How Guru Uses Guru for Its New Hire Onboarding Process
Här på Guru använder vi vårt verktyg för att genomföra onboardingprocessen för nya anställda effektivt. Lär dig hur vi spårar onboardingmaterial och höjer teamets nivå.
Det är din första dag på ett nytt jobb. Du blir hälsad med ett high-five och en glänsande ny dator. Du sätter dig vid ditt skrivbord, loggar in på WiFi-nätverket och... vad nu? Du kanske har några utbildningssessioner att delta i senare på eftermiddagen, eller några artiklar att läsa, men vad gör du om du har frågor som inte togs upp under välkomstdagen? Vem vänder du dig till angående lönerelaterade frågor eller problem med din e-post? Finns det något mer du behöver fylla i? Du vet att du kommer att ha MYCKET att lära på kort tid, så var ska du börja? Vilken information bör du prioritera att lära dig idag jämfört med i morgon jämfört med nästa vecka?
Vi har alla varit där. Att börja ett nytt jobb är inte lätt, och mängden kunskap du måste bearbeta och förstå kan vara överväldigande. Och även om din nya chef har gjort klart att hon är tillgänglig för att svara på alla dina frågor, så vill du inte störa henne för varje liten sak.
På Guru kan nya medarbetare andas lite lättare då de vet att allt de behöver för att förstå sina nya jobb är lättillgängligt i Guru. Från specifika HR-policyer, till teamprocesser och e-postmallar, till de bästa ramen lunchställena - allt finns i Guru.
På Guru tror vi att "den kunskap du behöver för att göra ditt jobb ska hitta dig där du arbetar." Det inkluderar den kunskap du behöver för att veta hur du gör ditt jobb. I takt med att vi har växt på Guru har vi använt vår egen kunskapsbashanteringsprogramvara för att formaliserar vår onboardingprocess på ett sätt som ger nya medarbetare möjlighet att komma igång med en känsla av autonomi. Vår onboardingstrategi bygger på tre centrala komponenter:
Guru's webapplikations flexibla struktur
Detaljerad, realtidsanvändardata
Transparent tillgång till verifierad tväravdelningskunskap
1. Flexibel struktur
Att skapa en intuitiv struktur för din medarbetares onboarding är avgörande. Nya medarbetare som deltar i ett välstrukturerat onboardingprogram visar sig vara 69% mer benägna att stanna på företaget i upp till tre år. Onboardingprogram kan ta många former, men eftersom all vår företagskunskap redan finns där vi arbetar genom Guru, var det en självklarhet att hålla våra nya anställningsprocesser där. På så sätt kan nya anställda (eller inte så nya anställda - borde inte alla ha kontinuerlig tillgång till information som fraktförmåner eller gymmedlemskap?) gå tillbaka till all onboardingkunskap genom Guru, istället för att navigera till en separat lösning.
Gurus webapplikations tierade struktur är idealisk för att organisera alla typer av kunskap, inklusive onboardingmaterial. Kolla in exemplet nedan för att se hur vårt Customer Success-team närmar sig onboarding. Vi har all onboardingkunskap för alla CS-roller på ett ställe. Från den platsen kan nya anställda fördjupa sig i sina specifika roller. Inom CSM-specifika styrelsen organiserar vi all kunskap som CSM:er behöver för att slutföra onboarding i separata kort, som CSM - Vecka 3. Vi bryter ner rollens ansvar, de övergripande målen för onboarding, uppgifter och läsmaterial för en nyanställning första 12 veckor på Guru.
Detta format gör det möjligt för en ny medarbetare att bearbeta kunskap i sin egen takt samt att hänvisa tillbaka till vilken information som helst under sin onboardingprocess.
Andra onboardinglösningar kan vara rigida, vilket kräver att användarna slutför moduler i en specifik ordning och ger lite insyn i helheten av onboardingprogrammet. På Guru, oavsett om en nyanställd vill hoppa runt och konsumera kunskap som de vill, eller metodiskt gå igenom styrelser kort för kort, det är okej - Guru kan passa vilken inlärningsstil som helst.
Starta din kunskapsbas med denna mall:
Vi strävar efter att ge nya anställda en känsla av självständighet från dag ett genom att ge dem möjlighet att enkelt söka igenom utbildningsmaterial istället för att använda en typisk ‘checklista’-metod. Istället för att ta en topp-ner, en-storlek-passar-alla tillvägagångssätt till onboarding, använder vi Guru för att konkret koppla en anställds specifika styrkor till hur de kommer att bidra till företagets framgång.
