Внедрение изменений на работе может быть...сложной, мягко говоря. Независимо от того, сталкиваетесь ли вы с культурой, сопротивляющейся изменениям, или испытываете трудности с их принятием, наличие правильных инструментов и документации может значительно помочь в ваших усилиях по управлению изменениями.

У вас возникают трудности с поиском нужного шаблона для ваших планов? Вы на правильном пути, если ищете шаблоны и документацию, которые можно использовать, но вам не следует ограничиваться только одним.

Комплексный план управления изменениями включает в себя несколько различных компонентов, на которые нужно будет уделить внимание.

Мы собираемся дать вам все необходимое для создания лучшей стратегии управления изменениями.

Мы не шутим, когда говорим, что это будет экспертное руководство по управлению изменениями. Продолжайте читать, чтобы узнать, почему вам нужен план управления изменениями и что в него должно входить, и получите множество бесплатных шаблонов плана управления изменениями и карт Guru, чтобы помочь вам на этом пути.

Термины процесса управления изменениями

Прежде чем мы перейдем к сути нашего поста, давайте немного поговорим о терминах. Если вы хотите добиться успеха в управлении изменениями и убедительно обосновать ваши предложения, вам нужно будет выучить терминологию. Вот несколько терминов, которые вам нужно будет точно понять:

Почему вам нужен план управления изменениями

Для успешной реализации организационных изменений необходимо, чтобы много чего сошлось воедино. Вам нужно получить поддержку от руководства, помощь от других команд и разумный график для завершения всего.

Ваш план управления изменениями будет основным инструментом, который вы используете для управления всем процессом. Хорошо написанный план может дать вам представление о вашем бюджете, графике, коммуникациях, рабочем процессе, общем объеме и доступных ресурсах.

Когда у вас есть хорошо продуманный план, вы можете минимизировать и учитывать влияние, которое ваше предложение изменения может иметь. Важно помнить, что любое изменение может нарушить рабочий процесс. Вместо того чтобы пытаться сделать все сразу, стратегия управления изменениями может позволить вам внедрить более мелкие, поэтапные изменения, которые все же могут привести вас к вашей конечной цели, не вызывая ощутимых трудностей.

Наличие официального письменного плана также дает вам возможность применить гибкий подход к управлению изменениями. Когда вы находитесь на стадии планирования, все, что вы делаете, может казаться идеальным, но в конечном итоге все ваши планы переходят от идеализированных к реальным. Когда у вас есть план управления изменениями, вы можете вносить корректировки и изменения по мере необходимости.

Как написать план управления изменениями?

Каждый план управления изменениями может быть уникальным, но они все же содержат некоторые важные базовые элементы. Когда вы собираете свой план, не забудьте учесть эти важные вещи.

Показать необходимость изменения

Не предполагаете, что все знают, что нужно вносить изменения (даже если вам кажется, что это невероятно очевидно). Некоторые люди могут думать, что все работает отлично, а другие могут быть недостаточно вовлечены, чтобы понять, почему вы так упорно добиваетесь изменений.

Когда вы демонстрируете необходимость изменений, вы даете вашим ключевым заинтересованным сторонам четкое понимание, почему им нужно инвестировать время/деньги/человеческие ресурсы в то, что вы предлагаете.

Это облегчает создание поддержки и снижает сопротивление изменениям.

Погружайтесь в любые данные, которые можете найти, чтобы подкрепить ваши предложения по изменению, независимо от того, поступают ли они из внутренних или внешних источников (это еще лучше, если вы можете найти и то, и другое). Подумайте, что больше всего мотивирует ваших заинтересованных сторон, и найдите точки данных, которые интересуют их, чтобы сделать ваше обоснование еще более убедительным.

Четко укажите преимущества, которые могут принести ваши изменения организации. Планы и предложения, которые можно связать с общими целями компании, могут быть успешными для лиц, принимающих решение.

Понимание вашего объема

Когда большинство людей думают о масштабе проекта, они рассматривают, сколько времени всё займет. Хотя важно подумать о разумном графике для вашего проекта, это только основа того, что он должен быть.

