En viktig funktion i Human Resources är intern kunskapshantering. Upptäck hur Guru har utnyttjat vår egen produkt som en kunskapsbas för HRM och kulturdelning.
Gurus värde är välkänt bland kundorienterade team (som försäljning, kundframgång och stöd) för att framhäva kunskap i realtid, men tillgång till verifierad kunskap när och var du behöver den är användbar för varje team — oavsett om det är externa eller inte. Internt på Guru använder vi vår produkt över alla avdelningar, vilket förenar vår organisations kollektiva kunskap så att vi alla kan arbeta mer effektivt tillsammans. Ett sådant internt användningsfall är för vårt People Operations-team.
Här är en översikt över hur vi använder Guru för att organisera vår People Ops' HR-kunskap, vilket ger våra anställda möjlighet att vara autonoma och självsäkra när det gäller intern kunskap.
En av de största fördelarna med att använda Guru för HR-resurser är att det förenar all kunskap så att varje anställd kan komma åt den när och var de behöver det. Ofta finns HR-dokumentation i klumpiga PDF-filer eller dokument som är besvärliga för HR-team att uppdatera och frustrerande för anställda att komma åt. Genom att organisera all vår HR-kunskap i Guru kan vårt People-team ställa upp informationen på ett sätt som är lätt att hitta och förstå.
Tack vare den småskala naturen av kunskapen i Guru kan vi bryta ner informationen i mindre bitar och bygga på teman genom att länka mellan kort (individuella kunskapsstycken i Guru), istället för att hänvisa anställda till stora dokument som slutar med att kännas som informationsöverbelastning. Om en anställd exakt vet vad de letar efter kan de göra en enkel sökning i Guru och hitta den exakta kortet och läsa bara den information de behöver, istället för att behöva göra en Kommand F och bläddra igenom en lång PDF. Guru föreslår också relaterad kunskap, så att en användare kan se att andra anställda som har sett detta specifika stycke av kunskap också har sett andra relaterade stycken av kunskap, vilket bidrar till att upptäcka kunskap på ett logiskt och självstyrt sätt.
Ett annat viktigt användningsfall för Guru för HR är att ge det vi kallar "mjuka kunskaper" en plats att bo. Saker som gäst wifi-lösenord, hur man kopplar upp sig till skrivaren, eller hur man fyller på kaffemaskinen faller under kategorin nyttig kunskap som anställda behöver veta, men som inte alltid har en intuitiv plats att bo. Sätter du wifi-lösenordet i kontorets Slack-kanal? Skickar du ut en kommunikation med instruktioner om hur man felsöker en Zoom-rumsetup?
Med Guru kan vi lägga till all information som rör anställda till vår kunskapsbas, stor eller liten. Vi kan också inkludera information som anställda kanske inte nödvändigtvis tänker på att söka efter men som vi vill att de ska veta. Till exempel har vissa organisationer riktlinjer för Slack-etiquette eller rumsbokning. En anställd kan inte tänka på att fråga: "När är en lämplig tid att @ den allmänna kanalen?" eller "Är det okej att boka ett fyrpersoners rum bara för mig själv?" men om den mjuka kunskapen finns i Guru, kan de se de bästa metoderna laid out innan de av misstag begår ett arbetsplats faux pas.
I samma anda är Guru också idealisk för att sprida information på ett icke-påträngande sätt. Om en viss policy får en uppdatering som inte är pressande kan vi ange i Guru att kunskapen är ny utan att behöva pinga alla för att kolla in den. Guru visar också nyupprättad kunskap inom aktivitetsflödet, så om en nyfiken anställd ser ny HR-kunskap som skapas kan de kolla in den på egen hand.
Lösa problem för HR
Guru hjälper också vårt People Ops-team att fungera mer effektivt. Att göra HR-kunskap lättillgänglig för alla sparar tid för både vårt team och det bredare företaget. En av de största problemen för HR-team är att behöva svara på samma frågor om och om igen. Utan en lösning som Guru är det svårt att göra dessa vanliga frågor lätta att referera till, men nu när vårt team svarar på en fråga bra och ser konceptet klicka med den förfrågande anställda kan vi ta det exakta svaret och lägga till det i Guru så att resten av teamet kan referera till det.
