Если вы хотите выжить и процветать в гибридном рабочем месте, правильная коммуникация ключевая. Вот почему мы следуем золотому правилу для всей внутренней коммуникации в Guru.
В Guru мы верим, что рабочее место навсегда изменится. Пандемия заставила всех нас участвовать в необязательном эксперименте, заставив немедленно выполнять 100% нашей работы удаленно.
Хотя это затронуло всех по-разному, одно стало совершенно ясным: перед командами стоят проблемы, когда 100% их взаимодействий сдвигаются от лицом к лицу к виртуальному. Способы нашего общения, виды встреч, инструменты, которые нам нужны для эффективной совместной работы, все оказались под большим светом, подчеркивающим вещи, которые хорошо работают, вещи, которые не работают вообще, и вещи, которые на самом деле могут работать лучше.
Когда офисы снова откроются, крайне маловероятно, что все просто вернется к "тому, как было". Многие команды будут работать в какой-то форме гибридного рабочего места, структурируя свои рабочие недели с сочетанием удаленной и офисной работы. На мой взгляд, это очень позитивное изменение, поскольку мы оптимизируем нашу работу в зависимости от того, что лучше всего выполняется личные, и что лучше всего сделано из дома или в неотрывном пространстве. Не говоря уже о пользе для нашей личной жизни, которую позволяет более гибкая рабочая динамика.
В центре многих изменений лежит идея о том, что коммуникация на рабочем месте будет смещена от синхронной к асинхронной. Большая часть способов, которыми команды общаются, будет спроектирована с предположением, что команды больше не будут вместе, лицом к лицу или даже в одном здании. Вместо того, чтобы подразумевать взаимодействия команд в живых встречах, мы будем записывать наши идеи, знания, обновления статуса, часто задаваемые вопросы, политики, решения и делиться ими с нашими командами для чтения, комментариев, действий и т.д.
Определяя "золотое правило"
В этой новой динамике каждый член команды сыграет критическую роль как в чтении, так и в написании. Существует несколько примеров команд, которые «выросли» как «удаленные», которые говорят о Письменной культуре и о том, насколько это важно для их работы.
В Guru одной из наших основных ценностей является Поиск и обмен знаниями.
Мы ценим открытость и прозрачность в Guru и считаем своим долгом обеспечить, чтобы эти поведения стали частью нашей работы как компании. Чтобы достичь этой цели, мы недавно выпустили наше Золотое правило внутренней коммуникации:
Мы ищем и обмениваемся знаниями. Для этого необходимо, чтобы был «контракт» между вами и всеми, с кем вы работаете в Guru. Это означает, что каждый из нас обязуется делать 2 вещи…
(1) Вы делитесь своими знаниями асинхронно, зная, что все остальные постараются усвоить то, что вы делитесь. Вы признаете аудиторию, с которой делитесь, и оптимизируете для них, потому что вам важно, чтобы они поняли.
(2) Вы стремитесь усвоить знания, которые другие потратили время на подготовку, чтобы поделиться с вами. Если то, что передается, неясно или не имеет отношения, вы осознаете ценность делиться этой обратной связью, чтобы улучшить то, что передается в будущем.
Мы верим, что оба компонента этого правила являются критическими. Давайте разберем каждый из них, начиная с части 1:
Вы делитесь своим знаниями асинхронно…
Это обычно относится к написанным или записанным знаниям. Это включает четкую просьбу, которая может быть просто прочитать, запрос комментариев, голосования, идеи и т. д., вместе с установленным сроком, когда вы хотите, чтобы это было выполнено. Это может быть обновление статуса, решение, которое необходимо принять, или даже знания о продукте, поддерживающие предстоящий запуск.
…зная, что все остальные будут пытаться усвоить то, что вы делитесь.
Письмо/запись занимает время. Мы предполагаем, что наши коллеги взволнованы тем, что мы подготовили, и это мотивирует нас проводить время на этой работе. (Больше на эту тему во второй части нашего правила.)
Вы признаете аудиторию, с которой делитесь, и оптимизируете для них…
Мы стараемся избегать массовых коммуникаций, которые могут быть актуальны только для подмножества команды, поддерживая высокий уровень сигнала к шуму.
…потому что вам важно, чтобы они поняли.
