Поскольку компании начали переходить от временной необходимости удаленной работы к образу жизни, было сказано много о проблеме продуктивности.

«Как мы можем быть уверены, что все так же продуктивны, как когда работали в офисе?» - спрашивают люди, почти вырывая себе волосы от тревоги? «Что могут сделать менеджеры, чтобы убедиться, что каждый остается на задании и выполняет свою работу?»

Оказывается, один легкий способ помочь людям работать - это (барабанная дробь, пожалуйста) действительно дать им больше времени на работу!

«Безвстречные среды», «безвстречные пятницы», «безвстречные дни». Не имеет значения, как вы это называете. Много офисов присоединяются к тренду объявления определенных дней или периодов времени как «безвстречным», и мы одни из них!

Безвстречные дни: что это такое и как они работают

Концепция с названием «безвстречные дни» довольно проста. Безвстречные дни - это рабочие дни, когда людям можно надеяться на отсутствие встреч. Но... почему бы компании это делать?

Верите или нет, многие рабочие места внедряют безвстречные дни как способ увеличения продуктивности двумя способами:

• Дайте сотрудникам время сосредоточиться на важных задачах «глубокой работы», не беспокоясь о том, что их прервут
• Заставьте регулярные встречи работать немного усерднее

Некоторые рабочие задачи требуют немного больше времени для фокуса и мысли, чем другие. Найти достаточно времени для «глубокой работы» в обычный рабочий день может быть невероятно сложно. Безвстречные дни быстро становятся способом дать людям больше времени сосредоточиться на своей работе.

Подумайте, сколько вы могли бы сделать, если бы у вас был один день, когда вас не будут беспокоить. Вы могли бы сосредоточиться на стратегической работе, развивать новые идеи или просто догнать дела, так как вам не придется беспокоиться о том, что вас втянут во что-то другое.

Некоторые компании поднимают безвстречные дни на совершенно другой уровень. Они позволят сотрудникам отключать свои телефоны и отключать уведомления, чтобы они могли сосредоточиться полностью. В конце концов, сообщение о планах обеда завтра может подождать, если вы тратите время на идеи и решение сложных задач.

Что касается комментария «заставить встречи работать усерднее»... можете ли вы честно сказать, что каждая встреча в вашем календаре является хорошим использованием вашего времени? Есть причина, по которой исследования показывают, что 40% людей считают, что их встречи непродуктивны.

Бесполезные встречи вновь стали очередной жертвой

Мы могли бы много сказать о культуре, окружающей бесконечные встречи. Есть много менеджеров и коллег, которые считают, что встречи автоматически продуктивны просто потому, что они являются встречами. Вместо того чтобы добиваться чего-то значимого, вы просто потратите еще 30-45 минут на проблему, которую можно было бы решить с помощью личного сообщения.

Люди, как правило, прилагают немного больше усилий для планирования эффективных встреч, когда знают, что у них не так много времени на это. Когда вы внедряете безвстречные дни, вы по сути оказываетесь вынужденными обеспечивать, чтобы ваши регулярные встречи были более эффективными и целеориентированными.

Как мы проводим безвстречные дни: без (внутренних) встреч в среду

Есть причина, по которой мы сильно выступаем за безвстречные дни: у нас есть и свои.  Мы внимательно посмотрели на то, как мы управляем внутренними коммуникациями в Guru и хотели найти способы помочь всем работать более эффективно. Мы внедрили свою версию безвстречных сред, когда мы призываем сотрудников не назначать внутренние встречи. Проводить встречи с клиентами разрешено, но менеджеры также были призваны находить альтернативные даты, когда это возможно.

Пока что мы можем сказать, что нам нравятся результаты. Наш последний опрос сотрудников показывает, что 75% респондентов считают, что безвстречная среда была эффективной в увеличении времени на сосредоточение и снижении количества встреч. Учитывая, что основная часть этого поста была написана в безвстречную среду, похоже, что все работает по плану!

Как внедрить безвстречный день у себя

Вам нравится идея иметь день без встреч, но вы не уверены, как добиться согласия со стороны властей. Не переживайте, мы вас поддержим.

Чтобы безвстречные дни работали, вам понадобятся две вещи. Одной из них является твердое понимание того, насколько хорошо ваши текущие встречи работают для команды. Мы настоятельно рекомендуем провести аудит встреч, чтобы помочь сократить время, потраченное на непродуктивные встречи. Если вам нужна небольшая помощь в определении того, насколько хорошо все обстоит, мы рекомендуем использовать наш принцип четырех П.

Вам также нужно, чтобы все согласились, когда будет время на сосредоточение. К счастью для вас, мы знаем, как это сделать. Каждая компания может иметь разные политики и потребности, но есть несколько основных принципов безвстречных дней, которые делают их успешными. Если вы хотите воплотить свою мечту о днях без встреч в реальность, вот что вам нужно сделать.

