Делиться — значит заботиться, когда речь идет о знаниях на рабочем месте. Мы — чемпионы культур, основанных на знаниях, и знаем, что есть множество причин, почему организациям стоит инвестировать в обмен знаниями, а не хранить их.

Ты помнишь, что произошло в последний раз, когда "крупная рыба" покинула твою компанию? В зависимости от того, ценит ли ваша компания обмен знаниями, мы уверены, что после того, как они подали заявление за две недели, произошло одно из двух вещей:

• Несмотря на печаль от ухода крупной рыбы, все пожелали им удачи. Большинство спросило своих начальников, есть ли что-то, что они могут сделать, чтобы помочь, пока они заполняют эту вакансию, и, возможно, вышли на веселую встречу в нерабочее время.
• Менеджеры и сотрудники впали в полную панику, потому что команды оказались в хаосе, потому что никто не знал, что делать. "Крупная рыба" провела последние дни, записывая "все, что людям нужно было знать" после того, как они ушли, но их заметки действительно не помогли.

Хаос в последнем сценарии не произошел только из-за того, что все были подавлены уходом сотрудника. Вся вина за это неприятное событие лежит на накоплении знаний.

Почему накопление знаний происходит на работе

Знания не предназначены для того, чтобы принадлежать лишь нескольким ключевым игрокам. Их следует делить, чтобы каждый мог выполнять свою работу наилучшим образом. Приведенный выше пример — это лишь одна из проблем, связанных с накоплением знаний. Множество других процессов и важных вещей страдает, когда знания недоступны людям, которым они нужны больше всего.

Компании, которые действительно хотят внедрять инновации, равенство и разнообразие, должны быть во главе движения за обмен знаниями.

Слово, что знание — это сила, очень верно в обычной рабочей среде. Когда поле, на котором работают, уравнено, и люди имеют информацию, необходимую для выполнения своей работы, легче исследовать новые идеи, привлекать людей из разных слоев общества и подготовить людей к успеху.

В наше время для сотрудников важнее, чем когда-либо, быть в согласии с правильными проектами и процессами, когда они обрабатывают удаленную рабочую силу. Стремление к более гибким и удаленным условиям работы могло заставить некоторые компании более критически и стратегически думать о том, как они обмениваются знаниями.

Так какая же причина, что столько компаний борются с накоплением знаний, если обмен знаниями так велик? Несмотря на то, что вы можете думать, большинство менеджеров и сотрудников — не макиавелловские злодеи, которые пытаются подорвать своих коллег. На самом деле накопление знаний происходит по вполне банальным (и исправимым) причинам.

Делиться знаниями — это утомительно

Вы хотите провести важное обновление по проекту. Вы можете использовать свое обычное программное обеспечение для управления проектами, но это больше для отслеживания работы, а не для передачи сообщений. Электронное письмо или сообщение в Slack может сработать, но так как некоторые люди не находятся в офисе, вы беспокоитесь, что ваше обновление потеряется в потоке. Может, следующая командная встреча подойдет, но вам действительно нужно отправить это сейчас.

Размышляя о лучшем способе поделиться новостями, вы осознаете, что потратили большую часть своего единственного получаса на размышления о том, как отправить сообщение. Вы отмахиваетесь от этого и решаете найти способ сделать ваше обновление после следующей встречи, но вас втянули в что-то важное, и вам нужно ждать до завтра.

Но подождите, завтра вам нужно переключиться на другой проект, так что, может быть, после выходных вы сможете отправить свое сообщение…

Вы не можете ожидать от сотрудников, что они будут готовы делиться знаниями, если это обходится им в такую цену. Когда организации не настроены на обмен знаниями, иногда даже делиться самыми простыми новостями становится большой потерей времени и денег. Обмен знаниями должен быть простым, неприхотливым и относительно быстрым процессом.

Есть награда в накоплении

Нам больно в этом признавать, но на некоторых рабочих местах действительно великолепно низкоуровнево побуждают сотрудников накапливать знания. Мы говорили это однажды, и нам приятно снова поднять этот старый драгоценный камень: знание — это сила, и это очень правда, когда речь идет о работе.

Люди, которые хранят важную информацию близко к себе, становятся неофициальными лидерами на работе. Каждую задачу, даже самую маленькую, нужно согласовать с ними, чтобы ее завершить. В конечном итоге накопители знаний постепенно начинают восприниматься как эксперты в теме, даже если они лишь "эксперты" в том, чтобы держать людей на расстоянии. Им достаются лучшие проекты, они начинают принимать решения и продолжают удерживать знания близко к себе, чтобы сохранить свою власть.

Он понимает это (в худшем смысле)

Мы понимаем, что для того, чтобы все прошло гладко, нужно некоторое распределение знаний на работу. В конце концов, всем не может быть известно все об определенных темах и проектах. Проблема возникает, когда кажется, что только один человек имеет ответы на все.

Люди наказываются за обмен знаниями

Мы знаем, о чем вы думаете. "Это абсурд! Я бы/мой офис никогда не наказал сотрудника, помогающего другим!"

...Да... об этом...

Вы или ваш менеджер когда-либо:

• Выговаривали сотрудника за то, что он слишком долго объяснял что-то коллеге?
• Отказывались от просьб расширить вашу базу знаний как "необязательные"
• Считали жалобы на путаницу в процессах и проектах ошибкой сотрудников, а не систем, которые они используют?

