Lär dig hur du väljer HR-programvaran i dina drömmar för att förbättra din förmåga att rekrytera och behålla toppkompetens.
HR-programvara är ett verktyg som används flitigt och hjälper företag att minska manuella uppgifter och kostnader. Men det effektiviserar också hur din HR-avdelning fungerar, vilket leder till bättre produktivitet och effektivitet.
Det är ingen överraskning — urvalsprocessen är en svår sådan, särskilt om du inte riktigt vet vad du ska leta efter. Dessutom, med så många alternativ, hur kan du välja ett när alla lovar fantastiska saker?
Vi har skapat denna köparguide just för detta syfte. Lär dig hur du sätter dina urvalskriterier så att du kan hitta det perfekta verktyget för ditt HR-teams behov.
Vad är HR-programvara?
Human Resources (HR) programvara är prenumerations- eller molnbaserad programvara som många företag använder för att hantera, optimera och automatisera HR-relaterade uppgifter, som hantering av anställdas information.
Dessa digitala lösningar arbetar hårt för att strömlinjeforma dagliga HR-processer och öka effektiviteten och produktiviteten i HR-avdelningar. Istället för att slösa tid på att utföra samma repetitiva administrativa uppgifter kan HR-professionella fokusera på mer produktiva insatser.
Dessutom, eftersom verktygen är mycket anpassningsbara, kan de passa vilket företags unika krav, plånbok och affärsmål som helst.
Men hur fungerar de egentligen?
Hur används HR-programvara?
Huvudsyftet med HR-programvara är att ersätta pappersdokument och bistå med:
Att hålla anställdas data uppdaterad och organiserad
Att spåra tid och mäta anställdas nöjdhet
Att övervaka data och skapa anpassade rapporter
Att ge feedback i realtid och spåra anställdas prestationer
Att effektivisera administrativt arbete och skapa nya arbetsflöden
Att hantera förmåner för bättre engagemang bland anställda
Kort sagt, det gör HR-hanteringens liv lättare genom automatisering. Dessutom håller det dina anställdas data friska och aktuella, vilket möjliggör bättre samarbete.
Som ett resultat kan HR-avdelningen fokusera på mer lönsamma HR-uppgifter utan att bli överväldigad av tidskrävande processer. Ja, en HR-plattform har många fördelar. Låt oss ta en titt på dem.
Vilka är fördelarna med att använda HR-programvara?
Den sorgliga verkligheten är att en av tre nyanställda kommer att lämna ett jobb inom de första 90 dagarna om upplevelsen av att onboarda anställda är dålig. En av orsakerna kan vara en brist på HR-teknologi som skulle göra rekrytering av nya anställda enklare och mer effektiv.
Men HR-verktyg är mer än bara rekryteringsprogramvara. Även om företag har många olika behov och önskemål, så vill de alla ha samma HR-fördelar:
En ökning av anställdas upplevelse och moral: Ny HR-programvara förbättrar kommunikationen mellan avdelningar, särskilt eftersom det är en app där teammedlemmar kan samarbeta. Som ett resultat är det enkelt för människor att hitta information om sina löner, semestrar, etc.
All data lagras på ett ställe: HR-avdelningar som använder pappersdokument lagrade i arkivskåp gör sig själva en stor otjänst. Ett HR-system samlar din spridda data på ett ställe, så att det är enklare att söka igenom den.
Ett strömlinjeformat HR-arbetsflöde: Genom att använda automatiserade arbetsflöden kan du utföra HR-relaterade uppgifter utan att frukta flaskhalsar. Dessutom kan du spåra statusen för varje dokument och process, så att du håller dig uppdaterad varje gång.
Förbättrad beslutsfattande: Förutom att spara kostnader, allokerar HR-verktyg också resurser mer effektivt. Det sparar tid och din HR-avdelning kan fatta exakta och tidsenliga affärsbeslut.
Säker personalinformation: HR-avdelningar arbetar med personuppgifter, så det är viktigt att ha säkerhetsåtgärder på plats som förhindrar risken för cyberattacker.
Sammanfattning? Att använda HR-programvara förbättrar avsevärt hur du hanterar dina anställdas data och förbättrar deras upplevelse. Som ett resultat kommer du att ha en mer effektiv avdelning som kan fokusera på vad som verkligen betyder något: dess människor.
Hur man väljer rätt HR-programvara
Det finns många programvaruleverantörer där ute som kommer att försöka charma dig med felfri förvaltning av förmåner eller sömlös lönehantering. Men vad om det inte är vad du behöver?
Även om det är frestande att välja det första programmet som lovar dig månen, bör du ta dig tid att gå igenom följande steg.
Steg #1: Utvärdera dina behov
Alla programvaruval görs med att utvärdera dina behov i fokus. Tänk på vad du försöker lösa genom att införa en sådan lösning. Vill du effektivisera din onboardingprocess för nyanställda? Eller förbättra dina procedurer för talangutvärdering?
