Buyer's Guide: How to Choose Payroll Software & Provider
Узнайте, как выбрать лучшее программное обеспечение для управления заработной платой под свои нужды. Узнайте, на что обратить внимание, выбирая ключевые функции и многое другое.
Выбор программного обеспечения для управления заработной платой, которое действительно выполняет свою работу, легко, когда у вас есть этот руководство на вашей стороне.
Не ненавидите ли вы, когда забываете выплатить своим сотрудникам вовремя? СНОВА? Это же не ваша вина. У вас так много дел, что невозможно запомнить. Плюс этому уходит много времени на расчет их заработной платы.
Вы не одиноки в этом, однако. Согласно UKG, 54% американцев имели проблемы с зарплатой. Сотрудники с окладом, почасовые и временные работники сталкивались со своими проблемами по оплате труда.
Решение? Программное обеспечение для управления заработной платой, которое автоматически обрабатывает различные процессы по выплате, такие как варианты оплаты или налоги. Благодаря этим функциям автоматизации вы экономите время и предотвращаете дорогостоящие ошибки.
Но прежде чем броситься в водоворот, вам необходимо следовать необходимым шагам для выбора подходящего программного обеспечения для управления заработной платой по вашим бизнес-нуждам. И вот где на помощь приходит это руководство.
Что такое программное обеспечение для управления заработной платой?
Программное обеспечение для управления заработной платой - это приложение, автоматизирующее процесс выплаты для ваших постоянных или почасовых сотрудников. Оно помогает управлять бонусами, окладами и заработной платой, а также отслеживать отпуска и льготы для сотрудников.
В двух словах, службы по управлению заработной платой отслеживают все выплаты, соблюдают правила налогообложения и законодательство, а также контролируют время и посещаемость. В результате вы получаете прозрачность во всех отчетах по заработной плате, таких как заработные ведомости, и снижаете риски ошибок и недобросовестности.
Это программное обеспечение может использоваться любым, от малого бизнеса до крупных предприятий. Но как оно работает? Давайте разберемся.
Как работает программное обеспечение для управления заработной платой?
Представьте систему управления заработной платой как портал самообслуживания. Сотрудники могут получить к нему доступ в любое время, чтобы просматривать или изменять личную информацию и устанавливать предпочтения по оплате (перечисление, платежная карта или бумажный чек).
Это помогает работодателям легко реализовывать выплаты. Со всей необходимой информацией в одном инструменте компании могут автоматизировать выплаты для каждого сотрудника, независимо от их местоположения или типа контракта.
Более того, организации используют программное обеспечение для управления заработной платой и услуги, потому что оно:
Упрощает трудоемкие задачи и легко приспосабливается к любым изменениям.
Повышает прозрачность в их финансах, чтобы они могли соблюдать бюджет.
Экономит кучу времени, позволяя организациям фокусироваться на более высоких задачах.
Гарантирует, что они выплачивают зарплату своим сотрудникам вовремя, каждый раз.
Кроме того, программное обеспечение для расчета заработной платы интегрируется с бизнес-системами, которые вы уже используете, такими как учетной и финансовой отчетности. Это позволяет вам запускать расчеты заработной платы точно вовремя, что способствует доверию сотрудников. Говоря о доверии, давайте поговорим о преимуществах этого типа программного обеспечения.
Каковы преимущества использования программного обеспечения для расчета заработной платы?
Самое важное преимущество инструмента для расчета заработной платы заключается в том, что он освобождает время вашего отдела кадров. Вместо выполнения одних и тех же скучных рутинных задач они могут сосредоточиться на более важных инициативах.
Но помимо оптимизации процесса начисления заработной платы, что еще оно делает? Что ж, это…
Гарантирует соблюдение налоговых обязательств: Вы знали, что до 30% компаний классифицируют сотрудников неправильно? Это сильно ущемляет экономику, приводя к высоким штрафам. Программное обеспечение для расчета заработной платы может предотвратить это и помочь вам соблюдать законы штата и федеральные законы. Некоторые инструменты даже создают сводки и отчеты для целей подачи налоговой отчетности.
Экономит время и снижает издержки: Благодаря автоматизации команды по управлению персоналом могут уменьшить затраты на ошибки, такие как неточный ввод данных о заработной плате. В результате вы экономите время и деньги, что позволяет вам сосредоточиться на достижении ваших организационных целей.
Увеличивает точность и прозрачность: Больше нет догадок и потерянного времени. Расчетная программа обеспечивает доставку точных заработных плат напрямую на счета сотрудников, и вовремя, не иначе. Это приводит к повышению доверия и уверенности — и счастливым сотрудникам!
Предлагает гибкость и настраиваемость: Новые рабочие тенденции возникают каждый день. В настоящее время одним из них является стремление к непривычным соискателям, с 56% соискателей, подающих заявки на вакансии за пределами своей текущей области экспертизы. Это означает, что вам постоянно нужно приспосабливаться, и ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно следовать вашему примеру. Ваше выбранное решение должно предлагать ряд настраиваемых функций, которые удовлетворяют ваши конкретные требования в любое время. Кроме того, оно должно поддерживать различные частоты оплаты и налоговые вычеты, так что вы всегда можете полагаться на него, когда вам это больше всего нужно.
Итак, убедили ли вас эти преимущества в использовании программного обеспечения для расчета заработной платы? 😊 Надеюсь, что да, или будет неловко. В нашем следующем разделе будет рассмотрено, какие шаги вам следует предпринять, чтобы выбрать подходящую платформу для расчета заработной платы.
Как выбрать правильное программное обеспечение для расчета заработной платы
Для получения выгод от системы расчета заработной платы вам нужно иметь инструмент для расчета заработной платы. И хотя легко найти в Google 'лучшие системы расчета заработной платы' и выбрать первое, которое покажется достаточно хорошим, вам будет горько разочароваться. Это может быть не то, что вам нужно.
