Det är enkelt att välja löneprogramvara som faktiskt gör sitt jobb när du har den här guiden vid din sida.
Hatar du inte när du glömmer att betala dina anställda i tid? IGEN? Det är inte ditt fel, dock. Du har så mycket på tallriken att det är omöjligt att komma ihåg. Dessutom tar det timmar att beräkna deras lön.
Du är dock inte ensam i detta. Enligt UKG, har 54% av amerikanerna haft en lönefråga. Fast anställda, timanställda och gigarbetare har haft sina egna ersättningsproblem.
Lösningen? Löneprogramvara, som automatiskt hanterar olika löneprocesser som betalningsalternativ eller skatter. Med dessa automatiseringsfunktioner sparar du tid och förhindrar kostsamma fel.
Men innan du tar steget måste du följa de nödvändiga stegen för att välja rätt löneprogramvara för ditt företags behov. Och det är där den här guiden kommer till hands.
Vad är Löneprogramvara?
Löneprogramvara är en applikation som automatiserar betalningsprocessen för dina heltids- eller timanställda. Den hjälper dig att hantera bonusar, löner och löner men spårar också ledighet och anställningsförmåner.
I ett nötskal spårar lönetjänster alla betalningar, upprätthåller efterlevnad av skattelagar och förordningar och övervakar tid och närvaro. Som ett resultat får du insyn i alla lönerapporter, såsom lönespecifikationer, och minskar risken för fel och noncompliance.
Vilken som helst kan använda denna programvara, från små företag till stora företag. Men hur fungerar det? Låt oss ta reda på det.
Hur fungerar Löneprogramvara?
Tänk på ett lönesystem som en självbetjäningsportal. Anställda kan nå det när som helst de vill för att visa eller redigera sin personliga information och ställa in sina betalningsinställningar (direkt insättning, betalkort eller papperscheck).
Att göra detta hjälper arbetsgivare att rulla ut betalningar mer enkelt. Med all information de behöver i ett enda verktyg kan företag automatisera betalningar för varje anställd, oavsett deras plats eller typ av kontrakt.
Mer exakt använder organisationer löneprogramvara och tjänster eftersom det:
Förenklar tidskrävande uppgifter och har kraften att enkelt anpassa sig till alla förändringar.
Möjliggör större insyn i sina ekonomiska medel så att de kan hålla sig inom ramen för budgeten.
Sparar massor av tid, vilket gör att organisationer kan fokusera på mer högnivåuppgifter.
Ser till att de betalar anställda i tid, varje gång.
Dessutom integreras lönesystem med de affärssystem du redan använder, som redovisning och finans. Detta gör att du kan köra löner korrekt och i tid, vilket bygger anställdas förtroende. För att prata om förtroende, låt oss prata om fördelarna med den här typen av programvara.
Vilka är fördelarna med att använda lönesystem?
Den viktigaste fördelen med ett löneverktyg är att det frigör din personalavdelnings tid. Istället för att göra samma tråkiga rutinuppgifter kan de fokusera på viktigare initiativ.
Men förutom att effektivisera löner, vad mer gör det? Nåja, det…
Säkerställer skatteefterlevnad: Visste du att upp till 30% av företagen felaktigt-klassificerar anställda? Detta tar enormt på ekonomin och leder till kostsamma avgifter. Lönesystem kan förhindra det och hjälpa dig att följa delstats- och federallagar. Vissa verktyg genererar även sammanfattningar och rapporter för skatteinlämningsändamål.
Sparar tid och minskar kostnader: Genom automatisering kan HR-team minska kostsamma mänskliga fel, som felaktig inmatning av lönedata. Som ett resultat sparar du tid och pengar, vilket gör att du kan fokusera på att uppnå dina organisationsmål.
Ökar noggrannhet och transparens: Inget mer gissningar och bortkastad tid. En lönelösning ser till att du levererar korrekta lönekontroller direkt till deras bankkonton, och i tid, inte mindre. Detta leder till ökat förtroende och självförtroende - och lyckligare anställda!
Erbjuder flexibilitet och anpassning: Nya arbetstrender dyker upp varje dag. En aktuell är förföljelsen av icke-traditionella sökande, med 56% av kandidaterna söker jobb utanför sitt nuvarande expertisområde. Vilket innebär att du ständigt behöver anpassa dig och din lönesoftware bör följa ditt exempel. Din valda lösning måste erbjuda olika anpassningsbara funktioner som uppfyller dina specifika krav vid alla tidpunkter. Dessutom bör den stödja olika betalningsfrekvenser och skatteavdrag, så att du alltid kan lita på den när du behöver den som mest.
Så, har dessa fördelar övertygat dig att satsa på lönesoftware? 😊 Hoppas det gjorde det annars blir det pinsamt. Vår nästa avsnitt utforskar stegen du behöver ta för att välja rätt löneplattform.
Hur man Väljer Rätt Lönesoftware
För att skörda fördelarna med ett lönesystem måste du äga en löne… Och medan det är lätt att Googla sökning 'bästa lönesystem' och välja den första som ser lite trevlig ut, kommer du att bli djupt besviken. Det kanske inte är vad du behöver.
Så kräver val av din lönelösning noggrann planering, precis som när du väljer any andra HR-software. Det börjar med en åtta-stegs process.
Steg #1: Bedöm dina företagsbehov
Rom byggdes inte på en dag. Att välja rätt lönesoftware är resultatet av kontinuerliga ansträngningar och planering.
