How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Здесь, в Guru, мы используем наш собственный инструмент для эффективного выполнения процесса ввода новых сотрудников в должность. Узнайте, как мы отслеживаем материалы по вводу и улучшениям команд.
Мы все были в такой ситуации. Начать новую работу не легко, и количество информации, которую вам нужно обработать и понять, может быть подавляющим. И хотя ваш новый начальник ясно дал понять, что она доступна для ответа на любые ваши вопросы, вы не хотите беспокоить её по каждому пустяку.
В Guru новым сотрудникам немного легче, зная, что все, что им нужно для понимания своей новой работы, доступно в Guru. От конкретных HR политик до командных процессов и шаблонов электронной почты, до лучших мест для обеда с раменом – все это находится в Guru.
В Guru мы верим, что “необходимая для работы информация должна находить вас там, где вы работаете.” Это включает в себя знания, необходимые вам для выполнения своей работы. По мере роста Guru мы использовали наше собственное программное обеспечение для управления базой знаний, чтобы формализовать наш процесс ввода в должность так, чтобы новые сотрудники могли быстрее адаптироваться к работе.
Наша стратегия ввода в должность основана на трех ключевых компонентах:
Гибкая структура веб-приложения Guru
Детализированные данные о том, как пользователи уровня в реальном времени
Прозрачный доступ к проверенной кросс-департаментной информации
1. Гибкая структура
Создание интуитивной структуры для ввода сотрудников в должность имеет важное значение. Новые сотрудники, которые посещают хорошо структурированную программу ввода в должность, становятся на 69% более вероятно оставаться в компании до трех лет. Программы ввода в должность могут принимать различные формы, но поскольку все знания нашей компании уже присутствуют повсюду, где мы работаем через Guru, очевидно, разместить наши процессы ввода новых сотрудников также в Guru. Таким образом, новые сотрудники (или не совсем новые сотрудники – разве все не должны иметь постоянный доступ к информации с самого первого дня, такой как льготы на проезд или членство в спортзале?) могут возвращаться к всем знаниям по вводу в должность через Guru, а не искать отдельное решение.
Многоуровневая структура веб-приложения Guru идеальна для организации всех видов знаний, включая материалы по вводу в должность. Посмотрите пример ниже, чтобы увидеть, как наша команда по работе с клиентами подходит к вводу в должность. Мы храним все знания по вводу в должность для каждой роли CS в одном месте. С этого места новые сотрудники могут детализировать специфику своей роли. В рамках доски, конкретной для CSM, мы организуем все знания, которые CSM нужны для завершения ввода в должность, в отдельных карточках, таких как CSM - Неделя 3. Мы детализируем обязанности по ролям, общие цели ввода в должность, задачи и материалы для чтения на первые 12 недель нового сотрудника в Guru.
Этот формат позволяет новому сотруднику усваивать знания в своем собственном темпе, а также возвращаться к любой информации в процессе ввода в должность.
Другие решения по вводу в должность могут быть жесткими, требуя от пользователей завершения модулей в определенном порядке и предоставляя мало видимости в целостность программы ввода в должность. В Guru, независимо от того, хочет ли новый сотрудник прыгать и усваивать знания по своему желанию, или методично проходить через доски карточка за карточкой, это нормально – Guru подходит для любого стиля обучения.
Начните свою базу знаний с этого шаблона:
Мы стремимся дать новым сотрудникам ощущение независимости с первого дня, предоставляя им возможность легко искать учебные материалы вместо типичного подхода «чек-листа». Вместо того чтобы использовать подход «сверху вниз», единый для всех к вводу в должность, мы используем Guru, чтобы конкретно связать конкретные сильные стороны сотрудника с тем, как они внесут вклад в успех компании.
Guru также предоставляет менеджерам возможность настраивать свою структуру ввода в должность и форматировать информацию динамичными и увлекательными способами. Наш мощный редактор карточек позволяет пользователям встраивать различные типы контента в карточки, включая видео, PDF-файлы, изображения и даже контент из других приложений, таких как Google Документы. Guru поддерживает редактирование в приложении, которое дает пользователям возможность вносить изменения в встроенный контент, не покидая Guru.