Рим не был построен за один день. Выбор правильного программного обеспечения для расчета заработной платы результат постоянных усилий и планирования.
И все начинается с оценки ваших потребностей в области расчета заработной платы. Поскольку каждый бизнес уникален, вам следует ответить на следующие вопросы:
Сколько у вас сотрудников? Системы расчета заработной платы имеют разные возможности. Будьте осторожны, чтобы не платить за больше функций, чем вам нужно.
Как часто вы выплачиваете зарплату своему персоналу? Варьируется ли это от должности к должности? Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно обеспечивать несколько частот оплаты, сохраняя точность.
Нанимаете ли вы иностранных работников? Если да, то ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно иметь возможность обработки международных платежей. И предотвращать неожиданные налоги на заработную плату.
Имеете ли вы разные типы сотрудников? Возможно, ваша команда включает почасовых, окладных и контрактных сотрудников. Приложение должно оптимизировать сложность вашего рабочего процесса.
Определив свои главные цели, вы приближаетесь к выбору правильного программного обеспечения для расчета заработной платы.
Шаг #2: Составьте список желаемых функций
Итак, вы выявили свои потребности и знаете их наизусть. Теперь пришло время составить список ваших «обязательных» функций. Вам нужно беспрепятственное администрирование льгот? Или функций отслеживания времени? Есть ли у инструмента программные интеграции с инструментами, которые вы используете ежедневно?
Например, возможно, вы вся командная коммуникация ведете в Slack. Если ваша система начисления зарплаты не интегрируется с этим инструментом, это сделает вашу жизнь сложнее и более раздражающей.
Так что тщательно обдумайте основные функции, которыми должна обладать система начисления заработной платы, чтобы соответствовать вышеуказанным бизнес-потребностям. Попробуйте определить приоритетные функциональные возможности, такие как частота выплат или автоматизация, которая выполнит основную работу за вас.
Шаг #3: Оцените свой бюджет
Вы не хотите тратить все свои деньги на программное обеспечение для начисления зарплаты, у которого много функций, если вы будете использовать только половину из них. Поэтому установите бюджет, который позволяет вам получить нужные функции.
Позже вы можете рассмотреть дополнительные функции, если потребуется. Однако будьте осторожны, поскольку ценообразование каждого инструмента разнится от поставщика к поставщику. Плюс, у них разные модели тарифов. Например, многие предлагают ежемесячную подписку с базовой платой, но с дополнительной оплатой за сотрудника.
Примите это во внимание при оценке программного обеспечения для начисления зарплаты.
Шаг #4: Создайте список возможных поставщиков
Теперь начинается веселье. Возьмите список ваших функций, бюджета и целей и начните исследовать лучшие поставщики программного обеспечения для начисления зарплаты для ваших конкретных потребностей. Вначале может быть сложно начать, особенно учитывая, что этот рынок, скорее всего, будет продолжать расти –– с $7.3 миллиарда в 2022 году до примерно $15,43 миллиарда к 2030 году. Вот некоторые вопросы, которые значительно помогут в вашем поиске:
Какова главная функция инструмента?
Соответствует ли программное обеспечение вашим требованиям?
Подходит ли оно для малых или крупных организаций?
Есть ли у него бесплатная пробная версия или демонстрация?
Что люди говорят об этом?
Какое максимальное количество сотрудников он может обслуживать?
Имеет ли он интеграции с вашими любимыми инструментами?
Цена инструмента соответствует вашему бюджету?
Имеет ли он несколько частот выплат?
Помните об этих вопросах, когда составляете свой список — это определенно поможет упростить этот процесс.
Шаг #5: Учтите возможности безопасности
Одной из функций, на которой нельзя экономить при выборе программного обеспечения для расчета заработной платы, являются функции безопасности данных.
Этот инструмент работает с чувствительными финансовыми и личными данными сотрудников; можно себе представить, насколько разрушительным может быть нежелательное кибератака для репутации вашего бизнеса.
Итак, выберите решение, которое имеет надежные меры безопасности, такие как шифрование данных или двухфакторную аутентификацию. Для уверенности вы можете связаться с службой поддержки клиентов поставщика и узнать, как они защитят ваши данные в случае нарушения.
Безопасность обычно идет в паре с налоговым и трудовым соблюдением. В противном случае вам следует убедиться, что выбранный инструмент управления расчетами заработной платы также часто обновляет свое программное обеспечение, чтобы отражать новые законы об уплатах налогов.
Шаг #6: Учесть дополнения и интеграции
Если вы устали от разрозненных систем и постоянно переключаетесь между вкладками, то стоит выбрать платформы для расчета заработной платы, которые интегрируются с вашими текущими инструментами.
Многие программы для расчета заработной платы предлагают сторонние интеграции со своим программным обеспечением для бухгалтерии или другими основными процессами управления человеческими ресурсами, которые помогают оптимизировать ваши рабочие процессы и упрощают жизнь вашей HR-команды.
Например, Guru — наш поисковой AI для предприятий, центр интранета и вики-инструмент — интегрируется более чем с 40 инструментами HR, включая программное обеспечение для расчета заработной платы. Почему это дополнительно полезно?
Потому что вы можете создать единый мощный источник правды, который сохранит ваши знания и данные сотрудников согласованными на всех плоскостях. И связать это с документированной информацией.
Шаг #7: Создать краткий список
Вы, вероятно, уже обнаружили несколько решений, которые могли бы хорошо вписаться в ваши рабочие процессы. Но эти драгоценности могут потеряться среди множества других инструментов, включенных в ваш список.
Пришло время их урезать.
Сравните свой список поставщиков с вашим списком необходимых функций и сузьте выбор до трех или пяти хороших вариантов. Секрет заключается в том, чтобы:
Читайте отзывы на доверенных сайтах, таких как TrustRadius или G2, чтобы узнать, что говорят пользователи об инструменте.
