Создание базы знаний требует времени. Вам нужно задокументировать всю информацию, которая нужна вашей команде, систематизировать документы и правила именования, а также курировать контент так, чтобы им было удобно пользоваться (и для его масштабирования). После его создания вам нужно будет уделять время регулярному обновлению. Самое главное, вам нужно создать что-то, чем ваша команда действительно пользуется. Найти информацию должно быть очень легко, а они должны четко понимать, является ли прочитанное ними актуальным или устаревшим. Знаниевая репозиторий известен своим низким уровнем успеха из-за времени, необходимого для его создания и обновления, в сочетании с неопределенностью, действительно ли его использует команда. Никто не хочет тратить время на что-то, что никогда не используется, поэтому репозиторий со временем устаревает и в конечном итоге перестает использоваться совершенно.

Есть хорошие новости: ваша команда уже разрабатывает базу знаний! С помощью вопросов, которые они задают, и информации, которую они запрашивают, они указывают, какой контент следует добавить в вашу систему управления знаниями. Есть и плохие новости: вместо того, чтобы стать ресурсом, полезным для всей команды, это богатство знаний попадает в одноразовые электронные письма и чаты, из-за чего их слишком трудно найти или узнать, актуально ли это все еще. Из-за этого ваши сотрудники ежедневно прерывают свою работу, проводя бесконечные поиски и задавая экспертам одни и те же вопросы снова и снова. Чем больше растет ваша команда, тем больше влияния это оказывает на вашу команду.

Мы хотим, чтобы управление и обмен знаниями были легкими, поэтому мы начали с Guru. Сегодня мы рады сообщить о нашей новой функции вопросов и ответов, которая берет типичный процесс задавания вопросов и добавляет рабочий процесс, который позволяет автоматически сохранять и обновлять ответы. Как и в чате и электронной почте, все, что вам нужно сделать, это задать вопрос и выбрать человека или группу, которой вы хотите его задать. В отличие от чата и электронной почты, Guru хранит этот вопрос, чтобы вся ваша команда могла легко найти ответ, а наш рабочий процесс верификации напоминает эксперту обновить свой ответ (что занимает около двух минут). Ваш контент остается актуальным без необходимости кому-либо помнить о поиске и обновлении своего контента.

Все, что вам нужно сделать, чтобы начать этот процесс, это попросить ваших коллег задавать свои вопросы в Guru. Затем, когда вопросы достигнут критической массы, вы можете использовать менеджер карточек, чтобы организовать информацию в коллекции и предоставить курируемый опыт для ваших сотрудников всего за несколько кликов. Делая то же самое, что вы делали раньше, отвечая на вопросы вашей команды, вы создали базу знаний, которую ваши сотрудники могут использовать в качестве ресурса для получения ответов и информации, не покидая своего рабочего процесса и не прерывая своих коллег. Теперь вы можете перестать беспокоиться о структуре своей википедии, вернуться к своей работе и наблюдать, как значимая база знаний возникает на ваших глазах.