Change the Way You Communicate Time Off to Truly Disconnect
Sluta kolla in med jobbet på semestern! Kolla in vår guide för att ställa in dig själv för att koppla bort medan du är ute från kontoret med mindre stress vid återkomsten.
Samlas och hör berättelsen om den tid då autosvar för frånvaro uppfanns. I grund och botten upptäckte några personer på Microsoft att de inte kunde sluta svara på e-post medan de var på semester, och därmed föddes OOO. Men den fula sanningen är att några av oss (okej, många av oss) inte bara svarar på e-post när vi är på semester, utan vi håller också aktivt koll på Slack och andra kommunikationskanaler.
En del av detta kommer från toppen (sann historia: jag arbetade en gång på ett företag som krävde att vi skulle sätta upp OOO när vi loggade ut för dagen), men mycket av detta tryck är självförvållat. Vi vill inte vara utanför loopen, och vi litar helt enkelt inte på att saker kommer att göras – eller göras bra – när vi är borta, så vi gör beredskapsplaner som hindrar oss från att koppla bort. Och när vi belönas för detta beteende (“Tack för att du arbetade med detta kritiska problem. Jag vet att du var tvungen att ta bort tid från din ledighet för att göra det” eller “Du kom tillbaka från semestern och hoppade direkt in! Fantastiskt!”) Vi internaliserar att att aldrig sluta aldrig stanna är en bra sak.
Vi håller alla på att förbereda oss för vad vi hoppas kommer att bli en rätt episk sommar, och vi tycker det är dags för folk att ändra sin inställning till PTO. Semestertid tenderar att ha de striktaste reglerna kring sig, och vi vet att få folk att ändra sin uppfattning kan vara en utmaning. Det är därför vi kommer att hjälpa dig att ge dig ett nytt sätt att tänka på hur du hanterar din tid för frånvaro med några sätt att uppmuntra oanvändning.
Sätt förväntningar på vad tid bort verkligen betyder
Först kräver en kultur av frånkoppling under semestern åtminstone ett uttryckligt avtal mellan ett företag och dess anställda att inga incheckningar eller kommunikation förväntas. Meddelandet går bortom "inga arbetsuppgifter förväntas." Gör det tydligt att ingen förväntas kunna sätta igång direkt inom 10 minuter efter att ha loggat in efter en fler-dagars semester (eller till och med en fler-timmars). Gör det tydligt att ledighet är tid helt och hållet bort från arbete. Även om denna förväntning måste komma från ledarskapet kan den sedan förstärkas på teamnivå. Om någon på semester börjar svara på e-post eller Slack, påminn dem försiktigt om att de är borta, att de inte behöver oroa sig, att du har koll och att de ska logga ut.
Proffstips: Om du är något liknande mig kommer du helt enkelt att låtsas vara offline när du verkligen inte är det. När jag är på semester tar jag faktiskt bort Slack, jobbet e-post, etc. från min telefon. Mina händer känns verkligen otåliga när dessa kanaler inte är tillgängliga för mig, men det är en hjälpsam påminnelse för mig att jag ska vandra uppför den här klippan i Zion, inte kolla på en diskussion om våra sökrankningar.
Uppdatera sättet du använder autosvar
Problemet med de flesta autosvar för frånvaro är att de används för att betona våra skyldigheter till dem som kontaktar oss.
"Jag är borta från kontoret med begränsad internetåtkomst så mina svar kan bli fördröjda. Om du behöver ett brådskande svar, vänligen kontakta min kollega Cool Kid på coolkid@coolcompanydotcom. Annars, förvänta dig ett svar så snart jag är tillbaka."
— En version av en OOO jag använde i flera år
Helig SLA, Batman! Inte konstigt att det kändes som en börda att koppla bort under semestern. OOO-svar som ser ut så här sätter nästan omöjliga förväntningar. Internt vet alla som borde veta att du är på semester förmodligen redan det, och externt kräver de flesta e-postmeddelanden du får inte ett svar, i tid eller annars. (Undantaget: Om du har externa klienter, skicka dem en snabb uppdatering om att du kommer att vara borta och vad fallback-planen är – och det bör inte involvera att du kollar in.)
Istället, formatera en from av avvaro som ser lite mer rimlig ut och minskar din börda:
"Jag är på semester och kommer att börja svara på alla utestående punkter när jag kommer tillbaka."
Detta betonar inte bara att du inte svarar nu, utan det tvingar dig inte heller att omedelbart dyka ner i svarandet så snart du kommer tillbaka. Det finns ingen överflödig information och det öppnar inte för dina kollegor till oönskad prospektering.
Proffstips: Använd din OOO-realty för att visa något arbete som du verkligen är stolt över (“Medan du väntar, varför inte kolla in vår senaste produktlansering?”), eller visa lite personlighet (“Jag är för tillfället på bilresa på den historiska Route 66. Läs mer om det här.”)