Och allt börjar med att bedöma dina lönebehov. Eftersom varje företag är unikt bör du besvara följande frågor:
Hur många anställda har du? Lönesystem har olika kapaciteter. Var försiktig så att du inte betalar för fler funktioner än du behöver.
Hur ofta betalar du din personal? Varierar det från roll till roll? Din lönesoftware bör ta hand om flera betalningsfrekvenser samtidigt som noggrannheten bibehålls.
Anställer du internationella arbetstagare? Om du gör det, bör din lönesystem kunna hantera internationella betalningar. Och förhindra överraskningslöneskatter.
Har du olika typer av anställda? Kanske har ditt team timanställda, månadslöner och konsulter. Appen behöver effektivisera komplexiteten i dina arbetsflöden.
Genom att definiera dina huvudmål är du ett steg närmare att välja rätt lönesoftware.
Steg #2: Gör en lista över dina önskade funktioner
Så, du har identifierat dina behov och känner dem utan och innan. Nu är det dags att göra en checklista över dina 'måste-ha'-funktioner. Behöver du sömlös förmånsadministration? Eller tidsuppföljningsfunktioner? Har verktyget programintegreringar med de verktyg du använder dagligen?
Till exempel kanske du gör all teamkommunikation i Slack. Om ditt lönesystem inte integrerar med detta verktyg kommer det att göra ditt liv svårare och mer frustrerande.
Så, tänk noga på de viktigaste funktionerna som lönesystemet bör ha för att möta de affärsbehov som anges ovan. Försök att prioritera funktioner som lönefrekvens eller automatisering som kommer att göra det tunga lyftet åt dig.
Steg #3: Utvärdera din budget
Du vill inte spendera alla dina pengar på lönesoftware som har massor av funktioner om du bara kommer att använda hälften av dem. Så, sätt en budget som möjliggör att du får de funktioner du vill ha.
Senare kan du överväga ytterligare funktioner vid behov. Var dock försiktig, eftersom varje verktygs pris varierar från leverantör till leverantör. Dessutom har de olika prissättningsmodeller. Till exempel erbjuder många en månatlig prenumeration med en grundavgift men en extra avgift per anställd.
Ta hänsyn till detta när du utvärderar lönesoftwaren.
Steg #4: Skapa en lista över potentiella leverantörer
Nu börjar det roliga. Ta din lista över funktioner, budget och mål, och börja forska om de bästa lönesoftwareleverantörerna för dina specifika behov. Det kan vara svårt att komma igång till en början, särskilt eftersom denna marknad sannolikt kommer att fortsätta att växa –– från $7.3 miljarder år 2022 till en beräknad $15.43 miljarder år 2030. Men här är några frågor som kommer att hjälpa dig enormt i ditt sökande:
Vad är verktygets huvudfunktion?
Uppfyller programvaran dina krav?
Är den lämplig för mindre eller större organisationer?
Är det en gratis provperiod eller demo?
Vad säger människor om det?
Vilket är det maximala antalet anställda det kan hantera?
Har det integreringar med dina favoritverktyg?
Är verktygets pris inom din budget?
Har det flera betalningsfrekvenser?
Håll dessa frågor i åtanke när du skapar din lista — det kommer definitivt att underlätta denna process.
Steg #5: Överväg säkerhetsfunktioner
En funktion du aldrig bör snåla med när du väljer lönesystem är datasäkerhetsfunktioner.
Detta verktyg hanterar känsliga finansiella och personliga anställningsuppgifter; du kan föreställa dig hur ett oönskat cyberintrång kan vara katastrofalt för din företags rykte.
Så välj en lösning som har starka säkerhetsåtgärder på plats, såsom datakryptering eller tvåfaktorsautentisering. För att känna trygghet kan du kontakta säljarens kundsupport och fråga hur de kommer att skydda din information vid intrång.
Säkerhet kommer vanligtvis tillsammans med skatte- och arbetslagsenliga. Annars bör du se till att det valda lönehanteringsverktyget också uppdaterar sin programvara regelbundet för att återspegla nya inkomstskattelagar.
Steg #6: Överväg tillägg och integrationer
Om du är trött på icke-sammanlänkade system och att växla flikar fram och tillbaka, bör du leta efter löneplattformar som integreras med dina befintliga verktyg.
Många lönesystem erbjuder tredjepartsintegrationer med din redovisningsprogramvara eller andra kärn-HR-processer som hjälper dig att effektivisera dina arbetsflöden och göra ditt HR-teams liv enklare.
Till exempel, Guru — vår företags AI-sökmotor, intranäthubb och wiki-verktyg — integreras med över 40 HR-verktyg, inklusive lönesystem. Varför är detta extra hjälpsamt?
Eftersom du kan skapa en enda kraftfull sanningskälla som håller din kunskap och anställdata konsekvent över alla styrelser. Och kopplar ihop den med dokumenterad information.
Steg #7: Skapa en kortlista
Du har förmodligen redan hittat några lösningar som kan passa bra med dina arbetsflöden. Men dessa pärlor kan gå förlorade bland mängden av andra verktyg som för närvarande finns på din lista.
Det är dags att börja gallra ut.
Jämför din lista över leverantörer med din lista över måste-ha funktioner och begränsa dem till tre eller fem bra alternativ. Tricket är att:
Läs recensioner på betrodda sidor som TrustRadius eller G2 för att se vad användare har att säga om verktyget.