Спросите рекомендации у коллег, так как есть вероятность, что они уже используют хороший инструмент для расчета заработной платы.
Просмотрите кейсы, которые показывают, какой конкретный поставщик решал проблемы людей.
К концу этого шага у вас должен быть список инструментов, которые вы больше всего хотите протестировать. Что приводит нас к нашему последнему этапу…
Шаг #8: Запросите демонстрации и начните бесплатные пробные версии
У вас в руках сокращенный список, и теперь вам нужно посетить сайт каждого поставщика. И узнать, есть ли у них бесплатные пробные версии или демонстрации, которые вы можете опробовать.
Вероятно, большинство поставщиков программного обеспечения предоставляют пробные версии на 14 или 30 дней, которыми вы можете воспользоваться, чтобы протестировать платформу. Наблюдая за программным обеспечением для расчета заработной платы в действии, вы можете оценить его удобство использования, производительность и сервисы.
Это очень важный шаг перед совершением покупки. Инструмент может выглядеть хорошо на первый взгляд, но может быть трудным в понимании, и ваши сотрудники его ненавидят.
Поэтому вы также должны просить других людей из разных отделов попробовать этот инструмент. Они могут сказать вам, какое решение подходит для вашей организации и в целом предложить более объективную перспективу.
Теперь, когда вы знаете, как выбрать правильное программное обеспечение для управления персоналом, что еще остается сделать?
Посмотрите на ключевые возможности системы учета заработной платы!
Какие функции стоит искать в программном обеспечении для учета заработной платы
Не все решения по учету заработной платы созданы равными. У каждого инструмента есть уникальные особенности, которые делают его хорошим; вам просто нужно знать, на что обращать внимание. Итак, давайте исследуем некоторые из наиболее распространенных функций полнофункционального решения для учета заработной платы:
Интеграции учета времени: Возможность отслеживания времени очень полезна, если у вас есть почасовые сотрудники, поскольку это позволяет автоматически вводить данные и обеспечивать их точность в течение периода оплаты труда.
Опции прямого депозита: Ваши сотрудники, новые наймы и даже потенциальные кандидаты ожидают, что вы предоставите им мгновенный доступ к своим заработным платам. Это помогает им получать выплаты вовремя и устраняет необходимость в распределении бумажных чеков.
Управление компенсациями: Ваша способность управлять компенсациями сотрудников сделает существенное различие в этом беспощадном рабочем ландшафте. Это позволит вам привлечь и удерживать лучших сотрудников путем вознаграждения их за заслуги без излишней рутины.
Интеграции: Вероятно, вам уже надоело слышать так много об интеграциях, но они определенно представляют собой спасение. Ваш выбранный инструмент управления персоналом должен легко интегрироваться в вашу экосистему, как, например, Guru. Guru соединяет все приложения в вашем стеке технологий—включая ваше программное обеспечение для учета заработной платы—и делает всю информацию ваших инструментов мгновенно доступной из одного места: где бы вы ни работали в данный момент.
Самообслуживание сотрудников: Эта функция позволяет сотрудникам получать доступ к важной информации, такой как Отпуск, формы W-2 или заработные платы, когда им захочется. Это значительно снижает рабочую нагрузку отдела кадров и дает работникам больше ответственности.
Существует множество функций, которые стоит учитывать при оценке инструментов учета заработной платы, такие как калькулятор налогов, депозиты и т.д. Если вы следовали вышеуказанным шагам, то вы знаете, что все зависит от ваших потребностей.
Но какое программное обеспечение для учета заработной платы лучшее? Мы просмотрели интернет для вас и составили список.
10 Сервисов программного обеспечения для учета заработной платы, которые стоит рассмотреть
Если вы провели свои исследования, то знаете, сколько программного обеспечения для учета заработной платы существует. Там есть OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — список может продолжаться.
Но они хороши?
Все зависит от ваших желаний и потребностей. Поэтому мы тщательно подобрали разные инструменты для уникальных потребностей, чтобы вы могли получить полное представление на рынке программного обеспечения для учета заработной платы.
1. Густо
Густо - это программа онлайн-управления заработной платой, которая помогает командам по персоналу заполнять свои налоговые формы, обрабатывать выплаты и обеспечивать соответствие законодательству отрасли.
Но Густо – это не только о заработной плате. “Инструмент comprehensive reporting tools прост в использовании и предлагает множество вариантов доступа к нужной информации”, – говорит один из обозревателей. Более того, Густо обладает простым процессом ввода в эксплуатацию, который позволяет запустить инструмент за несколько минут, а не недель.
2. Рипплинг
Рипплинг, современный инструмент управления рабочими силами, позволяет командам управлять различными аспектами их отдела кадров, такими как заработная плата, льготы, расходы и многое другое.
Рипплинг автоматически рассчитывает и подает ваши налоги на заработную плату, даже если у вас есть иностранные сотрудники. Кроме того, у него есть мобильное приложение, где сотрудники могут видеть свои платежные ведомости или запрашивать отгулы.
Удивление, удивление! Рипплинг интегрируется с Guru.
3. Square
Square – это бизнес-технологическое решение, которое позволяет отделам кадров легко проводить оплату труда, соблюдая при этом требования.
Используемый ежедневно владельцами малого бизнеса, этот инструмент имеет надежные платежи и интегрируется с вашей системой POS. Это означает, что вы можете выплачивать сотрудникам прямо из своей панели и обрабатывать платежи быстрее.
Более того, если у вас возникли проблемы с подачей налогов, Square помогает вам быть в курсе требований благодаря советам экспертов.
И Square интегрируется с Guru! Чего еще вы можете хотеть?