Осведомленные команды с большей вероятностью будут вдохновлены, вовлечены и довольны своей работой. Мы все играем роль в этом!“
Итак, это первая "половина", и это обязательство уделять время, чтобы информировать других. Теперь давайте рассмотрим вторую часть:
Вы стремитесь усвоить знания, которые другие потратили время на подготовку, чтобы поделиться с вами.
Как упоминалось выше, просьба здесь заключается в том, чтобы признать, что "обе стороны обмена знаниями" должны существовать, чтобы это работало. Мы все знаем это чувство, когда кто-то создает живую встречу, и другой человек не появляется. Это должно ощущаться так же.
Если то, что передается, неясно или не актуально, вы понимаете ценность в передаче этой обратной связи, чтобы улучшить то, что передается в будущем.
Последняя часть цикла здесь... никому не удается писать идеально! Предоставление доброй и откровенной обратной связи о том, как писатель может улучшить то, что они передают, укрепляет будущее поток общения. Это также показывает писателю, что вам не безразлично то, что они написали.
У кого есть время на это? Мой день уже заполнен встречами!
Мы знаем, что вы думаете... но здесь начинается магия! Одним из самых ценных последствий обязательства команды следовать золотому правилу является скорость. Живые встречи требуют координации. Нам нужно посмотреть в календарь и найти время, которое подходит всем, кто должен участвовать в разговоре. Чем больше встреча, тем более отдаленный срок ее назначения, потому что вероятность свободных временных слотов уменьшается. Возможно, эта тема является важным решением, которое необходимо принять, но нам нужно назначить встречу через неделю, потому что именно тогда все смогут ее посетить.
В таком сценарии мы уже потеряли неделю, прежде чем даже состоялся наш первый разговор! Теперь добавьте разные часовые пояса и расписания работы, и внезапно эти общепринятые открытые временные окна сокращаются еще больше.
Теперь давайте перевернем это, чтобы увидеть, как это работает для команды, следуя Золотому правилу.
Представьте, что у кого-то есть тема, по которой он хочет связаться со своей командой. Они записывают тему, отправляют ее своим коллегам через Slack и просят их дать обратную связь в течение следующих 2 дней. Они начинают получать комментарии от своих коллег, на которые отвечают в свое время. Больше коллег комментируют, поступают новые ответы, и за несколько дней эта письменная тема получает массу отзывов, замечаний и идей, которые уже зафиксированы и задокументированы.
В синхронном подходе первая встреча даже еще не состоялась. Но в асинхронном подходе через несколько дней тема рассматривается, и команда движется дальше. Теперь представьте, что это происходит снова и снова в наших командах. Сотрудничество переходит от Живых встреч: Тихие убийцы прогресса к Золотому правилу: суперсила команды и преимущество в выполнении.
Способы соблюдения Золотого правила на работе
Золотое правило ново для нас, это то, что мы ввели в этом году. Вот несколько первых способов, которыми мы следуем Правилу в Guru.
Обеспечивая "целенаправленную коммуникацию"
Это руководство, которое мы даем всем сотрудникам. Это обеспечивает высокий уровень сигнала к шуму, который я упоминал ранее.
Мы используем методологию принятия решений
Мы поощряем использование документов для принятия решений, чтобы продвигаться по решениям так далеко, как только можно асинхронно, что или (1) позволяет вам полностью принять решение асинхронно, или (2) когда у вас есть живая встреча вы уже очень близки к цели, и, как правило, цель встречи - окончательно принять решение. Мы также используем концепцию DRI, чтобы обеспечить ясность того, как принимаются решения и кто их принимает.
Мы поощряем предварительное чтение по темам, которые команда хочет обсудить.
Предварительное чтение для встреч показалось нам хорошим следующим шагом. Они помогают всем быть на одной волне перед встречей и предотвращают лишнее время на презентацию слайдов вместо активного обсуждения вопросов. Следующий вопрос для нас состоит в том, где мы можем избежать живой встречи вовсе?
Мы устанавливаем лучшие практики Slack
Мы поощряем, чтобы большинство разговоров происходило в общественных каналах. Мы поощряем @упоминания в общественных каналах, чтобы направлять коллег к действиям и помогать управлять всей болтовнёй. Еще один пример помощи в преодолении шума. Мы также используем индикаторы срочности. Например, если мы предоставляем документ для прочтения и комментариев, мы используем обозначение 1, 3, 5 дней, чтобы дать читателям понять, когда они должны отреагировать.
