Du vet att det är viktigt att dela kunskap på jobbet, du trodde bara inte att så mycket av din tid skulle fokusera på det. Du var med på tre projektkick-offmöten ensam den här veckan, och du vet att du kommer att spendera en del av eftermiddagen med att svara på Slacks och e-post. Du är trött, teamet är trött, och du tänker att till och med personer i högsta ledningen börjar känna sig utbrända.

Det är antagligen därför du känner en enorm skuld över att behöva skicka ut ännu en e-postuppdatering som kommer att ta mer av människors tid och uppmärksamhet. Vi vet att informationsöverbelastning är ett stort problem på jobbet. Det är därför vi hatar att oavsiktligt bidra till det genom att bara göra våra jobb.

Saker kommer inte att lugna ner sig på jobbet när som helst snart, men vi kan hjälpa dig om du vill minska den kognitiva belastningen på jobbet. Om du letar efter sätt att dela kunskap effektivt och minska belastningen, har vi några tips för att hjälpa dig komma igång.

Det är okej att vara selektiv

Vi stöter på mycket information under dagen. Efter ett tag är det bara naturligt att börja stänga av vissa saker och ge din uppmärksamhet till vad du tror behöver det. Ibland, när du ger folk "hela berättelsen" ger du dem mer information än vad de verkligen behöver för att få det resultat som du vill. För mycket information kan vara förvirrande eller få människor att arbeta långsammare och hårdare än de behöver.

Innan du delar kunskap, ta dig tid att tänka på de viktigaste punkterna du vill att folk ska ha. Fokusera på att ge dem den information de behöver för att slutföra den aktuella uppgiften och se till att folk förstår vad som förväntas av dem.

Det är också okej att ge folk möjligheten att ta emot extra information på egen hand. Det finns inget fel med att ge folk de uppgifter de behöver för att hantera en uppgift, och då också ge dem en länk till en hel studie om de vill läsa den när de har tid.

Schemalägg tid för att dela

Ibland är inte problemet mängden kunskap du får, det är takten på när du får den. Att få din veckovisa projektuppdaterings-e-post kan vara en viktig del av din dag, men det kan också vara mycket distraherande när du redan är djupt fokuserad på andra uppgifter.

Att lägga till lite förutsägbarhet i när du delar din kunskap kan göra mycket gott för ditt team. Det hjälper dem att planera sina dagar bättre eftersom de vet när de kan förvänta sig uppdateringar eller viktig information som kan hjälpa dem med sitt jobb.

Du behöver inte schemalägga varje e-post ner till minuten (om du verkligen vill). Att helt enkelt låta folk veta att de kan förvänta sig uppdateringar på tisdagseftermiddagar eller att du är öppen för att granska arbete den tredje fredagen varje månad ger alla lite mer förutsägbarhet.

Identifiera vad som är viktigt

Låt oss tänka på två hypotetiska situationer på jobbet:

1. Du hade ett bra samtal med en kund och de hade viss feedback de ville dela om sin senaste upplevelse med ditt företag.
2. Det visar sig att den senaste produktuppdateringen slutade ta bort några nyckelfunktioner som blivit otillgängliga. Ingenjörsteamet är i en "alla händer"-situation och försöker lösa problemet, och CX-teamet behöver informeras om vad de ska säga till kunderna.

Uppenbarligen är det andra scenariot mer viktigt och brådskande än det första. Hur låter du dina kollegor få veta om brådskan? När allt på jobbet börjar kännas som en nödsituation blir det plötsligt mycket svårare att avgöra var din uppmärksamhet bör fokuseras. Istället för att få varje e-post eller Slack att verka som om de kräver någons omedelbara uppmärksamhet, tänk på sätt att hjälpa dina anställda veta vad som är viktigt. Gurus meddelandefunktion är ett mycket effektivt sätt att visa brådskande meddelanden. Att se "Jag har läst det"-knappen högst upp på korten låter anställda veta att de tittar på något viktigt, och det hjälper också de som skickar meddelandet att spåra engagemang och se till att rätt personer läser det.

Håll det enkelt

Sättet vi presenterar den information vi delar betyder något. Övergripande, vilken kunskap du än delar med ditt team bör vara tillräckligt lätt att förstå och presenteras på ett sätt som gör det lätt att få tillgång till. Var strategisk angående sättet du presenterar information och kom ihåg att hålla förståelse och lättighet i åtanke i ditt arbete.

Enkelt, eller?

Om du är van vid att skriva i stora textblock, överväg att bryta ner ditt meddelande i mindre punkter som gör din information mer överskådlig. Att bryta ner dina tankar i mindre meningar kan hjälpa dig att bättre fokusera på budskapet och kan hjälpa till att säkerställa att du presenterar den viktigaste informationen för att få fram din poäng.

Tänk på huruvida videor, bilder eller till och med ljudklipp kan hjälpa människor att förstå information mer. Vi spelar in Looms för förarbete och projektstatus, och uppmuntrar människor att ge uppdateringar och ställa frågor asynkront. Detta ger folk en chans att smälta informationen vi presenterat och komma tillbaka med frågor när tiden är inne.

Kunskapshantering är nyckeln till att bekämpa informationsöverbelastning

Att dela kunskap är viktigt och bör vara hörnstenen i varje arbetsplats. Men vi är också medvetna om att det är möjligt att ha för mycket av en bra sak. Det är upp till oss att veta när och hur vi ska dela kunskap, och att implementera några av de föreslagna metoderna i det här inlägget är ett bra första steg för att göra kunskapsdelning mer effektiv och effektiv.

Vi är stora fans av inga mötesdagar och asynkron kommunikation eftersom vi vet hur tung bördan av informationsöverbelastning kan vara. Att ge folk utrymme att bearbeta informationen de har konsumerat är en annan viktig del av att dela kunskap.

Ta dig tid att tänka på hur du och dina kollegor kan arbeta tillsammans för att dela kunskap utan att bidra till informationsöverbelastning. Du kan upptäcka att din dag blir lite mindre stressig, lite mer produktiv och mycket mer tillfredsställande.