Guru ger också chefer möjlighet att anpassa sina onboardingstrukturer och formatera kunskap på dynamiska och intressanta sätt. Vår robusta kortredigerare gör det möjligt för användare att bädda in olika typer av innehåll i kort, inklusive videor, PDF-filer, bilder och till och med rikt innehåll från andra applikationer som Google Docs. Guru stödjer redigering i appen som ger användare möjlighet att göra ändringar i inbäddat innehåll utan att någonsin lämna Guru.
Funktionen kort-till-kort-länkning är också idealisk för att referera till kort från andra styrelser, eller till och med över avdelningssamlingar (dvs. “Kolla in försäljningsteamets topp FAQ:er här.”) Att kunna länka till eller kopiera befintliga ramverk sparar också chefer från att återuppfinna hjulet. Kanske spenderade ditt supportteam mycket tid på att utveckla en omfattande mall för en specifik process; varför inte spara lite tid (och lägga till en aspekt av tvärgående konsekvens i processen) och kopiera det ramverket för ditt team istället för att göra ditt eget?
Gurus tierade struktur gör både organisering och konsumtion av kunskap till en barnlek. Våra nya anställda kan genomgå onboarding i sin egen takt och våra chefer har full autonomi över den kunskap som deras direktrapporter ser.
2. Realtidsdata
Det kan vara utmanande som chef att känna igen om och när en nyanställd behöver hjälp eller har frågor om något specifikt under sin onboardingprocess. Med Gurus team- och användarnivådata kan du se vilka kort en nyanställd läser, hur ofta de har sett ett visst kort, samt vilka nyckelord som oftast söks av en viss grupp av användare. Se exemplet på användardetaljerna nedan.
Med kortnivådata tillåter Guru dig att försäkra dig om att alla nya och inte så nya på ditt team har sett en specifik bit av kunskap. Detta är särskilt användbart när nya anställda onboardas eftersom du kan fördjupa dig i specifika kortvisningar för att se en lista över vilka användare som har och inte har sett kortet och följa upp: “Det ser ut som att du inte har haft en chans att titta på tips för anställning av medarbetare kort än, kolla in det här.”
Insyn i hur användare konsumerar kunskap håller chefer informerade och bidrar också till att utveckla din onboardingstrategi. Om en nyanställd har sett ett kort 27 gånger, är det för att han behöver hänvisa till det varje dag eller för att något där är förvirrande? Det är en viktig skillnad och något som våra chefer har möjlighet att reda ut tack vare Gurus analyser. Chefer kan också fördjupa sig i sökningar i Guru som ger inga resultat för att få en känsla för vad deras kollegor letar efter och inte hittar. Om flera personer har sökt efter '401K-plan' och inget kom upp, indikerar det att det finns behov för ett nytt kort.
En av de viktigaste delarna av onboarding är att säkerställa att kunskapen som nya anställda konsumerar är aktuell. Om ditt onboardingprogram inkluderar en gammal version av din presentation eller material från före din senaste varumärkesuppdatering, kommer dina nya anställda att assimilera sig själva med fel information. Varje bit av kunskap i Guru tilldelas en Verifier, som sedan är ansvarig för att hålla den informationen aktuell och korrekt. Verifierare måste också ange en frekvens vid vilken de kommer att omverifiera en given bit av kunskap. Om det kortet når slutet av sitt tilldelade förtroendefönster, markeras det automatiskt som 'otillförlitligt' tills verifieraren går in och bekräftar att kunskapen fortfarande är korrekt.
Med en tydlig indikator på ett korts förtroendestatus, kan nya anställda känna sig trygga med att den kunskap de konsumerar i Guru är korrekt. Om ett kort är 'otillförlitligt', eller om en nyanställd har en fråga om kunskapen, kan de enkelt kommentera på kortet och be verifieraren om förtydligande utan att fysiskt knacka dem på axeln eller störa flödet av en utbildning.
