Innovative Strategies for Dissolving Silos and Introducing Effective Collaboration
Informationssilos är ett vanligt problem på arbetsplatser, men framgångsrika team kan motverka dem med proaktiva strategier och förbättrad team-samarbete.
Det värsta ögonblicket av att arbeta i en silo är att inse att man arbetar i en silo.
Vid mitt första jobb minns jag att jag noggrant gick igenom ett mycket specifikt utkast till rapport. Jag tillbringade timmar med att göra redigeringar och uppdatera diagram, bara för att senare under veckan inse att allt var förgäves. Jag hade arbetat i en gammal version som ännu inte hade uppdaterats på avdelningens enhet.
Jag är inte ensam om att uppleva den här typen av frustration. Det visar sig att team förlorar så mycket som 20 timmar per månad på grund av informationssilon. Problemet med silos har bara ökat när arbetsplatser har växlat mellan kontor, distans och hybridmodeller de senaste åren. Inte överraskande är det ännu lättare att gå vilse i silos när man inte arbetar i samma fysiska utrymme som sina kolleger.
Informationssilos
Låt oss börja med vad vi menar när vi säger informationssilos. Enkelt uttryckt uppstår informationssilos när team inom en organisation inte delar information och processer med varandra. Silos börjar vanligtvis små och växer i takt med att organisationer växer, vilket hindrar samarbetet.
Så varför bildas silos i organisationer?
Orsaker till silos
Nästan alla organisationer har silos, och de är oftast oavsiktliga. Det finns ingen enskild anledning till att silos bildas, men några vanliga orsaker till denna brist på transparens inkluderar:
Olika prioriteringar
När grupper inom organisationer har olika (eller värre, konkurrerande) prioriteringar, flyter information och processer inte smidigt. Naturligtvis har varje team sina egna mål, men en transparent företagskultur bör hjälpa teamet att justera prioriteringar mellan grupper.
Status quo
Tröghet är en kraftfull kraft. Organisationer stöter ofta på svårigheter när ingrodda processer behöver ändras för att anpassa sig till förändringar.
Företagspolitik
Stora organisationer har ofta ett komplext nät av relationer mellan olika grupper. Information och processer kanske inte flyter lätt på grund av personligheter på arbetsplatsen.
Geografi och kultur
Team är alltmer spridda över hela världen och består av individer med olika kulturella bakgrunder. Olika tidszoner, språkkunskaper och andra faktorer kan bidra till isolerade arbetsplatser.
Brist på psykologisk säkerhet
Förtröstan är en väsentlig komponent för att samarbeta effektivt med sina kolleger. När team känner att de kan lägga fram riskabla idéer på bordet och experimentera med stöd från sitt team, blomstrar innovationen. När så inte är fallet bryts kommunikationen ner, och silos kan uppstå.
Ineffektiva system
Rätt teknologier och processer kan göra all skillnad vad gäller transparens. Att använda fel system kan införa onödig friktion för att dela information och arbeta tillsammans.
Kostnader för silos
Tyvärr slösar silos inte bara tid. Silo-effekten i organisationer kan orsaka stora problem.
Vissa silos är uppenbara. För resten måste du göra lite undersökningar. För att hjälpa dig förstå var kommunikationen och samarbetet bryter samman, överväg enkäter och intervjuer.
Det finns ett par typer av enkäter som kan hjälpa dig att förstå informationssilos bättre över team. Först, överväg att använda en medarbetarengagemangs-enquête. Denna typ av enket hjälper dig att identifiera vilka medarbetare som känner sig mest kopplade till sitt team och företag, samt vilka medarbetare som känner sig mest isolerade.
På samma sätt kan du utforma enkäter med frågor specifikt kring kommunikation och samarbete för att kartlägga problem. En annan typ av enkäter som är hjälpsamma är pulsundersökningar. Pulsundersökningar skickas ofta regelbundet och identifierar ofta silo-problem innan de börjar orsaka problem.
Utöver enkäter, överväg att genomföra utträdesintervjuer och stanna-intervjuer med medarbetare. Utträdesintervjuer bör belysa orsakerna till varför medarbetare lämnar och vilken del av omsättningen som orsakas av informationssilos. Å sin sida är stanna-intervjuer diskussioner med medarbetare som har varit med företaget under en betydande tid och kan belysa var kollegasamarbete lyckas.
Strategier för att bryta ner silos och införa effektivt samarbete
När du har identifierat var dina teams informationssilos är, är det dags att börja bryta ner dessa silos och ersätta dem med en grund av transparens. Här är några strategier som kan hjälpa dig att förbättra kommunikation och samarbete över ditt team.
Justera mål och värderingar
Att få olika grupper att samarbeta effektivt börjar med att säkerställa att alla är på samma sida när det gäller företagets mål och värderingar. Detta börjar med ledarskapet. Se till att alla förstår företagets mission och vet hur deras arbete passar in i den större bilden.
Därefter identifiera individuella teammål, och sätt dem i kontext av företagets uppdrag samt målen för andra team. Repetera dessa mål och värderingar regelbundet, oavsett om det är under samlingsmöten.
