Когда дело доходит до создания централизованной базы знаний, инструмент, который вы выберете, — это всего лишь одна часть головоломки. Важно выделить время (то есть, двигаться медленно, чтобы двигаться быстро), чтобы понять, как централизованное знание вписывается в культуру вашей организации, процессы и людей, чтобы найти лучшие практики управления изменениями, которые вам нужно использовать для успешной централизации знаний.

Естественно, в процессе этого возникнет множество важных вопросов, на которые вам нужно будет ответить, чтобы двигаться вперед.

С точки зрения культуры, есть ли более широкое понимание необходимости централизованного знания? Есть ли поддержка со стороны руководства? Связано ли централизованное знание с целями/ценностями компании? Что касается процессов, какие стандарты управления необходимо определить, чтобы это можно было повторять и расширять? Как знания распространяются? Что касается людей, есть ли четкие владельцы, у которых есть время и бюджет? Вознаграждаются ли создание и обмен знаниями?

Давайте рассмотрим несколько способов, как ваша организация может наложить элементы управления изменениями на вашу работу по централизации знаний.

Определите ваше текущее и идеальное состояние

Вы не сможете двигаться вперед, пока не поймете, где вы находитесь и где хотите быть. Чтобы создать тщательный план для централизации ваших знаний, мы рекомендуем выделить время для определения текущего состояния вашей базы знаний и подумать о том, как она будет выглядеть в будущем, идеальном состоянии.

Это упражнение может помочь вам определить этапы вашего проекта с точки зрения краткосрочных и долгосрочных целей. Это также может помочь вам определить, что является необходимым, а что второстепенным, когда вы определяете функции и возможности вашей базы знаний. Когда у вас есть конкретное видение будущего, вам будет легче вдохновлять других присоединиться к вам, когда вы будете двигаться вперед с вашей стратегией централизации знаний.

В рамках этого упражнения полезно определить, каким образом выглядит успешная централизация знаний и как вы будете оценивать этот успех. Наличие четко определённых метрик вместе с тщательно продуманным планом управления изменениями упрощает создание бизнес-дела для централизации знаний. Это может быть очень полезно для создания поддержки, демонстрации срочности и получения критической поддержки со стороны руководства. Узнайте больше о процессе управления изменениями.

Определите вашу команду

Централизация знаний требует много работы и преданности, поэтому критически важно определить вашу основную команду для проекта. Назначение ролей и обязанностей придаёт людям чувство ответственности и личной ответственности. Это также гарантирует, что все необходимые задачи могут быть выполнены и что важные владельцы знаний вовлечены в процесс централизации знаний. Без четкого определения ролей основным командам очень легко начать разрабатывать свои собственные решения для наук. Это приводит к переполнению инструментов и ужасному неконтролируемому версионованию, которое может произойти без проверенных знаний.

Мы рекомендуем создать Совет по знаниям для наших клиентов. Совет по знаниям — это группа представителей от каждой из команд, которые используют Guru и встречаются регулярно, чтобы поддерживать Guru на самом высоком уровне и гарантировать, что он удовлетворяет потребности каждого отдела.

В Guru мы используем модель RACI для поддержки нашего Управления Знаниями. Наш ведущий специалист по внутренним коммуникациям является Ответственным Лицом, с назначенными руководителями команд/экспертами, которые несут ответственность. Вся наша компания имеет возможность быть проконсультирована и информирована через наш Slack-канал Guru-on-Guru, где мы обсуждаем все, что связано с Управлением Знаниями. У нас также есть Исполнительный Спонсор, чтобы гарантировать поддержку со стороны руководства и упростить передачу информации сверху вниз на наших внутренних Городских собраниях.

Создайте возможности для роста

Важной частью процесса управления изменениями является предоставление возможностей для обратной связи. Это может быть связано с процессом создания централизованного знания и/или со знаниями внутри вашей централизованной базы знаний.

Существует множество способов для этого. В Guru мы создали Коллекцию Заявок на Знания, где новые знания могут быть созданы любым; затем они проверяются, кураторируются и подтверждаются экспертами. У нас также есть наш Slack-канал #guru-on-guru, где мы имеем встроенный рабочий процесс для идей и действий по знаниям и делимся новыми лучшими практиками, которые определили отдельные команды, чтобы другие могли их адаптировать.

Доведите всех до общего мнения

Как только все ваши процессы будут установлены для централизации знаний, пришло время подготовить всех к тому, почему вы вносите эти изменения. У нас были клиенты, которые создавали потрясающие видео-гипоты, чтобы вдохновить всех на их новую централизованную базу знаний. У нас также есть наша прекрасная Guru Academy, которая помогает заинтересованным сторонам освоиться более масштабным образом.

Вы можете использовать нашу функцию анонсов, чтобы донести процессы и лучшие практики до ваших команд. В Guru мы используем наши Knewsletters, чтобы делиться новой информацией и лучшими практиками, и дополняем это короткими видео от ключевых заинтересованных сторон и руководства, чтобы объяснить, почему мы предпринимаем действия.

Наконец, интеграция этого в ваш процесс найма позволяет вашим новым сотрудникам рано поддержать ваш план централизации знаний. Карты Guru могут быть внедрены и связаны с системами LMS. Guru затем является учебником о том, как сотрудники поддерживают вашу базу знаний.

Готовы ли вы сделать первые шаги к централизованной компании знаний? Начните использовать Guru, чтобы вы могли правильно справиться с централизацией!