Функция связывания карточек также идеально подходит для ссылок на карточки из других досок или даже через департаменты (т.е. «Посмотрите на основные часто задаваемые вопросы команды продаж здесь.”) Возможность ссылаться на или копировать существующие шаблоны также избавляет менеджеров от необходимости заново изобретать колесо. Возможно, ваша команда поддержки потратила много времени на разработку всеобъемлющего шаблона для конкретного процесса; почему бы не сэкономить себе время (и не добавить уровень кросс-департаментной согласованности в процессе) и не скопировать этот шаблон для своей команды, вместо того чтобы создавать свой?
Многоуровневая структура Guru облегчает как организацию, так и восприятие информации. Наши новые сотрудники могут вводиться в должность в своем собственном темпе, а наши менеджеры полностью контролируют знания, которыми интересуются их подчиненные.
2. Данные в реальном времени
Как менеджеру может быть сложно определить, нуждается ли новый сотрудник в помощи или имеет ли вопросы по какому-то конкретному вопросу во время их процесса ввода в должность. С данными по уровням команды и пользователя вы можете видеть, какие карточки новый сотрудник читает, как часто они просматривают конкретную карточку, а также какие ключевые слова чаще всего искали определенная группа пользователей. Смотрите пример ниже метрик анализа пользователей.
С помощью данных на уровне карточек Guru позволяет вам убедиться, что все новички и не совсем новички в вашей команде просмотрели конкретный объект знаний. Это особенно полезно при вводе новых сотрудников, так как вы можете углубиться в конкретные просмотры карточек, чтобы увидеть список пользователей, которые просмотрели и которые не просмотрели карточку, и следить за: «Кажется, вы еще не успели ознакомиться с карточкой Советы по введению сотрудников, посмотрите ее здесь.”
Прозрачность того, как пользователи усваивают знания, держит менеджеров в курсе и способствует также эволюции вашей стратегии ввода в должность. Если новый сотрудник просмотрел карточку 27 раз, это потому что он должен обращаться к ней каждый день или потому что что-то в ней его сбивает с толку? Это важное различие, и наши менеджеры способны разобраться в этом благодаря аналитике Guru. Менеджеры могут также проанализировать поисковые запросы в Guru, по которым не было результатов, чтобы понять, что ищут их коллеги и не могут найти. Если несколько человек искали «план 401K» и ничего не нашли, это указывает на необходимость создания новой карточки.
Одна из самых важных частей ввода в должность – это обеспечение того, чтобы знания, которые усваивают новые сотрудники, были актуальными. Если ваша программа ввода в должность включает старую версию вашего презентационного материала или материалы до последнего обновления бренда, ваши новые сотрудники будут усваивать себя с неправильными знаниями. Каждому элементу знаний в Guru назначается Проверяющий, который потом отвечает за поддержание этой информации в актуальном и точном состоянии. Проверяющие также обязаны указать частоту, с которой они будут повторно проверять данный элемент знаний. Если эта карточка достигает конца своего установленного временного окна доверия, она автоматически помечается как «Недоверенная», пока проверяющий не зайдет и не подтвердит, что информация по-прежнему точна.
С четким индикатором статуса доверия карточки новые сотрудники могут быть уверены, что узнаваемая информация в Guru точна. Если карточка «Недоверенная», или если у нового сотрудника есть вопрос по знаниям, они могут легко прокомментировать карточку и попросить проверяющего о разъяснениях, не отвлекая его или её от хода обучения.
Интуитивно понятное управление правами доступа Guru позволяет менеджерам устанавливать отдельные правила о том, кто может видеть карточки и кто может редактировать карточки. В Guru мы считаем, что знания должны делиться между различными департаментами, поэтому почти все знания нашей команды могут быть доступны всем сотрудникам. Этот высокий уровень прозрачности способствует сотрудничеству, сокращает избыточность информации между командами и предоставляет новым сотрудникам доступ к информации практически по любому вопросу. Это также способствует персонализированному обучению, поскольку новые сотрудники могут искать и находить дополнительную информацию, которая может их заинтересовать по тысячам направлений.