Satsa på överkommunikation
Det är förvånansvärt utmanande att faktiskt överkommunicera i en affärsmiljö, särskilt när det görs asynkront. Det är mycket mer vanligt att folk känner att de blir uteslutna ur loopen.
Om du är orolig för att överväldiga ditt team med för mycket information, överväg om du ger ett klart och koncist meddelande, och ge sedan möjligheter för folk att lära sig mer i ett system som fungerar för alla.
En bra tumregel är att kommunicera mer, inte mindre. När du är osäker, satsa på överkommunikation. Ditt team kommer att tacka dig för det på lång sikt.
Uppmuntra experimenterande genom delning
Att prova något nytt kan vara skrämmande, särskilt om det är något som potentiellt kan misslyckas. Det sagt behöver innovativa team känna sig bekväma med att ta risker.
Ett sätt att uppmuntra experimenterande är att skapa en miljö där team kan dela sina experiment med varandra, oavsett om det är ett fysiskt rum som ett laboratorium eller verkstad, eller ett digitalt rum som en blogg eller anställd intranet-site. Genom att experimentera på ett transparent sätt kan team lära sig av varandras framgångar och misslyckanden, och känna sig mer bekväma med att ta framtida risker, väl medvetna om att de har ett stödsystem att falla tillbaka på.
Uppmuntra teambuildingaktiviteter
Att skapa positiva arbetsrelationer är avgörande för effektivt samarbete. Överväg att anordna team-building-evenemang som hjälper medarbetarna att lära känna varandra bättre och främjar en känsla av gemenskap.
Det finns många olika typer av teambuildingaktiviteter att välja mellan, från matlagningskurser till skattjakter och volontärarbete. Nyckeln är att hitta aktiviteter som alla kommer att njuta av och som kommer att hjälpa dem att se varandra i ett annat ljus.
Gör teaminformation tillgänglig
Det räcker inte att främja en kultur där människor vill dela information—du måste också ge dem rätt verktyg. Gör det enkelt för teamen att hitta och dela information med varandra.
Ofta innebär detta att sätta upp en centraliserad kunskapsbas som Guru för att säkerställa att informationen är lätt att använda. Det innebär att skapa en tillgänglig informationsdelande miljö för användare att både komma åt och bidra.
Farväl silos
Informationssilos är absolut ett vanligt problem på arbetsplatser, men framgångsrika team kan möta dem med proaktiva strategier och förbättra team samarbetet.
Genom att ta sig tid att identifiera var silos finns inom ditt team och införa effektiva strategier till ditt team, kommer du att förbättra prestationer, moral och mer över ditt team.
Det värsta ögonblicket av att arbeta i en silo är att inse att man arbetar i en silo.
Vid mitt första jobb minns jag att jag noggrant gick igenom ett mycket specifikt utkast till rapport. Jag tillbringade timmar med att göra redigeringar och uppdatera diagram, bara för att senare under veckan inse att allt var förgäves. Jag hade arbetat i en gammal version som ännu inte hade uppdaterats på avdelningens enhet.
Jag är inte ensam om att uppleva den här typen av frustration. Det visar sig att team förlorar så mycket som 20 timmar per månad på grund av informationssilon. Problemet med silos har bara ökat när arbetsplatser har växlat mellan kontor, distans och hybridmodeller de senaste åren. Inte överraskande är det ännu lättare att gå vilse i silos när man inte arbetar i samma fysiska utrymme som sina kolleger.
Informationssilos
Låt oss börja med vad vi menar när vi säger informationssilos. Enkelt uttryckt uppstår informationssilos när team inom en organisation inte delar information och processer med varandra. Silos börjar vanligtvis små och växer i takt med att organisationer växer, vilket hindrar samarbetet.
Så varför bildas silos i organisationer?
Orsaker till silos
Nästan alla organisationer har silos, och de är oftast oavsiktliga. Det finns ingen enskild anledning till att silos bildas, men några vanliga orsaker till denna brist på transparens inkluderar:
Olika prioriteringar
När grupper inom organisationer har olika (eller värre, konkurrerande) prioriteringar, flyter information och processer inte smidigt. Naturligtvis har varje team sina egna mål, men en transparent företagskultur bör hjälpa teamet att justera prioriteringar mellan grupper.
Status quo
Tröghet är en kraftfull kraft. Organisationer stöter ofta på svårigheter när ingrodda processer behöver ändras för att anpassa sig till förändringar.
Företagspolitik
Stora organisationer har ofta ett komplext nät av relationer mellan olika grupper. Information och processer kanske inte flyter lätt på grund av personligheter på arbetsplatsen.
Geografi och kultur
Team är alltmer spridda över hela världen och består av individer med olika kulturella bakgrunder. Olika tidszoner, språkkunskaper och andra faktorer kan bidra till isolerade arbetsplatser.
Brist på psykologisk säkerhet
Förtröstan är en väsentlig komponent för att samarbeta effektivt med sina kolleger. När team känner att de kan lägga fram riskabla idéer på bordet och experimentera med stöd från sitt team, blomstrar innovationen. När så inte är fallet bryts kommunikationen ner, och silos kan uppstå.