Att noggrant utvärdera dina arbetsflöden kommer att göra att du ser var dina anställda möter flaskhalsar och vad du kan göra bättre.
För att få en tydlig bild kan du ställa dig själv några frågor:
Använder ni för närvarande ett annat HR-system men det är inte tillräckligt bra?
Vilka är de vanligaste utmaningarna i er HR-avdelning?
Finns det några tidskrävande HR-processer?
Är dina anställda nöjda med den nuvarande lösningen?
Vad är er budget och vad är avkastningen på investeringen (ROI) ni förväntar er?
Är ditt team teknikkunnigt eller kommer de att ha svårt att onboarda?
Vad finns det för policies angående datasäkerhet i er organisation?
Steg #2: Identifiera dina måste-ha-funktioner
Vi har alla en önskelista över vad vi vill mest. Kanske det är en ny Apple-produkt eller en fin skjorta — världen är vår ostron.
När det gäller att välja din HR-lösning är det ingen skillnad. När du har identifierat dina krav är det dags att börja leta efter de funktioner du behöver.
Så, detta kritiska steg involverar att skapa en lista över dina måste-ha-funktioner och prioritera dem när du utvärderar HR-lösningar. Här är en liten lista över de funktioner du definitivt behöver (vi kommer att prata mer om dem senare):
Självbetjäning för anställda: Född för att förbättra anställdas produktivitet.
Analys och rapportering: För att få insikter om personalomsättning, sjukfrånvaro osv.
Rekryteringshantering och onboarding: Hjälper till att ta bort rekryteringsstress.
En av de mest kritiska icke-förhandlingsbara funktionerna är integration. Med denna praktiska funktion kan du få åtkomst till dina data direkt i det verktyg du arbetar i.
Till exempel Gurus HRIS-synk kopplar automatiskt samman anställdas data från din HR-programvara, så att den är tillgänglig var du än arbetar — ingen kontextbyten nödvändig. Tack vare företags AI-sökning ger Guru dig omedelbara svar på dina HR-frågor direkt i ditt arbetsflöde.
Efter att ha gjort denna lista, begränsa dina alternativ tills du hittar verktyget som uppfyller dina krav. Var försiktig dock. HR-programvara utvecklas ständigt; dessutom erbjuder många lösningar förmodligen varje funktion på din lista, vilket innebär högre kostnader.
Försök att hitta ett verktyg som löser dina nuvarande brister — och se senare om du kan behöva expandera.
Steg #3: Utvärdera din budget
Efter lång utvärdering har du äntligen hittat det verktyg som verkar perfekt. Men när du tittar på prislappen, ryser du. Det är mycket dyrare än du trott och du inser att du inte har pengarna för det.
Därför är detta steg så viktigt. Du måste sätta en budget för den nya programvaran innan du gör ett kostsamt misstag.
Så, prata med nyckelbeslutsfattare, som ekonomi- och HR-avdelningarna. Tillsammans kan ni skapa en budget som håller era förväntningar realistiska.
Tänk på att priset på HR-programvara beror på faktorer som företagsstorlek, funktioner och prissättningsmodell. Tänk noga på hur mycket du vill spendera på den nya leksaken, men glöm inte bort de extra kostnaderna.
Till exempel har vissa verktyg migrerings- och implementeringsavgifter som kan lägga till de initiala kostnaderna för programvaran.
Den enda nackdelen är att det finns för många lösningar tillgängliga, vilket gör att det är svårare för dig att välja den rätta. Men detta är anledningen till att vi är här, för att berätta vad du kan göra för att göra urvalsprocessen enklare.
När det kommer till att utvärdera programvaruleverantörer kan du börja med att kolla på köparguider (som denna). Dessa informativa artiklar jämför de bästa HR-verktygen med varandra, så att du tydligt kan se vilket som är bäst för ditt användningsfall.
För att hjälpa dig, här är vad du kan fråga dig själv:
Har du råd med det?
Vad är verktygets viktigaste funktion?
Vilka är de bästa alternativen för ditt användningsfall?
Uppfyller verktyget dina behov och standarder?
Vad har kunderna att säga om det?
Vilka är de bäst bedömda verktygen i din kategori?
Är det enkelt att använda och navigera, eller hindrar det användarupplevelsen?
Har det en gratis provperiod eller demo?
Är det anpassat för små företag eller stora företag?
Att svara på dessa frågor hjälper dig att trimma din lista, vilket leder oss till nästa steg.
Steg #5: Skapa en kortlista
Du har en stor lista över HR-programvarusystem som uppfyller dina behov, passar din budget och har de funktioner du vill ha. Men du har inte kommit närmare att hitta ett svar.
Tja, det är här detta steg kommer in i bilden. Nu när du har all information du behöver är det dags att begränsa dina alternativ tills du bara har en handfull (tre till fem).
Under din forskning har du troligen redan några lösningar i åtanke som gjorde ett gott intryck. Det är ingen dålig idé att jämföra dem igen med din lista över måste-ha-funktioner och din budget innan du testar dem.