Be om rekommendationer från kollegor eftersom chanser finns att de redan använder en bra lönefunktion.
Se fallstudier som visar hur en viss leverantör löste människors problem.
Vid slutet av detta steg bör du ha en lista över de verktyg du mest vill testa. Vilket leder oss till vår slutliga fas...
Steg #8: Begär demonstrationer och börja gratis provperioder
Med din kortlista i handen behöver du nu gå till varje leverantörs webbplats. Och se om de har gratis provperioder eller demonstrationer du kan prova.
Innan du gör ett köp är chanserna stora att de flesta programvaruleverantörer erbjuder 14- eller 30-dagars provperioder som du kan dra nytta av för att testa plattformen. Genom att se lönesystemet i aktion kan du utvärdera dess användarvänlighet, prestanda och tjänster.
Detta är ett mycket kritiskt steg innan ett köp görs. Ett verktyg kan se bra ut vid första anblicken, men kanske är det utmanande att förstå och dina anställda hatar det.
Därför bör du också be andra personer från olika avdelningar att prova verktyget. De kan berätta för dig vilken lösning som är rätt för din organisation och övergripande erbjuda en mer objektiv synvinkel.
Nu när du vet hur du väljer rätt HR-programvara, vad finns det mer att göra?
Titta på de mest efterfrågade funktionerna för lönesystemet!
Vilka funktioner att leta efter i lönesoftware
Inte alla lönelösningar är skapade lika. Varje verktyg har unika funktioner som gör det bra; du behöver bara veta vad du ska leta efter. Så, låt oss utforska några av de vanligaste funktionerna i en heltäckande lönelösning:
Tidsuppföljningsintegrationer: En tidsuppföljningsfunktion är mycket användbar om du har timanställda, eftersom det låter dig automatiskt mata in data och säkerställa dess noggrannhet under en löneperiod.
Direkta insättningsalternativ: Dina anställda, nya anställningar och även potentiella kandidater förväntar sig att du ger dem omedelbar tillgång till sina lönesedlar. Inte bara hjälper det dem att få sina betalningar i tid, men det eliminerar behovet av att distribuera papperslönesedlar.
Kompensationshantering: Din förmåga att hantera arbetstagares kompensation kommer att göra en betydande skillnad i den här grymma arbejdsmiljön. Det kommer att tillåta dig att attrahera och behålla topptalanger genom att belöna dem baserat på förtjänst utan alltför mycket krångel.
Integrationer: Du är förmodligen uttråkad av att höra så mycket om integrationer, men de är definitivt en livräddare. Ditt valda löneverktyg bör enkelt koppla in i din ekosystem, lite som Guru. Guru ansluter alla appar i din tekniska stack—inklusive din lönesoftware—och gör all information från dina verktyg tillgänglig från en plats: var du än arbetar för tillfället.
Anställd självbetjäning: Denna funktion gör att anställda kan få tillgång till viktig information, som PTO, W-2-formulär eller lönesedlar när de vill. Det minskar avsevärt HR-teamets arbetsbelastning och ger arbetstagarna mer ansvar.
Det finns många funktioner som du bör överväga när du utvärderar löneverktyg, som skatteuträknare, insättningar, etc. Om du följde stegen ovan vet du att det beror på dina behov.
Men vilka är de bästa lönesoftwareverktygen? Vi surfade webben åt dig och gjorde en lista.
10 Lönesoftwaretjänster att överväga
Om du har gjort din forskning vet du hur många lönesoftwareverktyg som finns där ute. Det finns OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — listan kan fortsätta i all oändlighet.
Men är de bra?
Beror på vad du vill och vad du behöver. Därför har vi noggrant valt olika verktyg för unika behov, så att du kan få en fullständig översikt över marknaden för lönesoftware.
1. Gusto
Gusto är ett online-lönesoftwareprogram som hjälper HR-team att fylla i sina skatteformulär, hantera löner och säkerställa efterlevnad av branschlagar.
Men Gusto handlar inte bara om löner. “De omfattande rapportverktygen är användarvänliga och erbjuder olika alternativ för att få åtkomst till den exakta informationen vi behöver,” säger en granskare. Dessutom har Gusto en enkel ombordsgångsprocess som låter dig köra verktyget på minuter, inte veckor.
2. Rippling
Rippling, ett modernt verktyg för arbetsstyrningshantering, låter team hantera olika aspekter av sin HR-avdelning, såsom löner, förmåner, utgifter och mer.
Rippling beräknar och arkiverar automatiskt dina löneskatter, även om du har internationella anställda. Dessutom har den en mobilapp där anställda kan se sina lönespecifikationer eller begära ledigt.
Överraskning, överraskning! Rippling integreras med Guru.
3. Square
Square är en företagsteknologilösning som gör det möjligt för HR-avdelningar att enkelt köra löner samtidigt som de håller sig efterlevnad.
Används av småföretagare varje dag, har detta verktyg pålitliga betalningar och integreras med ditt POS-system. Det innebär att du kan betala anställda direkt från din instrumentpanel och behandla betalningar snabbare.
Dessutom, om du har problem med att lämna in skatter, hjälper Square dig att hålla dig uppdaterad om överensstämmelse genom expertråd.
“Square POS har möjliggjort för oss att hålla koll på vår kundbas samt hålla koll på vår inventering och försäljning.”
