“Vilka mått bryr du dig om?” är den viktigaste frågan för försäljningsupptäckter i vår tid. När såväl intäkts- som personalledare erkänner vikten av att ha en solid strategi för internkommunikation, fyller denna viktiga fråga nu upp de flesta arbetsinkorgar.

Listan över hur man mäter internkommunikation är varierad, växande och (het take 🔥) imprecis. Den inkluderar men är inte begränsad till: medarbetarnas lycka/tilfredsställelse (ett eNPS-värde på 30 anses vara bra), medarbetarretention,  öppningsfrekvenser för e-post, alla medarbetarmöten, enkätkompletteringar, “produktivitet” och kvalitativ feedback.

Med teknikmarknaden som går in i okänd ekonomisk terräng är det en bra tid att granska och justera processer för att balansera organisatorisk effektivitet och medarbetarupplevelse.  Ledare inom internkommunikation behöver uppdaterade mått för en ständigt förändrad hybridarbetsstyrka.

Du kan inte förbättra det du inte mäter. Och du kan inte utveckla en uppdaterad strategi för internkommunikation som passar en hybridmiljö utan att bedöma och vara ärlig om vad som inte fungerar.

Vanliga misstag i internkommunikation och hur du åtgärdar dem

Företag och organisationer kan vara unika var och en för sig, men många upplever nästan identiska utmaningar inom internkommunikation. Låt oss ta lite tid för att dyka ner i några av de vanligaste problemen med internkommunikation som företag möter. Vi skulle kunna skriva en hel serie inlägg om alla olika problem med internkommunikation du kan möta på jobbet. För nu, kommer vi bara att fokusera på de tre vi ser att våra kunder (och vi själva) har att hantera mest.

Problem: Att hantera för mycket (aka kanske du hade för mycket för snabbt)

Känner du att din arbetsbelastning är lite för stor? Du är inte ensam. Amerikaner jobbar 1% fler timmar i genomsnitt än de gjorde i början av pandemin. De producerar dock inte 1% mer intäkter eller är 1% mer nöjda med det arbete de utför.

Enligt Reclaim.ai har tiden som människor spenderar i möten ökat sedan februari 2020.  Nu i snitt spenderar vi cirka 7,3 fler mötestimmar. Denna extra tid som spenderas på att kommunicera och arbeta bidrar till utmattning och stress. Och tyvärr säger American Psychological Association (APA) att dessa känslor är på en högsta nivå.  

Varför frågar du?

Alarmerande nog säger APA också att 6% av amerikanerna rapporterade kognitiv utmattning, 32% rapporterade emotionell utmattning och en anmärkningsvärd 44% rapporterade fysisk utmattning—en ökning med 38% sedan 2019. Den oförmågan att tänka eller fokusera påverkar intäkterna.

En brist på fokus på grund av informationsöverbelastning minskar motivationen och fördömer många av oss till att arbeta med små stenar (lågtstående uppgifter) istället för stora stenar (det djupare arbete som gör skillnad). Hur kan någon förväntas kommunicera effektivt med kollegor när de är överbelastade?

Lösning: Ompröva hur du hanterar möten och använder din teknikstack

Om vi alla spenderar mer tid i möten, bör vi se till att vi använder den tiden väl. Mötesgranskningar och precisa regler för möten är nyckeln till framgång här. Detta kanske verkar grundläggande, men att ge mer tanke på hur du hanterar och planerar möten kan hjälpa. Ta en titt på vår 4 Ps av ett möte-mall för att se ett effektivt sätt att planera och strukturera möten.

När du omprövar hur du hanterar möten, ta också tid att överväga det bästa sättet att avsluta dem. Ibland kan det vara tillräckligt att veta när man ska avsluta dagen eller flytta diskussionen asynkront för att förbättra din mötesrytm.

Om du känner dig överväldigad av det stora antalet möten på din kalender, överväg att ge dig själv och ditt team en paus. Tänk på hur en dag utan interna möten skulle se ut. Detta kan ge alla lite välbehövlig fokustid för viktiga uppgifter och låter dig också behålla långvariga möten med kunder.

Nu när du haft en chans att ompröva din mötestid, låt oss tänka på din teknikstack. Tro det eller ej, det är ganska enkelt att använda ett verktyg dagligen för arbete och fortfarande inte veta det bästa sättet att utnyttja det. Se till att alla får ut det mesta av ditt teams valda programvara och verktyg genom att lägga ner några bästa praxis.

Ta tid att tänka på syftet med varje verktyg när du går igenom denna övning. Vilka problem och användningsområden löser dina verktyg? Känner ni och ert team att dessa verktyg möter dessa behov?

Kolla in våra kort om Slack-etikett och "vilket verktyg använder jag när..." för att se vad vi menar. Denna lilla bit vägledning fungerar som ett skyddsräcke för dina anställda. Så småningom skapar dessa skyddsräcken lätt upprepningsbara ritualer som kan hjälpa till att minska beslutströtthet och den kognitiva belastning som följer med detta.

Problem: Internkommunikation är allas problem, men inte allas jobb

Dags för en annan het take 🔥: Ledare inom internkommunikation är överbelastade med arbete och information, och det är inte rimligt (eller ens genomförbart) att förvänta sig att de ska hantera att skapa och distribuera varje meddelande på företaget.

Även om ditt företag inte har en avdelning eller position dedicated till internkommunikation, vågar vi påstå att det finns ett litet antal personer (eller kanske till och med en person) som skapar och dokumenterar de viktigaste meddelandena, PDF:erna, riktlinjerna och formulären.