Gurus intuitiva behörigheter gör det möjligt för chefer att ställa separata regler för vem som kan se kort och vem som kan redigera kort. På Guru tror vi att kunskap ska delas över avdelningsgränser, så nästan all vår teams kunskap kan ses av alla anställda. Denna höga nivå av transparens främjar samarbete, minskar redundans av information över team och ger nya anställda tillgång till information om nästan allt. Detta främjar också personlig inlärning eftersom nya anställda kan söka och hitta ytterligare information som kan intressera dem över avdelningar.
Onboarding handlar inte bara om att lära sig företagspolicyer och teamprocesser, det handlar också om att möta ditt nya team. På Guru har vi skapat en ”Livshistoria” enkät som varje anställd fyller i och använder för att göra sitt första Guru-kort. Det ställer frågor som:
Vad var den första konserten du någonsin gick på?
Favorit TV-show/film?
Vilka andra sidohustles/färdigheter bidrar du med?
Varje nyanställd ombeds att skapa sitt eget ”Livshistoria” kort inom sin första vecka på Guru, vilket ger dem möjlighet att lära sig mer om programvaran och ta med hela sig själv till arbetet. När en nyanställd har skapat sitt livshistoriekort, ser hela företaget det dyka upp i vårt nya kortaktivitetsflöde i Slack, vilket uppmanar andra anställda att läsa om sin nya kollega och etablera kontakter!
Med tillgång till alla andras livshistorier i Guru kan en nyanställd snabbt sätta namn på ansikten, koppla till människor med liknande intressen (trots geografi) och omedelbart känna sig som en verklig del av Guru-gemenskapen. Dessutom, eftersom dessa kort finns i Guru, kan de alltid refereras av alla som behöver en återintroduktion till en kollega eller helt enkelt vill ha en ny TV-showrekommendation.
Kunskapen du behöver för att göra ditt jobb
Guru ger individer möjlighet att leva upp till sin fulla potential genom att leverera den kunskap de behöver för att göra sina jobb. Utbildnings- och onboardingmaterial faller helt under det bredare kunskapsområdet. På Guru strävar vi efter att utrusta alla anställda med all den kunskap de behöver för att lyckas. Genom att använda vår egen produkt för att formalisera vår onboardingprocess får vi en flexibel format och intuitiv struktur, insyn i användningsmönster och kunskapsluckor, och transparens och noggrannhet över avdelningar.
För mer information om hur ditt team kan använda Guru för onboarding, kontakta oss på support@getguru.com.
Det är din första dag på ett nytt jobb. Du blir hälsad med ett high-five och en glänsande ny dator. Du sätter dig vid ditt skrivbord, loggar in på WiFi-nätverket och... vad nu? Du kanske har några utbildningssessioner att delta i senare på eftermiddagen, eller några artiklar att läsa, men vad gör du om du har frågor som inte togs upp under välkomstdagen? Vem vänder du dig till angående lönerelaterade frågor eller problem med din e-post? Finns det något mer du behöver fylla i? Du vet att du kommer att ha MYCKET att lära på kort tid, så var ska du börja? Vilken information bör du prioritera att lära dig idag jämfört med i morgon jämfört med nästa vecka?
Vi har alla varit där. Att börja ett nytt jobb är inte lätt, och mängden kunskap du måste bearbeta och förstå kan vara överväldigande. Och även om din nya chef har gjort klart att hon är tillgänglig för att svara på alla dina frågor, så vill du inte störa henne för varje liten sak.
På Guru kan nya medarbetare andas lite lättare då de vet att allt de behöver för att förstå sina nya jobb är lättillgängligt i Guru. Från specifika HR-policyer, till teamprocesser och e-postmallar, till de bästa ramen lunchställena - allt finns i Guru.
På Guru tror vi att "den kunskap du behöver för att göra ditt jobb ska hitta dig där du arbetar." Det inkluderar den kunskap du behöver för att veta hur du gör ditt jobb. I takt med att vi har växt på Guru har vi använt vår egen kunskapsbashanteringsprogramvara för att formaliserar vår onboardingprocess på ett sätt som ger nya medarbetare möjlighet att komma igång med en känsla av autonomi. Vår onboardingstrategi bygger på tre centrala komponenter:
Guru's webapplikations flexibla struktur
Detaljerad, realtidsanvändardata
Transparent tillgång till verifierad tväravdelningskunskap
1. Flexibel struktur
Att skapa en intuitiv struktur för din medarbetares onboarding är avgörande. Nya medarbetare som deltar i ett välstrukturerat onboardingprogram visar sig vara 69% mer benägna att stanna på företaget i upp till tre år. Onboardingprogram kan ta många former, men eftersom all vår företagskunskap redan finns där vi arbetar genom Guru, var det en självklarhet att hålla våra nya anställningsprocesser där. På så sätt kan nya anställda (eller inte så nya anställda - borde inte alla ha kontinuerlig tillgång till information som fraktförmåner eller gymmedlemskap?) gå tillbaka till all onboardingkunskap genom Guru, istället för att navigera till en separat lösning.