Och Square integreras med Guru! Vad mer kan du önska?
4. OnPay
OnPay – ett heltäckande onlineverktyg för löner – ger HR-team allt de behöver för att effektivisera lön och förmåner.
Eftersom det automatiserar alla tidskrävande uppgifter och minskar din månatliga bokföring tillåter OnPay dig att fokusera mer på det som är viktigt. Dessutom integreras det med populära redovisnings-, tidsuppföljnings- och andra affärsverktyg, inklusive Guru.
5. ADP Lön
ADP Payroll är en HR- och skattetjänst som ser till att din lönekörning fungerar smidigt, utan alltför mycket krångel.
ADP har också en plattform för självbetjäning för anställda och chefer, som du kan använda både online och via en mobilapp. Om du behöver hjälp med något har ADP erfarna löneexperter tillgängliga 24/7.
Vad gäller integrationer samarbetar ADP Payroll bra med Guru.
6. Paychex
Paychex erbjuder automatiserade verktyg för lönebearbetning i en enkel, allt-i-ett HR-lösning.
Den här lösningen gör det enkelt att betala dina anställda i tid med bara några klick. Den gör det genom flexibel bearbetning, en portal för självbetjäning för anställda och automatiserad skatteadministration.
”[...] Den live bokföringsfunktionen är enkel att använda, särskilt för nybörjare inom redovisning. Vilket gör det till ett perfekt alternativ för de som inte är bekanta med sådana verktyg.
Intuit QuickBooks hjälper dig att spåra utgifter, köra insiktsfulla rapporter och anpassa fakturor från en enda plattform. Dessutom håller den reda på vart dina pengar går genom att automatiskt spara dina transaktioner på plattformen.
Du kan också ansluta dina favoritappar med QuickBooks; även Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct är en online-redovisningsplattform för frilansare eller medelstora företag.
Genom att ta med kärnfunktioner som leverantörsreskontra, kassaflöde och fakturering till bordet kan Sage One uppfylla alla dina behov. Det är enkelt att installera och du kan komma åt det 24/7, så länge du har en internetanslutning.
Deel är en löne-lösning som riktar sig till globala team, som kan hantera registreringar, skattereduktioner och överensstämmelse var dina arbetare än befinner sig.
Deel är bra eftersom det erbjuder en komplett översikt över din arbetsstyrka utan att behöva byta appar. Dessutom kan chefer, ledare och även anställda använda Deels självbetjäningsportal för att uppdatera uttagsdetaljer, övervaka totala lönekostnader och utföra många andra uppgifter.
"Systemet hanterar sömlöst överföringsprocessen från min arbetsgivare till mitt lokala bankkonto, vilket sparar tid och ansträngning. Det faktum att jag inte behöver initiera eller spåra transaktionerna manuellt är ett stort plus."
Redo att göra en deel? Ta med dig Guru: de samarbetar!
10. BrightPay
BrightPay, baserad i Storbritannien, är ett molnbaserat lönesystem som främjar realtids-samarbete och minskar förseningar i löne-cykeln.
"[...] Användargränssnittet är enkelt att använda, och att mata in lönedata är en barnlek. Programmet automatiserar regelbundna löner genom att rulla över siffror månad efter månad och generera variationsindikationer."
Dessutom har det en självbetjäningsportal där anställda kan få tillgång till den information de söker, såsom lönespecifikationer, avdrag, semesterdagar, etc.
BrightPay integreras med massor av andra verktyg, såsom BrightBooks, Sage, Xero, och - du har gissat rätt - Guru!
Över till dig
Ser du? Med denna köpguide är det inte så svårt att lära sig hur man väljer lönesystem som gör sitt jobb. Vi vågar påstå att det får dig att känna dig mer självsäker att du kommer att välja rätt lösning - äntligen!
En sak till innan du går. Låt oss prata om Guru, en företags-AI-söknings- och kunskapsplattform som håller all företagsinformation på dina fingrar.
Guru integreras med dina befintliga verktyg, så att du kan söka i alla dina appar, chattar och dokument direkt, utan att behöva byta flikar eller uppgifter.
Läs mer om Guru genom att anmäla dig idag.
Vanliga frågor (FAQs)
Hur mycket kostar lönesystemet?
Priset varierar beroende på olika faktorer, såsom organisationsstorlek, prissättningsmodell och antal anställda.
Vanligtvis har de flesta tjänsteleverantörer en månatlig prenumeration som varierar från $8/månad till $49/månad. Om du vill lägga till nya användare måste du betala en extra avgift.
Andra kan ha anpassad prissättning där du måste begära en offert och konsultera med leverantören.
Finns det gratis löneprogramvara?
Ja, en del löneprogramvarulösningar erbjuder en gratis plan, som Square och Deel, men de flesta har betalda prenumerationer.
Om du väljer gratis planer kanske du får begränsad åtkomst till funktioner, vilket förmodligen inte kommer att hjälpa dig i längden.
Hur väljer jag en löneleverantör för ett litet företag?
Här är några hjälpsamma tips för små företag:
Bedöm dina behov: Vad försöker du lösa? Behöver du bara löneverktyg för tidsregistrering? Eller mer än så?
Överväg din budget: Hur mycket är du villig att spendera på löneverktyget?
Se till att det är skalbart: Välj en lönealternativ som växer med ditt företag.
Kolla recensioner: Se vad andra små team har att säga om ett särskilt verktyg.