Vet du inte hur du gör det? Här är några tips:
Läs recensioner: Gå till pålitliga recensionssajter som G2 eller Capterra och se vad folk har att säga om verktygen.
Sök efter fallstudier: De flesta leverantörer av HR-programvara har fallstudier som visar hur de löst människors problem.
Fråga dina kollegor: Vad tycker dina kollegor skulle passa bäst till ditt företag? Använd deras feedback för att hjälpa dina beslutsfattande ansträngningar.
Kontakta en försäljningsrepresentant: Om du har några frågor eller bekymmer rörande verktyget, tveka inte att kontakta leverantören direkt.
Steg #6: Testa de utvalda verktygen
Är din lista redo? Fantastiskt! Nu är det dags att sätta dem på prov.
Många HR-programvarulösningar har demon, gratisplaner eller provversioner som du kan dra nytta av för att se hur de fungerar innan du åtar dig. Även om ett verktyg kanske ser bra ut på papper och i skärmdumpar, kanske det inte är så intuitivt som du trott.
Att se det i aktion och få praktisk erfarenhet hjälper dig att avgöra om det är värt pengarna. Du kan testa det själv eller be din HR-avdelning att prova det (eller båda).
Din HR-personals feedback bör starkt påverka ditt slutgiltiga beslut.
Steg #7: Välj HR-programvara
Äntligen! Tiden att fatta ett beslut är nära. Även om du kanske känner dig trygg i ditt val, är din HR-avdelning på samma våglängd? Känner de likadant?
Kanske är ditt team inte lika teknikintresserat som andra och de är rädda för att använda ett sådant verktyg för första gången. I så fall är det viktigt att tydligt berätta för dem att du implementerar ett nytt HR-verktyg och att bjuda in dem att tala om sina bekymmer med någon ansvarig.
Dessutom har vissa leverantörer onboarding- och utbildningsresurser som gör att dina anställda kan lära sig verktyget. Se till att de bekantar sig, så att du kan integrera verktyget ordentligt i deras verksamhet.
Så mycket prat om funktioner, men vi har ännu inte utforskat dem. Låt oss åtgärda det.
Vilka funktioner att leta efter i HR-programvara
All HR-programvara har många coola funktioner som prestationshantering, analys och rapportering, och lärande och utveckling. Men vilka är de viktigaste funktionerna som ett HR-verktyg bör ha? Börja med dessa:
Medarbetar självbetjäning: Är din HR-avdelning ofta överbelastad med för många anställdeförfrågningar om lönebesked eller semesterförfrågningar? En självbetjäningsportal kan lösa dessa problem och öka produktiviteten genom att låta anställda se PTO:er eller stämpla in och ut själva.
Rekrytering och talenthantering: Att få toppkandidater är en tuff process. Och sedan måsta du kämpa hårt för att behålla dem i ditt företag. Ett bra HRIS-program verktyg förenklar rekryteringen och tar bort den stress som är förknippad med det.
Lönesystem: Det är lätt att gå vilse i matematiska beräkningar eller till och med glömma att betala dina anställda i tid. HR-lösningar med lönesystem kan hjälpa dig att hantera skatter och löneutdrag utan besvär, vilket avsevärt minskar din arbetsbelastning.
Integrationer: Det är ganska kontraintuitivt att ständigt byta mellan appar medan du arbetar. Därför bör ditt valda HR-verktyg fungera bra tillsammans med dina befintliga system. Ta Guru som ett exempel. Det kopplar enkelt till ditt HRIS för att automatiskt fylla i fält i medarbetarprofiler och skapa en enskild källa för medarbetardata.
Förmånsadministration: Detta är en annan nyckelfunktion för HR-system då det gör att du noggrant kan hantera de anställdas förmåner, såsom sjukförsäkring eller prestationsbonusar. Det är avgörande för att upprätthålla goodwill i ditt företag och öka kvarhållningsgraden.
En sak till. Med den ökande populariteten av artificiell intelligens (AI), kommer fler HR-system att använda det för att eliminera resursintensiva processer och repetitiva uppgifter.
Nog om funktioner, dock. Låt oss se några av de bästa HR-programvarorna som finns tillgängliga just nu.
5 verktyg att tänka på i din HR-programvaruväljprocess
Det krävs mycket planering och forskning när det kommer till att välja rätt HR-programvara. Det valda verktyget bör uppfylla dina affärsbehov och noggrant integrera med dina arbetsflöden.
Annars… 😬
Nu när du vet vilka funktioner du ska uppmärksamma, är det lättare att välja den perfekta HR-programvarulösningen. Våra noggrant utvalda alternativ hjälper också.
1. BambooHR
BambooHR är en användarvänlig plattform som automatiserar viktiga HR-uppgifter såsom medarbetardatabas, löner och onboarding.
Denna lösning hjälper dig snabbt att hitta, anställa och onboarda topp talanger. Genom att använda ett robust rekryteringssystem kan du skapa engagerande upplevelser för dina nyanställda från dag ett.
