När det gäller att skapa en centraliserad kunskapsbas är verktyget du väljer bara en del av pusslet. Det är viktigt att ta sig tid (aka: gå långsamt för att gå snabbt) för att förstå hur kunskapscentralisering passar in i din organisations kultur, processer och personer för att hitta de bästa metoderna för förändringshantering du behöver utnyttja för att säkerställa en framgångsrik kunskapscentralisering.

Naturligtvis kommer denna process att väcka många viktiga frågor som du kommer att behöva svara på för att gå vidare.

När det gäller kultur, finns det en större förståelse för behovet av centraliserad kunskap? Finns det stöd från ledningen? Kopplar kunskapscentralisering till företagsmål/värderingar? Vad för styrningstandarder behöver definieras för att detta ska kunna bli upprepningsbart och skalbart? Hur sprids kunskapen? Finns det tydliga ägare definierade som har tid och budget? Belönas kunskapsskapande och delning?

Låt oss bryta ner några sätt som din organisation kan ge en förändringshanteringsvinkel på ditt arbete med kunskapscentralisering.

Identifiera ditt nuvarande och ideala tillstånd

Du kan inte gå vidare förrän du förstår var du är och vart du vill vara. För att skapa en omfattande plan för att centralisera din kunskap rekommenderar vi att du tar dig tid att definiera det nuvarande tillståndet för din kunskapsbas och fundera på hur det ser ut i dess framtida, idealiska tillstånd.

Denna övning kan hjälpa dig att definiera faserna i ditt projekt i termer av kortsiktiga och långsiktiga mål. Den kan också hjälpa dig att avgöra dina måste-ha mot trevliga att ha när du definierar din kunskapsbas funktioner och möjligheter. När du har en specifik vision för framtiden är det lättare att inspirera andra att följa med dig när du går vidare med din strategi för kunskapscentralisering.

Som en del av övningen är det användbart att definiera hur framgångsrik kunskapscentralisering ser ut och hur du kommer att mäta den framgången. Att ha definierade mått tillsammans med en solid förändringshanteringsinriktad plan gör det lättare att skapa en affärsgrund för att centralisera kunskap. Detta kan vara mycket hjälpsamt för att skapa stöd, visa på brådska och få viktig support från ledningen. Lär dig mer om förändringshanteringsprocessen.

Definiera ditt team

Det krävs mycket arbete och engagemang för att centralisera kunskap, därför är det avgörande att definiera ditt kärnteam för projektet. Att tilldela roller och ansvar ger människor en känsla av ägande och personlig ansvarighet. Det säkerställer också att alla nödvändiga uppgifter kan slutföras och att viktiga kunskapsäga har engagemang i kunskapscentraliseringsprocessen. Utan en kärndefinition av roller är det mycket lätt för enskilda team att börja sätta upp sina egna kunskapslösningar. Det leder till verktygsproliferation och den fruktade okontrollerade versioneringen som kan ske utan verifierad kunskap.

Vi rekommenderar att skapa en Kunskapsråd för våra kunder. Ett Kunskapsråd är en grupp av representanter från var och en av de team som använder Guru som träffas regelbundet för att upprätthålla Guru på högsta nivå och säkerställa att det tillgodoser behoven hos varje avdelning.

På Guru använder vi RACI-modellen för att stödja vår Kunskapsförvaltning. Vår ledare för intern kommunikation är den ansvariga individen, med utsedda teamledare/ämnesexperter som ansvariga. Hela vårt företag har möjlighet att konsulteras och informeras genom vår Guru-on-Guru Slack-kanal där vi diskuterar allt som rör Guru Governance. Vi har också en Exekutiv sponsor för att säkerställa att det finns stöd från ledningen och skapa enkelhet i att ge topp-ned informationsspridning vid våra interna town halls.

Skapa möjligheter för tillväxt

En viktig del av processen för förändringshantering är att skapa möjligheter till feedback. Det kan vara relaterat till processen att skapa centraliserad kunskap och/eller till kunskapen inom din centraliserade kunskapsbas.

Det finns många sätt att åstadkomma detta. På Guru har vi skapat en Kunskapsinsamlingsplattform där ny kunskap kan skapas av vem som helst; den granskas, kurateras och verifieras sedan av SME. Vi har också vår #guru-on-guru Slack-kanal där vi har ett inbyggt arbetsflöde för kunskapsidéer och åtgärder och dela nya bästa metoder som individuella team har definierat så att andra kan anta dem.

Få alla på banan

När du har fått alla dina processer på plats för kunskapscentralisering är det dags att få alla på banan varför du gör dessa förändringar. Vi har haft kunder som skapat fantastiska hype-videor för att få alla entusiastiska kring sin nya centraliserade kunskapsbas. Vi har också vår vackra Guru Academy som stöder att få intressenter på banan på ett skalbart sätt.

Du kan utnyttja vår funktion för meddelanden för att sprida processer och bästa metoder till dina team. På Guru använder vi våra Knewsletters för att dela ny information och bästa metoder och vi kompletterar det med korta videor från nyckelintressenter och ledningen för att ge bakgrund till varför vi agerar.

Slutligen gör att integrera detta i din onboarding-proces gör att dina nya anställda kan köpa upp i din centraliserade kunskapsplan tidigt. Guru-kort kan integreras och länkas till LMS-system. Guru är sedan läroboken för hur anställda stöder din kunskapsbas.

Är du redo att ta de första stegen mot att centralisera företagets kunskap? Börja använda Guru så att du kan hantera centralisering på rätt sätt!