Вы могли и не намеревались, но вы делаете многое для того, чтобы нанести вред обмену знаниями на работе. Как могут сотрудники самостоятельно документировать и объяснять вещи, если за это их наказывают?

Конструктивная критика — это одно, чрезмерная придирчивость и откровенная негативность — это совсем другое. Вместо того, чтобы постоянно искать недостатки в том, как все делается, постарайтесь придумать предложения, как сделать все лучше.

Важно бороться с накоплением знаний

"Большая сделка", — думаете вы. "Здесь все в основном — это общее жалоба на работу. Может, сейчас все в порядке, почему мне нужно инвестировать в так много изменений?"

Что ж, производительность, во-первых.

Компании с культурой, основанной на знаниях, как правило, работают на полную мощность. Процессы документированы, важные знания делятся, и у всех есть информация, необходимая для работы.

На самом деле у нас есть исследования, подтверждающие, что 94% компаний с культурами, основанными на знаниях достигают или превосходят свои цели. Вдобавок 84% сообщают о своей удовлетворенности вовлечением сотрудников.

Когда вы добиваетесь успеха на работе, удовлетворенность клиентов обычно не остается далеко позади. Внезапно служба поддержки не должна тратить драгоценные минуты на поиск правильного ответа, чтобы помочь недовольному клиенту. Люди, занимающиеся выполнением заказов, имеют всю необходимую информацию, чтобы легко увеличить продукцию или перейти на другую службу доставки. Поскольку все проходит гладко, клиенты получают свои выгоды.

4 простых способа прекратить накопление знаний

Мы знаем, что вы хотите, чтобы ваша компания всегда находилась на вершине своего дела, поэтому мы поможем вам эффективно бороться с накоплением знаний. Если вы серьезно настроены остановить накопление, мы знаем, что вам нужно сделать.

Поднимитесь на уровень Дайан Локхарт

1. Сделайте документацию простой

Одним из крупнейших препятствий, с которыми сталкиваются компании, когда они оценивают свою базу знаний, является то, как организовать все. Найти лучший способ учета всего объема знаний, который есть у каждого эксперта, не будет легкой задачей.

Мы не можем достаточно рекомендовать использование шаблонов. Когда вы используете шаблоны, вы можете легко делиться повторяемыми процессами и упрощать людям следование этим процессам. Помните, что создание документации требует времени. Но когда вы строите что-то на прочной основе, это становится намного легче.

Увеличьте продуктивность с бесплатными шаблонами Guru

Изучите шаблоны

2. Показать признание

Вам не нравится говорить Гуллуму с работы, что ему придется расстаться с его сокровищем. За все замечания, которые мы сделали о накоплении знаний, мы понимаем, почему это может быть трудно отдать. В конце концов, люди все еще хотят получать признание и оценку за то, что они сделали.

О, вы не должны были :)

Верите или нет, вы можете иметь экспертов в области без того, чтобы они превращались в накопителей. Наша система карточек может дать людям, которые придумали важные процессы, признание, одновременно упрощая обновление важной информации.

Мы также выступаем за то, чтобы менеджеры и другие заинтересованные стороны были самыми большими сторонниками сотрудников. Найдите способы выделить вклад людей в работу, чтобы было немного легче освободиться от накопленных знаний.

3. Сделайте обмен простым

Устали от постукивания по плечу и прерываний, нарушающих течение рабочего дня? Сделайте обмен знаниями более легким и естественным в процессе работы!

Слова, которыми мы живем в Guru

Сделайте обмен знаниями и их потребление естественной частью рабочего дня, предоставив людям время, необходимое для чтения, написания и общения. Призовите людей устанавливать "времена сосредоточения" в течение дня, чтобы они могли сосредоточиться на общении.

Вы прикованы к встречам на 60 или 30 минут? Верните людям немного их времени и сделайте встречи более эффективными, сократив их продолжительность. Сделайте предварительное чтение частью больших встреч, чтобы люди пришли подготовленными с вопросами и идеями. Даже 5-15 минут, чтобы настроиться, могут творить чудеса с продуктивностью.

4. Детоксикация вашей культуры

Если вы видели что-либо из следующего:

• Люди боятся задавать вопросы, потому что не хотят выглядеть некомпетентными.
• Раньше у вас был вовлеченный эксперт, но после их последних двух успехов, которые остались незамеченными, они потеряли интерес к работе.
• Сотрудники чувствуют себя измотанными и осажденными своей следующей сроком выполнения и даже не хотят задавать вопросы.

Эм... похоже, у вас есть проблемы, которые глубже, чем накопление знаний.

К сожалению, но мы должны вас огорчить

Если вы действительно хотите иметь рабочее место, основанное на знаниях, и уменьшить количество накопителей среди вас, работайте над созданием позитивной культуры для всех.

Хвалите креативность и побуждайте людей приходить с новыми идеями, независимо от того, насколько хорошо они проработаны. Чем больше людей делится И чувствует себя комфортно при дележке, тем лучше будут знания, которые они производят. Чем больше людей делятся и чувствуют себя комфортно с делением, тем лучше будет полученное ими знание.

Добро пожаловать в новую эпоху

Накопление знаний — это тихий убийца многообещающих рабочих мест, и его может быть трудно обнаружить, если вы не знаете признаков. Мы много говорили о том, что можно сделать в рамках вашего руководства и культуры, чтобы помочь, но есть одно очевидное решение, которое мы не упомянули: наличие нужного программного обеспечения.

Вам нужно построить вашу новую культуру обмена знаниями на прочном основании. Начните с правильного подхода, используя новую базу знаний.