Gurus webapplikations tierade struktur är idealisk för att organisera alla typer av kunskap, inklusive onboardingmaterial. Kolla in exemplet nedan för att se hur vårt Customer Success-team närmar sig onboarding. Vi har all onboardingkunskap för alla CS-roller på ett ställe. Från den platsen kan nya anställda fördjupa sig i sina specifika roller. Inom CSM-specifika styrelsen organiserar vi all kunskap som CSM:er behöver för att slutföra onboarding i separata kort, som CSM - Vecka 3. Vi bryter ner rollens ansvar, de övergripande målen för onboarding, uppgifter och läsmaterial för en nyanställning första 12 veckor på Guru.
Detta format gör det möjligt för en ny medarbetare att bearbeta kunskap i sin egen takt samt att hänvisa tillbaka till vilken information som helst under sin onboardingprocess.
Andra onboardinglösningar kan vara rigida, vilket kräver att användarna slutför moduler i en specifik ordning och ger lite insyn i helheten av onboardingprogrammet. På Guru, oavsett om en nyanställd vill hoppa runt och konsumera kunskap som de vill, eller metodiskt gå igenom styrelser kort för kort, det är okej - Guru kan passa vilken inlärningsstil som helst.
Starta din kunskapsbas med denna mall:
Vi strävar efter att ge nya anställda en känsla av självständighet från dag ett genom att ge dem möjlighet att enkelt söka igenom utbildningsmaterial istället för att använda en typisk ‘checklista’-metod. Istället för att ta en topp-ner, en-storlek-passar-alla tillvägagångssätt till onboarding, använder vi Guru för att konkret koppla en anställds specifika styrkor till hur de kommer att bidra till företagets framgång.
Guru ger också chefer möjlighet att anpassa sina onboardingstrukturer och formatera kunskap på dynamiska och intressanta sätt. Vår robusta kortredigerare gör det möjligt för användare att bädda in olika typer av innehåll i kort, inklusive videor, PDF-filer, bilder och till och med rikt innehåll från andra applikationer som Google Docs. Guru stödjer redigering i appen som ger användare möjlighet att göra ändringar i inbäddat innehåll utan att någonsin lämna Guru.
Funktionen kort-till-kort-länkning är också idealisk för att referera till kort från andra styrelser, eller till och med över avdelningssamlingar (dvs. “Kolla in försäljningsteamets topp FAQ:er här.”) Att kunna länka till eller kopiera befintliga ramverk sparar också chefer från att återuppfinna hjulet. Kanske spenderade ditt supportteam mycket tid på att utveckla en omfattande mall för en specifik process; varför inte spara lite tid (och lägga till en aspekt av tvärgående konsekvens i processen) och kopiera det ramverket för ditt team istället för att göra ditt eget?
Gurus tierade struktur gör både organisering och konsumtion av kunskap till en barnlek. Våra nya anställda kan genomgå onboarding i sin egen takt och våra chefer har full autonomi över den kunskap som deras direktrapporter ser.
2. Realtidsdata
Det kan vara utmanande som chef att känna igen om och när en nyanställd behöver hjälp eller har frågor om något specifikt under sin onboardingprocess. Med Gurus team- och användarnivådata kan du se vilka kort en nyanställd läser, hur ofta de har sett ett visst kort, samt vilka nyckelord som oftast söks av en viss grupp av användare. Se exemplet på användardetaljerna nedan.
Med kortnivådata tillåter Guru dig att försäkra dig om att alla nya och inte så nya på ditt team har sett en specifik bit av kunskap. Detta är särskilt användbart när nya anställda onboardas eftersom du kan fördjupa dig i specifika kortvisningar för att se en lista över vilka användare som har och inte har sett kortet och följa upp: “Det ser ut som att du inte har haft en chans att titta på tips för anställning av medarbetare kort än, kolla in det här.”