Мы используем Guru для отправки объявлений
Объявления отправляются конкретным группам людей и содержат четкий призыв к действию прочитать что-то. Оповещения находятся в очереди и легко доступны через наше веб-приложение, наш расширение, Slack и Teams и т.д. Большинство наших объявлений распределяются таким образом. Это было самым эффективным примером обеспечения наиболее высоких средств коммуникации важной информации.
Мы проводим еженедельное обследование наших самых критических активных проектов
Каждую неделю наши DRI проектов предоставляют обновления по своим проектам в Asana по четвергам. Каждую пятницу руководство просматривает и предоставляет обратную связь также через Asana. Это позволяет проводить быстрые, открытые и асинхронные коммуникации по всем самым важным инициативам компании.
Мы устанавливаем блоки для чтения и письма в календаре
Один из способов, которым мы это делаем — это без внутренних встреч по средам. Важно создать пространство для этого времени чтения и письма. Большинство из нас привычно думают о том, чтобы назначить живую встречу как способ создать преднамеренное пространство для обсуждения темы. Это в календаре в определенное время, так что разговор, это "обмен знаниями лицом к лицу" вероятно состоится.
Но в мире Золотого правила все работает по-другому.
Больше нашего времени смещается от этих живых встреч к преднамеренному времени чтения и письма. Но это время все еще должно быть отражено в вашем календаре. Нам нужно выделить аналогичное время для чтения и письма. Это высокоэффективное время, поскольку один час времени чтения и письма часто экономит вам 10 часов времени живой встречи.
Надеюсь, это было полезным руководством, и вы сможете перенести некоторые из этих знаний в свою команду! Поскольку мы продолжаем здесь учиться, мы, безусловно, будем продолжать делиться. Как я уже упоминал, во многом рабочее место ожидает свои лучшие дни, поскольку компании осознают, что такие методы имеют комбинированные результаты как по повышению производительности компании, так и по повышению удовлетворенности сотрудников.
В Guru мы верим, что рабочее место навсегда изменится. Пандемия заставила всех нас участвовать в необязательном эксперименте, заставив немедленно выполнять 100% нашей работы удаленно.
Хотя это затронуло всех по-разному, одно стало совершенно ясным: перед командами стоят проблемы, когда 100% их взаимодействий сдвигаются от лицом к лицу к виртуальному. Способы нашего общения, виды встреч, инструменты, которые нам нужны для эффективной совместной работы, все оказались под большим светом, подчеркивающим вещи, которые хорошо работают, вещи, которые не работают вообще, и вещи, которые на самом деле могут работать лучше.
Когда офисы снова откроются, крайне маловероятно, что все просто вернется к "тому, как было". Многие команды будут работать в какой-то форме гибридного рабочего места, структурируя свои рабочие недели с сочетанием удаленной и офисной работы. На мой взгляд, это очень позитивное изменение, поскольку мы оптимизируем нашу работу в зависимости от того, что лучше всего выполняется личные, и что лучше всего сделано из дома или в неотрывном пространстве. Не говоря уже о пользе для нашей личной жизни, которую позволяет более гибкая рабочая динамика.
В центре многих изменений лежит идея о том, что коммуникация на рабочем месте будет смещена от синхронной к асинхронной. Большая часть способов, которыми команды общаются, будет спроектирована с предположением, что команды больше не будут вместе, лицом к лицу или даже в одном здании. Вместо того, чтобы подразумевать взаимодействия команд в живых встречах, мы будем записывать наши идеи, знания, обновления статуса, часто задаваемые вопросы, политики, решения и делиться ими с нашими командами для чтения, комментариев, действий и т.д.
Определяя "золотое правило"
В этой новой динамике каждый член команды сыграет критическую роль как в чтении, так и в написании. Существует несколько примеров команд, которые «выросли» как «удаленные», которые говорят о Письменной культуре и о том, насколько это важно для их работы.
В Guru одной из наших основных ценностей является Поиск и обмен знаниями.
