Överväger du att använda Slack för att uppgradera din interna företagswiki?
Du är inte ensam. Grundarna söker ständigt (och kämpar ofta) för att hitta den mest lämpliga wikin för företagets interna kunskap. Och, ärligt talat, förstår jag helt varför de flesta ledare tror att en intern wiki skulle gynna deras affär. Trots allt ska wikis vara ett ganska snabbt sätt att samarbeta och dela företagsinformation på en central plats. Men de flesta organisationer — speciellt de som är avlägsna — gör redan just detta i Slack! Så, som ett första steg, varför inte dra nytta av all den kunskapen? När du vet att du vill använda Slack kan vi hjälpa dig att utvärdera den bästa företagswikilösningen för din organisation.
Vad är en Slack-wiki?
En wiki är en uppdaterbar källa till intern företagsinformation. En Slack-wiki har samma funktion, men är anpassad för samarbetsprocesser. Wikis som inte är utrustade med Slack eller annan integrerad samarbetsprogramvara tar inte hänsyn till att vårt sätt att arbeta förändras. Genom att lägga till Slack i din befintliga interna wiki kan du få åtkomst till hela kunskapsbasen utan att lämna konversationen.
Företagswikis är bara utgångspunkten
Traditionella wikis (även de med Slack-integrationer) blir snabbt föråldrade och svåra att hantera när ditt team växer och din kunskap skalar, vilket resulterar i låg användning. Med det sagt, om du är på jakt efter en intern företagswiki, se till att den erbjuder en Slack-integration.
Ta reda på varför ditt företag förtjänar bättre än en traditionell wiki.
Låt oss bryta ned de två viktiga anledningarna till varför traditionella wikis inte längre räcker till:
Internwikis försvårar det att avgöra om ditt innehåll är korrekt eller effektivt
Här är vad som händer med innehållet i traditionella interna wikis:
Du tillbringar mycket tid med att skriva och utforma den perfekta sidan, men efter att du har skrivit den glömmer du att uppdatera den eller att den ens existerar.
Wikis gör det nästan omöjligt att veta när innehållet senast uppdaterades eller ens lästes till att börja med, vilket resulterar i föråldrat innehåll.
Ditt team har inte förtroende
att innehållet i er wiki är korrekt, vilket leder till låg användning.
Ännu värre, ditt team kan använda denna föråldrade information och dela den med era prospekts eller kunder!
Information om ditt företag förändras varje dag: nya funktioner byggs, nya konkurrenter dyker upp och nya interna processer skapas. Du behöver hitta en intern wiki som lever och växer med ditt företag, så varför inte placera den i Slack, mitt i kommunikationsflödet?
Traditionella företagswikis lever inte i ditt Slack-kommunikationsflöde
Medan det är enkelt att lägga till innehåll i interna wikis är det mycket svårare att få åtkomst till det. Vanligtvis fungerar interna wikis som portaler, vilket innebär att för att få någon kunskap från dem måste ditt team lämna sitt arbetsflöde, öppna en annan flik och sedan söka efter kunskap. Detta är en verklig smärta och en förlust av produktivitet för ditt företag. Enligt McKinsey spenderar dina kundnära team ⅓ av sin tid bara med att söka information!
Till den tiden bidrar den konstanta kontextväxlingen mellan arbetsflöde och wiki som ditt team behöver göra bara för att få åtkomst till viktig företagskunskap. Ditt företag lever i appar som Slack, eller din CRM för ditt säljteam, och din biljettsolution för ditt supportteam. Av den anledningen borde inte din interna wiki vara där också?
4 saker att leta efter när du utvärderar en Slack-wikilösning:
1. Kunskapssökbarhet
När du söker i Slack, letar du igenom konversationer. När du söker i din wiki, letar du efter kunskap. Konversationer är statiska, när de väl har skett förändras de inte. Kunskap bör däremot utvecklas i takt med att ditt företag växer. Innehållet i din wiki är menat att ändras. Se hur Guru löser detta problem med vår Slack-lösning.
Till skillnad från en wiki är en integrerad kunskapsförvaltningsplattform en enda sanning.
Ditt företag behöver en enda källa till sanning så att de inte längre behöver söka mellan flera Google Drive- och Box-mappar, e-posttrådar och Slack-konversationer bara för att hitta ett svar.
Information i traditionella interna wikis blir snabbt föråldrad eftersom:
Konversationer i Slack och e-posttrådar är statiska
Processer, konkurrenter och dina produktförändringar över tid
Ämnesexperter uppdaterar inte konstant och verifierar information i wikis
Kundnära team vill inte ge felaktig information till prospekt och kunder. Så bristen på förtroende för din interna wiki leder dem till att meddela eller avbryta ämnesexperterna i ditt team. Detta leder till en cykel av avtagande intresse för att upprätthålla din interna wiki.
