Att implementera förändringar på jobbet kan vara...utmanande för att uttrycka det milt said. Oavsett om du har att göra med en förändringsmotstånd kultur eller kämpar för att skapa stöd, kan de rätt verktyg och dokumentation göra mycket för att hjälpa dina förändringsledningsinsatser.

Har du problem med att hitta rätt mall för dina planer? Du är på rätt väg om du letar efter mallar och dokumentation som du kan använda, men du bör inte stanna vid bara en.

En omfattande förändringsledningsplan involverar flera olika komponenter som behöver sin egen uppmärksamhet.

Vi kommer att ge dig allt du behöver för att skapa den bästa förändringsledningsstrategin möjligt.

Vi skämtade inte när vi sa att detta kommer bli en expertguide till förändringsledning. Fortsätt läsa för att lära dig varför du behöver en förändringsledningsplan och vad som ska finnas i den, och få massor av gratis mallar för förändringsledningsplaner och Guru-kort för att hjälpa dig på vägen.

Terminologi för förändringsledningsprocessen

Innan vi dyker ner i kärnan av vårt inlägg, låt oss prata lite om termer. Om du vill excelera inom förändringsledning och göra ett solitt case för dina föreslagna förändringar, måste du lära dig språket. Här är några termer du vill se till att du förstår:

Varför du behöver en förändringsledningsplan

För att en organisatorisk förändring ska ske framgångsrikt, måste många saker komma ihop. Du kommer att behöva stöd från ledningen, hjälp från andra team, och en rimlig tidsplan för att få allt gjort.

Din förändringsledningsplan kommer att vara det primära verktyg du använder för att hjälpa till att hantera hela processen. En välskriven plan kan hjälpa dig att få insikt i din budget, schema, kommunikation, arbetsflöde, övergripande omfattning och tillgängliga resurser.

När du har en välgenomtänkt plan kan du hjälpa till att minimera och hantera den påverkan din föreslagna förändring kan ha. Det är viktigt att ha i åtanke att varje förändring har potential att störa arbetet. Istället för att försöka göra allt på en gång kan en förändringsledningsstrategi låta dig rulla ut mindre, gradvisa förändringar som fortfarande kan få dig till ditt slutmål utan att orsaka mycket friktion.

Att ha en formell, skriftlig plan ger dig också möjlighet att ta en agil ansats till förändringsledning. När du är i planeringsfasen kan allt du gör verka perfekt, men så småningom kan alla dina planer gå från att vara idealiserade till verklighet. När du har en förändringsledningsplan kan du göra justeringar och anpassningar när de behövs.

Hur skriver man en förändringsledningsplan?

Varje förändringsledningsplan kan vara unik, men de innehåller fortfarande några viktiga grundläggande element. När du sätter ihop din plan, kom ihåg att hålla dessa viktiga punkter i åtanke.

Demonstrera behovet av förändring

Anta inte att alla vet att saker behöver förändras (även om du tycker det är otroligt uppenbart). Vissa personer kan tycka att saker fungerar perfekt, och andra kanske inte är tillräckligt involverade för att förstå varför du trycker så hårt för att göra en förändring.

När du demonstrerar ditt behov av förändring, ger du dina nyckelintressenter en klar förståelse för varför de behöver investera tid/pengar/personer i det du föreslår.

Detta gör det lättare att skapa stöd och minska motståndet mot förändring.

Börja granska djupgående data som du kan hitta för att stödja din föreslagna förändring, oavsett om det kommer från interna källor eller externa (det är ännu bättre om du kan hitta båda). Tänk på vad som motiverar dina intressenter mest och hitta datapoäng som appellerar till dem för att göra ditt fall ännu mer robust.

Tydligt ange fördelarna som din förändring kan föra med sig till organisationen. Planer och förslag som du kan koppla tillbaka till hela företagets mål kan bli populära hos de som bestämmer.

Förstå din omfattning

När de flesta tänker på projektomfattning, överväger de hur mycket tid allt kommer att ta. Även om det är viktigt att tänka på en rimlig tidsplan för ditt projekt, är det bara baslinjen av vad det behöver vara.