Det är farligt lätt att fastna i detta sätt att arbeta, och så småningom kan det orsaka riktigt stora problem på organisationsnivå. Detta är ett säkert sätt att skapa informationssilos och förvandla hjälpsamma medarbetare till oavsiktliga kunskapsinsjöer. Det är absolut viktigt för chefer, individuella bidragsgivare och andra medarbetare att veta när de måste dokumentera eller hur de ska dela sin kunskap. Att skapa en handlingskraftig process för internkommunikation som bara ett team eller en individ följer kommer inte att hjälpa någon.

Intern enighet och operativ effektivitet är frågor som alla bör bry sig om, oavsett titel, om de är oroade över tillväxt och lönsamhet. Inte alla team har dock den tvärfunktionella synlighet som behövs för att observera var avdelningssilos skapar friktion.

Lösning: Utbilda medarbetarna på rätt sätt att hantera internkommunikation

Vi vet vad du tänker. “Behöver jag verkligen utbilda medarbetare hur man dokumenterar kunskap eller meddelar någon i Slack?” Vi säger inte att du behöver träna folk hur man gör grundläggande saker som de troligtvis redan vet hur man gör. Vi säger att ge folk lite vägledning om etikett, korrekt plattformsanvändning och formatering kan göra stor skillnad.

Att templatisera dina processer för internkommunikation är avgörande. Att ställa upp konkreta procedurer och protokoll hjälper till att minska förvirringen och gör det mycket enklare för folk att delta.

Utveckla och dela mallar, hur-tos och andra resurser för att visa medarbetarna rätt sätt att kommunicera. Dessa resurser bör vara tillgängliga, lätta att hitta och ännu lättare att jobba med.  Målet med detta är att göra så att alla medarbetare kan känna sig stärkta i att skapa och dela viktig information på egen hand.

Många människor lär sig av exempel, så se till att få in ledarskapet genom att låta dem vara guldstandarden för internkommunikation. Till exempel delar Gurus CFO Dennis Sevilla regelbundna uppdateringar om marknaden och hur den påverkar företaget via Gurus nya meddelandefunktion. Hans informativa och lättillgängliga uppdateringar är inte bara hjälpsamma; de visar också folk rätt sätt att strukturera viktig information i kort.

Problem: Att förväxla konsumtion med förståelse

Du antar att att skicka ett e-postmeddelande (eller PDF, video, Teams-meddelande, eller vilken kommunikationsmetod du än föredrar) innebär att folk:

1. Läsa det

och

2. Förstå vad du försöker få fram

För det mesta har du tur om folk kommer till nummer 1. Visningar och intryck är bara en dimension av kunskapskonsumtion, och de garanterar inte nödvändigtvis att en människa kommer att ta den åtgärd du vill att de ska ta efter att de har konsumerat. Det finns en stor skillnad mellan att läsa ett meddelande som du fick och att förstå informationen du just fått.

Lösning: Testa sätt att säkerställa att människor förstår de meddelanden du skickar

Oroa dig inte, du behöver inte bli en proktor och ge människor komplicerade tester för varje projektuppdatering du skickar via Slack. Det finns många enkla och effektiva sätt att säkerställa att människor förstår kommunikationen de får.

Överväg att vara direkt och inkludera ett syftesuttalande i början av ditt meddelande. En enkel mening som säger: “Efter att ha läst detta dokument ska du förstå vår nya process för att begära PTO,” berättar för människor vad de kan förvänta sig och låter dem subtilt veta att om de inte förstår, behöver de kontakta.

Skapa en feedbackloop för kommunikationen som involverar ansvarighet från både kommunikatören och mottagaren. Guru kallar detta Den gyllene regeln för internkommunikation.  Till exempel, när en medarbetare får en avisering som inte är avsedd för deras specifika publik, uppmanas de att vara radikalt ärliga och be om mer specifika instruktioner om vad de ber medarbetarna att göra.

Känn dig fri att vara kreativ med detta. Vissa gillar att ge korta tester som sammanfattar huvudpunkterna. Andra gillar att inkludera små “påskägg” i slutet av kommunikationen för att belöna läsarna och ge lite roligt till deras dag. Vårt senaste “knewsletter” avslutades med detta:

Du kom till slutet av Knews! Som belöning kan du läsa om historien om vispad grädde och titta på en kråka som säger "Woo!" i 50 sekunder.

Vispad grädde och kråkor hade inte mycket att göra med våra uppdateringar. Trots det orsakade de åtminstone några skratt och gav oss på ett subtilt sätt en möjlighet att uppmuntra folk att läsa våra newsletter från början till slut.

Bättre internkommunikation = bättre arbete

Mental och fysisk stress uppstår eftersom en överflöd av information leder till en brist på uppmärksamhet. Ledare inom internkommunikation bryr sig om att skapa signaler genom bruset, att ge klarhet som vänlighet och att hjälpa medarbetarna att skapa tid och (mental och faktisk) utrymme för att göra sitt bästa arbete.

Så, minska antalet projekt som du arbetar med, sätt upp, templatisera och utbilda dina ledare och team om dina bästa praxis för kommunikation för intern enighet. Detta påverkar alla i din organisation! Utan ett skalbart sätt att mäta om folk förstår och vidtar åtgärder på vad du skickar, är de flesta kommunikationsmåtten en-dimensionella.