Förutom en långsiktig negativ avkastning på investeringen, är det bara avbrottet av dina experter som kostar ditt team pengar.En nylig studie visade att det tar i genomsnitt 23 minuter och 15 sekunder att återhämta sig från ett avbrott. Engångsmeddelanden och axeltappar skalar inte, särskilt när dina kundnära team fortsätter att växa och individuellt skickar samma frågor till dina experter om och om igen. Att hitta en kunskapslösning som enkelt kan sökas inom Slack är nyckeln för att eliminera de distraherande avbrotten som hämmar produktiviteten hos ditt team.
Dina Slack-kanaler är fyllda med en mängd relevant företagskunskap som har skapats genom organiska samtal. Appens skönhet är att den underlättar samarbete mellan teamen men varje team kan ha en separat Slack-kanal där kunskap delas och uppdateras i realtid, så att inte alla är insatta.
Om du inte fångar den kunskap som skapats, går du miste om värdet som skapas genom att använda Slack. Värre än så betyder det att dina ämnesexperter fortfarande får konstanta axeltappar och repetitiva frågor som redan kan ha svar i din kunskapsbas.
Med en wiki som finns i Slack bör kunskapsfångst vara lika enkel som ett klick på en knapp, och med Gurus Slack-lösning, det är det.
När den fångats i din wiki kan den genast återanvändas av hela företaget, vilket minskar de repetitiva frågorna som dina experter konstant får.
3. Wikiförtroendestatus
Som tidigare nämnts, leder gammalt eller felaktigt innehåll till misstro mot din wiki och låg adoption. Här är vad du bör leta efter från en wiki för att säkerställa att de hanterar problemet med gammalt innehåll:
Förmåga att tilldela kunskap till experter i ditt team (eller en grupp av dem)
Wikin inkorporerar "push" taktik för att proaktivt påminna experter att verifiera att innehållet fortfarande är korrekt
Ett sätt att möjliggöra för dina experter att uppdatera innehåll medan de arbetar i Slack
4. Analys för att övervaka adoptions- och användningsgrad
Det är viktigt att kunna förstå vilken kunskap i din wiki som används mest. Se till att du hittar en lösning som har analys för att övervaka användningen av din wiki så att du kan identifiera din mest effektiva kunskap samt total adoption av din kunskapsbas. De bästa lösningarna kommer också att kunna föreslå kunskap som bör läggas till i din wiki baserat på sökningar som inte ger resultat.
Där har du det. Nu när du förstår varför traditionella wikis inte är effektiva och vad du ska leta efter i en Slack-wiki, hoppas vi att du är rustad med allt du behöver för att effektivt utvärdera potentiella lösningar.
Överväger du att använda Slack för att uppgradera din interna företagswiki?
Du är inte ensam. Grundarna söker ständigt (och kämpar ofta) för att hitta den mest lämpliga wikin för företagets interna kunskap. Och, ärligt talat, förstår jag helt varför de flesta ledare tror att en intern wiki skulle gynna deras affär. Trots allt ska wikis vara ett ganska snabbt sätt att samarbeta och dela företagsinformation på en central plats. Men de flesta organisationer — speciellt de som är avlägsna — gör redan just detta i Slack! Så, som ett första steg, varför inte dra nytta av all den kunskapen? När du vet att du vill använda Slack kan vi hjälpa dig att utvärdera den bästa företagswikilösningen för din organisation.
Vad är en Slack-wiki?
En wiki är en uppdaterbar källa till intern företagsinformation. En Slack-wiki har samma funktion, men är anpassad för samarbetsprocesser. Wikis som inte är utrustade med Slack eller annan integrerad samarbetsprogramvara tar inte hänsyn till att vårt sätt att arbeta förändras. Genom att lägga till Slack i din befintliga interna wiki kan du få åtkomst till hela kunskapsbasen utan att lämna konversationen.
Företagswikis är bara utgångspunkten
Traditionella wikis (även de med Slack-integrationer) blir snabbt föråldrade och svåra att hantera när ditt team växer och din kunskap skalar, vilket resulterar i låg användning. Med det sagt, om du är på jakt efter en intern företagswiki, se till att den erbjuder en Slack-integration.
Ta reda på varför ditt företag förtjänar bättre än en traditionell wiki.
Låt oss bryta ned de två viktiga anledningarna till varför traditionella wikis inte längre räcker till:
Internwikis försvårar det att avgöra om ditt innehåll är korrekt eller effektivt
Här är vad som händer med innehållet i traditionella interna wikis:
Du tillbringar mycket tid med att skriva och utforma den perfekta sidan, men efter att du har skrivit den glömmer du att uppdatera den eller att den ens existerar.
Wikis gör det nästan omöjligt att veta när innehållet senast uppdaterades eller ens lästes till att börja med, vilket resulterar i föråldrat innehåll.
Ditt team har inte förtroende
att innehållet i er wiki är korrekt, vilket leder till låg användning.
Ännu värre, ditt team kan använda denna föråldrade information och dela den med era prospekts eller kunder!