Dokumentera alla typer av kunskap, inklusive formella processer som fördelningsinformation och informell eller mjuka kunskaper som FAQ, frigör också vårt People-team från tidskrävande transaktionskonversationer. Ofta, om en anställd har frågor om en HR-process och de inte kan hitta svaret dokumenterat någonstans, vill de ha ett möte med vårt team för att gå igenom processen. Även om vi älskar att hjälpa våra anställda är det inte en effektiv användning av vårt People-teams tid att ha enskilda transaktionsmöten för att gå igenom en process steg för steg. Att använda Guru för att bryta ner tydliga och lätta att hitta instruktioner frigör våra kalendrar så att vi kan ha tid att träffa människor om djupare, mer komplexa problem de kan ha.
Kanske den enda mest viktiga Guru-funktionen för HR-team är verifiering. Guru har ett förtroendestatus som låter läsarna veta om vad de läser är ‘verifierad’ kunskap eller inte, när den senast verifierades, och av vem. På det sättet behöver anställda aldrig undra om de läser den senaste versionen av en policy, och HR-proffs behöver aldrig oroa sig för om folk följer en gammal version av en process.
Å andra sidan hjälper revisionsfunktionen i Guru HR-proffs att bevara alla versioner av policies. Om det någonsin yrkas på en förfarande och en anställd säger "Det var inte policyn när jag började jobba här," kan vårt People-team faktiskt titta på revisionshistoriken för ett kunskapsstycke och ta reda på exakt vad policyn var när den anställda började.
En annan funktion som vi betalar nära uppmärksamhet på i Guru är ‘sökningar som ger inga resultat’. Till exempel, om vi ser att fem anställda har sökt efter "mamma" och vår kunskapsbas inte gav något resultat, visar det att de anställda är nyfikna på vår mamma-ledighetspolicy och att vi inte har tillräckligt med kunskap om den i Guru. Detta är hjälpsamt eftersom om en anställd sökt efter något och inte hittade det, finns det inga garantier för att de kommer att ta upp den frågan med HR själva. Genom att använda analyser för att se vad folk letar efter utan att de behöver berätta för oss, kan vi göra ett bättre jobb med att bygga upp vår kunskapsbas.
Befria anställda
Förutom att ge vårt People-team möjlighet att fungera mer effektivt, ger användning av Guru för HR-kunskap också vår bredare anställda bas för att bli mer självförsörjande och bekväma med interna processer. Genom att göra all kunskap tillgänglig i Guru när som helst, kan anställda approach learning at their own pace. Istället för att kasta hela medarbetarhandboken på nya anställda på deras första dag, kan vi hänvisa dem till Guru under onboardingen för att granska policyer på egen tid. Och ännu bättre, vi kan utse kort "måste läsa" och se vem som faktiskt har granskat dem eller inte, om någon behöver en skjuts för att börja läsa.
Denna enkla tillgång till kunskap ger också anställda möjlighet att hitta svar på egen hand utan att behöva störa någon annan. Med Guru kan användare söka efter kunskap i webbläsartillägget på toppen av vilken webbsida som helst, som vår förmånsportal, eller direkt i Slack. De kan också ställa frågor i Guru-webbappen och Guru kommer att föreslå relaterad kunskap. Eller om ingen finns, kan Guru föreslå en ämnesexpert att vända sig till. Ibland är ett hinder för att ställa en fråga att inte veta vem man ska fråga eller att vara generad för att göra det, så Guru eliminerar de hindren.
Använda Guru för din interna kunskap
Inget team fungerar i ett silos. På Guru drar vårt försäljningsteam nytta av säkerhetsteamets kunskap, vårt CX-team drar nytta av produktteamets kunskap, vårt marknadsföringsteam drar nytta av operationsteamets kunskap, och alla drar nytta av personalteamets kunskap. Att förena all kunskap på ett ställe, verifiera dess noggrannhet, och ge anställda möjlighet att få åtkomst till den där de arbetar skapar en mer produktiv och effektiv arbetsplats.
