Du kan inte riktigt sätta fingret på det, men helt plötsligt verkar ditt team lite...off. Vissa människor säger att de känner som om de går in i en hjärndimma när de måste arbeta. Andra känner sig frustrerade, och några har till och med sagt att de fruktar att höra om nya projekt.
Du kanske antar att folk känner sig överarbetade, men problemet går mycket djupare än så. Vi har sett detta problem dyka upp på otaliga företag, och vi vet vad som orsakar besvär: dina kollegor och anställda har drabbats av ett allvarligt fall av informationsöverbelastning.
Star Trek: TNG hade rätt, det känns just så här
Problemet med informationsöverbelastning
Informationsöverbelastning är precis vad det låter som: människor blir bombarderade med både relevant och irrelevant information. Den enorma mängden information de möter kan göra det svårt att fatta beslut eller ens förstå vad de har framför sig.
Bertram Gross, professor i statsvetenskap vid Hunter College, använde först termen i sin uppsats The Managing of Organizations 1964. Termen kan vara årtionden gammal, men det är tydligt att vi lever i en tid av maximal informationsöverbelastning. Om problemet var utbrett nog på 1960-talet, föreställ dig hur det ser ut och känns i vår "alltid uppkopplade" internetålder.
En undersökning från juni 2020 fann att globalt sett säger nästan 45% av arbetarna att informationskällorna de kontrollerar varje dag har ökat under de senaste 5 åren. Dessutom säger nästan en tredjedel av arbetarna över hela världen att denna flod av information får dem att känna sig mer stressade på jobbet.
Konsekvenserna av informationsöverbelastning på jobbet kan påverka varje aspekt av din verksamhet. Anställda känner sig mindre nöjda med sina jobb. De får problem med att fokusera, gör fler misstag och känner att de inte kan fatta beslut. Faktum är att vissa spekulerar i att "The Great Resignation" faktiskt är "The Great Discontent". Den ständiga strömmen av information har äntligen fått vissa att nå sin brytpunkt, och de väljer att lämna sina jobb för att hitta lite fred.
Två mycket effektiva strategier för att bekämpa informationsöverbelastning på jobbet
Vi kan bli bombarderade med oändlig information, men vi bör inte förvänta oss att dataflödet kommer att sakta ner när som helst snart. Med så många moderna jobb som beror på datainsamling och analys, kritiskt tänkande och problemlösning är det till synes oändliga informationsflödet viktigt.
Därför är det bästa sättet att bekämpa överbelastningen att tänka proaktivt på hur man hanterar den.
Vi kan inte lova att du kommer att sluta få sms efter arbetstid eller aldrig få strömmande meddelanden på Slack när du försöker fokusera på arbetet. Men om du börjar följa några av dessa förslag kanske du kan omvandla den informationsfloden till något mer hanterbart.
Denna inställning krävs på jobbet
1. Var noga med att välja din tid
När du har en flod av e-post att svara på, en kalender full av möten och massor av projekt och kollegor som behöver din uppmärksamhet, måste du bli väktare av din egen tid. Färdigheter i tidsförvaltning är absolut avgörande för att bekämpa överbelastning.
Arbetet skiftar plötsligt från att vara proaktivt till reaktivt när du inte kan hantera din tid ordentligt. Undvik detta vanliga problem genom att fokusera på det bästa sättet att hantera den tid du har.
Tilldela tidsgränser till vissa uppgifter så att du kan gå vidare och undvika att stanna när du är fast. Skapa ditt eget dagliga schema och prioritera uppgifter baserat på vikt, brådska och mankraft.
Reese Witherspoon vet hur man uppskattar ett bra kunskapshanteringssystem
2. Omfamna kunskapshantering
Intern kunskapsorganisation är absolut avgörande för företag. Alla borde kunna enkelt få tillgång till den information de behöver för att göra sitt arbete. Det är därför vi är starka förespråkare för att omfamna kunskapshantering på arbetsplatsen.
Kunskapshantering kan definieras som ett system som har utvecklats för att hjälpa människor i ett företag eller en organisation att skapa, distribuera, få tillgång till och uppdatera information. Ett riktigt kunskapshanteringssystem handlar inte bara om att skapa nya mappstrukturer eller namngivningskonventioner för filer (även om det är en bra början). Även om tillgång och organisation är viktiga första steg för att omfamna kunskapshantering, räcker de två inte. Du behöver också en mekanism för att distribuera rätt kunskap till rätt personer i rätt tid. Det är här den sanna magin i kunskapshantering händer.
Ta dig tid att utbilda alla, från individuella medarbetare till chefer, så att de förstår det bästa sättet att utnyttja och växa ditt kunskapshanteringssystem. Arbeta hårt för att skapa en företagarkultur som inte bara praktiserar kunskapshantering, utan också omfamnar den.