Det är enkelt att välja löneprogramvara som faktiskt gör sitt jobb när du har den här guiden vid din sida.
Hatar du inte när du glömmer att betala dina anställda i tid? IGEN? Det är inte ditt fel, dock. Du har så mycket på tallriken att det är omöjligt att komma ihåg. Dessutom tar det timmar att beräkna deras lön.
Du är dock inte ensam i detta. Enligt UKG, har 54% av amerikanerna haft en lönefråga. Fast anställda, timanställda och gigarbetare har haft sina egna ersättningsproblem.
Lösningen? Löneprogramvara, som automatiskt hanterar olika löneprocesser som betalningsalternativ eller skatter. Med dessa automatiseringsfunktioner sparar du tid och förhindrar kostsamma fel.
Men innan du tar steget måste du följa de nödvändiga stegen för att välja rätt löneprogramvara för ditt företags behov. Och det är där den här guiden kommer till hands.
Vad är Löneprogramvara?
Löneprogramvara är en applikation som automatiserar betalningsprocessen för dina heltids- eller timanställda. Den hjälper dig att hantera bonusar, löner och löner men spårar också ledighet och anställningsförmåner.
I ett nötskal spårar lönetjänster alla betalningar, upprätthåller efterlevnad av skattelagar och förordningar och övervakar tid och närvaro. Som ett resultat får du insyn i alla lönerapporter, såsom lönespecifikationer, och minskar risken för fel och noncompliance.
Vilken som helst kan använda denna programvara, från små företag till stora företag. Men hur fungerar det? Låt oss ta reda på det.
Hur fungerar Löneprogramvara?
Tänk på ett lönesystem som en självbetjäningsportal. Anställda kan nå det när som helst de vill för att visa eller redigera sin personliga information och ställa in sina betalningsinställningar (direkt insättning, betalkort eller papperscheck).
Att göra detta hjälper arbetsgivare att rulla ut betalningar mer enkelt. Med all information de behöver i ett enda verktyg kan företag automatisera betalningar för varje anställd, oavsett deras plats eller typ av kontrakt.
Mer exakt använder organisationer löneprogramvara och tjänster eftersom det:
Förenklar tidskrävande uppgifter och har kraften att enkelt anpassa sig till alla förändringar.
Möjliggör större insyn i sina ekonomiska medel så att de kan hålla sig inom ramen för budgeten.
Sparar massor av tid, vilket gör att organisationer kan fokusera på mer högnivåuppgifter.
Ser till att de betalar anställda i tid, varje gång.
Dessutom integreras lönesystem med de affärssystem du redan använder, som redovisning och finans. Detta gör att du kan köra löner korrekt och i tid, vilket bygger anställdas förtroende. För att prata om förtroende, låt oss prata om fördelarna med den här typen av programvara.
Vilka är fördelarna med att använda lönesystem?
Den viktigaste fördelen med ett löneverktyg är att det frigör din personalavdelnings tid. Istället för att göra samma tråkiga rutinuppgifter kan de fokusera på viktigare initiativ.
Men förutom att effektivisera löner, vad mer gör det? Nåja, det…
Säkerställer skatteefterlevnad: Visste du att upp till 30% av företagen felaktigt-klassificerar anställda? Detta tar enormt på ekonomin och leder till kostsamma avgifter. Lönesystem kan förhindra det och hjälpa dig att följa delstats- och federallagar. Vissa verktyg genererar även sammanfattningar och rapporter för skatteinlämningsändamål.
Sparar tid och minskar kostnader: Genom automatisering kan HR-team minska kostsamma mänskliga fel, som felaktig inmatning av lönedata. Som ett resultat sparar du tid och pengar, vilket gör att du kan fokusera på att uppnå dina organisationsmål.
Ökar noggrannhet och transparens: Inget mer gissningar och bortkastad tid. En lönelösning ser till att du levererar korrekta lönekontroller direkt till deras bankkonton, och i tid, inte mindre. Detta leder till ökat förtroende och självförtroende - och lyckligare anställda!
Erbjuder flexibilitet och anpassning: Nya arbetstrender dyker upp varje dag. En aktuell är förföljelsen av icke-traditionella sökande, med 56% av kandidaterna söker jobb utanför sitt nuvarande expertisområde. Vilket innebär att du ständigt behöver anpassa dig och din lönesoftware bör följa ditt exempel. Din valda lösning måste erbjuda olika anpassningsbara funktioner som uppfyller dina specifika krav vid alla tidpunkter. Dessutom bör den stödja olika betalningsfrekvenser och skatteavdrag, så att du alltid kan lita på den när du behöver den som mest.
Så, har dessa fördelar övertygat dig att satsa på lönesoftware? 😊 Hoppas det gjorde det annars blir det pinsamt. Vår nästa avsnitt utforskar stegen du behöver ta för att välja rätt löneplattform.
Hur man Väljer Rätt Lönesoftware
För att skörda fördelarna med ett lönesystem måste du äga en löne… Och medan det är lätt att Googla sökning 'bästa lönesystem' och välja den första som ser lite trevlig ut, kommer du att bli djupt besviken. Det kanske inte är vad du behöver.
Så kräver val av din lönelösning noggrann planering, precis som när du väljer any andra HR-software. Det börjar med en åtta-stegs process.
Steg #1: Bedöm dina företagsbehov
Rom byggdes inte på en dag. Att välja rätt lönesoftware är resultatet av kontinuerliga ansträngningar och planering.