Dessutom förbättrar BambooHR medarbetarupplevelsen och prestationen genom att skapa en blomstrande miljö. Verktyget kan mäta medarbetarnöjdhet och samla relevant feedback för att säkerställa medarbetarnas välbefinnande.
Dess huvudsakliga syfte är att göra lönerna enkla genom att automatiskt registrera dina skatter och identifiera skatteincitament, vilket kan spara dig pengar. Dessutom synkroniserar Gusto ditt teams PTO, timmar och helgdagar med löner, så att du har allt du behöver för att hålla medarbetarna nöjda.
Verktyget har en enkel onboardingprocess, vilket gör det lätt att förstå och använda.
Du kan anpassa verktyget baserat på hur du arbetar, oavsett om det är på plats, på distans eller hybrid.
Vad folk uppskattar är “den enkelheten i produkten. Det är så lätt att lagra medarbetardata och lägga till anpassade fält för vilken extra information du behöver lägga till.”
HiBob hjälper dig att hantera dina kärn HR-processer, och visar dig viktig information om dina anställda, såsom födelsedagar, vem som är sjuk, arbetsjubileum, etc.
Och gissa vad? HiBob integreras med Guru!
4. Rippling
Rippling tillhandahåller ett system för arbetskraftshantering för företagets löner, kostnader, förmåner och enheter.
Rippling är enkelt. “Jag tror att min mormor skulle kunna använda det, det är så lätt.” Användare kan snabbt hitta vad de letar efter, oavsett om det är lönebesked eller PTO-förfrågningar.
Dessutom automatiserar denna HR-lösning alla dina operationer och håller dem på ett ställe, från onboarding till offboarding.
Överlag gör Rippling vad all HR-programvara gör. Det hjälper dig att betala anställda i tid, hantera teamets förmåner, hantera prestationsutvärderingar och hålla koll på tid och närvaro.
Du kan få det bästa av två världar genom att använda Rippling och Guru tillsammans.
5. TriNet
TriNet är en HR, löner och outsourcingplattform som är lämplig för små och medelstora företag i alla branscher.
Det erbjuder många HR-funktioner som löser många tidskrävande uppgifter, såsom riskminimering och efterlevnad, löner, och mänskligt kapitalexpertis.
“Jag gillar hur enkelt det är att nå en verklig person genom deras kundsupport om ett problem uppstår,” säger en recensent. Men folk uppskattar också att verktyget är enkelt att använda och hur det hanterar hela medarbetarskontinuiteten.
Dessutom låter TriNet dig ta hand om löner och medarbetarförmåner från en enda instrumentpanel. Eftersom det automatiskt synkroniserar uppgifter över plattformen leder det till färre fel och mer optimerade operationer.
Prova TriNet och Guru tillsammans idag.
Över till dig
Så, hur känner du? Som om du kan ta dig an vad som helst? 😊 Vi hoppas det.
Denna guide har definitivt hjälpt dig att lära dig hur du väljer HR-programvara som passar dina affärsbehov. Så var inte rädd att följa dessa steg och hitta den rätta HR-lösningen för dig.
Men varför inte också ta med Guru på resan?
Guru är ett AI-drivet sök-, intranät- och wiki-verktyg som är idealiskt för att ge team snabb tillgång till den information de behöver dagligen. Det ger HR-avdelningen en enskild, betrodd plattform för att centralisera policyer, checklistor och handböcker så att de kan arbeta smartare och snabbare.
Olika typer av HR-programvara hjälper dig att automatisera centrala HR-uppgifter, inklusive:
Människoresursinformation system (HRIS) för att centralisera information.
Människokapitalhantering (HCM) för att nå affärsmål.
Rekryteringssystem (ATS) för att stödja dina rekryteringsinsatser.
Mänsklig resursförvaltningssystem (HRMS) för bättre processoptimering.
Prestandahanteringsprogramvara för att hantera prestandautvärderingar.
Lärandehanteringssystem (LMS) för att stödja lärande och utveckling av anställda.
Vad kostar HR-programvara?
HR-programvara kan kosta mellan $25 och $80 per månad.
En rapport från Software Path uppgav dock att den genomsnittliga kostnaden för HRIS-system är runt $12,625 för varje användare eller $210 per användare per månad.
Kostnaden för HR-programvara kan variera beroende på olika faktorer, såsom storleken på din organisation, prissättningsmodellen och de specifika funktioner och funktionaliteter du behöver.
Hur väljer du mellan HRIS och löneprogramvara?
HRIS och löneprogramvara har olika roller. HR-plattformar hanterar många aspekter av HR-avdelningen, såsom rekrytering, utbildning av nya medarbetare eller talanghantering.
Löneprogramvara, å andra sidan, sköter endast utbetalningarna till dina anställda och utfärdar fakturor.
Så, välj en lönelösning om du behöver automatisera betalningar. Om du vill hantera fler aspekter av HR, då behöver du ett HRIS.