Gurus värde är välkänt bland kundorienterade team (som försäljning, kundframgång och stöd) för att framhäva kunskap i realtid, men tillgång till verifierad kunskap när och var du behöver den är användbar för varje team — oavsett om det är externa eller inte. Internt på Guru använder vi vår produkt över alla avdelningar, vilket förenar vår organisations kollektiva kunskap så att vi alla kan arbeta mer effektivt tillsammans. Ett sådant internt användningsfall är för vårt People Operations-team.
Här är en översikt över hur vi använder Guru för att organisera vår People Ops' HR-kunskap, vilket ger våra anställda möjlighet att vara autonoma och självsäkra när det gäller intern kunskap.
En av de största fördelarna med att använda Guru för HR-resurser är att det förenar all kunskap så att varje anställd kan komma åt den när och var de behöver det. Ofta finns HR-dokumentation i klumpiga PDF-filer eller dokument som är besvärliga för HR-team att uppdatera och frustrerande för anställda att komma åt. Genom att organisera all vår HR-kunskap i Guru kan vårt People-team ställa upp informationen på ett sätt som är lätt att hitta och förstå.
Tack vare den småskala naturen av kunskapen i Guru kan vi bryta ner informationen i mindre bitar och bygga på teman genom att länka mellan kort (individuella kunskapsstycken i Guru), istället för att hänvisa anställda till stora dokument som slutar med att kännas som informationsöverbelastning. Om en anställd exakt vet vad de letar efter kan de göra en enkel sökning i Guru och hitta den exakta kortet och läsa bara den information de behöver, istället för att behöva göra en Kommand F och bläddra igenom en lång PDF. Guru föreslår också relaterad kunskap, så att en användare kan se att andra anställda som har sett detta specifika stycke av kunskap också har sett andra relaterade stycken av kunskap, vilket bidrar till att upptäcka kunskap på ett logiskt och självstyrt sätt.
Ett annat viktigt användningsfall för Guru för HR är att ge det vi kallar "mjuka kunskaper" en plats att bo. Saker som gäst wifi-lösenord, hur man kopplar upp sig till skrivaren, eller hur man fyller på kaffemaskinen faller under kategorin nyttig kunskap som anställda behöver veta, men som inte alltid har en intuitiv plats att bo. Sätter du wifi-lösenordet i kontorets Slack-kanal? Skickar du ut en kommunikation med instruktioner om hur man felsöker en Zoom-rumsetup?
Med Guru kan vi lägga till all information som rör anställda till vår kunskapsbas, stor eller liten. Vi kan också inkludera information som anställda kanske inte nödvändigtvis tänker på att söka efter men som vi vill att de ska veta. Till exempel har vissa organisationer riktlinjer för Slack-etiquette eller rumsbokning. En anställd kan inte tänka på att fråga: "När är en lämplig tid att @ den allmänna kanalen?" eller "Är det okej att boka ett fyrpersoners rum bara för mig själv?" men om den mjuka kunskapen finns i Guru, kan de se de bästa metoderna laid out innan de av misstag begår ett arbetsplats faux pas.
I samma anda är Guru också idealisk för att sprida information på ett icke-påträngande sätt. Om en viss policy får en uppdatering som inte är pressande kan vi ange i Guru att kunskapen är ny utan att behöva pinga alla för att kolla in den. Guru visar också nyupprättad kunskap inom aktivitetsflödet, så om en nyfiken anställd ser ny HR-kunskap som skapas kan de kolla in den på egen hand.
Lösa problem för HR
Guru hjälper också vårt People Ops-team att fungera mer effektivt. Att göra HR-kunskap lättillgänglig för alla sparar tid för både vårt team och det bredare företaget. En av de största problemen för HR-team är att behöva svara på samma frågor om och om igen. Utan en lösning som Guru är det svårt att göra dessa vanliga frågor lätta att referera till, men nu när vårt team svarar på en fråga bra och ser konceptet klicka med den förfrågande anställda kan vi ta det exakta svaret och lägga till det i Guru så att resten av teamet kan referera till det.