Ввод в должность – это не только изучение политик компании и командных процессов, это также о встрече с вашей новой командой. В Guru мы создали анкету «История жизни», которую заполняет каждый сотрудник и использует, чтобы сделать свою первую карточку Guru. Она задает вопросы, такие как:
Какой был первый концерт, который вы когда-либо посетили?
Любимое TV-шоу/фильм?
Какие еще подработки/навыки вы приносите на стол?
Каждого нового сотрудника просят создать свою карточку «История жизни» в течение первой недели в Guru, что дает им возможность узнать больше о программном обеспечении и быть самими собой на работе. Как только новый сотрудник создает свою карточку «История жизни», вся компания видит, как она появляется в нашем новом канале активности карточек в Slack, что подталкивает других сотрудников узнать о своем новом товарище и установить связи!
Имея доступ ко всем историям жизни других сотрудников в Guru, новый сотрудник может быстро связывать имена с лицами, устанавливать связь с людьми с похожими интересами (вне зависимости от географии) и сразу же чувствовать себя частью сообщества Guru. Поскольку эти карточки находятся в Guru, они всегда доступны для тех, кто нуждается в повторном представлении о товарише или просто хочет получить рекомендацию о новом телешоу.
Необходимые вам знания для выполнения вашей работы
Guru дает возможность каждому реализовать свой полный потенциал, предоставляя необходимые для выполнения работы знания. Материалы для тренинга и ввода в должность попадают в широкую категорию знаний. В Guru мы стремимся дать всем сотрудникам всю необходимую информацию для достижения успеха. Используя наш собственный продукт для формализации процесса ввода в должность, мы наслаждаемся гибким форматом и интуитивной структурой, видимостью употребляемых знаний и дыр, а также прозрачностью и точностью по всем департаментам.
Для получения дополнительной информации о том, как ваша команда может использовать Guru для ввода в должность, свяжитесь с support@getguru.com.
Мы все были в такой ситуации. Начать новую работу не легко, и количество информации, которую вам нужно обработать и понять, может быть подавляющим. И хотя ваш новый начальник ясно дал понять, что она доступна для ответа на любые ваши вопросы, вы не хотите беспокоить её по каждому пустяку.
В Guru новым сотрудникам немного легче, зная, что все, что им нужно для понимания своей новой работы, доступно в Guru. От конкретных HR политик до командных процессов и шаблонов электронной почты, до лучших мест для обеда с раменом – все это находится в Guru.
В Guru мы верим, что “необходимая для работы информация должна находить вас там, где вы работаете.” Это включает в себя знания, необходимые вам для выполнения своей работы. По мере роста Guru мы использовали наше собственное программное обеспечение для управления базой знаний, чтобы формализовать наш процесс ввода в должность так, чтобы новые сотрудники могли быстрее адаптироваться к работе.
Наша стратегия ввода в должность основана на трех ключевых компонентах:
Гибкая структура веб-приложения Guru
Детализированные данные о том, как пользователи уровня в реальном времени
Прозрачный доступ к проверенной кросс-департаментной информации
1. Гибкая структура
Создание интуитивной структуры для ввода сотрудников в должность имеет важное значение. Новые сотрудники, которые посещают хорошо структурированную программу ввода в должность, становятся на 69% более вероятно оставаться в компании до трех лет. Программы ввода в должность могут принимать различные формы, но поскольку все знания нашей компании уже присутствуют повсюду, где мы работаем через Guru, очевидно, разместить наши процессы ввода новых сотрудников также в Guru. Таким образом, новые сотрудники (или не совсем новые сотрудники – разве все не должны иметь постоянный доступ к информации с самого первого дня, такой как льготы на проезд или членство в спортзале?) могут возвращаться к всем знаниям по вводу в должность через Guru, а не искать отдельное решение.
