Я никогда не хотел быть организатором мероприятий, но, тем не менее, я занимался организацией корпоративных мероприятий с тех пор, как цифровой маркетинговый стартап, в котором я работал, сотрудничал с Facebook в тогдашнем крутом Ace Hotel (Facebook только что открыл свой API для рекламы, и интернет, и наше внимание никогда не стали прежними). Я всегда считал мероприятия скорее тактической работой, чем стратегией, рассматривая их как нечто близкое к приготовлению ужина на День благодарения, который надо подать горячим, учитывая все диетические ограничения.

Работа на удаленке в 2021 году изменила мою нарратив (единственное, что я могу контролировать) относительно планирования корпоративных мероприятий. Внутренние виртуальные мероприятия должны быть стратегическим приоритетом компании и должны позиционироваться так по умолчанию. Эти мероприятия лишены значительных возможностей для поздних дружеских бесед, но они монопольно используют дорогие и ограниченные ресурсы нашего времени и внимания. Однако без целенаправленности в том, как тратится драгоценное экранное время, виртуальные мероприятия могут быть утомительными и разочаровывающими.

В компании Guru я стараюсь помогать нашей команде лучше справляться с их работой, разрабатывая и тестируя процессы для цифрового благополучия и улучшаем внутренние коммуникации. Согласно фондам Slack о будущем работы, "83% [основателей] считают, что самой большой проблемой при переходе на удаленную работу было обеспечение того, чтобы их сотрудники чувствовали себя вовлеченными и связанными со своей работой."

Все это внутренние коммуникации

Если самой большой проблемой является активизация вовлеченности и связи, решение заключается в подходе и процессе коммуникации, а не в конкретном программном обеспечении/инструменте. От внутренностей календарных приглашений до 2-галлонного ведра попкорна, которое теперь пустое внизу, способ, которым мы обращаемся и связываемся друг с другом, имеет значение. Публичное признание и тон могут сделать чей-то день. Неясные ожидания по поводу причины, по которой вы находитесь на встрече, и как вы добавите ценность к обсуждению, могут ее разрушить.

Как может запуск компании (CKO) положительно повлиять на доходы и мораль (развлекая сотрудников), когда они утомлены и, вероятно, имеют нехватку витамина D? Как мы можем мотивировать команду, внимание которой поделено?

Как мы планировали наше виртуальное мероприятие

Итак, после года видеовстреч и всех сопутствующих им трудностей, как мы подготовили это масштабное мероприятие к успеху?

1. Мы обеспечили видимость и ответственность вокруг нашего плана компании на 2022 финансовый год

За дни до старта виртуального запуска наш CEO отправил объявление всем сотрудникам. Вместе с важными деталями мероприятий и ожиданиями это объединенное сообщение включало план компании Guru и наши цели и ключевые результаты (OKR) на квартал.

Шаблон: Ваш запуск компании - Знайте, прежде чем идти

В компании Guru мы отправляем объявления сотрудникам, когда от них требуется действие. В данном случае мы хотели, чтобы сотрудники пришли на наш Town Hall (первое событие запуска), уже прочитав и усвоив наши цели и направление компании. Это все очень хорошо, но как мы тогда обеспечили, чтобы сотрудники не игнорировали этот важный контекст из-за отвлечений?

2. Мы заблокировали время для Поддерживаемого Тихого Чтения (или SSR для тех, кто читал Рамону Куимби в 90-х)

Мы установили специфические блоки времени в календаре для всей компании с подробными инструкциями о том, как сотрудники могут использовать это одиночное время, включая просмотр заранее записанных сессий или выполнение определенной работы, связанной с инвестициями компании.

"Предварительное чтение было полезным, так же как и освобождение от встреч для концентрации." — Отзывы сотрудников

Например, у нас есть корпоративное обучение управлению предвзятостью, которое пройдет в марте и требует обширной предварительной работы. Добавляя заблокированное время в календарь сейчас и предоставляя нашим сотрудникам время для выполнения этой предварительной работы (в отличие от выполнения ее в последнюю минуту или игнорирования), мы предоставили всем инструменты, необходимые для того, чтобы получить максимальную отдачу от будущего события.

3. Мы предложили, чтобы асинхронный обмен знаниями был по умолчанию методологией коммуникации

Используя смесь Guru и Loom (видеозаписи, предоставляющие контекст для документированного материала), мы исключили необходимость чтения презентаций на живых сессиях, сделав сами сессии более эффективными. Использование Guru для документирования информации, касающейся всей компании (такой как наши достижения в доходах и тренды за 4 квартал) дает сотрудникам автономию и полномочия усваивать информацию в том времени и пространстве, которые работают для них.

"Мне действительно понравилось видеть, что происходит в организации и согласовывать, над чем работает компания и куда она движется. Мне понравилась серия карточек, где Рик определил эти вещи, асинхронный характер этой работы, а затем встреча, чтобы согласовать инициативы и применить их в личных отношениях." — Отзывы сотрудников

4. Мы растянули наше типичное 3-дневное очное мероприятие на 10-дневный удаленный период

Обычно наши запуски компании идут 3 дня в качестве выездов, подразумевающих полные дни сессий (и полные ночи концертов, ужинов, викторин и вечеринок). Поскольку это больше не вариант, мы намеренно распределили мероприятия по всей компании на 2 недели. Не имея отелей, которые нужно было бы планировать, или боулинга, который нужно было бы организовать, мы решили не заставлять людей проводить 8 часов подряд на Zoom, а интегрировать более крупное событие в более нормальную рабочую неделю.

Такое распределение также приносило пользу, позволяя нам устанавливать ожидания о том, когда подключаться и быть готовыми к взаимодействию, не утомляя людей. Конечно, одной из проблем является то, что распределение контента и сообщений на 2 недели снизит его эффективность и срочность (в конце концов, может быть, это просто обычная рабочая неделя). Но хотя это и возможно, я сторонник методологии "медленного сгорания" для стратегического управления изменениями.

5. Мы убедились, что сотрудники получили удовольствия и приятные сюрпризы (и поддержали USPS в процессе)

Чтобы сделать это классным виртуальным запуском, а не обычным виртуальным запуском, мы сотрудничали с нашей потрясающей командой по бренду, чтобы добавить сюрпризы и мелочи знаний на протяжении всего мероприятия. Мы переплели еду, награды, конкуренции и вовлечение контента на протяжении каждого дня запуска через Slack и Guru.

Наверное, самой важной и веселой частью этого CKO была общая головоломка, которую провел Секретный Персонаж (с полным профилем Slack и картой Стории Guru) по имени Мастера Знаний, который помог нам работать вместе над нахождением выдающегося приза для всей компании за завершение мероприятия: помимо пакета с подарками (фрисби, шапка, ваша обычная стильная одежда для активного отдыха) мы подарили нашей команде 4-дневные выходные.

Что мы узнали о проведении виртуального мероприятия

"Хотя мы и не были вживую, это все казалось действительно особенным, и я чувствовал связь с миссией и командой Guru." — Отзывы сотрудников

Только что завершив наш 10-дневный запуск, вот что мы узнали: установка ожиданий - и затем их превышение - это ключ к успешной работе полностью удаленного мероприятия. В удаленной среде отвлечения неизбежны. Чтобы нарушить этот статус-кво, знать, как вы должны проводить время, помогает нам оставаться сосредоточенными, но неожиданные моменты, когда внимание может начать угасать, помогают нам перезагрузиться и вновь сосредоточиться.