Мы ценим открытость и прозрачность в Guru и считаем своим долгом обеспечить, чтобы эти поведения стали частью нашей работы как компании. Чтобы достичь этой цели, мы недавно выпустили наше Золотое правило внутренней коммуникации:
Мы ищем и обмениваемся знаниями. Для этого необходимо, чтобы был «контракт» между вами и всеми, с кем вы работаете в Guru. Это означает, что каждый из нас обязуется делать 2 вещи…
(1) Вы делитесь своими знаниями асинхронно, зная, что все остальные постараются усвоить то, что вы делитесь. Вы признаете аудиторию, с которой делитесь, и оптимизируете для них, потому что вам важно, чтобы они поняли.
(2) Вы стремитесь усвоить знания, которые другие потратили время на подготовку, чтобы поделиться с вами. Если то, что передается, неясно или не имеет отношения, вы осознаете ценность делиться этой обратной связью, чтобы улучшить то, что передается в будущем.
Мы верим, что оба компонента этого правила являются критическими. Давайте разберем каждый из них, начиная с части 1:
Вы делитесь своим знаниями асинхронно…
Это обычно относится к написанным или записанным знаниям. Это включает четкую просьбу, которая может быть просто прочитать, запрос комментариев, голосования, идеи и т. д., вместе с установленным сроком, когда вы хотите, чтобы это было выполнено. Это может быть обновление статуса, решение, которое необходимо принять, или даже знания о продукте, поддерживающие предстоящий запуск.
…зная, что все остальные будут пытаться усвоить то, что вы делитесь.
Письмо/запись занимает время. Мы предполагаем, что наши коллеги взволнованы тем, что мы подготовили, и это мотивирует нас проводить время на этой работе. (Больше на эту тему во второй части нашего правила.)
Вы признаете аудиторию, с которой делитесь, и оптимизируете для них…
Мы стараемся избегать массовых коммуникаций, которые могут быть актуальны только для подмножества команды, поддерживая высокий уровень сигнала к шуму.
…потому что вам важно, чтобы они поняли.
Осведомленные команды с большей вероятностью будут вдохновлены, вовлечены и довольны своей работой. Мы все играем роль в этом!“
Итак, это первая "половина", и это обязательство уделять время, чтобы информировать других. Теперь давайте рассмотрим вторую часть:
Вы стремитесь усвоить знания, которые другие потратили время на подготовку, чтобы поделиться с вами.
Как упоминалось выше, просьба здесь заключается в том, чтобы признать, что "обе стороны обмена знаниями" должны существовать, чтобы это работало. Мы все знаем это чувство, когда кто-то создает живую встречу, и другой человек не появляется. Это должно ощущаться так же.
Если то, что передается, неясно или не актуально, вы понимаете ценность в передаче этой обратной связи, чтобы улучшить то, что передается в будущем.
Последняя часть цикла здесь... никому не удается писать идеально! Предоставление доброй и откровенной обратной связи о том, как писатель может улучшить то, что они передают, укрепляет будущее поток общения. Это также показывает писателю, что вам не безразлично то, что они написали.
У кого есть время на это? Мой день уже заполнен встречами!
Мы знаем, что вы думаете... но здесь начинается магия! Одним из самых ценных последствий обязательства команды следовать золотому правилу является скорость. Живые встречи требуют координации. Нам нужно посмотреть в календарь и найти время, которое подходит всем, кто должен участвовать в разговоре. Чем больше встреча, тем более отдаленный срок ее назначения, потому что вероятность свободных временных слотов уменьшается. Возможно, эта тема является важным решением, которое необходимо принять, но нам нужно назначить встречу через неделю, потому что именно тогда все смогут ее посетить.
В таком сценарии мы уже потеряли неделю, прежде чем даже состоялся наш первый разговор! Теперь добавьте разные часовые пояса и расписания работы, и внезапно эти общепринятые открытые временные окна сокращаются еще больше.
Теперь давайте перевернем это, чтобы увидеть, как это работает для команды, следуя Золотому правилу.
Представьте, что у кого-то есть тема, по которой он хочет связаться со своей командой. Они записывают тему, отправляют ее своим коллегам через Slack и просят их дать обратную связь в течение следующих 2 дней. Они начинают получать комментарии от своих коллег, на которые отвечают в свое время. Больше коллег комментируют, поступают новые ответы, и за несколько дней эта письменная тема получает массу отзывов, замечаний и идей, которые уже зафиксированы и задокументированы.
