Соберитесь и послушайте историю о том, как были изобретены автоматические ответы вне офиса. В основном, некоторые люди в Microsoft обнаружили, что не могут прекратить отвечать на электронные письма, пока находятся в отпуске, и так родился OOO. Но грязная правда в том, что некоторые из нас (ладно, многие из нас) не только отвечают на электронные письма, когда мы находимся в отпуске, но и активно следят за Slack и другими каналами связи.

Некоторые из этих факторов исходят сверху (правдивая история: я однажды работал в компании, которая требовала от нас ставить OOO, когда включали выходной), но большая часть этого давления самообусловлена. Мы не хотим быть вне круга дел, и просто не доверяем тому, что дела будут выполнены — или выполнены хорошо — когда мы отсутствуем, поэтому мы составляем резервные планы, которые мешают нам отключиться. И когда нас награждают за это поведение ("Спасибо, что работали над этой важной проблемой. Я знаю, что вы должны были изъять часть своего свободного времени, чтобы это сделать" или "Вы вернулись из отпуска и сразу же включились в работу! Удивительно!”) Мы усваиваем, что никогда не останавливайся никогда не останавливаясь — это хорошо.

Мы все готовимся к тому, что надеемся, будет довольно эпическим летом, и мы считаем, что пришло время людям изменить свой подход к PTO. Время отпуска, как правило, имеет самые строгие правила и мы знаем, что убедить людей изменить свое мнение может быть сложной задачей. Вот почему мы собираемся помочь вам найти новый способ взглянуть на то, как вы управляете своим временем вне офиса, с некоторыми способами, чтобы поощрить отключение.

Установите ожидания о том, что означает новый выходной.

Во-первых, культура отключения во время отпуска требует как минимум явного согласия между компанией и ее сотрудниками о том, что никаких проверок или коммуникаций не требуется. Уведомление, которое выходит за рамки "работа не ожидается". Дайте ясно понять, что никто не должен быть способен сразу же включиться в работу в течение 10 минут после того, как снова выйдет на связь после многодневного отпуска (или даже многочасового). Дайте понять, что время отпуска — это время полностью вдали от работы. Хотя это ожидание должно исходить от руководства, его можно затем закрепить на уровне команды. Если кто-то в отпуске начинает отвечать на электронные письма или сообщения в Slack, мягко напомните ему, что он отсутствует, что не стоит волноваться, что вы справитесь, и что ему следует отключиться.

Совет: Если вы похожи на меня, вы просто притворитесь, что вы вне сети, когда на самом деле это не так. Когда я в отпуске, я на самом деле удаляю Slack, рабочую почту и т.д. со своего телефона. Мои руки, безусловно, начинают зудеть, когда эти каналы недоступны для меня, но это полезное напоминание о личном поведении, что эй, я должен быть на вершине этой скалы в Зионе, а не проверять обсуждение наших рейтингов.

Обновите способ, которым вы используете автоответчики.

Проблема с большинством автоматических ответов вне офиса заключается в том, что они используются для подчеркивания наших обязанностей перед теми, кто с нами связывается.

"Я вне офиса с ограниченным доступом в интернет, поэтому мои ответы могут задерживаться. Если вам нужен срочный ответ, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой Кул Кидом на coolkid@coolcompanydotcom. В противном случае ожидайте ответа, как только я вернусь."

— Версия OOO, которую я использовал на протяжении многих лет

Святой SLA, Бэтмен! Неудивительно, что отключение во время отпуска ощущалось как бремя. Ответы OOO, которые выглядят так, устанавливают почти невозможные ожидания. Внутри все, кто должен знать, что вы в отпуске, уже, вероятно, знают, а внешние письма, которые вы получаете, в большинстве случаев не требуют ответа, ни своевременно, ни иным образом. (Исключение: если у вас есть внешние клиенты, отправьте им быстрый обновление о том, что вы будете отсутствовать и какой план действий, — и это не должно включать проверки.)

Вместо этого оформите автоответчик, который будет выглядеть немного более разумно и снизит вашу нагрузку:

"Я в отпуске и начну отвечать на все незавершенные вопросы после моего возвращения."

Это не только подчеркивает, что вы не отвечаете сейчас, но и не заставляет вас немедленно включаться в ответы, как только вы вернетесь. В ней нет лишней информации и она не открывает ваших коллег для ненужного преследования.

Совет: используйте свой OOO для демонстрации какой-то работы, которой вы действительно гордитесь ("Пока вы ждете, почему бы не ознакомиться с нашим последним релизом продукта?"), или немного проявите личность ("Я сейчас путешествую по историческому маршруту 66. Узнайте об этом здесь.”)

Облегчите всем понимание того, что должно произойти в ваше отсутствие

На моем недавнем и очень запоздалом недельном отпуске я создал карточку Guru (на основе этого шаблона), которая не только изложила, когда я отсутствую и какой план на мое отсутствие, но и при каких обстоятельствах было бы нормально связаться со мной. Давайте взглянем на это:

Название делает его легко доступным для всех в компании, кто может задаться вопросом, что происходит, и эта информация повторяется в верхней части самой карточки, чтобы подчеркнуть, когда я буду недоступен для общения.

Здесь я ясно даю понять, что а) не ожидаю работы, так как я не беру с собой компьютер, и б) при каких ограниченных (и, честно говоря, фантастических) обстоятельствах можно со мной связаться. Я также направляю людей к тем, кто может дать им ответы. Всё остальное придется ждать.

Это когда мой внутренний контролер проявляется — и да, мне немного стыдно (все эти люди уже знали, что им надо делать), но это даёт мне душевное спокойствие, что это задокументировано, значит, я не должен беспокоиться об этом, пока я играю (читай: проигрываю) в блэкджек.

Я стремился выделить самые важные приоритеты для своей команды, помимо нашей повседневной рутины. Это, по сути, то, что я одобрил для выполнения без необходимости консультироваться со мной.

Наконец, я повторяю то, что считаю своим обязательством, чтобы все знали, что я действительно, действительно, точно не собираюсь работать. Не имелось в виду, что любой сотрудник Guru, который думал о том, чтобы связаться со мной, мог бы пропустить тот факт, что я отсутствую.

Чтобы сделать это совершенно, действительно очевидным, я создал ссылку Bitly для этой карточки и сделал её своим статусом в Slack, как указано выше. Но я пошёл ещё дальше! Я изменил своё отображение на "Леа отсутствует с 4/26 по 4/30" и сделал своим статусом эту запись:

Вопрос, который вы сейчас задаёте, это… сработало ли? Удалось ли мне полностью отключиться?

Почти. Когда я понял, что забыл удалить Slack со своего iPad, я проверил его один раз в середине недели. Оказалось, что всё в порядке, и никому я не был нужен (шок!), так что я закрыл свой iPad и вернулся к выяснению, почему всем так нравится ходить в походы.

Изменение нашего восприятия времени отдыха

Как общество, нам нужно пересмотреть наши отношения с работой, но в то же время мы можем начать с того, чтобы внести изменения в наших компаниях и в самих себе. Это конкретное упражнение по управлению изменениями, которое вы можете начать в своей компании, получив базовое представление о том, насколько хорошо все могут отключаться от работы, и проработать шаги, описанные выше, чтобы убедиться, что отключение и перезагрузка — это норма, а не исключение.