4. OnPay
OnPay – полнофункциональный онлайн-инструмент для заработной платы, предоставляющий отделам кадров все необходимое для оптимизации процессов заработной платы и льгот.
“Вся работа по ведению заработной платы и предоставлению отчетов в государство выполняется за разумную цену, надежно и без множества путаницы и дополнительных форм.”
Поскольку он автоматически выполняет все трудоемкие задачи и снижает ваши ежемесячные бухгалтерские операции, OnPay позволяет сосредотачиваться на более важных вещах. Помимо этого, он интегрируется с популярными бухгалтерскими, системами отслеживания времени и другими бизнес-инструментами, включая Guru.
5. ADP Payroll
Заработная плата ADP - это HR- и налоговая служба, которая обеспечивает бесперебойную работу вашей зарплаты без лишних хлопот.
У ADP также есть платформа самообслуживания для сотрудников и менеджеров, которую вы можете использовать как онлайн, так и через мобильное приложение. Если вам нужна помощь в чем-либо, у ADP есть опытные профессионалы по зарплате, доступные 24/7.
Что касается интеграций, ADP Payroll легко взаимодействует с Guru.
6. Paychex
Paychex предлагает автоматизированные инструменты обработки заработной платы в простом, всеобъемлющем решении по управлению человеческими ресурсами.
Это решение упрощает своевременную оплату сотрудников всего в несколько кликов. Он делает это через гибкую обработку, портал самообслуживания для сотрудников и автоматизированное налоговое администрирование.
“[...] Функция живого учета легка в использовании, особенно для начинающих в учете. Что делает его идеальным вариантом для тех, кто не знаком с такими инструментами.
Intuit QuickBooks помогает отслеживать расходы, создавать полезные отчеты и настраивать счета с одной платформы. Кроме того, он отслеживает, куда уходят ваши деньги, автоматически сохраняя ваши транзакции на платформе.
Вы также можете подключить свои любимые приложения к QuickBooks; даже Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct - это онлайн-платформа для бухгалтерии для фрилансеров или средних компаний.
Принеся основные функции, такие как учет дебиторов, управление наличными и выставление счетов на стол, Sage One может удовлетворить все ваши потребности. Настроить его легко, и вы можете получить к нему доступ круглосуточно, пока у вас есть подключение к интернету.
Deel - это решение для выплаты заработной платы, обслуживающее глобальные команды, способное управлять подачей заявлений, удержаниями налогов и соответствием где бы ни находились ваши сотрудники.
Deel потрясает, потому что он предлагает полное представление о вашем персонале без переключения приложений. Более того, менеджеры, лидеры и даже сотрудники могут использовать портал самообслуживания Deel для обновления реквизитов вывода, контроля общих затрат на заработную плату и выполнения множества других задач.
«Система без проблем обрабатывает процесс передачи с моего работодателя на мой местный банковский счет, экономя мне время и силы. Тот факт, что мне не нужно ручным способом инициировать или отслеживать транзакции, - это огромный плюс.”
Готовы заключить сделку? Возьмите с собой Guru: они работают сообща!
10. BrightPay
BrightPay, базирующийся в Соединенном Королевстве, - это облачная система заработной платы, способствующая совместной работе в реальном времени и уменьшающая задержки в цикле заработной платы.
«[...] Интерфейс прост в использовании, и ввод данных о зарплате - пустяки. Программа автоматизирует регулярные расчеты зарплат, перенося числа из месяца в месяц и создавая индикации изменений.”
Кроме того, у неё есть портал самообслуживания, где сотрудники могут получить доступ к нужной информации, такой как платные расписания, удержания, отпуск и т. д.
BrightPay интегрируется с множеством других инструментов, таких как BrightBooks, Sage, Xero и - вы уже догадались - Guru!
Ваша очередь
Понятно? С этим руководством покупателя нетрудно научиться, как выбрать программное обеспечение для управления заработной платой, которое делает свою работу. Мы смеем сказать, что это заставляет вас чувствовать себя более уверенно в том, что вы выберете правильное решение - наконец!
Еще одно, прежде чем уйти. Давайте поговорим о Guru, платформе для поиска и работы с знаниями, которая помещает всю информацию вашей компании под рукой.
Guru интегрируется с существующими инструментами, поэтому вы можете моментально искать все ваши приложения, чаты и документы, не переключая вкладки или задания.
Узнайте больше о Guru, зарегистрировавшись сегодня.
Часто задаваемые вопросы (FAQs)
Сколько стоит программное обеспечение для управления зарплатой?
Цена зависит от различных факторов, таких как размер организации, ценовая модель и количество сотрудников.
Обычно у большинства поставщиков услуг есть ежемесячная подписка, варьирующаяся от $8 в месяц до $49 в месяц. Если вы хотите добавить новых пользователей, вам придется заплатить дополнительную плату.
У некоторых могут быть индивидуальные цены, где вам придется запросить смету и посоветоваться с поставщиком.
Есть ли бесплатное программное обеспечение для выплаты заработной платы?
Да, некоторые решения по программному обеспечению для учета оплаты труда предлагают бесплатный план, например Square и Deel, но у большинства есть платные планы подписок.
Если вы выберете бесплатные планы, вы можете получить ограниченный доступ к функциям, которые, вероятно, не помогут вам в долгосрочной перспективе.
Как выбрать поставщика услуг по выплате заработной платы для малого бизнеса?
Вот несколько полезных советов для малых бизнесов:
Оцените свои потребности: Что вы пытаетесь решить? Вам нужны только инструменты для учета времени? Или даже больше?
Учтите свой бюджет: Какую сумму вы готовы потратить на инструмент для учета оплаты труда?
Удостоверьтесь, что он масштабируем: Выберите вариант учета заработной платы, который растет вместе с вашим бизнесом.
Проверьте отзывы: Посмотрите, что говорят другие небольшие команды о конкретном инструменте.
