Att skapa en kunskapsbas tar tid. Du behöver dokumentera all information som ditt team behöver, systematisera dokumentationen och namngivningskonventionerna, och förvalta innehållet på ett sätt som är användbart (och skalbart). När det väl har skapats behöver du avsätta tid för att kontinuerligt uppdatera det. Det viktigaste är att du behöver skapa något som ditt team faktiskt använder. Det måste vara mycket enkelt att hitta information, och de bör kunna se tydligt om det de läser är korrekt eller föråldrat. Kunskapsförråd är notoriska för att vara misslyckade på grund av den tid som krävs för att producera och uppdatera dem, kombinerat med osäkerheten om att de ens används av teamet. Ingen vill spendera tid på något som aldrig används, så förrådet blir gammalt över tid och slutar så småningom att användas helt och hållet.

Det finns goda nyheter: ditt team utvecklar redan en kunskapsbas! Genom de frågor de ställer och informationen de begär indikerar de vilket innehåll som bör läggas till ditt kunskapshanteringssystem. Det finns också dåliga nyheter: istället för att bli en resurs för att gynna hela teamet, blir denna kunskapsrikedom instängd i enstaka e-postmeddelanden och chattkonversationer, vilket gör det för svårt att hitta eller veta om det fortfarande är korrekt. På grund av detta avbryter dina anställda sitt arbete dagligen genom att göra oändliga sökningar och ställa samma frågor till experter om och om igen. Ju mer ditt team växer, desto mer påverkar detta ditt team.

Vi vill att hantering och delning av kunskap ska vara enkelt, vilket är anledningen till att vi startade Guru. Idag är vi glada att kunna meddela vår nya Q&A-funktion, som tar den typiska processen för att ställa frågor och lägger till ett arbetsflöde som gör att svaren lagras och uppdateras automatiskt. Precis som i chatt och e-post, allt du behöver göra är att ställa frågan och välja den person eller grupp du vill att ska svara. Till skillnad från chatt och e-post, lagrar Guru denna fråga så att hela ditt team enkelt kan hitta svaret, och vårt verifieringsarbetsflöde påminner experten om att uppdatera sitt svar (vilket tar cirka två minuter). Ditt innehåll förblir relevant utan att någon behöver komma ihåg att hitta och uppdatera sitt innehåll.

Allt du behöver göra för att starta denna process är att be dina kollegor att ställa sina frågor i Guru. Sedan, när frågorna når en kritisk massa, kan du använda Korthanteraren för att organisera informationen i Samlingar och ge en kuraterad upplevelse för dina anställda med bara några klick. Genom att göra exakt det du gjorde tidigare, att svara på ditt teams frågor, har du byggt en kunskapsbas som dina anställda kan använda som en resurs för svar och information utan att de behöver lämna sitt arbetsflöde eller avbryta sina kollegor. Nu kan du sluta slita med strukturen på din wiki, återgå till ditt jobb och se en meningsfull kunskapsbas växa fram framför dina ögon.