Att tänka annorlunda kring kunskapshantering kan ha indirekta fördelar som du kanske inte har tänkt på. Ämnesexperter (SMEs) kan känna sig stärkta och uppskattade på jobbet och få en välförtjänt paus från att ständigt bli tillfrågade. SMEs kunskap kan sprida sig och hjälpa till att sprida dessa positiva vibbar till andra på deras team.
Fördelarna slutar inte med individuella anställda. Organisationer kan också njuta av kraftfulla fördelar från kunskapshantering. Tänk dig vad som kan hända när anställda har möjlighet att fokusera på sitt arbete, känna sig stärkta att göra sina jobb och gradvis få tillbaka mer av sina dagar till sig själva.
Eftersom människor har ett mer självständigt schema har de nu gott om flexibilitet och tid att arbeta. Plötsligt har alla kunskapen de behöver för att göra sina jobb, och dina överväldigade anställda förvandlas plötsligt till människor som faktiskt ser fram emot att gå till jobbet nästa dag. Om du har sökt efter en seriös organisatorisk förbättring kan investering i kunskapshantering vara vad du behöver.
Vill du lära dig hur man bygger ett internt kunskapshanteringssystem som ditt team kommer att älska? Kolla in vår guide till ämnet.
Samla allt på ett ställe
Om du har lärt dig något om att bekämpa informationsöverbelastning på jobbet, är det att det finns en tid och en plats för allt, och det borde verkligen inte vara din inkorg (eller Slack, Teams, eller ditt föredragna kommunikationsverktyg).
En av de vanligaste källorna till överbelastning kommer från den enorma mängden kommunikationskanaler och verktyg vi använder för att utföra vårt jobb. Istället för att försöka minska antalet användbara verktyg du använder på jobbet, fokusera på att hitta ett sätt att göra dem mer tillgängliga så att folk kan använda dem bättre.
Kom ihåg, kunskap är bara så bra som dess användning. Du kommer att behöva ett verktyg som har förmågan att integrera kunskap i människors arbetsflöden när det är mest användbart. Och ett som integreras med din mest använda programvara är ännu bättre.
Vill du veta var du kan hitta ett verktyg som kan göra allt? Kolla in Guru.
Du kan inte riktigt sätta fingret på det, men helt plötsligt verkar ditt team lite...off. Vissa människor säger att de känner som om de går in i en hjärndimma när de måste arbeta. Andra känner sig frustrerade, och några har till och med sagt att de fruktar att höra om nya projekt.
Du kanske antar att folk känner sig överarbetade, men problemet går mycket djupare än så. Vi har sett detta problem dyka upp på otaliga företag, och vi vet vad som orsakar besvär: dina kollegor och anställda har drabbats av ett allvarligt fall av informationsöverbelastning.
Star Trek: TNG hade rätt, det känns just så här
Problemet med informationsöverbelastning
Informationsöverbelastning är precis vad det låter som: människor blir bombarderade med både relevant och irrelevant information. Den enorma mängden information de möter kan göra det svårt att fatta beslut eller ens förstå vad de har framför sig.
Bertram Gross, professor i statsvetenskap vid Hunter College, använde först termen i sin uppsats The Managing of Organizations 1964. Termen kan vara årtionden gammal, men det är tydligt att vi lever i en tid av maximal informationsöverbelastning. Om problemet var utbrett nog på 1960-talet, föreställ dig hur det ser ut och känns i vår "alltid uppkopplade" internetålder.
En undersökning från juni 2020 fann att globalt sett säger nästan 45% av arbetarna att informationskällorna de kontrollerar varje dag har ökat under de senaste 5 åren. Dessutom säger nästan en tredjedel av arbetarna över hela världen att denna flod av information får dem att känna sig mer stressade på jobbet.
Konsekvenserna av informationsöverbelastning på jobbet kan påverka varje aspekt av din verksamhet. Anställda känner sig mindre nöjda med sina jobb. De får problem med att fokusera, gör fler misstag och känner att de inte kan fatta beslut. Faktum är att vissa spekulerar i att "The Great Resignation" faktiskt är "The Great Discontent". Den ständiga strömmen av information har äntligen fått vissa att nå sin brytpunkt, och de väljer att lämna sina jobb för att hitta lite fred.
Två mycket effektiva strategier för att bekämpa informationsöverbelastning på jobbet
Vi kan bli bombarderade med oändlig information, men vi bör inte förvänta oss att dataflödet kommer att sakta ner när som helst snart. Med så många moderna jobb som beror på datainsamling och analys, kritiskt tänkande och problemlösning är det till synes oändliga informationsflödet viktigt.