Och allt börjar med att bedöma dina lönebehov. Eftersom varje företag är unikt bör du besvara följande frågor:
Hur många anställda har du? Lönesystem har olika kapaciteter. Var försiktig så att du inte betalar för fler funktioner än du behöver.
Hur ofta betalar du din personal? Varierar det från roll till roll? Din lönesoftware bör ta hand om flera betalningsfrekvenser samtidigt som noggrannheten bibehålls.
Anställer du internationella arbetstagare? Om du gör det, bör din lönesystem kunna hantera internationella betalningar. Och förhindra överraskningslöneskatter.
Har du olika typer av anställda? Kanske har ditt team timanställda, månadslöner och konsulter. Appen behöver effektivisera komplexiteten i dina arbetsflöden.
Genom att definiera dina huvudmål är du ett steg närmare att välja rätt lönesoftware.
Steg #2: Gör en lista över dina önskade funktioner
Så, du har identifierat dina behov och känner dem utan och innan. Nu är det dags att göra en checklista över dina 'måste-ha'-funktioner. Behöver du sömlös förmånsadministration? Eller tidsuppföljningsfunktioner? Har verktyget programintegreringar med de verktyg du använder dagligen?
Till exempel kanske du gör all teamkommunikation i Slack. Om ditt lönesystem inte integrerar med detta verktyg kommer det att göra ditt liv svårare och mer frustrerande.
Så, tänk noga på de viktigaste funktionerna som lönesystemet bör ha för att möta de affärsbehov som anges ovan. Försök att prioritera funktioner som lönefrekvens eller automatisering som kommer att göra det tunga lyftet åt dig.
Steg #3: Utvärdera din budget
Du vill inte spendera alla dina pengar på lönesoftware som har massor av funktioner om du bara kommer att använda hälften av dem. Så, sätt en budget som möjliggör att du får de funktioner du vill ha.
Senare kan du överväga ytterligare funktioner vid behov. Var dock försiktig, eftersom varje verktygs pris varierar från leverantör till leverantör. Dessutom har de olika prissättningsmodeller. Till exempel erbjuder många en månatlig prenumeration med en grundavgift men en extra avgift per anställd.
Ta hänsyn till detta när du utvärderar lönesoftwaren.
Steg #4: Skapa en lista över potentiella leverantörer
Nu börjar det roliga. Ta din lista över funktioner, budget och mål, och börja forska om de bästa lönesoftwareleverantörerna för dina specifika behov. Det kan vara svårt att komma igång till en början, särskilt eftersom denna marknad sannolikt kommer att fortsätta att växa –– från $7.3 miljarder år 2022 till en beräknad $15.43 miljarder år 2030. Men här är några frågor som kommer att hjälpa dig enormt i ditt sökande:
Vad är verktygets huvudfunktion?
Uppfyller programvaran dina krav?
Är den lämplig för mindre eller större organisationer?
Är det en gratis provperiod eller demo?
Vad säger människor om det?
Vilket är det maximala antalet anställda det kan hantera?
Har det integreringar med dina favoritverktyg?
Är verktygets pris inom din budget?
Har det flera betalningsfrekvenser?
Håll dessa frågor i åtanke när du skapar din lista — det kommer definitivt att underlätta denna process.
Steg #5: Överväg säkerhetsfunktioner
En funktion du aldrig bör snåla med när du väljer lönesystem är datasäkerhetsfunktioner.
Detta verktyg hanterar känsliga finansiella och personliga anställningsuppgifter; du kan föreställa dig hur ett oönskat cyberintrång kan vara katastrofalt för din företags rykte.
Så välj en lösning som har starka säkerhetsåtgärder på plats, såsom datakryptering eller tvåfaktorsautentisering. För att känna trygghet kan du kontakta säljarens kundsupport och fråga hur de kommer att skydda din information vid intrång.
Säkerhet kommer vanligtvis tillsammans med skatte- och arbetslagsenliga. Annars bör du se till att det valda lönehanteringsverktyget också uppdaterar sin programvara regelbundet för att återspegla nya inkomstskattelagar.
Steg #6: Överväg tillägg och integrationer
Om du är trött på icke-sammanlänkade system och att växla flikar fram och tillbaka, bör du leta efter löneplattformar som integreras med dina befintliga verktyg.
Många lönesystem erbjuder tredjepartsintegrationer med din redovisningsprogramvara eller andra kärn-HR-processer som hjälper dig att effektivisera dina arbetsflöden och göra ditt HR-teams liv enklare.
Till exempel, Guru — vår företags AI-sökmotor, intranäthubb och wiki-verktyg — integreras med över 40 HR-verktyg, inklusive lönesystem. Varför är detta extra hjälpsamt?
Eftersom du kan skapa en enda kraftfull sanningskälla som håller din kunskap och anställdata konsekvent över alla styrelser. Och kopplar ihop den med dokumenterad information.
Steg #7: Skapa en kortlista
Du har förmodligen redan hittat några lösningar som kan passa bra med dina arbetsflöden. Men dessa pärlor kan gå förlorade bland mängden av andra verktyg som för närvarande finns på din lista.
Det är dags att börja gallra ut.
Jämför din lista över leverantörer med din lista över måste-ha funktioner och begränsa dem till tre eller fem bra alternativ. Tricket är att:
Läs recensioner på betrodda sidor som TrustRadius eller G2 för att se vad användare har att säga om verktyget.