Ineffektiva system
Rätt teknologier och processer kan göra all skillnad vad gäller transparens. Att använda fel system kan införa onödig friktion för att dela information och arbeta tillsammans.
Kostnader för silos
Tyvärr slösar silos inte bara tid. Silo-effekten i organisationer kan orsaka stora problem.
Vissa silos är uppenbara. För resten måste du göra lite undersökningar. För att hjälpa dig förstå var kommunikationen och samarbetet bryter samman, överväg enkäter och intervjuer.
Det finns ett par typer av enkäter som kan hjälpa dig att förstå informationssilos bättre över team. Först, överväg att använda en medarbetarengagemangs-enquête. Denna typ av enket hjälper dig att identifiera vilka medarbetare som känner sig mest kopplade till sitt team och företag, samt vilka medarbetare som känner sig mest isolerade.
På samma sätt kan du utforma enkäter med frågor specifikt kring kommunikation och samarbete för att kartlägga problem. En annan typ av enkäter som är hjälpsamma är pulsundersökningar. Pulsundersökningar skickas ofta regelbundet och identifierar ofta silo-problem innan de börjar orsaka problem.
Utöver enkäter, överväg att genomföra utträdesintervjuer och stanna-intervjuer med medarbetare. Utträdesintervjuer bör belysa orsakerna till varför medarbetare lämnar och vilken del av omsättningen som orsakas av informationssilos. Å sin sida är stanna-intervjuer diskussioner med medarbetare som har varit med företaget under en betydande tid och kan belysa var kollegasamarbete lyckas.
Strategier för att bryta ner silos och införa effektivt samarbete
När du har identifierat var dina teams informationssilos är, är det dags att börja bryta ner dessa silos och ersätta dem med en grund av transparens. Här är några strategier som kan hjälpa dig att förbättra kommunikation och samarbete över ditt team.
Justera mål och värderingar
Att få olika grupper att samarbeta effektivt börjar med att säkerställa att alla är på samma sida när det gäller företagets mål och värderingar. Detta börjar med ledarskapet. Se till att alla förstår företagets mission och vet hur deras arbete passar in i den större bilden.
Därefter identifiera individuella teammål, och sätt dem i kontext av företagets uppdrag samt målen för andra team. Repetera dessa mål och värderingar regelbundet, oavsett om det är under samlingsmöten.
Satsa på överkommunikation
Det är förvånansvärt utmanande att faktiskt överkommunicera i en affärsmiljö, särskilt när det görs asynkront. Det är mycket mer vanligt att folk känner att de blir uteslutna ur loopen.
Om du är orolig för att överväldiga ditt team med för mycket information, överväg om du ger ett klart och koncist meddelande, och ge sedan möjligheter för folk att lära sig mer i ett system som fungerar för alla.
En bra tumregel är att kommunicera mer, inte mindre. När du är osäker, satsa på överkommunikation. Ditt team kommer att tacka dig för det på lång sikt.
Uppmuntra experimenterande genom delning
Att prova något nytt kan vara skrämmande, särskilt om det är något som potentiellt kan misslyckas. Det sagt behöver innovativa team känna sig bekväma med att ta risker.
Ett sätt att uppmuntra experimenterande är att skapa en miljö där team kan dela sina experiment med varandra, oavsett om det är ett fysiskt rum som ett laboratorium eller verkstad, eller ett digitalt rum som en blogg eller anställd intranet-site. Genom att experimentera på ett transparent sätt kan team lära sig av varandras framgångar och misslyckanden, och känna sig mer bekväma med att ta framtida risker, väl medvetna om att de har ett stödsystem att falla tillbaka på.
Uppmuntra teambuildingaktiviteter
Att skapa positiva arbetsrelationer är avgörande för effektivt samarbete. Överväg att anordna team-building-evenemang som hjälper medarbetarna att lära känna varandra bättre och främjar en känsla av gemenskap.
Det finns många olika typer av teambuildingaktiviteter att välja mellan, från matlagningskurser till skattjakter och volontärarbete. Nyckeln är att hitta aktiviteter som alla kommer att njuta av och som kommer att hjälpa dem att se varandra i ett annat ljus.
Gör teaminformation tillgänglig
Det räcker inte att främja en kultur där människor vill dela information—du måste också ge dem rätt verktyg. Gör det enkelt för teamen att hitta och dela information med varandra.
Ofta innebär detta att sätta upp en centraliserad kunskapsbas som Guru för att säkerställa att informationen är lätt att använda. Det innebär att skapa en tillgänglig informationsdelande miljö för användare att både komma åt och bidra.
Farväl silos
Informationssilos är absolut ett vanligt problem på arbetsplatser, men framgångsrika team kan möta dem med proaktiva strategier och förbättra team samarbetet.
Genom att ta sig tid att identifiera var silos finns inom ditt team och införa effektiva strategier till ditt team, kommer du att förbättra prestationer, moral och mer över ditt team.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