Многоуровневая структура веб-приложения Guru идеальна для организации всех видов знаний, включая материалы по вводу в должность. Посмотрите пример ниже, чтобы увидеть, как наша команда по работе с клиентами подходит к вводу в должность. Мы храним все знания по вводу в должность для каждой роли CS в одном месте. С этого места новые сотрудники могут детализировать специфику своей роли. В рамках доски, конкретной для CSM, мы организуем все знания, которые CSM нужны для завершения ввода в должность, в отдельных карточках, таких как CSM - Неделя 3. Мы детализируем обязанности по ролям, общие цели ввода в должность, задачи и материалы для чтения на первые 12 недель нового сотрудника в Guru.
Этот формат позволяет новому сотруднику усваивать знания в своем собственном темпе, а также возвращаться к любой информации в процессе ввода в должность.
Другие решения по вводу в должность могут быть жесткими, требуя от пользователей завершения модулей в определенном порядке и предоставляя мало видимости в целостность программы ввода в должность. В Guru, независимо от того, хочет ли новый сотрудник прыгать и усваивать знания по своему желанию, или методично проходить через доски карточка за карточкой, это нормально – Guru подходит для любого стиля обучения.
Начните свою базу знаний с этого шаблона:
Мы стремимся дать новым сотрудникам ощущение независимости с первого дня, предоставляя им возможность легко искать учебные материалы вместо типичного подхода «чек-листа». Вместо того чтобы использовать подход «сверху вниз», единый для всех к вводу в должность, мы используем Guru, чтобы конкретно связать конкретные сильные стороны сотрудника с тем, как они внесут вклад в успех компании.
Guru также предоставляет менеджерам возможность настраивать свою структуру ввода в должность и форматировать информацию динамичными и увлекательными способами. Наш мощный редактор карточек позволяет пользователям встраивать различные типы контента в карточки, включая видео, PDF-файлы, изображения и даже контент из других приложений, таких как Google Документы. Guru поддерживает редактирование в приложении, которое дает пользователям возможность вносить изменения в встроенный контент, не покидая Guru.
Функция связывания карточек также идеально подходит для ссылок на карточки из других досок или даже через департаменты (т.е. «Посмотрите на основные часто задаваемые вопросы команды продаж здесь.”) Возможность ссылаться на или копировать существующие шаблоны также избавляет менеджеров от необходимости заново изобретать колесо. Возможно, ваша команда поддержки потратила много времени на разработку всеобъемлющего шаблона для конкретного процесса; почему бы не сэкономить себе время (и не добавить уровень кросс-департаментной согласованности в процессе) и не скопировать этот шаблон для своей команды, вместо того чтобы создавать свой?
Многоуровневая структура Guru облегчает как организацию, так и восприятие информации. Наши новые сотрудники могут вводиться в должность в своем собственном темпе, а наши менеджеры полностью контролируют знания, которыми интересуются их подчиненные.
2. Данные в реальном времени
Как менеджеру может быть сложно определить, нуждается ли новый сотрудник в помощи или имеет ли вопросы по какому-то конкретному вопросу во время их процесса ввода в должность. С данными по уровням команды и пользователя вы можете видеть, какие карточки новый сотрудник читает, как часто они просматривают конкретную карточку, а также какие ключевые слова чаще всего искали определенная группа пользователей. Смотрите пример ниже метрик анализа пользователей.
С помощью данных на уровне карточек Guru позволяет вам убедиться, что все новички и не совсем новички в вашей команде просмотрели конкретный объект знаний. Это особенно полезно при вводе новых сотрудников, так как вы можете углубиться в конкретные просмотры карточек, чтобы увидеть список пользователей, которые просмотрели и которые не просмотрели карточку, и следить за: «Кажется, вы еще не успели ознакомиться с карточкой Советы по введению сотрудников, посмотрите ее здесь.”