Выбор программного обеспечения для управления заработной платой, которое действительно выполняет свою работу, легко, когда у вас есть этот руководство на вашей стороне.
Не ненавидите ли вы, когда забываете выплатить своим сотрудникам вовремя? СНОВА? Это же не ваша вина. У вас так много дел, что невозможно запомнить. Плюс этому уходит много времени на расчет их заработной платы.
Вы не одиноки в этом, однако. Согласно UKG, 54% американцев имели проблемы с зарплатой. Сотрудники с окладом, почасовые и временные работники сталкивались со своими проблемами по оплате труда.
Решение? Программное обеспечение для управления заработной платой, которое автоматически обрабатывает различные процессы по выплате, такие как варианты оплаты или налоги. Благодаря этим функциям автоматизации вы экономите время и предотвращаете дорогостоящие ошибки.
Но прежде чем броситься в водоворот, вам необходимо следовать необходимым шагам для выбора подходящего программного обеспечения для управления заработной платой по вашим бизнес-нуждам. И вот где на помощь приходит это руководство.
Что такое программное обеспечение для управления заработной платой?
Программное обеспечение для управления заработной платой - это приложение, автоматизирующее процесс выплаты для ваших постоянных или почасовых сотрудников. Оно помогает управлять бонусами, окладами и заработной платой, а также отслеживать отпуска и льготы для сотрудников.
В двух словах, службы по управлению заработной платой отслеживают все выплаты, соблюдают правила налогообложения и законодательство, а также контролируют время и посещаемость. В результате вы получаете прозрачность во всех отчетах по заработной плате, таких как заработные ведомости, и снижаете риски ошибок и недобросовестности.
Это программное обеспечение может использоваться любым, от малого бизнеса до крупных предприятий. Но как оно работает? Давайте разберемся.
Как работает программное обеспечение для управления заработной платой?
Представьте систему управления заработной платой как портал самообслуживания. Сотрудники могут получить к нему доступ в любое время, чтобы просматривать или изменять личную информацию и устанавливать предпочтения по оплате (перечисление, платежная карта или бумажный чек).
Это помогает работодателям легко реализовывать выплаты. Со всей необходимой информацией в одном инструменте компании могут автоматизировать выплаты для каждого сотрудника, независимо от их местоположения или типа контракта.
Более того, организации используют программное обеспечение для управления заработной платой и услуги, потому что оно:
Упрощает трудоемкие задачи и легко приспосабливается к любым изменениям.
Повышает прозрачность в их финансах, чтобы они могли соблюдать бюджет.
Экономит кучу времени, позволяя организациям фокусироваться на более высоких задачах.
Гарантирует, что они выплачивают зарплату своим сотрудникам вовремя, каждый раз.
Кроме того, программное обеспечение для расчета заработной платы интегрируется с бизнес-системами, которые вы уже используете, такими как учетной и финансовой отчетности. Это позволяет вам запускать расчеты заработной платы точно вовремя, что способствует доверию сотрудников. Говоря о доверии, давайте поговорим о преимуществах этого типа программного обеспечения.
Каковы преимущества использования программного обеспечения для расчета заработной платы?
Самое важное преимущество инструмента для расчета заработной платы заключается в том, что он освобождает время вашего отдела кадров. Вместо выполнения одних и тех же скучных рутинных задач они могут сосредоточиться на более важных инициативах.
Но помимо оптимизации процесса начисления заработной платы, что еще оно делает? Что ж, это…
Гарантирует соблюдение налоговых обязательств: Вы знали, что до 30% компаний классифицируют сотрудников неправильно? Это сильно ущемляет экономику, приводя к высоким штрафам. Программное обеспечение для расчета заработной платы может предотвратить это и помочь вам соблюдать законы штата и федеральные законы. Некоторые инструменты даже создают сводки и отчеты для целей подачи налоговой отчетности.
Экономит время и снижает издержки: Благодаря автоматизации команды по управлению персоналом могут уменьшить затраты на ошибки, такие как неточный ввод данных о заработной плате. В результате вы экономите время и деньги, что позволяет вам сосредоточиться на достижении ваших организационных целей.
Увеличивает точность и прозрачность: Больше нет догадок и потерянного времени. Расчетная программа обеспечивает доставку точных заработных плат напрямую на счета сотрудников, и вовремя, не иначе. Это приводит к повышению доверия и уверенности — и счастливым сотрудникам!
Предлагает гибкость и настраиваемость: Новые рабочие тенденции возникают каждый день. В настоящее время одним из них является стремление к непривычным соискателям, с 56% соискателей, подающих заявки на вакансии за пределами своей текущей области экспертизы. Это означает, что вам постоянно нужно приспосабливаться, и ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно следовать вашему примеру. Ваше выбранное решение должно предлагать ряд настраиваемых функций, которые удовлетворяют ваши конкретные требования в любое время. Кроме того, оно должно поддерживать различные частоты оплаты и налоговые вычеты, так что вы всегда можете полагаться на него, когда вам это больше всего нужно.
Итак, убедили ли вас эти преимущества в использовании программного обеспечения для расчета заработной платы? 😊 Надеюсь, что да, или будет неловко. В нашем следующем разделе будет рассмотрено, какие шаги вам следует предпринять, чтобы выбрать подходящую платформу для расчета заработной платы.
Как выбрать правильное программное обеспечение для расчета заработной платы
Для получения выгод от системы расчета заработной платы вам нужно иметь инструмент для расчета заработной платы. И хотя легко найти в Google 'лучшие системы расчета заработной платы' и выбрать первое, которое покажется достаточно хорошим, вам будет горько разочароваться. Это может быть не то, что вам нужно.
Рим не был построен за один день. Выбор правильного программного обеспечения для расчета заработной платы результат постоянных усилий и планирования.
