интуитивное для нас действие — это не просто отправлять друг другу электронные письма. В конце концов, некоторые члены команды могут проверять электронную почту только один или два раза в день! Если отключение длится дольше, чем мы можем реалистично ждать для совместной работы, вот наш запасной план, описанный в Guru. Мы используем легко находимый язык (проблема со Slack) и не затеряем его среди всей нашей другой технической структуры или документации о коммуникации.

Уф! Кризис отменен. Когда все в порядке, ли все находятся в курсе, как ожидается, что они будут общаться?

2. Когда все вещи находятся в норме, все ли знают, как они ожидают, что с ними будут общаться?

Хорошо, мы не используем электронную почту внутри. Хотя вам может и пригодиться. Но, возможно, некоторые команды имеют доступ к Asana; может быть, у вас и Slack, и Microsoft Teams; возможно, у вас есть собственное решение. Для того чтобы сократить путаницу и потерю времени из-за пропущенных сообщений, у вас должны быть ясно документированные указания о том, как все ваши коммуникационные платформы взаимодействуют друг с другом.

3. Легко ли находить нужные разговоры?

Предположим, вы новичок в компании и вы берете на себя руководство проектом. Вы не знаете, что происходило с проектом раньше, и прокручиваете список каналов в Teams, но не можете найти то, что вам нужно между «Информация о проекте Britt», «Новые выпуски PROJECT TEAM» и «Песочница: Все о кошках». Итак, вы открываете новый канал, приглашаете много людей, чтобы через месяц обнаружить, что канал уже существовал, в нем другие люди, а вы не знали, что он был там? «Теперь у меня 3 канала для одного проекта», жалуется кто-то.

Пора захватить управление вашими названиями каналов! Разработайте согласованные названия для каналов, дайте всем время на обновление их.

Еще один способ поддерживать здоровье чата — убедиться, что люди не находятся в более каналах, чем им нужно, и что неактивные каналы архивированы, чтобы вам не пришлось оказаться в ситуации, когда один человек разговаривает сам с собой там (эээ, имею в виду, что со мной никогда этого не случалось; не знаю, о чем ты говоришь). Будьте агрессивны в плане покидания и архивирования каналов! Всегда можно снова присоединиться или разархивировать их.

Примечание: У Teams в настоящее время нет возможностей архивирования, поэтому найдите соглашение о наименовании для архивированных каналов. Вот что мы советуем по архивации каналов Microsoft Teams.

Вот несколько хороших правил для аудита ваших каналов:

Внутренние коммуникации не должны быть препятствием; тем не менее, это то, с чем большинство компаний по-прежнему борются. Однако теперь, когда вы все это поймете, до того как ваши коммуникационные каналы еще больше распадутся, вашей компании удастся ускорить рост, не ускоряя при этом конфуз.