Jag har aldrig velat vara eventplanerare, och ändå har jag på något sätt planerat företagsevenemang sedan digitalmarknadsföringsstarten där jag arbetade tillsammans med Facebook på det då så trendiga Ace Hotel (Facebook hade just öppnat sin annonserings-API och internet och vår koncentrationsförmåga skulle aldrig bli detsamma). Jag har alltid sett evenemang mer som taktiskt arbete än som strategi och närmat mig dem som något som är närmare att få Thanksgiving-middagen på bordet, piping het, med hänsyn till alla kostrestriktioner.

Att arbeta på distans 2021 har förändrat min berättelse (det enda jag kan kontrollera) kring planering av företagsevenemang. Interna virtuella evenemang bör vara en strategisk företagsprioritet och bör positioneras som sådana som standard. Dessa evenemang saknar meningsfulla möjligheter för camaraderie sent på kvällen, men de monopoliserar de dyra och begränsade resurserna av vår tid och uppmärksamhet. Utan avsiktlighet kring hur värdefull skärmtid används kan dock virtuella evenemang vara utmattande och nedslående.

På Guru försöker jag hjälpa vårt team att bli bättre på sina jobb genom att utveckla och testa processer för digitalt välbefinnande och förbättra intern kommunikation. Enligt Slack Funds Future of Work, "83% [grundare] tror att deras största utmaning när de bytte till distansarbete var att säkerställa att deras anställda kände sig engagerade och kopplade till sitt arbete."

Allt handlar om intern kommunikation

Om den största utmaningen är att främja engagemang och koppling så sitter lösningen i förhållandet och processen kring kommunikation snarare än en specifik programvara/verktyg. Från insidan av kalenderevenemang till den 2-gallons stora kastrullen med popcorn som nu står tom nerifrån, hur vi når ut till och kopplar samman med varandra är viktigt. Offentlig erkännande och ton kan göra någons dag. Oklara förväntningar om varför du är i ett möte och hur du kommer att tillföra värde till diskussionen kan bryta den.

Hur kan Company Kick-Off (CKO) ha en positiv effekt på intäkterna och moralen (glädja anställda) när de är utmattade och sannolikt har vitamin D-brist? Hur kan vi motivera ett team vars uppmärksamhet är delad?

Hur vi planerade vårt virtuella evenemang

Så efter ett års videomöten, och alla utmaningar som följer med dem, hur satte vi upp detta storskaliga evenemang för framgång?

1. Vi gav synlighet och ansvar för vår FY22-företagsplan

Dagarna före starten av den virtuella starten skickade vår VD en tillkännagivande till alla anställda. Tillsammans med de viktiga evenemangsdetaljerna och förväntningarna innehöll denna samlade kommunikation Gurus företagsplan och våra mål och nyckelresultat (OKR:er) för kvartalet.

Mall: Din företagskickoff - Vet innan du går

På Guru skickar vi tillkännagivanden till anställda när det krävs åtgärd av dem. I det här fallet ville vi att medarbetarna skulle komma till vår Town Hall (den inledande kickoffen) efter att redan ha läst och tagit del av våra företagsmål och riktning. Detta är allt bra och väl, men hur säkerställde vi att medarbetarna inte skyndade över denna viktiga kontext på grund av distraktion?

2. Vi blockerade tid för Långvarig Tyst Läsning (eller SSR för dem som läste Ramona Quimby på '90-talet)

Vi ställde in specifika kalendertidblock för hela företaget med detaljerade instruktioner om hur anställda kan använda sin ensamhetstid, inklusive att komma ikapp med förinspelade sessioner eller göra specifikt förarbete relaterat till företagsinvesteringar.

"Förhandsläsning i förväg var hjälpsamt liksom att rensa möten för fokus tid." — Medarbetarfeedback

Till exempel har vi en företagsvid implicit fördomsträning i mars som kräver omfattande förarbete. Genom att lägga till blockerad tid till kalendrar nu och ge våra anställda tid nu att göra detta förarbete (mot att göra det i sista minuten eller inte göra det alls), har vi gett alla verktyg de behöver för att få ut det mesta av ett framtida evenemang.

3. Vi föreslog att asynkron kunskapsdelning ska vara den standard kommunikationsmetoden

Genom att använda en blandning av Guru och Loom (videoinspelningar som ger kontext för dokumenterat material) ersatte vi behovet av att läsa presentationer vid live-sessioner, vilket gjorde sessionerna mer effektiva. Att använda Guru för att dokumentera företagsomfattande information (som vår Q4 intäktsuppfyllelse och trender) ger anställda autonomi och befogenhet att bearbeta information i den tid och det utrymme som fungerar för dem.

"Jag gillade verkligen att se över hela organisationen och anpassa mig efter vad företaget gör och vart det är på väg. Jag gillade serien av kort där Rick definierade dessa saker, det asynkrona i det arbetet och så mötet för att kunna anpassa oss kring initiativen och tillämpa dem interpersonellt." — Medarbetarfeedback

4. Vi spred vårt typiska 3-dagars fysiska evenemang över en 10-dagars distansperiod

Normalt sett är våra företagskickoffar 3-dagars möten som involverar heldagar av sessioner (och hela nätter av konserter, middagar, trivia och fester). Med detta inte längre ett alternativ, fördelade vi medvetet företagsevenemang över 2 veckor. Utan hotell att budgetera eller bowling att planera, istället för att tvinga folk att spendera 8 raka timmar på Zoom, bestämde vi oss för att integrera det större evenemanget i en mer normal typ av arbetsvecka.

Denna takten hade också fördelen av att låta oss ställa förväntningar om när vi skulle ställa in oss för att engagera oss utan att trötta ut folk. Självklart är en oro att sprida innehåll och meddelanden över 2 veckor kommer att minska dess potensen och brådska (efter allt, kanske det ÄR bara en normal arbetsvecka). Men även om det är möjligt, är jag ett fan av "slow burn"-metodiken för strategisk förändringshantering.

5. Vi såg till att det fanns nöjen och överraskningar för anställda (och stödde USPS i processen)

För att göra detta till en cool virtuell kickoff, inte en vanlig virtuell kickoff, samarbetade vi med vårt fantastiska varum 팀 för att strö överraskningar och kunskapsfröer under evenemanget. Vi vävde in mat, utmärkelser, belöningar, tävlingar och innehållsengagemang under varje dag av kickoffen via Slack och Guru.

Förmodligen den viktigaste - och roligaste - delen av denna CKO var ett All-Company-pussel lett av Secret Character (komplett med Slack-profil och Guru-livshistoria-kort) döpt Knowledge Master som hjälpte oss att arbeta tillsammans för att hitta det ultimata företagspriset för att slutföra evenemanget: förutom en swagpack (frisbee, beanie, din vanliga snygga utomhuskörning) gav vi vårt team en 4-dagars helg.

Vad vi lärde oss om att sätta ihop ett virtuellt evenemang

"Även om vi inte var fysiskt närvarande kändes allt detta verkligen speciellt och jag kände mig kopplad till Gurus uppdrag och team." — Medarbetarfeedback

Nu när vi just avslutat vår 10-dagars kickoff, här är vad vi har upptäckt: att sätta förväntningar - och sedan överträffa dem - är nyckeln till att få ett helt distansbaserat evenemang att fungera. I en distansmiljö är distraktioner ett givet. För att avbryta det status quo, att veta hur du förväntas spendera tid hjälper oss att hålla fokus - men att överraskas vid punkter där uppmärksamheten kan börja flagga hjälper oss att återställa och återengagera.