Dokumentera alla typer av kunskap, inklusive formella processer som fördelningsinformation och informell eller mjuka kunskaper som FAQ, frigör också vårt People-team från tidskrävande transaktionskonversationer. Ofta, om en anställd har frågor om en HR-process och de inte kan hitta svaret dokumenterat någonstans, vill de ha ett möte med vårt team för att gå igenom processen. Även om vi älskar att hjälpa våra anställda är det inte en effektiv användning av vårt People-teams tid att ha enskilda transaktionsmöten för att gå igenom en process steg för steg. Att använda Guru för att bryta ner tydliga och lätta att hitta instruktioner frigör våra kalendrar så att vi kan ha tid att träffa människor om djupare, mer komplexa problem de kan ha.
Kanske den enda mest viktiga Guru-funktionen för HR-team är verifiering. Guru har ett förtroendestatus som låter läsarna veta om vad de läser är ‘verifierad’ kunskap eller inte, när den senast verifierades, och av vem. På det sättet behöver anställda aldrig undra om de läser den senaste versionen av en policy, och HR-proffs behöver aldrig oroa sig för om folk följer en gammal version av en process.
Å andra sidan hjälper revisionsfunktionen i Guru HR-proffs att bevara alla versioner av policies. Om det någonsin yrkas på en förfarande och en anställd säger "Det var inte policyn när jag började jobba här," kan vårt People-team faktiskt titta på revisionshistoriken för ett kunskapsstycke och ta reda på exakt vad policyn var när den anställda började.
En annan funktion som vi betalar nära uppmärksamhet på i Guru är ‘sökningar som ger inga resultat’. Till exempel, om vi ser att fem anställda har sökt efter "mamma" och vår kunskapsbas inte gav något resultat, visar det att de anställda är nyfikna på vår mamma-ledighetspolicy och att vi inte har tillräckligt med kunskap om den i Guru. Detta är hjälpsamt eftersom om en anställd sökt efter något och inte hittade det, finns det inga garantier för att de kommer att ta upp den frågan med HR själva. Genom att använda analyser för att se vad folk letar efter utan att de behöver berätta för oss, kan vi göra ett bättre jobb med att bygga upp vår kunskapsbas.
Befria anställda
Förutom att ge vårt People-team möjlighet att fungera mer effektivt, ger användning av Guru för HR-kunskap också vår bredare anställda bas för att bli mer självförsörjande och bekväma med interna processer. Genom att göra all kunskap tillgänglig i Guru när som helst, kan anställda approach learning at their own pace. Istället för att kasta hela medarbetarhandboken på nya anställda på deras första dag, kan vi hänvisa dem till Guru under onboardingen för att granska policyer på egen tid. Och ännu bättre, vi kan utse kort "måste läsa" och se vem som faktiskt har granskat dem eller inte, om någon behöver en skjuts för att börja läsa.
Denna enkla tillgång till kunskap ger också anställda möjlighet att hitta svar på egen hand utan att behöva störa någon annan. Med Guru kan användare söka efter kunskap i webbläsartillägget på toppen av vilken webbsida som helst, som vår förmånsportal, eller direkt i Slack. De kan också ställa frågor i Guru-webbappen och Guru kommer att föreslå relaterad kunskap. Eller om ingen finns, kan Guru föreslå en ämnesexpert att vända sig till. Ibland är ett hinder för att ställa en fråga att inte veta vem man ska fråga eller att vara generad för att göra det, så Guru eliminerar de hindren.
Använda Guru för din interna kunskap
Inget team fungerar i ett silos. På Guru drar vårt försäljningsteam nytta av säkerhetsteamets kunskap, vårt CX-team drar nytta av produktteamets kunskap, vårt marknadsföringsteam drar nytta av operationsteamets kunskap, och alla drar nytta av personalteamets kunskap. Att förena all kunskap på ett ställe, verifiera dess noggrannhet, och ge anställda möjlighet att få åtkomst till den där de arbetar skapar en mer produktiv och effektiv arbetsplats.