Det är mycket sällsynt att saker bara påverkar en individ eller ens ett team eller avdelning.

Allt du gör är sammanlänkat på jobbet, så andra människors behov bör beaktas i förändringsledningsprocessen.

Ta dig tid att tänka på vad som kommer att påverkas av dina föreslagna förändringar.

Har du problem med att bestämma din omfattning? Ställ dig själv dessa frågor:

• Vilka team och individer kommer mest att påverkas av mina föreslagna förändringar?
• Vilka policyer kommer att påverkas av mina förändringar?
• Kommer jobbeskrivningar att behöva förändras för att göra min förändring så effektiv som möjligt?
• Behöver förändringar i organisationsstrukturen övervägas?

Identifiera nyckelpersoner

Det är svårt (om inte omöjligt) för en enda person att genomföra förändringar på jobbet. Du kommer att behöva mycket hjälp om du vill se dina planer bli verklighet, och det mesta av detta kommer från dina intressenter och ditt förändringsledningsteam.

Kom ihåg: intressenter och teammedlemmar är två mycket olika saker.

Dina intressenter kan vara mycket investerade i resultatet av ditt projekt. De kan vara investerare, C-nivåanställda eller chefer, men de kommer inte att göra mycket, om något, av arbetet. Dina medlemmar i förändringslednings-teamet kommer att vara de som hanterar mycket av vad som behöver göras för att få förändringarna att ske.

När du tänker på dina teammedlemmar, tänk inte bara på personer som kommer att utföra produktionsarbete. Överväg att starta en förändringsrådgivande styrelse som ansvarar för att övervaka arbetet och erbjuda godkännanden och vägledning när det behövs.

Bestäm budgetar och milstolpar

Det uppskattas att omkring 70 % av förändringarna misslyckas eftersom folk antingen inte tror att insatsen är värd det eller tror att saker fungerar. Ett av de enklaste sätten att undvika att falla i denna fälla är att skissera mycket tydliga milstolpar och budgeter.

Vi förstår att förändring inte kan komma från ingenstans.

Oavsett om du investerar pengar, tid eller arbete från andra, se till att du har en realistisk budget för allt. En bra budget bör ha lite spelrum för att säkerställa att saker fortfarande kan fungera smidigt om du behöver göra framtida förändringar.

Milstolpar kan ses som mindre kontrollpunkter på din förändringsresa, men om du vill få ut det mesta av dem, behandla var och en som en slags check-in. En kommande milstolpe är en bra tidpunkt att omvärdera dina planer och säkerställa att allt fortfarande fungerar för ditt team.

Sätt upp din kommunikationsplan

Tydlig och konsekvent kommunikation är nyckeln till varje förändringsledningsplan. När du tar en strategisk ansats till kommunikationen gör du mycket för att hålla folk fokuserade och främja en känsla av förtroende. Du arbetar inte i mörker eller försöker dölja din framsteg; du strävar efter att vara synlig och tillgänglig varje steg på vägen.

Skapa möjligheter för folk att ställa frågor och var tydlig med vilken information du kan dela och vad som behöver vänta till ett senare datum. Sätt en positiv ton för samtalen, och var inte rädd för att ta itu med svåra frågor. Även om du stöter på problem eller måste omvärdera dina planer, kan det att vara öppen och ärlig om vad som pågår hjälpa till att bibehålla stödet.

Vad behöver varje förändringsledningsplan för att lyckas?

Varje förändringsledningsplan har en serie mindre komponenter, och den rätta dokumentationen spelar en avgörande roll i att hålla allt tillsammans. Om du är redo att förverkliga dina planer kan vi ge dig insikter om vad du behöver inkludera och till och med tillhandahålla några mallar för att hjälpa dig på vägen.

Kommunikationsplan för förändringsledning

Om du vill att din förändringsledningsplan ska genomföras utan problem, kommer du att behöva skapa stöd från nyckelintressenter i ditt företag. Detta är där en kommunikationsplan för förändringsledning kommer in.