Очень редко что-то затрагивает только одного человека или даже одну команду или департамент.

Все, что вы делаете, взаимосвязано на работе, поэтому потребности других людей должны быть учтены в процессе управления изменениями.

Потратьте время, чтобы подумать, на что повлияют ваши предлагаемые изменения.

У вас возникают трудности с определением масштаба? Задайте себе эти вопросы:

• Какие команды и люди будут больше всего затронуты моими предлагаемыми изменениями?
• Какие правила будут затронуты моими изменениями?
• Нужно изменить роли работ, чтобы сделать мои изменения максимально эффективными?
• Нужно рассмотреть изменения в организационной структуре?

Определите ключевых людей

Одному человеку трудно (если не невозможно) осуществить изменения на работе. Вам потребуется много помощи, если вы хотите, чтобы ваши планы воплотились в жизнь, и большая часть этого будет поступать от ваших заинтересованных сторон и вашей команды управления изменениями.

Помните: заинтересованные стороны и члены команды - это две совершенно разные вещи.

Ваши заинтересованные стороны могут быть очень заинтересованы в результате вашего проекта. Они могут быть инвесторами, руководителями или менеджерами, но они не будут выполнять много, если вообще когда-либо, работы. Члены вашей команды управления изменениями будут теми людьми, которые выполняют большую часть того, что нужно сделать, чтобы изменения произошли.

Когда вы думаете о своих членах команды, не думайте только о людях, которые будут выполнять производственную работу. Рассмотрите возможность создания консультативного совета по изменениям, ответственного за надзор за работой и предоставление одобрений и рекомендации по мере необходимости.

Определите бюджеты и контрольные точки

Согласно оценкам, около 70% изменений терпят неудачу, потому что люди либо не верят, что усилия стоят того, либо думают, что все работает. Один из простых способов избежать этой ловушки - четко обозначить контрольные точки и бюджеты.

Мы понимаем, что изменения не могут возникнуть из ничего.

Независимо от того, инвестируете ли вы деньги, время или работы других людей, убедитесь, что вы создали реальный бюджет для всего этого. Хороший бюджет должен иметь небольшую зазор, чтобы обеспечить бесперебойную работу в случае, если вам нужно будет внести изменения в будущем.

Контрольные точки могут рассматриваться как незначительные контрольные точки на вашем пути к изменениям, но если вы хотите получить от них максимальную пользу, рассматривайте каждую как небольшой контрольный пункт. Предстоящая контрольная точка - отличное время для переоценки ваших планов и проверки, что все еще работает на вашу команду.

Установите свой план коммуникации

Ясная и последовательная коммуникация - ключ к любому плану управления изменениями. Когда вы принимаете стратегический подход к коммуникации, вы делаете многое для того, чтобы сосредоточить людей и развить доверие. Вы не работаете наугад или не пытаетесь скрыть свой прогресс; вы стремитесь быть видимым и доступным на каждом этапе.

Создайте возможности для людей задавать вопросы и будьте ясны в том, какую информацию вы можете поделиться, а что нужно отложить до более позднего срока. Установите позитивный тон для бесед и не бойтесь обсуждать трудные вопросы. Даже если вы столкнетесь с трудностями или вам придется переоценить свои планы, открыто и честно сообщая о том, что происходит, вы можете сохранить поддержку.

Что нужно для успешного плана управления изменениями?

Каждый план управления изменениями включает в себя ряд меньших компонентов, и правильная документация играет ключевую роль в их объединении. Если вы готовы воплотить свои планы в жизнь, мы можем дать вам несколько рекомендаций о том, что вам нужно включить, и даже предоставить некоторые шаблоны, чтобы помочь на этом пути.

План коммуникации управления изменениями

Если вы хотите, чтобы ваш план управления изменениями прошел без сучка и задоринки, вам нужно будет создать поддержку от ключевых заинтересованных сторон в вашей компании. Вот где план коммуникации управления изменениями оказывается полезным.

Дорожная карта управления изменениями

Время - это все, когда вы создаете план управления изменениями. Построение временной шкалы помогает вашей команде оставаться в графике для достижения определенных контрольных точек и также помогает установить ожидания по поводу темпа вашей работы.