Insyn i hur användare konsumerar kunskap håller chefer informerade och bidrar också till att utveckla din onboardingstrategi. Om en nyanställd har sett ett kort 27 gånger, är det för att han behöver hänvisa till det varje dag eller för att något där är förvirrande? Det är en viktig skillnad och något som våra chefer har möjlighet att reda ut tack vare Gurus analyser. Chefer kan också fördjupa sig i sökningar i Guru som ger inga resultat för att få en känsla för vad deras kollegor letar efter och inte hittar. Om flera personer har sökt efter '401K-plan' och inget kom upp, indikerar det att det finns behov för ett nytt kort.
En av de viktigaste delarna av onboarding är att säkerställa att kunskapen som nya anställda konsumerar är aktuell. Om ditt onboardingprogram inkluderar en gammal version av din presentation eller material från före din senaste varumärkesuppdatering, kommer dina nya anställda att assimilera sig själva med fel information. Varje bit av kunskap i Guru tilldelas en Verifier, som sedan är ansvarig för att hålla den informationen aktuell och korrekt. Verifierare måste också ange en frekvens vid vilken de kommer att omverifiera en given bit av kunskap. Om det kortet når slutet av sitt tilldelade förtroendefönster, markeras det automatiskt som 'otillförlitligt' tills verifieraren går in och bekräftar att kunskapen fortfarande är korrekt.
Med en tydlig indikator på ett korts förtroendestatus, kan nya anställda känna sig trygga med att den kunskap de konsumerar i Guru är korrekt. Om ett kort är 'otillförlitligt', eller om en nyanställd har en fråga om kunskapen, kan de enkelt kommentera på kortet och be verifieraren om förtydligande utan att fysiskt knacka dem på axeln eller störa flödet av en utbildning.
Gurus intuitiva behörigheter gör det möjligt för chefer att ställa separata regler för vem som kan se kort och vem som kan redigera kort. På Guru tror vi att kunskap ska delas över avdelningsgränser, så nästan all vår teams kunskap kan ses av alla anställda. Denna höga nivå av transparens främjar samarbete, minskar redundans av information över team och ger nya anställda tillgång till information om nästan allt. Detta främjar också personlig inlärning eftersom nya anställda kan söka och hitta ytterligare information som kan intressera dem över avdelningar.
Onboarding handlar inte bara om att lära sig företagspolicyer och teamprocesser, det handlar också om att möta ditt nya team. På Guru har vi skapat en ”Livshistoria” enkät som varje anställd fyller i och använder för att göra sitt första Guru-kort. Det ställer frågor som:
Vad var den första konserten du någonsin gick på?
Favorit TV-show/film?
Vilka andra sidohustles/färdigheter bidrar du med?
Varje nyanställd ombeds att skapa sitt eget ”Livshistoria” kort inom sin första vecka på Guru, vilket ger dem möjlighet att lära sig mer om programvaran och ta med hela sig själv till arbetet. När en nyanställd har skapat sitt livshistoriekort, ser hela företaget det dyka upp i vårt nya kortaktivitetsflöde i Slack, vilket uppmanar andra anställda att läsa om sin nya kollega och etablera kontakter!
Med tillgång till alla andras livshistorier i Guru kan en nyanställd snabbt sätta namn på ansikten, koppla till människor med liknande intressen (trots geografi) och omedelbart känna sig som en verklig del av Guru-gemenskapen. Dessutom, eftersom dessa kort finns i Guru, kan de alltid refereras av alla som behöver en återintroduktion till en kollega eller helt enkelt vill ha en ny TV-showrekommendation.
Kunskapen du behöver för att göra ditt jobb
Guru ger individer möjlighet att leva upp till sin fulla potential genom att leverera den kunskap de behöver för att göra sina jobb. Utbildnings- och onboardingmaterial faller helt under det bredare kunskapsområdet. På Guru strävar vi efter att utrusta alla anställda med all den kunskap de behöver för att lyckas. Genom att använda vår egen produkt för att formalisera vår onboardingprocess får vi en flexibel format och intuitiv struktur, insyn i användningsmönster och kunskapsluckor, och transparens och noggrannhet över avdelningar.
För mer information om hur ditt team kan använda Guru för onboarding, kontakta oss på support@getguru.com.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