Information om ditt företag förändras varje dag: nya funktioner byggs, nya konkurrenter dyker upp och nya interna processer skapas. Du behöver hitta en intern wiki som lever och växer med ditt företag, så varför inte placera den i Slack, mitt i kommunikationsflödet?
Traditionella företagswikis lever inte i ditt Slack-kommunikationsflöde
Medan det är enkelt att lägga till innehåll i interna wikis är det mycket svårare att få åtkomst till det. Vanligtvis fungerar interna wikis som portaler, vilket innebär att för att få någon kunskap från dem måste ditt team lämna sitt arbetsflöde, öppna en annan flik och sedan söka efter kunskap. Detta är en verklig smärta och en förlust av produktivitet för ditt företag. Enligt McKinsey spenderar dina kundnära team ⅓ av sin tid bara med att söka information!
Till den tiden bidrar den konstanta kontextväxlingen mellan arbetsflöde och wiki som ditt team behöver göra bara för att få åtkomst till viktig företagskunskap. Ditt företag lever i appar som Slack, eller din CRM för ditt säljteam, och din biljettsolution för ditt supportteam. Av den anledningen borde inte din interna wiki vara där också?
4 saker att leta efter när du utvärderar en Slack-wikilösning:
1. Kunskapssökbarhet
När du söker i Slack, letar du igenom konversationer. När du söker i din wiki, letar du efter kunskap. Konversationer är statiska, när de väl har skett förändras de inte. Kunskap bör däremot utvecklas i takt med att ditt företag växer. Innehållet i din wiki är menat att ändras. Se hur Guru löser detta problem med vår Slack-lösning.
Till skillnad från en wiki är en integrerad kunskapsförvaltningsplattform en enda sanning.
Ditt företag behöver en enda källa till sanning så att de inte längre behöver söka mellan flera Google Drive- och Box-mappar, e-posttrådar och Slack-konversationer bara för att hitta ett svar.
Information i traditionella interna wikis blir snabbt föråldrad eftersom:
Konversationer i Slack och e-posttrådar är statiska
Processer, konkurrenter och dina produktförändringar över tid
Ämnesexperter uppdaterar inte konstant och verifierar information i wikis
Kundnära team vill inte ge felaktig information till prospekt och kunder. Så bristen på förtroende för din interna wiki leder dem till att meddela eller avbryta ämnesexperterna i ditt team. Detta leder till en cykel av avtagande intresse för att upprätthålla din interna wiki.
Förutom en långsiktig negativ avkastning på investeringen, är det bara avbrottet av dina experter som kostar ditt team pengar.En nylig studie visade att det tar i genomsnitt 23 minuter och 15 sekunder att återhämta sig från ett avbrott. Engångsmeddelanden och axeltappar skalar inte, särskilt när dina kundnära team fortsätter att växa och individuellt skickar samma frågor till dina experter om och om igen. Att hitta en kunskapslösning som enkelt kan sökas inom Slack är nyckeln för att eliminera de distraherande avbrotten som hämmar produktiviteten hos ditt team.
Dina Slack-kanaler är fyllda med en mängd relevant företagskunskap som har skapats genom organiska samtal. Appens skönhet är att den underlättar samarbete mellan teamen men varje team kan ha en separat Slack-kanal där kunskap delas och uppdateras i realtid, så att inte alla är insatta.
Om du inte fångar den kunskap som skapats, går du miste om värdet som skapas genom att använda Slack. Värre än så betyder det att dina ämnesexperter fortfarande får konstanta axeltappar och repetitiva frågor som redan kan ha svar i din kunskapsbas.
Med en wiki som finns i Slack bör kunskapsfångst vara lika enkel som ett klick på en knapp, och med Gurus Slack-lösning, det är det.
När den fångats i din wiki kan den genast återanvändas av hela företaget, vilket minskar de repetitiva frågorna som dina experter konstant får.
3. Wikiförtroendestatus
Som tidigare nämnts, leder gammalt eller felaktigt innehåll till misstro mot din wiki och låg adoption. Här är vad du bör leta efter från en wiki för att säkerställa att de hanterar problemet med gammalt innehåll:
Förmåga att tilldela kunskap till experter i ditt team (eller en grupp av dem)
Wikin inkorporerar "push" taktik för att proaktivt påminna experter att verifiera att innehållet fortfarande är korrekt
Ett sätt att möjliggöra för dina experter att uppdatera innehåll medan de arbetar i Slack
4. Analys för att övervaka adoptions- och användningsgrad
Det är viktigt att kunna förstå vilken kunskap i din wiki som används mest. Se till att du hittar en lösning som har analys för att övervaka användningen av din wiki så att du kan identifiera din mest effektiva kunskap samt total adoption av din kunskapsbas. De bästa lösningarna kommer också att kunna föreslå kunskap som bör läggas till i din wiki baserat på sökningar som inte ger resultat.
Där har du det. Nu när du förstår varför traditionella wikis inte är effektiva och vad du ska leta efter i en Slack-wiki, hoppas vi att du är rustad med allt du behöver för att effektivt utvärdera potentiella lösningar.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