Lär dig hur du väljer HR-programvaran i dina drömmar för att förbättra din förmåga att rekrytera och behålla toppkompetens.
HR-programvara är ett verktyg som används flitigt och hjälper företag att minska manuella uppgifter och kostnader. Men det effektiviserar också hur din HR-avdelning fungerar, vilket leder till bättre produktivitet och effektivitet.
Det är ingen överraskning — urvalsprocessen är en svår sådan, särskilt om du inte riktigt vet vad du ska leta efter. Dessutom, med så många alternativ, hur kan du välja ett när alla lovar fantastiska saker?
Vi har skapat denna köparguide just för detta syfte. Lär dig hur du sätter dina urvalskriterier så att du kan hitta det perfekta verktyget för ditt HR-teams behov.
Vad är HR-programvara?
Human Resources (HR) programvara är prenumerations- eller molnbaserad programvara som många företag använder för att hantera, optimera och automatisera HR-relaterade uppgifter, som hantering av anställdas information.
Dessa digitala lösningar arbetar hårt för att strömlinjeforma dagliga HR-processer och öka effektiviteten och produktiviteten i HR-avdelningar. Istället för att slösa tid på att utföra samma repetitiva administrativa uppgifter kan HR-professionella fokusera på mer produktiva insatser.
Dessutom, eftersom verktygen är mycket anpassningsbara, kan de passa vilket företags unika krav, plånbok och affärsmål som helst.
Men hur fungerar de egentligen?
Hur används HR-programvara?
Huvudsyftet med HR-programvara är att ersätta pappersdokument och bistå med:
Att hålla anställdas data uppdaterad och organiserad
Att spåra tid och mäta anställdas nöjdhet
Att övervaka data och skapa anpassade rapporter
Att ge feedback i realtid och spåra anställdas prestationer
Att effektivisera administrativt arbete och skapa nya arbetsflöden
Att hantera förmåner för bättre engagemang bland anställda
Kort sagt, det gör HR-hanteringens liv lättare genom automatisering. Dessutom håller det dina anställdas data friska och aktuella, vilket möjliggör bättre samarbete.
Som ett resultat kan HR-avdelningen fokusera på mer lönsamma HR-uppgifter utan att bli överväldigad av tidskrävande processer. Ja, en HR-plattform har många fördelar. Låt oss ta en titt på dem.
Vilka är fördelarna med att använda HR-programvara?
Den sorgliga verkligheten är att en av tre nyanställda kommer att lämna ett jobb inom de första 90 dagarna om upplevelsen av att onboarda anställda är dålig. En av orsakerna kan vara en brist på HR-teknologi som skulle göra rekrytering av nya anställda enklare och mer effektiv.
Men HR-verktyg är mer än bara rekryteringsprogramvara. Även om företag har många olika behov och önskemål, så vill de alla ha samma HR-fördelar:
En ökning av anställdas upplevelse och moral: Ny HR-programvara förbättrar kommunikationen mellan avdelningar, särskilt eftersom det är en app där teammedlemmar kan samarbeta. Som ett resultat är det enkelt för människor att hitta information om sina löner, semestrar, etc.
All data lagras på ett ställe: HR-avdelningar som använder pappersdokument lagrade i arkivskåp gör sig själva en stor otjänst. Ett HR-system samlar din spridda data på ett ställe, så att det är enklare att söka igenom den.
Ett strömlinjeformat HR-arbetsflöde: Genom att använda automatiserade arbetsflöden kan du utföra HR-relaterade uppgifter utan att frukta flaskhalsar. Dessutom kan du spåra statusen för varje dokument och process, så att du håller dig uppdaterad varje gång.
Förbättrad beslutsfattande: Förutom att spara kostnader, allokerar HR-verktyg också resurser mer effektivt. Det sparar tid och din HR-avdelning kan fatta exakta och tidsenliga affärsbeslut.
Säker personalinformation: HR-avdelningar arbetar med personuppgifter, så det är viktigt att ha säkerhetsåtgärder på plats som förhindrar risken för cyberattacker.
Sammanfattning? Att använda HR-programvara förbättrar avsevärt hur du hanterar dina anställdas data och förbättrar deras upplevelse. Som ett resultat kommer du att ha en mer effektiv avdelning som kan fokusera på vad som verkligen betyder något: dess människor.
Hur man väljer rätt HR-programvara
Det finns många programvaruleverantörer där ute som kommer att försöka charma dig med felfri förvaltning av förmåner eller sömlös lönehantering. Men vad om det inte är vad du behöver?
Även om det är frestande att välja det första programmet som lovar dig månen, bör du ta dig tid att gå igenom följande steg.
Steg #1: Utvärdera dina behov
Alla programvaruval görs med att utvärdera dina behov i fokus. Tänk på vad du försöker lösa genom att införa en sådan lösning. Vill du effektivisera din onboardingprocess för nyanställda? Eller förbättra dina procedurer för talangutvärdering?