Прозрачность того, как пользователи усваивают знания, держит менеджеров в курсе и способствует также эволюции вашей стратегии ввода в должность. Если новый сотрудник просмотрел карточку 27 раз, это потому что он должен обращаться к ней каждый день или потому что что-то в ней его сбивает с толку? Это важное различие, и наши менеджеры способны разобраться в этом благодаря аналитике Guru. Менеджеры могут также проанализировать поисковые запросы в Guru, по которым не было результатов, чтобы понять, что ищут их коллеги и не могут найти. Если несколько человек искали «план 401K» и ничего не нашли, это указывает на необходимость создания новой карточки.
Одна из самых важных частей ввода в должность – это обеспечение того, чтобы знания, которые усваивают новые сотрудники, были актуальными. Если ваша программа ввода в должность включает старую версию вашего презентационного материала или материалы до последнего обновления бренда, ваши новые сотрудники будут усваивать себя с неправильными знаниями. Каждому элементу знаний в Guru назначается Проверяющий, который потом отвечает за поддержание этой информации в актуальном и точном состоянии. Проверяющие также обязаны указать частоту, с которой они будут повторно проверять данный элемент знаний. Если эта карточка достигает конца своего установленного временного окна доверия, она автоматически помечается как «Недоверенная», пока проверяющий не зайдет и не подтвердит, что информация по-прежнему точна.
С четким индикатором статуса доверия карточки новые сотрудники могут быть уверены, что узнаваемая информация в Guru точна. Если карточка «Недоверенная», или если у нового сотрудника есть вопрос по знаниям, они могут легко прокомментировать карточку и попросить проверяющего о разъяснениях, не отвлекая его или её от хода обучения.
Интуитивно понятное управление правами доступа Guru позволяет менеджерам устанавливать отдельные правила о том, кто может видеть карточки и кто может редактировать карточки. В Guru мы считаем, что знания должны делиться между различными департаментами, поэтому почти все знания нашей команды могут быть доступны всем сотрудникам. Этот высокий уровень прозрачности способствует сотрудничеству, сокращает избыточность информации между командами и предоставляет новым сотрудникам доступ к информации практически по любому вопросу. Это также способствует персонализированному обучению, поскольку новые сотрудники могут искать и находить дополнительную информацию, которая может их заинтересовать по тысячам направлений.
Ввод в должность – это не только изучение политик компании и командных процессов, это также о встрече с вашей новой командой. В Guru мы создали анкету «История жизни», которую заполняет каждый сотрудник и использует, чтобы сделать свою первую карточку Guru. Она задает вопросы, такие как:
Какой был первый концерт, который вы когда-либо посетили?
Любимое TV-шоу/фильм?
Какие еще подработки/навыки вы приносите на стол?
Каждого нового сотрудника просят создать свою карточку «История жизни» в течение первой недели в Guru, что дает им возможность узнать больше о программном обеспечении и быть самими собой на работе. Как только новый сотрудник создает свою карточку «История жизни», вся компания видит, как она появляется в нашем новом канале активности карточек в Slack, что подталкивает других сотрудников узнать о своем новом товарище и установить связи!
Имея доступ ко всем историям жизни других сотрудников в Guru, новый сотрудник может быстро связывать имена с лицами, устанавливать связь с людьми с похожими интересами (вне зависимости от географии) и сразу же чувствовать себя частью сообщества Guru. Поскольку эти карточки находятся в Guru, они всегда доступны для тех, кто нуждается в повторном представлении о товарише или просто хочет получить рекомендацию о новом телешоу.
Необходимые вам знания для выполнения вашей работы
Guru дает возможность каждому реализовать свой полный потенциал, предоставляя необходимые для выполнения работы знания. Материалы для тренинга и ввода в должность попадают в широкую категорию знаний. В Guru мы стремимся дать всем сотрудникам всю необходимую информацию для достижения успеха. Используя наш собственный продукт для формализации процесса ввода в должность, мы наслаждаемся гибким форматом и интуитивной структурой, видимостью употребляемых знаний и дыр, а также прозрачностью и точностью по всем департаментам.
Для получения дополнительной информации о том, как ваша команда может использовать Guru для ввода в должность, свяжитесь с support@getguru.com.
Опробуйте мощь платформы Гуру на практике - пройдите интерактивный тур по нашему продукту