Därför är det bästa sättet att bekämpa överbelastningen att tänka proaktivt på hur man hanterar den.
Vi kan inte lova att du kommer att sluta få sms efter arbetstid eller aldrig få strömmande meddelanden på Slack när du försöker fokusera på arbetet. Men om du börjar följa några av dessa förslag kanske du kan omvandla den informationsfloden till något mer hanterbart.
Denna inställning krävs på jobbet
1. Var noga med att välja din tid
När du har en flod av e-post att svara på, en kalender full av möten och massor av projekt och kollegor som behöver din uppmärksamhet, måste du bli väktare av din egen tid. Färdigheter i tidsförvaltning är absolut avgörande för att bekämpa överbelastning.
Arbetet skiftar plötsligt från att vara proaktivt till reaktivt när du inte kan hantera din tid ordentligt. Undvik detta vanliga problem genom att fokusera på det bästa sättet att hantera den tid du har.
Tilldela tidsgränser till vissa uppgifter så att du kan gå vidare och undvika att stanna när du är fast. Skapa ditt eget dagliga schema och prioritera uppgifter baserat på vikt, brådska och mankraft.
Reese Witherspoon vet hur man uppskattar ett bra kunskapshanteringssystem
2. Omfamna kunskapshantering
Intern kunskapsorganisation är absolut avgörande för företag. Alla borde kunna enkelt få tillgång till den information de behöver för att göra sitt arbete. Det är därför vi är starka förespråkare för att omfamna kunskapshantering på arbetsplatsen.
Kunskapshantering kan definieras som ett system som har utvecklats för att hjälpa människor i ett företag eller en organisation att skapa, distribuera, få tillgång till och uppdatera information. Ett riktigt kunskapshanteringssystem handlar inte bara om att skapa nya mappstrukturer eller namngivningskonventioner för filer (även om det är en bra början). Även om tillgång och organisation är viktiga första steg för att omfamna kunskapshantering, räcker de två inte. Du behöver också en mekanism för att distribuera rätt kunskap till rätt personer i rätt tid. Det är här den sanna magin i kunskapshantering händer.
Ta dig tid att utbilda alla, från individuella medarbetare till chefer, så att de förstår det bästa sättet att utnyttja och växa ditt kunskapshanteringssystem. Arbeta hårt för att skapa en företagarkultur som inte bara praktiserar kunskapshantering, utan också omfamnar den.
Att tänka annorlunda kring kunskapshantering kan ha indirekta fördelar som du kanske inte har tänkt på. Ämnesexperter (SMEs) kan känna sig stärkta och uppskattade på jobbet och få en välförtjänt paus från att ständigt bli tillfrågade. SMEs kunskap kan sprida sig och hjälpa till att sprida dessa positiva vibbar till andra på deras team.
Fördelarna slutar inte med individuella anställda. Organisationer kan också njuta av kraftfulla fördelar från kunskapshantering. Tänk dig vad som kan hända när anställda har möjlighet att fokusera på sitt arbete, känna sig stärkta att göra sina jobb och gradvis få tillbaka mer av sina dagar till sig själva.
Eftersom människor har ett mer självständigt schema har de nu gott om flexibilitet och tid att arbeta. Plötsligt har alla kunskapen de behöver för att göra sina jobb, och dina överväldigade anställda förvandlas plötsligt till människor som faktiskt ser fram emot att gå till jobbet nästa dag. Om du har sökt efter en seriös organisatorisk förbättring kan investering i kunskapshantering vara vad du behöver.
Vill du lära dig hur man bygger ett internt kunskapshanteringssystem som ditt team kommer att älska? Kolla in vår guide till ämnet.
Samla allt på ett ställe
Om du har lärt dig något om att bekämpa informationsöverbelastning på jobbet, är det att det finns en tid och en plats för allt, och det borde verkligen inte vara din inkorg (eller Slack, Teams, eller ditt föredragna kommunikationsverktyg).
En av de vanligaste källorna till överbelastning kommer från den enorma mängden kommunikationskanaler och verktyg vi använder för att utföra vårt jobb. Istället för att försöka minska antalet användbara verktyg du använder på jobbet, fokusera på att hitta ett sätt att göra dem mer tillgängliga så att folk kan använda dem bättre.
Kom ihåg, kunskap är bara så bra som dess användning. Du kommer att behöva ett verktyg som har förmågan att integrera kunskap i människors arbetsflöden när det är mest användbart. Och ett som integreras med din mest använda programvara är ännu bättre.
Vill du veta var du kan hitta ett verktyg som kan göra allt? Kolla in Guru.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