Gör det enkelt för alla att se vad som behöver hända i din frånvaro
Under min senaste och mycket försenade vecka långa semester skapade jag ett Guru Card (baserat på den här mallen) som inte bara angav när jag var borta och vad planen var för min frånvaro utan också under vilka omständigheter det var okej att kontakta mig. Låt oss ta en titt på den:
Titeln gör den enkelt sökbar för alla på företaget som kan undra vad som händer, och den informationen upprepas högst upp på kortet för att betona när jag skulle vara otillgänglig.
Här gör jag det tydligt att jag a) inte förväntar mig att jobba eftersom jag inte tar med min dator och b) under vilka begränsade (och helt ärligt, fantasifulla) situationer det är acceptabelt att kontakta mig. Jag hänvisar också folk till dem som kan ge dem svar. Allt annat får vänta.
Detta är där min inre kontrollfreak kommer fram – och ja, jag är lite skamsen (alla dessa människor visste redan vad de hade att göra), men det ger mig sinnesro att det är dokumenterat, vilket betyder att jag inte behöver oroa mig för det medan jag spelar (läs: förlorar i) blackjack.
Jag syftade till att destillera de största prioriteringarna för mitt team förutom vårt vanliga dagliga arbete. Detta är i huvudsak vad jag har gett grönt ljus för att gå vidare med utan att konsultera mig.
Till slut upprepar jag vad jag anser vara mina skyldigheter för att se till att alla vet att jag verkligen, verkligen, för säkerhets skull inte kommer att jobba. Det fanns ingen möjlighet för dig som anställd hos Guru att tänka på att kontakta mig utan att du skulle missa att jag var borta.
För att göra det helt och hållet, verkligen tydligt skapade jag en Bitly-länk för detta kort, och gjorde det till min Slack-status, som visas ovan. Men jag tog ett steg längre! Jag ändrade mitt visningsnamn till “Leah är OOO 4/26-4/30” och gjorde min status till detta meddelande:
Frågan du ställer dig nu är… fungerade det? Kopplade jag helt?
Nästan. När jag insåg att jag hade försummat att ta bort Slack från min iPad kollade jag på det en gång mitt i veckan. Det visade sig att allt var okej och ingen behövde mig (chock!), så jag stängde min iPad och riktade min uppmärksamhet tillbaka till att lista ut varför alla verkar gilla att vandra så mycket.
Ändra sättet vi tänker på tid bort
Som samhälle måste vi omvärdera vår relation till arbete, men under tiden kan vi börja med att göra förändringar på våra företag och inom oss själva. Detta är en specifik förändringshanteringsövning som du kan börja i ditt företag genom att få en baseline för hur bra alla kan koppla bort från arbete, och arbeta igenom stegen ovan för att se till att koppling och uppladdning är normen, inte undantaget.
Samlas och hör berättelsen om den tid då autosvar för frånvaro uppfanns. I grund och botten upptäckte några personer på Microsoft att de inte kunde sluta svara på e-post medan de var på semester, och därmed föddes OOO. Men den fula sanningen är att några av oss (okej, många av oss) inte bara svarar på e-post när vi är på semester, utan vi håller också aktivt koll på Slack och andra kommunikationskanaler.
En del av detta kommer från toppen (sann historia: jag arbetade en gång på ett företag som krävde att vi skulle sätta upp OOO när vi loggade ut för dagen), men mycket av detta tryck är självförvållat. Vi vill inte vara utanför loopen, och vi litar helt enkelt inte på att saker kommer att göras – eller göras bra – när vi är borta, så vi gör beredskapsplaner som hindrar oss från att koppla bort. Och när vi belönas för detta beteende (“Tack för att du arbetade med detta kritiska problem. Jag vet att du var tvungen att ta bort tid från din ledighet för att göra det” eller “Du kom tillbaka från semestern och hoppade direkt in! Fantastiskt!”) Vi internaliserar att att aldrig sluta aldrig stanna är en bra sak.
Vi håller alla på att förbereda oss för vad vi hoppas kommer att bli en rätt episk sommar, och vi tycker det är dags för folk att ändra sin inställning till PTO. Semestertid tenderar att ha de striktaste reglerna kring sig, och vi vet att få folk att ändra sin uppfattning kan vara en utmaning. Det är därför vi kommer att hjälpa dig att ge dig ett nytt sätt att tänka på hur du hanterar din tid för frånvaro med några sätt att uppmuntra oanvändning.
Sätt förväntningar på vad tid bort verkligen betyder
Först kräver en kultur av frånkoppling under semestern åtminstone ett uttryckligt avtal mellan ett företag och dess anställda att inga incheckningar eller kommunikation förväntas. Meddelandet går bortom "inga arbetsuppgifter förväntas." Gör det tydligt att ingen förväntas kunna sätta igång direkt inom 10 minuter efter att ha loggat in efter en fler-dagars semester (eller till och med en fler-timmars). Gör det tydligt att ledighet är tid helt och hållet bort från arbete. Även om denna förväntning måste komma från ledarskapet kan den sedan förstärkas på teamnivå. Om någon på semester börjar svara på e-post eller Slack, påminn dem försiktigt om att de är borta, att de inte behöver oroa sig, att du har koll och att de ska logga ut.