Be om rekommendationer från kollegor eftersom chanser finns att de redan använder en bra lönefunktion.
Se fallstudier som visar hur en viss leverantör löste människors problem.
Vid slutet av detta steg bör du ha en lista över de verktyg du mest vill testa. Vilket leder oss till vår slutliga fas...
Steg #8: Begär demonstrationer och börja gratis provperioder
Med din kortlista i handen behöver du nu gå till varje leverantörs webbplats. Och se om de har gratis provperioder eller demonstrationer du kan prova.
Innan du gör ett köp är chanserna stora att de flesta programvaruleverantörer erbjuder 14- eller 30-dagars provperioder som du kan dra nytta av för att testa plattformen. Genom att se lönesystemet i aktion kan du utvärdera dess användarvänlighet, prestanda och tjänster.
Detta är ett mycket kritiskt steg innan ett köp görs. Ett verktyg kan se bra ut vid första anblicken, men kanske är det utmanande att förstå och dina anställda hatar det.
Därför bör du också be andra personer från olika avdelningar att prova verktyget. De kan berätta för dig vilken lösning som är rätt för din organisation och övergripande erbjuda en mer objektiv synvinkel.
Nu när du vet hur du väljer rätt HR-programvara, vad finns det mer att göra?
Titta på de mest efterfrågade funktionerna för lönesystemet!
Vilka funktioner att leta efter i lönesoftware
Inte alla lönelösningar är skapade lika. Varje verktyg har unika funktioner som gör det bra; du behöver bara veta vad du ska leta efter. Så, låt oss utforska några av de vanligaste funktionerna i en heltäckande lönelösning:
Tidsuppföljningsintegrationer: En tidsuppföljningsfunktion är mycket användbar om du har timanställda, eftersom det låter dig automatiskt mata in data och säkerställa dess noggrannhet under en löneperiod.
Direkta insättningsalternativ: Dina anställda, nya anställningar och även potentiella kandidater förväntar sig att du ger dem omedelbar tillgång till sina lönesedlar. Inte bara hjälper det dem att få sina betalningar i tid, men det eliminerar behovet av att distribuera papperslönesedlar.
Kompensationshantering: Din förmåga att hantera arbetstagares kompensation kommer att göra en betydande skillnad i den här grymma arbejdsmiljön. Det kommer att tillåta dig att attrahera och behålla topptalanger genom att belöna dem baserat på förtjänst utan alltför mycket krångel.
Integrationer: Du är förmodligen uttråkad av att höra så mycket om integrationer, men de är definitivt en livräddare. Ditt valda löneverktyg bör enkelt koppla in i din ekosystem, lite som Guru. Guru ansluter alla appar i din tekniska stack—inklusive din lönesoftware—och gör all information från dina verktyg tillgänglig från en plats: var du än arbetar för tillfället.
Anställd självbetjäning: Denna funktion gör att anställda kan få tillgång till viktig information, som PTO, W-2-formulär eller lönesedlar när de vill. Det minskar avsevärt HR-teamets arbetsbelastning och ger arbetstagarna mer ansvar.
Det finns många funktioner som du bör överväga när du utvärderar löneverktyg, som skatteuträknare, insättningar, etc. Om du följde stegen ovan vet du att det beror på dina behov.
Men vilka är de bästa lönesoftwareverktygen? Vi surfade webben åt dig och gjorde en lista.
10 Lönesoftwaretjänster att överväga
Om du har gjort din forskning vet du hur många lönesoftwareverktyg som finns där ute. Det finns OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce — listan kan fortsätta i all oändlighet.
Men är de bra?
Beror på vad du vill och vad du behöver. Därför har vi noggrant valt olika verktyg för unika behov, så att du kan få en fullständig översikt över marknaden för lönesoftware.
1. Gusto
Gusto är ett online-lönesoftwareprogram som hjälper HR-team att fylla i sina skatteformulär, hantera löner och säkerställa efterlevnad av branschlagar.
Men Gusto handlar inte bara om löner. “De omfattande rapportverktygen är användarvänliga och erbjuder olika alternativ för att få åtkomst till den exakta informationen vi behöver,” säger en granskare. Dessutom har Gusto en enkel ombordsgångsprocess som låter dig köra verktyget på minuter, inte veckor.
2. Rippling
Rippling, ett modernt verktyg för arbetsstyrningshantering, låter team hantera olika aspekter av sin HR-avdelning, såsom löner, förmåner, utgifter och mer.
Rippling beräknar och arkiverar automatiskt dina löneskatter, även om du har internationella anställda. Dessutom har den en mobilapp där anställda kan se sina lönespecifikationer eller begära ledigt.
Överraskning, överraskning! Rippling integreras med Guru.
3. Square
Square är en företagsteknologilösning som gör det möjligt för HR-avdelningar att enkelt köra löner samtidigt som de håller sig efterlevnad.
Används av småföretagare varje dag, har detta verktyg pålitliga betalningar och integreras med ditt POS-system. Det innebär att du kan betala anställda direkt från din instrumentpanel och behandla betalningar snabbare.
Dessutom, om du har problem med att lämna in skatter, hjälper Square dig att hålla dig uppdaterad om överensstämmelse genom expertråd.
“Square POS har möjliggjort för oss att hålla koll på vår kundbas samt hålla koll på vår inventering och försäljning.”