Vägkarta för förändringsledning

Tajming är allt när du skapar en förändringsledningsplan. Att planera en tidslinje hjälper ditt team att hålla sig på rätt spår för att möta vissa milstolpar och hjälper också till att ställa förväntningar kring din arbetstakt.

Tydliga roller för förändringsledning

Att definiera roller är ett måste i effektiv förändringsledning. Att ge ut roller hjälper till att lägga struktur på ditt arbete och säkerställer att det mest viktiga arbetet i ditt projekt blir gjort.

Vem ska ta hand om att uppdatera dokumentationen kring det arbete du gör? Har du en utsedd designer eller utvecklare på det här projektet? Vem ska hålla kommunikationen igång med intressenter?

Har du problem med att delegera roller? Ibland behöver det inte vara upp till dig. Känn dig fri att öppna det för teammedlemmar för att se om någon vill ta på sig en uppgift.

Förändringskontrollråd

Det är dags att tänka på de viktigaste personer som kommer att leda projektet. Kom ihåg, du kan ha en stor grupp människor som arbetar med ditt projekt, men du kommer att behöva en "beslutsfattare" för vissa uppgifter. De kommer att vara ansvariga för eventuella förändringar och beslut som avviker från din ursprungliga plan.

Definierad förändringsledningsprocess

Nu när du har en tydlig idé om vad du vill åstadkomma och insikt i ditt team och styrelse kan du äntligen dyka ner i processen. Detta är där du tydligt kommer att skissera vad som behöver göras för att få din förändring att påbörjas. Detta är en av de viktigaste delarna av förändringsledningsarbetet och lyckligtvis för dig har vi en guide som kan hjälpa. Lär dig mer om att definiera en förändringsledningsprocess.

Verktyg för förändringsledning

Det finns inget fel i att ha olika verktyg i din teknikstack när du är djupt inne i förändringsledningsprocessen. Du behöver bara se till att alla är tydliga med vilka verktyg du kommer att använda.

Du kan inte ha din ledande designer arbete i Figma när de flesta i produktionen fortfarande är i Adobe. Se till att alla är överens om de rätta verktygen att använda innan du dyker för djupt ner i ditt förändringsledningsarbete.

Analysplan för förändringsledning

Din utmärkta förändringsledningsplan har genomförts, och nu behöver du se om du gjorde de rätta förändringarna. Detta är där din analysplan för förändringsledning kommer in. Bestäm vilka mått du kommer att mäta för att avgöra framgång och skissera vilka mål du behöver nå.

Ytterligare resurser för förändringsledning

Vi nämnde just några absoluta måste för förändringsledningsplaner. Vi har gett dig vad du behöver för att genomföra förändring, men beroende på ditt företags mognad och bransch kan du behöva lite mer hjälp.

Om du vill kolla alla dina T:s och pricka dina I:s kan du vilja överväga att lägga till dessa dokument till din övergripande förändringsledningsplan:

Utbildningsplan för förändringsledning

Det är en skillnad mellan att veta att en förändring kommer och att vara redo att hantera förändringen. Ta bort gissningarna om vilka förändringar du har gjort och ge folk tydlig riktning om hur de ska gå vidare.

Mall för resurser för förändringsledning

Vad behöver jag göra om jag behöver göra en förändring i den nya processen?

Hur kan jag vara säker på att jag använder allt på rätt sätt?

Ge folk svar på de frågor de behöver innan de ens behöver ställa dem med en resursguide. Inkludera ytterligare hjälpdokumentation, nödvändiga riktlinjer och information om vem de ska kontakta om de behöver mer hjälp.

Ändringsbegäranformulär

Behöver du göra förändringar i en viss process? Har någon från ett annat team ett fantastiskt förslag för nya processer? Låt folk skicka in en ändringsbegäranformulär så att deras förslag hålls på din radar.

Ändringsordrarlogg

Låt inte förändringar göras i det fördolda eller utan sammanhang. En riktig förändringshanteringslogg kan visa dig viktigt arbete som ditt team redan har utfört för att genomföra förändringar, och kan ge dig insikt i varför vissa förändringar gjordes.

Vill du ha ett enkelt sätt att få tillgång till alla gratis mallar i det här inlägget? Se allt i en praktisk kort!