Att noggrant utvärdera dina arbetsflöden kommer att göra att du ser var dina anställda möter flaskhalsar och vad du kan göra bättre.
För att få en tydlig bild kan du ställa dig själv några frågor:
Använder ni för närvarande ett annat HR-system men det är inte tillräckligt bra?
Vilka är de vanligaste utmaningarna i er HR-avdelning?
Finns det några tidskrävande HR-processer?
Är dina anställda nöjda med den nuvarande lösningen?
Vad är er budget och vad är avkastningen på investeringen (ROI) ni förväntar er?
Är ditt team teknikkunnigt eller kommer de att ha svårt att onboarda?
Vad finns det för policies angående datasäkerhet i er organisation?
Steg #2: Identifiera dina måste-ha-funktioner
Vi har alla en önskelista över vad vi vill mest. Kanske det är en ny Apple-produkt eller en fin skjorta — världen är vår ostron.
När det gäller att välja din HR-lösning är det ingen skillnad. När du har identifierat dina krav är det dags att börja leta efter de funktioner du behöver.
Så, detta kritiska steg involverar att skapa en lista över dina måste-ha-funktioner och prioritera dem när du utvärderar HR-lösningar. Här är en liten lista över de funktioner du definitivt behöver (vi kommer att prata mer om dem senare):
Självbetjäning för anställda: Född för att förbättra anställdas produktivitet.
Analys och rapportering: För att få insikter om personalomsättning, sjukfrånvaro osv.
Rekryteringshantering och onboarding: Hjälper till att ta bort rekryteringsstress.
En av de mest kritiska icke-förhandlingsbara funktionerna är integration. Med denna praktiska funktion kan du få åtkomst till dina data direkt i det verktyg du arbetar i.
Till exempel Gurus HRIS-synk kopplar automatiskt samman anställdas data från din HR-programvara, så att den är tillgänglig var du än arbetar — ingen kontextbyten nödvändig. Tack vare företags AI-sökning ger Guru dig omedelbara svar på dina HR-frågor direkt i ditt arbetsflöde.
Efter att ha gjort denna lista, begränsa dina alternativ tills du hittar verktyget som uppfyller dina krav. Var försiktig dock. HR-programvara utvecklas ständigt; dessutom erbjuder många lösningar förmodligen varje funktion på din lista, vilket innebär högre kostnader.
Försök att hitta ett verktyg som löser dina nuvarande brister — och se senare om du kan behöva expandera.
Steg #3: Utvärdera din budget
Efter lång utvärdering har du äntligen hittat det verktyg som verkar perfekt. Men när du tittar på prislappen, ryser du. Det är mycket dyrare än du trott och du inser att du inte har pengarna för det.
Därför är detta steg så viktigt. Du måste sätta en budget för den nya programvaran innan du gör ett kostsamt misstag.
Så, prata med nyckelbeslutsfattare, som ekonomi- och HR-avdelningarna. Tillsammans kan ni skapa en budget som håller era förväntningar realistiska.
Tänk på att priset på HR-programvara beror på faktorer som företagsstorlek, funktioner och prissättningsmodell. Tänk noga på hur mycket du vill spendera på den nya leksaken, men glöm inte bort de extra kostnaderna.
Till exempel har vissa verktyg migrerings- och implementeringsavgifter som kan lägga till de initiala kostnaderna för programvaran.
Den enda nackdelen är att det finns för många lösningar tillgängliga, vilket gör att det är svårare för dig att välja den rätta. Men detta är anledningen till att vi är här, för att berätta vad du kan göra för att göra urvalsprocessen enklare.
När det kommer till att utvärdera programvaruleverantörer kan du börja med att kolla på köparguider (som denna). Dessa informativa artiklar jämför de bästa HR-verktygen med varandra, så att du tydligt kan se vilket som är bäst för ditt användningsfall.
För att hjälpa dig, här är vad du kan fråga dig själv:
Har du råd med det?
Vad är verktygets viktigaste funktion?
Vilka är de bästa alternativen för ditt användningsfall?
Uppfyller verktyget dina behov och standarder?
Vad har kunderna att säga om det?
Vilka är de bäst bedömda verktygen i din kategori?
Är det enkelt att använda och navigera, eller hindrar det användarupplevelsen?
Har det en gratis provperiod eller demo?
Är det anpassat för små företag eller stora företag?
Att svara på dessa frågor hjälper dig att trimma din lista, vilket leder oss till nästa steg.
Steg #5: Skapa en kortlista
Du har en stor lista över HR-programvarusystem som uppfyller dina behov, passar din budget och har de funktioner du vill ha. Men du har inte kommit närmare att hitta ett svar.
Tja, det är här detta steg kommer in i bilden. Nu när du har all information du behöver är det dags att begränsa dina alternativ tills du bara har en handfull (tre till fem).
Under din forskning har du troligen redan några lösningar i åtanke som gjorde ett gott intryck. Det är ingen dålig idé att jämföra dem igen med din lista över måste-ha-funktioner och din budget innan du testar dem.