Обоснуйте

Мы не будем это приукрашивать. Некоторые сотрудники и коллеги могут оказать сопротивление дню без встреч. В некоторых офисах встречи практически синонимичны работе, так что люди могут быть несколько ошеломлены, когда вы объявите, что дни без встреч станут нормой.

Имеет смысл четко объяснить, почему вы хотите, чтобы люди участвовали в безвстречных днях. Не стесняйтесь упоминать некоторые из наших пунктов обсуждения, упомянутых выше, и подчеркивать, как это может дать людям немного больше контроля над их расписанием.

Общение

Чтобы безвстречные дни работали, вы и ваши коллеги должны общаться как можно больше. Безвстречные дни будут действительны только в том случае, если люди смогут завершить важные дела. Обязательно подчеркните важность общения, независимо от того, день ли это без встреч или нет.

Вот почему мы являемся большими сторонниками асинхронного общения на работе. Это сохраняет открытые линии связи и позволяет людям работать, когда они это делают. Внедрение чего-то столь простого, как регулярная рассылка новостей, которая суммирует важный контент для обмена и чтения вместо того, чтобы занимать время встречи, может экономить много времени.

Установите свои основные правила

Дни без встреч также могут быть днями «без электронной почты» и «без Slack»? Разрешены ли стоячие встречи с клиентами в дни без встреч, или вам нужно перенести их? Что произойдет, если у вас возникнет проблема, требующая, чтобы несколько людей вышли на звонок?

Не оставляйте людей в неведении

Каждая компания будет управлять безвстречными днями так, как она считает нужным. Установка основных правил для ожиданий по определенным вопросам может сделать ваши безвстречные дни более эффективными и менее запутанными. Убедитесь, что все на одной волне относительно того, что может быть сделано в эти дни и что нужно отложить.

Осознанность - ключ к тому, чтобы безвстречные дни работали. Кандидаты на работу могут встретиться с командой только в ваш день без встреч. Лучшее время для вас и коллеги для встречи и мозгового штурма идей могло пригодиться только в вашу безвстречную пятницу. Всегда будут исключения из правила. Просто убедитесь, что вы делаете свою часть работы, следуйте установленным протоколам, используй ваше время без встреч разумно, и уважайте тот факт, что для всех в вашей команде тоже это день без встреч.

Помните, чтобы это работало, каждый должен следовать правилам, и это касается людей в руководстве. Убедитесь, что у людей в управлении четкое понимание правил дня без встреч и обсудите любые их возможные беспокойства заранее.

Измените способ, которым вы проводите встречи

Объявление дня без встреч не сделает рабочие потребности исчезающими. Чаще всего люди просто пожимают плечами и переносят свои встречи на другой день. Этот ход может иметь смысл, но он может больше вредить продуктивности.

Помните, добавление еще одной встречи в полный день не является целью безвстречных дней.

Мы упоминали, что одним из лучших побочных эффектов дней без встреч является то, что они по сути заставляют людей планировать более эффективные встречи. У нас есть несколько основных советов для тех, кто хочет улучшить и сократить количество своих встреч:

• Убедитесь, что у каждой встречи есть определенная повестка и она заканчивается конкретными результатами.
• Назначьте роли для встреч с большими группами людей, чтобы помочь удержать всех на правильном пути и продуктивными.
• Не бойтесь отменять встречи, если считаете, что они не лучшее использование времени.
• Отправляйте последующие электронные письма, которые резюмируют то, что происходило на встречах, и напоминают людям о следующих шагах, которые им нужно предпринять.

Хотите глубже погрузиться в некоторые из этих концепций? Посмотрите нашу карточку с нашими лучшими практиками по сокращению встреч.

Увеличьте продуктивность, сократите количество встреч

Мы далеки от единственной компании, которая внедряет безвстречные дни, и не будем последней. Поскольку всё больше компаний переходят на гибкие графики, а рабочая сила становится более распределенной, продуктивность и гибкость имеют значение больше, чем когда-либо. Вы будете удивлены, насколько более продуктивными могут быть люди на работе, когда у них есть время сосредоточиться на... своей работе.

Поскольку все больше офисов переходят на гибридные модели, важно быть открытыми для попыток новых вещей, чтобы улучшить опыт работы. Сегодня самой большой тенденцией являются дни без встреч, а завтра это может быть что-то совершенно иное. Держать открытый ум может помочь вашей рабочей среде развиваться и оставаться конкурентоспособной в постоянно меняющемся ландшафте.

Встречи всегда будут иметь место на работе, мы просто хотим, чтобы место, которое они занимают, имело смысл для всех. Присоединяйтесь к движению, чтобы вернуть рабочий день и посвятить немного больше времени тому, что действительно имеет значение. Мы бы сами сообщили вашему боссу, но оказалось, что они сейчас участвуют в 2-часовой встрече, где люди уже потратили первые 45 минут на размышления о том, какой должен быть результат встречи.