Och Square integreras med Guru! Vad mer kan du önska?
4. OnPay
OnPay – ett heltäckande onlineverktyg för löner – ger HR-team allt de behöver för att effektivisera lön och förmåner.
Eftersom det automatiserar alla tidskrävande uppgifter och minskar din månatliga bokföring tillåter OnPay dig att fokusera mer på det som är viktigt. Dessutom integreras det med populära redovisnings-, tidsuppföljnings- och andra affärsverktyg, inklusive Guru.
5. ADP Lön
ADP Payroll är en HR- och skattetjänst som ser till att din lönekörning fungerar smidigt, utan alltför mycket krångel.
ADP har också en plattform för självbetjäning för anställda och chefer, som du kan använda både online och via en mobilapp. Om du behöver hjälp med något har ADP erfarna löneexperter tillgängliga 24/7.
Vad gäller integrationer samarbetar ADP Payroll bra med Guru.
6. Paychex
Paychex erbjuder automatiserade verktyg för lönebearbetning i en enkel, allt-i-ett HR-lösning.
Den här lösningen gör det enkelt att betala dina anställda i tid med bara några klick. Den gör det genom flexibel bearbetning, en portal för självbetjäning för anställda och automatiserad skatteadministration.
”[...] Den live bokföringsfunktionen är enkel att använda, särskilt för nybörjare inom redovisning. Vilket gör det till ett perfekt alternativ för de som inte är bekanta med sådana verktyg.
Intuit QuickBooks hjälper dig att spåra utgifter, köra insiktsfulla rapporter och anpassa fakturor från en enda plattform. Dessutom håller den reda på vart dina pengar går genom att automatiskt spara dina transaktioner på plattformen.
Du kan också ansluta dina favoritappar med QuickBooks; även Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct är en online-redovisningsplattform för frilansare eller medelstora företag.
Genom att ta med kärnfunktioner som leverantörsreskontra, kassaflöde och fakturering till bordet kan Sage One uppfylla alla dina behov. Det är enkelt att installera och du kan komma åt det 24/7, så länge du har en internetanslutning.
Deel är en löne-lösning som riktar sig till globala team, som kan hantera registreringar, skattereduktioner och överensstämmelse var dina arbetare än befinner sig.
Deel är bra eftersom det erbjuder en komplett översikt över din arbetsstyrka utan att behöva byta appar. Dessutom kan chefer, ledare och även anställda använda Deels självbetjäningsportal för att uppdatera uttagsdetaljer, övervaka totala lönekostnader och utföra många andra uppgifter.
"Systemet hanterar sömlöst överföringsprocessen från min arbetsgivare till mitt lokala bankkonto, vilket sparar tid och ansträngning. Det faktum att jag inte behöver initiera eller spåra transaktionerna manuellt är ett stort plus."
Redo att göra en deel? Ta med dig Guru: de samarbetar!
10. BrightPay
BrightPay, baserad i Storbritannien, är ett molnbaserat lönesystem som främjar realtids-samarbete och minskar förseningar i löne-cykeln.
"[...] Användargränssnittet är enkelt att använda, och att mata in lönedata är en barnlek. Programmet automatiserar regelbundna löner genom att rulla över siffror månad efter månad och generera variationsindikationer."
Dessutom har det en självbetjäningsportal där anställda kan få tillgång till den information de söker, såsom lönespecifikationer, avdrag, semesterdagar, etc.
BrightPay integreras med massor av andra verktyg, såsom BrightBooks, Sage, Xero, och - du har gissat rätt - Guru!
Över till dig
Ser du? Med denna köpguide är det inte så svårt att lära sig hur man väljer lönesystem som gör sitt jobb. Vi vågar påstå att det får dig att känna dig mer självsäker att du kommer att välja rätt lösning - äntligen!
En sak till innan du går. Låt oss prata om Guru, en företags-AI-söknings- och kunskapsplattform som håller all företagsinformation på dina fingrar.
Guru integreras med dina befintliga verktyg, så att du kan söka i alla dina appar, chattar och dokument direkt, utan att behöva byta flikar eller uppgifter.
Läs mer om Guru genom att anmäla dig idag.
Vanliga frågor (FAQs)
Hur mycket kostar lönesystemet?
Priset varierar beroende på olika faktorer, såsom organisationsstorlek, prissättningsmodell och antal anställda.
Vanligtvis har de flesta tjänsteleverantörer en månatlig prenumeration som varierar från $8/månad till $49/månad. Om du vill lägga till nya användare måste du betala en extra avgift.
Andra kan ha anpassad prissättning där du måste begära en offert och konsultera med leverantören.
Finns det gratis löneprogramvara?
Ja, en del löneprogramvarulösningar erbjuder en gratis plan, som Square och Deel, men de flesta har betalda prenumerationer.
Om du väljer gratis planer kanske du får begränsad åtkomst till funktioner, vilket förmodligen inte kommer att hjälpa dig i längden.
Hur väljer jag en löneleverantör för ett litet företag?
Här är några hjälpsamma tips för små företag:
Bedöm dina behov: Vad försöker du lösa? Behöver du bara löneverktyg för tidsregistrering? Eller mer än så?
Överväg din budget: Hur mycket är du villig att spendera på löneverktyget?
Se till att det är skalbart: Välj en lönealternativ som växer med ditt företag.
Kolla recensioner: Se vad andra små team har att säga om ett särskilt verktyg.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