Vet du inte hur du gör det? Här är några tips:
Läs recensioner: Gå till pålitliga recensionssajter som G2 eller Capterra och se vad folk har att säga om verktygen.
Sök efter fallstudier: De flesta leverantörer av HR-programvara har fallstudier som visar hur de löst människors problem.
Fråga dina kollegor: Vad tycker dina kollegor skulle passa bäst till ditt företag? Använd deras feedback för att hjälpa dina beslutsfattande ansträngningar.
Kontakta en försäljningsrepresentant: Om du har några frågor eller bekymmer rörande verktyget, tveka inte att kontakta leverantören direkt.
Steg #6: Testa de utvalda verktygen
Är din lista redo? Fantastiskt! Nu är det dags att sätta dem på prov.
Många HR-programvarulösningar har demon, gratisplaner eller provversioner som du kan dra nytta av för att se hur de fungerar innan du åtar dig. Även om ett verktyg kanske ser bra ut på papper och i skärmdumpar, kanske det inte är så intuitivt som du trott.
Att se det i aktion och få praktisk erfarenhet hjälper dig att avgöra om det är värt pengarna. Du kan testa det själv eller be din HR-avdelning att prova det (eller båda).
Din HR-personals feedback bör starkt påverka ditt slutgiltiga beslut.
Steg #7: Välj HR-programvara
Äntligen! Tiden att fatta ett beslut är nära. Även om du kanske känner dig trygg i ditt val, är din HR-avdelning på samma våglängd? Känner de likadant?
Kanske är ditt team inte lika teknikintresserat som andra och de är rädda för att använda ett sådant verktyg för första gången. I så fall är det viktigt att tydligt berätta för dem att du implementerar ett nytt HR-verktyg och att bjuda in dem att tala om sina bekymmer med någon ansvarig.
Dessutom har vissa leverantörer onboarding- och utbildningsresurser som gör att dina anställda kan lära sig verktyget. Se till att de bekantar sig, så att du kan integrera verktyget ordentligt i deras verksamhet.
Så mycket prat om funktioner, men vi har ännu inte utforskat dem. Låt oss åtgärda det.
Vilka funktioner att leta efter i HR-programvara
All HR-programvara har många coola funktioner som prestationshantering, analys och rapportering, och lärande och utveckling. Men vilka är de viktigaste funktionerna som ett HR-verktyg bör ha? Börja med dessa:
Medarbetar självbetjäning: Är din HR-avdelning ofta överbelastad med för många anställdeförfrågningar om lönebesked eller semesterförfrågningar? En självbetjäningsportal kan lösa dessa problem och öka produktiviteten genom att låta anställda se PTO:er eller stämpla in och ut själva.
Rekrytering och talenthantering: Att få toppkandidater är en tuff process. Och sedan måsta du kämpa hårt för att behålla dem i ditt företag. Ett bra HRIS-program verktyg förenklar rekryteringen och tar bort den stress som är förknippad med det.
Lönesystem: Det är lätt att gå vilse i matematiska beräkningar eller till och med glömma att betala dina anställda i tid. HR-lösningar med lönesystem kan hjälpa dig att hantera skatter och löneutdrag utan besvär, vilket avsevärt minskar din arbetsbelastning.
Integrationer: Det är ganska kontraintuitivt att ständigt byta mellan appar medan du arbetar. Därför bör ditt valda HR-verktyg fungera bra tillsammans med dina befintliga system. Ta Guru som ett exempel. Det kopplar enkelt till ditt HRIS för att automatiskt fylla i fält i medarbetarprofiler och skapa en enskild källa för medarbetardata.
Förmånsadministration: Detta är en annan nyckelfunktion för HR-system då det gör att du noggrant kan hantera de anställdas förmåner, såsom sjukförsäkring eller prestationsbonusar. Det är avgörande för att upprätthålla goodwill i ditt företag och öka kvarhållningsgraden.
En sak till. Med den ökande populariteten av artificiell intelligens (AI), kommer fler HR-system att använda det för att eliminera resursintensiva processer och repetitiva uppgifter.
Nog om funktioner, dock. Låt oss se några av de bästa HR-programvarorna som finns tillgängliga just nu.
5 verktyg att tänka på i din HR-programvaruväljprocess
Det krävs mycket planering och forskning när det kommer till att välja rätt HR-programvara. Det valda verktyget bör uppfylla dina affärsbehov och noggrant integrera med dina arbetsflöden.
Annars… 😬
Nu när du vet vilka funktioner du ska uppmärksamma, är det lättare att välja den perfekta HR-programvarulösningen. Våra noggrant utvalda alternativ hjälper också.
1. BambooHR
BambooHR är en användarvänlig plattform som automatiserar viktiga HR-uppgifter såsom medarbetardatabas, löner och onboarding.
Denna lösning hjälper dig snabbt att hitta, anställa och onboarda topp talanger. Genom att använda ett robust rekryteringssystem kan du skapa engagerande upplevelser för dina nyanställda från dag ett.