Proffstips: Om du är något liknande mig kommer du helt enkelt att låtsas vara offline när du verkligen inte är det. När jag är på semester tar jag faktiskt bort Slack, jobbet e-post, etc. från min telefon. Mina händer känns verkligen otåliga när dessa kanaler inte är tillgängliga för mig, men det är en hjälpsam påminnelse för mig att jag ska vandra uppför den här klippan i Zion, inte kolla på en diskussion om våra sökrankningar.
Uppdatera sättet du använder autosvar
Problemet med de flesta autosvar för frånvaro är att de används för att betona våra skyldigheter till dem som kontaktar oss.
"Jag är borta från kontoret med begränsad internetåtkomst så mina svar kan bli fördröjda. Om du behöver ett brådskande svar, vänligen kontakta min kollega Cool Kid på coolkid@coolcompanydotcom. Annars, förvänta dig ett svar så snart jag är tillbaka."
— En version av en OOO jag använde i flera år
Helig SLA, Batman! Inte konstigt att det kändes som en börda att koppla bort under semestern. OOO-svar som ser ut så här sätter nästan omöjliga förväntningar. Internt vet alla som borde veta att du är på semester förmodligen redan det, och externt kräver de flesta e-postmeddelanden du får inte ett svar, i tid eller annars. (Undantaget: Om du har externa klienter, skicka dem en snabb uppdatering om att du kommer att vara borta och vad fallback-planen är – och det bör inte involvera att du kollar in.)
Istället, formatera en from av avvaro som ser lite mer rimlig ut och minskar din börda:
"Jag är på semester och kommer att börja svara på alla utestående punkter när jag kommer tillbaka."
Detta betonar inte bara att du inte svarar nu, utan det tvingar dig inte heller att omedelbart dyka ner i svarandet så snart du kommer tillbaka. Det finns ingen överflödig information och det öppnar inte för dina kollegor till oönskad prospektering.
Proffstips: Använd din OOO-realty för att visa något arbete som du verkligen är stolt över (“Medan du väntar, varför inte kolla in vår senaste produktlansering?”), eller visa lite personlighet (“Jag är för tillfället på bilresa på den historiska Route 66. Läs mer om det här.”)
Gör det enkelt för alla att se vad som behöver hända i din frånvaro
Under min senaste och mycket försenade vecka långa semester skapade jag ett Guru Card (baserat på den här mallen) som inte bara angav när jag var borta och vad planen var för min frånvaro utan också under vilka omständigheter det var okej att kontakta mig. Låt oss ta en titt på den:
Titeln gör den enkelt sökbar för alla på företaget som kan undra vad som händer, och den informationen upprepas högst upp på kortet för att betona när jag skulle vara otillgänglig.
Här gör jag det tydligt att jag a) inte förväntar mig att jobba eftersom jag inte tar med min dator och b) under vilka begränsade (och helt ärligt, fantasifulla) situationer det är acceptabelt att kontakta mig. Jag hänvisar också folk till dem som kan ge dem svar. Allt annat får vänta.
Detta är där min inre kontrollfreak kommer fram – och ja, jag är lite skamsen (alla dessa människor visste redan vad de hade att göra), men det ger mig sinnesro att det är dokumenterat, vilket betyder att jag inte behöver oroa mig för det medan jag spelar (läs: förlorar i) blackjack.
Jag syftade till att destillera de största prioriteringarna för mitt team förutom vårt vanliga dagliga arbete. Detta är i huvudsak vad jag har gett grönt ljus för att gå vidare med utan att konsultera mig.
Till slut upprepar jag vad jag anser vara mina skyldigheter för att se till att alla vet att jag verkligen, verkligen, för säkerhets skull inte kommer att jobba. Det fanns ingen möjlighet för dig som anställd hos Guru att tänka på att kontakta mig utan att du skulle missa att jag var borta.
För att göra det helt och hållet, verkligen tydligt skapade jag en Bitly-länk för detta kort, och gjorde det till min Slack-status, som visas ovan. Men jag tog ett steg längre! Jag ändrade mitt visningsnamn till “Leah är OOO 4/26-4/30” och gjorde min status till detta meddelande:
Frågan du ställer dig nu är… fungerade det? Kopplade jag helt?
Nästan. När jag insåg att jag hade försummat att ta bort Slack från min iPad kollade jag på det en gång mitt i veckan. Det visade sig att allt var okej och ingen behövde mig (chock!), så jag stängde min iPad och riktade min uppmärksamhet tillbaka till att lista ut varför alla verkar gilla att vandra så mycket.
Ändra sättet vi tänker på tid bort
Som samhälle måste vi omvärdera vår relation till arbete, men under tiden kan vi börja med att göra förändringar på våra företag och inom oss själva. Detta är en specifik förändringshanteringsövning som du kan börja i ditt företag genom att få en baseline för hur bra alla kan koppla bort från arbete, och arbeta igenom stegen ovan för att se till att koppling och uppladdning är normen, inte undantaget.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