В синхронном подходе первая встреча даже еще не состоялась. Но в асинхронном подходе через несколько дней тема рассматривается, и команда движется дальше. Теперь представьте, что это происходит снова и снова в наших командах. Сотрудничество переходит от Живых встреч: Тихие убийцы прогресса к Золотому правилу: суперсила команды и преимущество в выполнении.
Способы соблюдения Золотого правила на работе
Золотое правило ново для нас, это то, что мы ввели в этом году. Вот несколько первых способов, которыми мы следуем Правилу в Guru.
Обеспечивая "целенаправленную коммуникацию"
Это руководство, которое мы даем всем сотрудникам. Это обеспечивает высокий уровень сигнала к шуму, который я упоминал ранее.
Мы используем методологию принятия решений
Мы поощряем использование документов для принятия решений, чтобы продвигаться по решениям так далеко, как только можно асинхронно, что или (1) позволяет вам полностью принять решение асинхронно, или (2) когда у вас есть живая встреча вы уже очень близки к цели, и, как правило, цель встречи - окончательно принять решение. Мы также используем концепцию DRI, чтобы обеспечить ясность того, как принимаются решения и кто их принимает.
Мы поощряем предварительное чтение по темам, которые команда хочет обсудить.
Предварительное чтение для встреч показалось нам хорошим следующим шагом. Они помогают всем быть на одной волне перед встречей и предотвращают лишнее время на презентацию слайдов вместо активного обсуждения вопросов. Следующий вопрос для нас состоит в том, где мы можем избежать живой встречи вовсе?
Мы устанавливаем лучшие практики Slack
Мы поощряем, чтобы большинство разговоров происходило в общественных каналах. Мы поощряем @упоминания в общественных каналах, чтобы направлять коллег к действиям и помогать управлять всей болтовнёй. Еще один пример помощи в преодолении шума. Мы также используем индикаторы срочности. Например, если мы предоставляем документ для прочтения и комментариев, мы используем обозначение 1, 3, 5 дней, чтобы дать читателям понять, когда они должны отреагировать.
Мы используем Guru для отправки объявлений
Объявления отправляются конкретным группам людей и содержат четкий призыв к действию прочитать что-то. Оповещения находятся в очереди и легко доступны через наше веб-приложение, наш расширение, Slack и Teams и т.д. Большинство наших объявлений распределяются таким образом. Это было самым эффективным примером обеспечения наиболее высоких средств коммуникации важной информации.
Мы проводим еженедельное обследование наших самых критических активных проектов
Каждую неделю наши DRI проектов предоставляют обновления по своим проектам в Asana по четвергам. Каждую пятницу руководство просматривает и предоставляет обратную связь также через Asana. Это позволяет проводить быстрые, открытые и асинхронные коммуникации по всем самым важным инициативам компании.
Мы устанавливаем блоки для чтения и письма в календаре
Один из способов, которым мы это делаем — это без внутренних встреч по средам. Важно создать пространство для этого времени чтения и письма. Большинство из нас привычно думают о том, чтобы назначить живую встречу как способ создать преднамеренное пространство для обсуждения темы. Это в календаре в определенное время, так что разговор, это "обмен знаниями лицом к лицу" вероятно состоится.
Но в мире Золотого правила все работает по-другому.
Больше нашего времени смещается от этих живых встреч к преднамеренному времени чтения и письма. Но это время все еще должно быть отражено в вашем календаре. Нам нужно выделить аналогичное время для чтения и письма. Это высокоэффективное время, поскольку один час времени чтения и письма часто экономит вам 10 часов времени живой встречи.
Надеюсь, это было полезным руководством, и вы сможете перенести некоторые из этих знаний в свою команду! Поскольку мы продолжаем здесь учиться, мы, безусловно, будем продолжать делиться. Как я уже упоминал, во многом рабочее место ожидает свои лучшие дни, поскольку компании осознают, что такие методы имеют комбинированные результаты как по повышению производительности компании, так и по повышению удовлетворенности сотрудников.
Опробуйте мощь платформы Гуру на практике - пройдите интерактивный тур по нашему продукту