Dessutom förbättrar BambooHR medarbetarupplevelsen och prestationen genom att skapa en blomstrande miljö. Verktyget kan mäta medarbetarnöjdhet och samla relevant feedback för att säkerställa medarbetarnas välbefinnande.
Dess huvudsakliga syfte är att göra lönerna enkla genom att automatiskt registrera dina skatter och identifiera skatteincitament, vilket kan spara dig pengar. Dessutom synkroniserar Gusto ditt teams PTO, timmar och helgdagar med löner, så att du har allt du behöver för att hålla medarbetarna nöjda.
Verktyget har en enkel onboardingprocess, vilket gör det lätt att förstå och använda.
Du kan anpassa verktyget baserat på hur du arbetar, oavsett om det är på plats, på distans eller hybrid.
Vad folk uppskattar är “den enkelheten i produkten. Det är så lätt att lagra medarbetardata och lägga till anpassade fält för vilken extra information du behöver lägga till.”
HiBob hjälper dig att hantera dina kärn HR-processer, och visar dig viktig information om dina anställda, såsom födelsedagar, vem som är sjuk, arbetsjubileum, etc.
Och gissa vad? HiBob integreras med Guru!
4. Rippling
Rippling tillhandahåller ett system för arbetskraftshantering för företagets löner, kostnader, förmåner och enheter.
Rippling är enkelt. “Jag tror att min mormor skulle kunna använda det, det är så lätt.” Användare kan snabbt hitta vad de letar efter, oavsett om det är lönebesked eller PTO-förfrågningar.
Dessutom automatiserar denna HR-lösning alla dina operationer och håller dem på ett ställe, från onboarding till offboarding.
Överlag gör Rippling vad all HR-programvara gör. Det hjälper dig att betala anställda i tid, hantera teamets förmåner, hantera prestationsutvärderingar och hålla koll på tid och närvaro.
Du kan få det bästa av två världar genom att använda Rippling och Guru tillsammans.
5. TriNet
TriNet är en HR, löner och outsourcingplattform som är lämplig för små och medelstora företag i alla branscher.
Det erbjuder många HR-funktioner som löser många tidskrävande uppgifter, såsom riskminimering och efterlevnad, löner, och mänskligt kapitalexpertis.
“Jag gillar hur enkelt det är att nå en verklig person genom deras kundsupport om ett problem uppstår,” säger en recensent. Men folk uppskattar också att verktyget är enkelt att använda och hur det hanterar hela medarbetarskontinuiteten.
Dessutom låter TriNet dig ta hand om löner och medarbetarförmåner från en enda instrumentpanel. Eftersom det automatiskt synkroniserar uppgifter över plattformen leder det till färre fel och mer optimerade operationer.
Prova TriNet och Guru tillsammans idag.
Över till dig
Så, hur känner du? Som om du kan ta dig an vad som helst? 😊 Vi hoppas det.
Denna guide har definitivt hjälpt dig att lära dig hur du väljer HR-programvara som passar dina affärsbehov. Så var inte rädd att följa dessa steg och hitta den rätta HR-lösningen för dig.
Men varför inte också ta med Guru på resan?
Guru är ett AI-drivet sök-, intranät- och wiki-verktyg som är idealiskt för att ge team snabb tillgång till den information de behöver dagligen. Det ger HR-avdelningen en enskild, betrodd plattform för att centralisera policyer, checklistor och handböcker så att de kan arbeta smartare och snabbare.
Olika typer av HR-programvara hjälper dig att automatisera centrala HR-uppgifter, inklusive:
Människoresursinformation system (HRIS) för att centralisera information.
Människokapitalhantering (HCM) för att nå affärsmål.
Rekryteringssystem (ATS) för att stödja dina rekryteringsinsatser.
Mänsklig resursförvaltningssystem (HRMS) för bättre processoptimering.
Prestandahanteringsprogramvara för att hantera prestandautvärderingar.
Lärandehanteringssystem (LMS) för att stödja lärande och utveckling av anställda.
Vad kostar HR-programvara?
HR-programvara kan kosta mellan $25 och $80 per månad.
En rapport från Software Path uppgav dock att den genomsnittliga kostnaden för HRIS-system är runt $12,625 för varje användare eller $210 per användare per månad.
Kostnaden för HR-programvara kan variera beroende på olika faktorer, såsom storleken på din organisation, prissättningsmodellen och de specifika funktioner och funktionaliteter du behöver.
Hur väljer du mellan HRIS och löneprogramvara?
HRIS och löneprogramvara har olika roller. HR-plattformar hanterar många aspekter av HR-avdelningen, såsom rekrytering, utbildning av nya medarbetare eller talanghantering.
Löneprogramvara, å andra sidan, sköter endast utbetalningarna till dina anställda och utfärdar fakturor.
Så, välj en lönelösning om du behöver automatisera betalningar. Om du vill hantera fler aspekter av HR, då behöver du ett HRIS.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
.webp)