И все начинается с оценки ваших потребностей в области расчета заработной платы. Поскольку каждый бизнес уникален, вам следует ответить на следующие вопросы:
Сколько у вас сотрудников? Системы расчета заработной платы имеют разные возможности. Будьте осторожны, чтобы не платить за больше функций, чем вам нужно.
Как часто вы выплачиваете зарплату своему персоналу? Варьируется ли это от должности к должности? Ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно обеспечивать несколько частот оплаты, сохраняя точность.
Нанимаете ли вы иностранных работников? Если да, то ваше программное обеспечение для расчета заработной платы должно иметь возможность обработки международных платежей. И предотвращать неожиданные налоги на заработную плату.
Имеете ли вы разные типы сотрудников? Возможно, ваша команда включает почасовых, окладных и контрактных сотрудников. Приложение должно оптимизировать сложность вашего рабочего процесса.
Определив свои главные цели, вы приближаетесь к выбору правильного программного обеспечения для расчета заработной платы.
Шаг #2: Составьте список желаемых функций
Итак, вы выявили свои потребности и знаете их наизусть. Теперь пришло время составить список ваших «обязательных» функций. Вам нужно беспрепятственное администрирование льгот? Или функций отслеживания времени? Есть ли у инструмента программные интеграции с инструментами, которые вы используете ежедневно?
Например, возможно, вы вся командная коммуникация ведете в Slack. Если ваша система начисления зарплаты не интегрируется с этим инструментом, это сделает вашу жизнь сложнее и более раздражающей.
Так что тщательно обдумайте основные функции, которыми должна обладать система начисления заработной платы, чтобы соответствовать вышеуказанным бизнес-потребностям. Попробуйте определить приоритетные функциональные возможности, такие как частота выплат или автоматизация, которая выполнит основную работу за вас.
Шаг #3: Оцените свой бюджет
Вы не хотите тратить все свои деньги на программное обеспечение для начисления зарплаты, у которого много функций, если вы будете использовать только половину из них. Поэтому установите бюджет, который позволяет вам получить нужные функции.
Позже вы можете рассмотреть дополнительные функции, если потребуется. Однако будьте осторожны, поскольку ценообразование каждого инструмента разнится от поставщика к поставщику. Плюс, у них разные модели тарифов. Например, многие предлагают ежемесячную подписку с базовой платой, но с дополнительной оплатой за сотрудника.
Примите это во внимание при оценке программного обеспечения для начисления зарплаты.
Шаг #4: Создайте список возможных поставщиков
Теперь начинается веселье. Возьмите список ваших функций, бюджета и целей и начните исследовать лучшие поставщики программного обеспечения для начисления зарплаты для ваших конкретных потребностей. Вначале может быть сложно начать, особенно учитывая, что этот рынок, скорее всего, будет продолжать расти –– с $7.3 миллиарда в 2022 году до примерно $15,43 миллиарда к 2030 году. Вот некоторые вопросы, которые значительно помогут в вашем поиске:
Какова главная функция инструмента?
Соответствует ли программное обеспечение вашим требованиям?
Подходит ли оно для малых или крупных организаций?
Есть ли у него бесплатная пробная версия или демонстрация?
Что люди говорят об этом?
Какое максимальное количество сотрудников он может обслуживать?
Имеет ли он интеграции с вашими любимыми инструментами?
Цена инструмента соответствует вашему бюджету?
Имеет ли он несколько частот выплат?
Помните об этих вопросах, когда составляете свой список — это определенно поможет упростить этот процесс.
Шаг #5: Учтите возможности безопасности
Одной из функций, на которой нельзя экономить при выборе программного обеспечения для расчета заработной платы, являются функции безопасности данных.
Этот инструмент работает с чувствительными финансовыми и личными данными сотрудников; можно себе представить, насколько разрушительным может быть нежелательное кибератака для репутации вашего бизнеса.
Итак, выберите решение, которое имеет надежные меры безопасности, такие как шифрование данных или двухфакторную аутентификацию. Для уверенности вы можете связаться с службой поддержки клиентов поставщика и узнать, как они защитят ваши данные в случае нарушения.
Безопасность обычно идет в паре с налоговым и трудовым соблюдением. В противном случае вам следует убедиться, что выбранный инструмент управления расчетами заработной платы также часто обновляет свое программное обеспечение, чтобы отражать новые законы об уплатах налогов.
Шаг #6: Учесть дополнения и интеграции
Если вы устали от разрозненных систем и постоянно переключаетесь между вкладками, то стоит выбрать платформы для расчета заработной платы, которые интегрируются с вашими текущими инструментами.
Многие программы для расчета заработной платы предлагают сторонние интеграции со своим программным обеспечением для бухгалтерии или другими основными процессами управления человеческими ресурсами, которые помогают оптимизировать ваши рабочие процессы и упрощают жизнь вашей HR-команды.
Например, Guru — наш поисковой AI для предприятий, центр интранета и вики-инструмент — интегрируется более чем с 40 инструментами HR, включая программное обеспечение для расчета заработной платы. Почему это дополнительно полезно?
Потому что вы можете создать единый мощный источник правды, который сохранит ваши знания и данные сотрудников согласованными на всех плоскостях. И связать это с документированной информацией.
Шаг #7: Создать краткий список
Вы, вероятно, уже обнаружили несколько решений, которые могли бы хорошо вписаться в ваши рабочие процессы. Но эти драгоценности могут потеряться среди множества других инструментов, включенных в ваш список.
Пришло время их урезать.
Сравните свой список поставщиков с вашим списком необходимых функций и сузьте выбор до трех или пяти хороших вариантов. Секрет заключается в том, чтобы:
Читайте отзывы на доверенных сайтах, таких как TrustRadius или G2, чтобы узнать, что говорят пользователи об инструменте.
