Välkommen till Guru! Detta inlägg är en taktisk steg-för-steg-guide för att få din första uppsättning av viktiga företagskunskaper dokumenterade och delade med hjälp av Guru.

Oavsett hur stort ditt företag är, finns det flera viktiga saker som alla i ditt team bör veta. Du vill försäkra dig om att alla i ditt företag representerar dig och ditt företag på bästa sätt, och konsekvent!

Detta är inte bara användbart för nya medarbetare som du anställer, det är också bra för teammedlemmar som varit med dig från början, eftersom denna information kommer att förändras mycket och du nu har ett enkelt sätt att hålla alla på samma sida med en lösning som är inbyggd direkt i deras arbetsflöde.

Steg 1. Skapa dina kort

Låt oss få din första uppsättning kort på plats. Här är några rekommendationer för en kärnuppsättning kort som du bör skapa och dela med ditt team.

Ditt företags pitch

Om du har genomgått vår onboarding kan du redan ha detta. Pluspoäng till dig. Om inte, hur beskriver du ditt företag på några meningar? Vi rekommenderar att använda en konverserande ton här, tänk på när någon i ditt team är på ett evenemang eller pratar om ditt företag för en potentiell kund.

Viktiga företagsstatistik (externa)

Nyckelmetrik som ditt team bör kommunicera till personer utanför din organisation, såsom antal kunder, antal användare, antal partners, hur många länder din produkt är distribuerad till, är alla bra exempel på viktiga värdepunkter. Konsekvens är verkligen nyckeln här eftersom dessa siffror förändras hela tiden, och det kan vara pinsamt om (1) 2 medlemmar i ditt team pratar om detta till samma person på olika sätt, eller (2) du använder gamla siffror, eftersom människor kommer att anta att ditt företag inte gör framsteg!

Viktiga företagsstatistik (interna)

Viktiga mätetal som du vill att ditt team ska känna till, men inte dela utanför företaget. Viktiga kommande mål för företaget, finansiell prestations, etc. Lägg märke till kontrasten här, genom att tydligt kalla dessa statistik interna kontra externa, klargör du för ditt team vad de kan dela utanför företaget, och vad du vill att alla ska veta men behandla som konfidentiellt.

Produktkort

Följande uppsättning kort bör skapas för varje produkt som ditt företag säljer.

• Produktpitch: Hur beskriver du din produkt på några viktiga meningar. Om du bara har en produkt kan detta vara täckt i företags pitch-kortet ovan.
• Vad är nytt med [Produktnamn]: Beskriv kort några höjdpunkter från din senaste release och varför dessa saker är fantastiska. Detta kommer att förändras hela tiden, eftersom det alltid finns nya saker om dina produkter, så detta är ett bra sätt att hålla det budskapet centraliserat, och se till att ditt team alltid vet vart de ska titta för att få den senaste informationen.
• Vem använder [Produktnamn]: Ge en sammanfattning av nyckelkunder (2-3) och vilket problem dina produkter löser för dem.
• Kundfaced roadmap: Vad är den av företaget godkända uppsättningen av saker du kan prata om i fältet när du pratar med kunder? Inkludera den kommande funktionen, varför den är fantastisk, och när den kommer ut. Vi kommer att täcka nedan hur man säkerställer att rätt person "välsignar" det här datumet så att du inte överkommittar ditt ingenjörsteam!
• Intern roadmap: Liknande som företagsstatistikkortet ovan, kan du skapa en intern version av roadmapen så att alla vet vad som kommer, men du kan göra det tydligt att ingen ska prata om dessa saker utanför företaget. Detta är viktigt om du planerar en stor PR-push för din nya release och inte vill att berättelsen ska bli bortskämd.

[Ditt företag] i nyheterna - vad du behöver veta

När ditt företag växer kommer folk att börja skriva/tweeta/posta om dig. Ditt team kommer att bli tillfrågade om dessa nyheter. Oavsett om täckningen är bra eller dålig, vad vill du att ditt team ska säga? Ge tydliga talepunkter här, och uppdatera kortet över tid när nya nyheter fortsätter att släppas om ditt företag.

Vad händer om jag inte vet vad jag ska skriva i dessa kort?

Många av dessa kort kommer att vara saker som kommer "från toppen", direkt från grundare, din VD, eller vice presidenter. Om du inte är en av dessa personer, eller inte är säker på vad du ska säga, boka tid med rätt ledare för att ta reda på det. Detta är ett bra sätt att få lite ansiktstid med dessa ledare, och 100% av dem kommer att vara glada att någon i teamet bryr sig tillräckligt om dessa kritiska ämnen att de tar tid på sig att fånga dem och hjälpa till att dela dem med teamet. Ett sätt att göra din förfrågan är att säga:

“Hej XYZ, vi utvärderar en produkt som heter Guru som gör att vi kan fånga viktiga företagskunskaper och enkelt dela med vårt team och hålla oss uppdaterade när vårt företag växer och utvecklas. Jag undrade om jag kunde ställa några frågor som jag kan använda för att starta den här processen.”