Четкие роли в управлении изменениями

Определение ролей - это обязательно для эффективного управления изменениями. Распределение ролей помогает структурировать вашу работу и обеспечивает выполнение самых важных задач в вашем проекте.

Кто будет обновлять документацию, связанную с работой, которую вы выполняете? У вас есть назначенный дизайнер или разработчик на этом проекте? Кто будет поддерживать связь с заинтересованными сторонами?

У вас возникают проблемы с делегированием ролей? Иногда это не обязательно должно зависеть от вас. Не стесняйтесь предлагать это членам команды, чтобы посмотреть, кто хочет взять на себя задачу.

Совет по контролю изменений

Пора подумать о главных людях, которые будут руководить проектом. Помните, у вас может быть большая группа людей, работающих над вашим проектом, но вам нужен один “решающий” для выполнения определенных задач. Он будет отвечать за любые изменения и решения, отклоняющиеся от вашего первоначального плана.

Определенный процесс управления изменениями

Теперь, когда у вас есть четкое представление о том, чего вы хотите достичь, и понимании вашей команды и совета, вы можете наконец перейти к процессу. Здесь вы четко укажете, что нужно сделать, чтобы ваши изменения продвигались вперед. Это одна из самых важных частей работы по управлению изменениями, и, к счастью для вас, у нас есть руководство, которое может помочь. Узнать больше о том, как определить процесс управления изменениями.

Инструменты для управления изменениями

Нет ничего плохого в том, чтобы иметь различные инструменты в вашем технологическом наборе, когда вы глубоко погружены в процесс управления изменениями. Вам просто нужно убедиться, что все ясно понимают, какие инструменты вы будете использовать.

Нельзя, чтобы ваш ведущий дизайнер работал в Figma, когда большинство людей в производстве все еще работают в Adobe. Убедитесь, что все согласны с правильными инструментами, которые нужно использовать, прежде чем углубляться в работу управления изменениями.

План анализа управления изменениями

Ваш отличный план управления изменениями был выполнен, и теперь вам нужно узнать, сделали ли вы правильные изменения. Здесь появится ваш план анализа управления изменениями. Определите, какие метрики вы будете измерять для определения успеха и укажите, какие цели вам нужно достичь.

Дополнительные ресурсы по управлению изменениями

Мы только что упомянули несколько абсолютных необходимостей для планов управления изменениями. Мы предоставили вам то, что нужно для осуществления изменений, но в зависимости от зрелости и отрасли вашей компании вам может понадобиться немного больше помощи.

Если вы хотите учесть все детали, вам может понадобиться рассмотреть возможность добавления этих документов в общий план управления изменениями:

План тренинга по управлению изменениями

Существует разница между тем, что вы знаете о грядущих изменениях, и тем, насколько вы готовы справляться с этими изменениями. Уберите неопределенность из любых изменений, которые вы сделали, и дайте людям четкие указания о том, как двигаться дальше.

Шаблон ресурсов управления изменениями

Что мне нужно делать, если мне нужно внести изменения в новый процесс?

Как мне убедиться, что я все использую правильным образом?

Дайте людям ответы на вопросы, прежде чем они даже успеют их задать, с помощью руководства по ресурсам. Включите дополнительную полезную документацию, необходимые инструкции и информацию о том, к кому обратиться, если они нуждаются в дополнительной помощи.

Форма запроса на изменение

Вам нужно внести изменения в определённый процесс? У кого-то в другой команде есть отличное предложение по новым процессам? Пусть люди заполнют форму запроса на изменение, чтобы их предложения оставались на вашем радаре.

Журнал запросов на изменения

Не позволяйте изменениям происходить в темноте или без контекста. Правильный журнал управления изменениями может показать вам важную работу, которую ваша команда уже сделала для внедрения изменений, и может дать вам представление о том, почему были внесены определенные изменения.

Хотите простой способ получить доступ ко всем бесплатным шаблонам в этом посте? Посмотреть все в одной удобной карточке!