Спросите рекомендации у коллег, так как есть вероятность, что они уже используют хороший инструмент для расчета заработной платы.
Просмотрите кейсы, которые показывают, какой конкретный поставщик решал проблемы людей.
К концу этого шага у вас должен быть список инструментов, которые вы больше всего хотите протестировать. Что приводит нас к нашему последнему этапу…
Шаг #8: Запросите демонстрации и начните бесплатные пробные версии
У вас в руках сокращенный список, и теперь вам нужно посетить сайт каждого поставщика. И узнать, есть ли у них бесплатные пробные версии или демонстрации, которые вы можете опробовать.
Вероятно, большинство поставщиков программного обеспечения предоставляют пробные версии на 14 или 30 дней, которыми вы можете воспользоваться, чтобы протестировать платформу. Наблюдая за программным обеспечением для расчета заработной платы в действии, вы можете оценить его удобство использования, производительность и сервисы.
Это очень важный шаг перед совершением покупки. Инструмент может выглядеть хорошо на первый взгляд, но может быть трудным в понимании, и ваши сотрудники его ненавидят.
Поэтому вы также должны просить других людей из разных отделов попробовать этот инструмент. Они могут сказать вам, какое решение подходит для вашей организации и в целом предложить более объективную перспективу.
Теперь, когда вы знаете, как выбрать правильное программное обеспечение для управления персоналом, что еще остается сделать?
Посмотрите на ключевые возможности системы учета заработной платы!
Какие функции стоит искать в программном обеспечении для учета заработной платы
Не все решения по учету заработной платы созданы равными. У каждого инструмента есть уникальные особенности, которые делают его хорошим; вам просто нужно знать, на что обращать внимание. Итак, давайте исследуем некоторые из наиболее распространенных функций полнофункционального решения для учета заработной платы:
Интеграции учета времени: Возможность отслеживания времени очень полезна, если у вас есть почасовые сотрудники, поскольку это позволяет автоматически вводить данные и обеспечивать их точность в течение периода оплаты труда.
Опции прямого депозита: Ваши сотрудники, новые наймы и даже потенциальные кандидаты ожидают, что вы предоставите им мгновенный доступ к своим заработным платам. Это помогает им получать выплаты вовремя и устраняет необходимость в распределении бумажных чеков.
Управление компенсациями: Ваша способность управлять компенсациями сотрудников сделает существенное различие в этом беспощадном рабочем ландшафте. Это позволит вам привлечь и удерживать лучших сотрудников путем вознаграждения их за заслуги без излишней рутины.
Интеграции: Вероятно, вам уже надоело слышать так много об интеграциях, но они определенно представляют собой спасение. Ваш выбранный инструмент управления персоналом должен легко интегрироваться в вашу экосистему, как, например, Guru. Guru соединяет все приложения в вашем стеке технологий—включая ваше программное обеспечение для учета заработной платы—и делает всю информацию ваших инструментов мгновенно доступной из одного места: где бы вы ни работали в данный момент.
Самообслуживание сотрудников: Эта функция позволяет сотрудникам получать доступ к важной информации, такой как Отпуск, формы W-2 или заработные платы, когда им захочется. Это значительно снижает рабочую нагрузку отдела кадров и дает работникам больше ответственности.
Существует множество функций, которые стоит учитывать при оценке инструментов учета заработной платы, такие как калькулятор налогов, депозиты и т.д. Если вы следовали вышеуказанным шагам, то вы знаете, что все зависит от ваших потребностей.
Но какое программное обеспечение для учета заработной платы лучшее? Мы просмотрели интернет для вас и составили список.
10 Сервисов программного обеспечения для учета заработной платы, которые стоит рассмотреть
Если вы провели свои исследования, то знаете, сколько программного обеспечения для учета заработной платы существует. Там есть OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — список может продолжаться.
Но они хороши?
Все зависит от ваших желаний и потребностей. Поэтому мы тщательно подобрали разные инструменты для уникальных потребностей, чтобы вы могли получить полное представление на рынке программного обеспечения для учета заработной платы.
1. Густо
Густо - это программа онлайн-управления заработной платой, которая помогает командам по персоналу заполнять свои налоговые формы, обрабатывать выплаты и обеспечивать соответствие законодательству отрасли.
Но Густо – это не только о заработной плате. “Инструмент comprehensive reporting tools прост в использовании и предлагает множество вариантов доступа к нужной информации”, – говорит один из обозревателей. Более того, Густо обладает простым процессом ввода в эксплуатацию, который позволяет запустить инструмент за несколько минут, а не недель.
2. Рипплинг
Рипплинг, современный инструмент управления рабочими силами, позволяет командам управлять различными аспектами их отдела кадров, такими как заработная плата, льготы, расходы и многое другое.
Рипплинг автоматически рассчитывает и подает ваши налоги на заработную плату, даже если у вас есть иностранные сотрудники. Кроме того, у него есть мобильное приложение, где сотрудники могут видеть свои платежные ведомости или запрашивать отгулы.
Удивление, удивление! Рипплинг интегрируется с Guru.
3. Square
Square – это бизнес-технологическое решение, которое позволяет отделам кадров легко проводить оплату труда, соблюдая при этом требования.
Используемый ежедневно владельцами малого бизнеса, этот инструмент имеет надежные платежи и интегрируется с вашей системой POS. Это означает, что вы можете выплачивать сотрудникам прямо из своей панели и обрабатывать платежи быстрее.
Более того, если у вас возникли проблемы с подачей налогов, Square помогает вам быть в курсе требований благодаря советам экспертов.
И Square интегрируется с Guru! Чего еще вы можете хотеть?
4. OnPay
OnPay – полнофункциональный онлайн-инструмент для заработной платы, предоставляющий отделам кадров все необходимое для оптимизации процессов заработной платы и льгот.