Även om Guru inte fungerar för ditt team, är det fortfarande oerhört värdefullt för ditt företag att ha denna information dokumenterad.

Steg 2. Ställ in dina verifierare

Varje kort i Guru har en verifierare. När någon i ditt team öppnar ett kort i Guru är det mycket tydligt (1) vem som verifierar informationen de tittar på, och (2) om kortet är gammalt eller aktuellt. Detta eliminerar problemen som företag har idag när de försöker fånga denna information i dokument eller gamla e-postmeddelanden. Du gräver fram dem när du behöver dem (om du kan hitta dem) men du har inget sätt att veta om de fortfarande är korrekta.

Verifiering löser detta. För varje kort du har skapat, tänk på vem i ditt team som ska verifiera dem. Om en teammedlem drar fram ditt glänsande nya roadmap-kort, vem skulle de vilja se som verifierare så att de litar på att det är den korrekta och senaste roadmapen? Gör den personen till verifierare. Baserat på det specifika kortet, bestäm hur ofta det ska verifieras igen. För att hålla oss till vårt roadmap-exempel, om du gör produktutgivningar kvartalsvis, ställ då in verifieringsintervallet på 3 månader. Du är nu på autopilot; du behöver inte längre komma ihåg att leta upp och uppdatera det gamla dokumentet, Guru kommer att påminna dig automatiskt.

Steg 3. Skapa din första tavla

Nu när du har dessa kort på plats, organisera dem på en tavla. Ge tavlan ett tydligt namn som “Nyckelfakta om [Vårt Företag]”. Tavlor är responsiva, så efter att du har skapat den, ta URL:en för tavlan och ha ditt team bokmärka den. Kort är fundamentalt designade för skärmar av alla storlekar, så du har nu tillgång till all denna viktiga information varhelst du går.

Steg 4. Kommunicera förändringar

Okej, så nu när vi har allt detta.Setup, vad händer när det förändras? Som jag nämnde ovan, kommer Guru automatiskt att kolla på dina experter för att säkerställa att alla dina kort förblir exakta, och när du behöver göra en förändring, här är 2 sätt att enkelt låta ditt team veta:

Använd en kommentar. Skriv en kommentar för att låta hela teamet veta i ett steg. Öppna kortet som har ändrats och klicka på kommentera-knappen. När du skriver kommentaren, @nämn hela teamet för att låta dem veta nyheterna, så här:

“Hej @team, här är den senaste kundfaced roadmap. Om du har frågor, tveka inte att kommentera det här kortet så kommer jag att vara glad att svara!”

När du publicerar denna kommentar, kommer hela ditt team att få ett e-postmeddelande som innehåller detta meddelande och en länk till Guru-kortet.

Använd en länk. Skicka ut en länk till kortet i din föredragna meddelandeapp. Om ditt team har standardiserat en meddelandeapp som Slack, Chatter, HipChat, osv., hämta bara en länk till kortet genom att klicka på plusknappen på kortet och välja delningslänk. Nu kan du klistra in denna länk i din meddelandeapp och ditt team kan klicka på den länken för att öppna kortet.

Vad är nästa?

Grattis! Du har just fått ditt företag på samma sida. Oavsett hur stort eller hur snabbt eller hur ofta ditt företag växer eller förändras, har du nu en centraliserad plats där alla vet att de kan lita på att det de läser är korrekt!

Du har nu lagt grunden för din nästa uppsättning innehåll i Guru. Tänk på dessa kort som "rotdirektorn" för din företagskunskap. Under varje kort kan du expandera och gå in i team-specifik detalj. För försäljningsteam i synnerhet, här är några bra ämnen vi rekommenderar att sätta upp:

Hur man ställer in konkurrenspositionering med hjälp av Guru

Hur man fångar försäljningsprocess och meddelande med hjälp av Guru

Vi är här för att hjälpa!

Behöver du hjälp med vad du ska skapa? Vill du ha hjälp med att migrera gammalt innehåll till Guru? Vill du ha råd om hur bäst man designar sitt innehåll i Guru? Vi har dig. Klicka bara på hjälp-knappen i Guru för att kontakta oss när som helst eller skriv till oss på info@getguru.com så sätter vi igång dig direkt!