“Вся работа по ведению заработной платы и предоставлению отчетов в государство выполняется за разумную цену, надежно и без множества путаницы и дополнительных форм.”
Поскольку он автоматически выполняет все трудоемкие задачи и снижает ваши ежемесячные бухгалтерские операции, OnPay позволяет сосредотачиваться на более важных вещах. Помимо этого, он интегрируется с популярными бухгалтерскими, системами отслеживания времени и другими бизнес-инструментами, включая Guru.
5. ADP Payroll
Заработная плата ADP - это HR- и налоговая служба, которая обеспечивает бесперебойную работу вашей зарплаты без лишних хлопот.
У ADP также есть платформа самообслуживания для сотрудников и менеджеров, которую вы можете использовать как онлайн, так и через мобильное приложение. Если вам нужна помощь в чем-либо, у ADP есть опытные профессионалы по зарплате, доступные 24/7.
Что касается интеграций, ADP Payroll легко взаимодействует с Guru.
6. Paychex
Paychex предлагает автоматизированные инструменты обработки заработной платы в простом, всеобъемлющем решении по управлению человеческими ресурсами.
Это решение упрощает своевременную оплату сотрудников всего в несколько кликов. Он делает это через гибкую обработку, портал самообслуживания для сотрудников и автоматизированное налоговое администрирование.
“[...] Функция живого учета легка в использовании, особенно для начинающих в учете. Что делает его идеальным вариантом для тех, кто не знаком с такими инструментами.
Intuit QuickBooks помогает отслеживать расходы, создавать полезные отчеты и настраивать счета с одной платформы. Кроме того, он отслеживает, куда уходят ваши деньги, автоматически сохраняя ваши транзакции на платформе.
Вы также можете подключить свои любимые приложения к QuickBooks; даже Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct - это онлайн-платформа для бухгалтерии для фрилансеров или средних компаний.
Принеся основные функции, такие как учет дебиторов, управление наличными и выставление счетов на стол, Sage One может удовлетворить все ваши потребности. Настроить его легко, и вы можете получить к нему доступ круглосуточно, пока у вас есть подключение к интернету.
Deel - это решение для выплаты заработной платы, обслуживающее глобальные команды, способное управлять подачей заявлений, удержаниями налогов и соответствием где бы ни находились ваши сотрудники.
Deel потрясает, потому что он предлагает полное представление о вашем персонале без переключения приложений. Более того, менеджеры, лидеры и даже сотрудники могут использовать портал самообслуживания Deel для обновления реквизитов вывода, контроля общих затрат на заработную плату и выполнения множества других задач.
«Система без проблем обрабатывает процесс передачи с моего работодателя на мой местный банковский счет, экономя мне время и силы. Тот факт, что мне не нужно ручным способом инициировать или отслеживать транзакции, - это огромный плюс.”
Готовы заключить сделку? Возьмите с собой Guru: они работают сообща!
10. BrightPay
BrightPay, базирующийся в Соединенном Королевстве, - это облачная система заработной платы, способствующая совместной работе в реальном времени и уменьшающая задержки в цикле заработной платы.
«[...] Интерфейс прост в использовании, и ввод данных о зарплате - пустяки. Программа автоматизирует регулярные расчеты зарплат, перенося числа из месяца в месяц и создавая индикации изменений.”
Кроме того, у неё есть портал самообслуживания, где сотрудники могут получить доступ к нужной информации, такой как платные расписания, удержания, отпуск и т. д.
BrightPay интегрируется с множеством других инструментов, таких как BrightBooks, Sage, Xero и - вы уже догадались - Guru!
Ваша очередь
Понятно? С этим руководством покупателя нетрудно научиться, как выбрать программное обеспечение для управления заработной платой, которое делает свою работу. Мы смеем сказать, что это заставляет вас чувствовать себя более уверенно в том, что вы выберете правильное решение - наконец!
Еще одно, прежде чем уйти. Давайте поговорим о Guru, платформе для поиска и работы с знаниями, которая помещает всю информацию вашей компании под рукой.
Guru интегрируется с существующими инструментами, поэтому вы можете моментально искать все ваши приложения, чаты и документы, не переключая вкладки или задания.
Узнайте больше о Guru, зарегистрировавшись сегодня.
Часто задаваемые вопросы (FAQs)
Сколько стоит программное обеспечение для управления зарплатой?
Цена зависит от различных факторов, таких как размер организации, ценовая модель и количество сотрудников.
Обычно у большинства поставщиков услуг есть ежемесячная подписка, варьирующаяся от $8 в месяц до $49 в месяц. Если вы хотите добавить новых пользователей, вам придется заплатить дополнительную плату.
У некоторых могут быть индивидуальные цены, где вам придется запросить смету и посоветоваться с поставщиком.
Есть ли бесплатное программное обеспечение для выплаты заработной платы?
Да, некоторые решения по программному обеспечению для учета оплаты труда предлагают бесплатный план, например Square и Deel, но у большинства есть платные планы подписок.
Если вы выберете бесплатные планы, вы можете получить ограниченный доступ к функциям, которые, вероятно, не помогут вам в долгосрочной перспективе.
Как выбрать поставщика услуг по выплате заработной платы для малого бизнеса?
Вот несколько полезных советов для малых бизнесов:
Оцените свои потребности: Что вы пытаетесь решить? Вам нужны только инструменты для учета времени? Или даже больше?
Учтите свой бюджет: Какую сумму вы готовы потратить на инструмент для учета оплаты труда?
Удостоверьтесь, что он масштабируем: Выберите вариант учета заработной платы, который растет вместе с вашим бизнесом.
Проверьте отзывы: Посмотрите, что говорят другие небольшие команды о конкретном инструменте.
Опробуйте мощь платформы Гуру на практике - пройдите интерактивный тур по нашему продукту
