Vem minns att sitta i klassrummet på gymnasiet och tänka: “När kommer jag någonsin att behöva det här i verkliga livet?” Om du inte är biolog så är det inte särskilt praktiskt att veta att mitokondrier är cellens energikraftverk. Du har förmodligen inte behövt räkna omkretsen av en cirkel för hand på ett tag, och din chef ställde inte frågor om atomvikten hos aluminium under ditt senaste teammöte. Det finns många saker vi lärde oss i skolan som vi inte använder idag. Det är tråkigt att skrivande inte blev en av dem.

Konsten att skriva och dela information

Ingen frågar dig om satsdelar under möten (förhoppningsvis), men skriftlig kommunikation är en viktig del av arbetet. Vi behöver alla mångsidiga skrivkunskaper för att skicka e-post, prata med kollegor i Slack eller Teams, eller dela viktig kunskap med andra på ditt företag.

Skrivande och kommunikation är några av de viktigaste pelarna för att dokumentera och dela kunskap. Oavsett om du anser att dina skrivkunskaper är på professionell nivå eller blir nervös när du måste skriva ett e-postmeddelande, kan vi alla hålla med om att skrivande kräver en viss grad av expertis. Även om skrivande kommer naturligt för dig, tar det fortfarande mycket tid och ansträngning att skapa något värt att läsa. Och att det är särskilt sant när du ska lägga till information i din kunskapsbas.

Så ja, alla måste sätta på sig författarhatten när de dokumenterar information. Även om du bara kopierar och klistrar in text eller bäddar in tabeller och dokument, är det avgörande att veta vilken information som ska inkluderas och att hålla saker som ton och språk i åtanke. Allt detta kan vara viktigt, men det är tufft att fokusera på konsten att skriva när du är mer bekymrad över att dela kunskap på rätt sätt.

Skulle det inte vara fantastiskt att ha en skrivassistent som kan hjälpa dig med alla svåra delar av dokumentation och lagring av information så att du kan fokusera på att dela din kunskap? Med lanseringen av Assist i Guru kan du det!

Presentera Assist

Assist använder generativ AI för att hjälpa Guru-författare att redigera, justera, förbättra och göra kunskapen de skapat tydligare utan att behöva använda ytterligare ett verktyg. Att använda Assist är enkelt: Författare markerar den text som ska förbättras och dirigerar sedan Assist att sammanfatta/redigera/jugera den specifika texten. Behöver du fixa hela kortet? Assist fungerar på det sättet också. Allt du behöver göra är att peka, klicka och tänka på vad du vill förbättra.

Med varje AI-funktion vi bygger på Guru tror vi att det är avgörande att ha människor i centrum av arbetet för att upprätthålla en kritisk nivå av förtroende som krävs för kunskap i ditt företag. Det är därför vi byggde Assist till att vara ett verktyg som stöder användare medan de registrerar och delar sin kunskap.

Varför? För att vi tror att din röst och perspektiv är viktiga. Varje användare bör kunna skapa kunskap och använda Assist för att ge förslag på sin skrivande, utan att förlora deras unika och autentiska röst.

Stäng kunskapsluckor med Assist

Inte bara har du Assist i Guru-webbappen, utan vi har också lagt till dess sammanfattningsfunktioner direkt i vår Slack-integration. Med Assist kan du snabbt och enkelt sammanfatta eller producera en FAQ från en Slack-tråd eller en sammanställning av aktuella ämnen och sömlöst lägga till den kunskapen i Guru. Du kan använda sammanfattningar för att ge förhandsinformation i ett Slack-meddelande eller återanvända det innehållet och skicka en annonsering till dina kollegor. Assist är inte bara för ny kunskap. Du kan ha gammal kunskap som finns i Guru – eller utanför det på platser som Google Drive, Confluence eller Notion. Det befintliga innehållet kan fortfarande vara värdefullt; det kanske bara är gammalt eller kopplat. Oavsett om din kunskap är för lång, föråldrad, oorganiserad och/eller ofullständig, är Assist här för att hjälpa. Assist kan förkorta kunskap, inkludera en sammanfattning av innehåll som behöver mer förhandsinformation, eller lägga till en polish till det allmänna flödet för att göra det lättare att läsa.

Assist öppnar en hel värld av skrivande och redigeringsmöjligheter för Guru-användare. Låt oss gå in på detaljrikedomen i vad det kan göra.

Sammanfatta

Att samla viktiga punkter och producera en tydlig sammanfattning kan ta mer tid än vi vill erkänna. Med Assist kan du lägga till en sammanfattning högst upp på ditt kort för att förbättra läsbarheten och ge dina läsare förhandsinformation. Förbättra effektiviteten för dina läsare som kan konsumera en sammanfattning för att få grepp om kunskapen och sedan bestämma sig för att dyka djupare för mer detaljer om de behöver dem.

Vill du ha lite variation i dina sammanfattningar? Med Assist kraft kan du skapa:

• Snabba sammanfattningar
• Detaljerade sammanfattningar
• Punktlistor
• Numrerade listor

Förbättra

Skrivande är knepigt, vi förstår. Med Assist vid din sida kan du skapa och redigera som en riktig professionell. Så här kan du använda Assist för att hjälpa till att väcka din inre skrivare:

Fixera stavning och grammatik: Påverka eller effekt, färre eller mindre, ett tag eller ett tag— du har inte tid att oroa dig för att välja rätt. Låt dig inte fastna i detaljerna med att kontrollera stavning och grammatik. Låt Assist göra det på några sekunder och slipp tiden (och ansiktshuggande).

Förenkla ordförråd: Det är svårt att identifiera vilka ord du använder som kan betraktas som jargong för andra. Assist kan identifiera dessa ord åt dig och ersätta dem med synonymer som är mer allmänt förstådda, vilket säkerställer inkludering och tydlighet i din kunskap.

Förfina/formalisera: Vi har alla varit där: du skriver något som låter lite fel eller inte flyter riktigt. Istället för att spendera tid på att tänka om, skriva om och omarrangera, försöka få din text ‘just rätt’, låt Assist komma in med nya ögon för att bedöma det besvärliga stycket (eller två) och föreslå ett bättre flöde.

Kort här: Att vara koncis är lättare sagt än gjort (klipp till mig som redigerar det här dokumentet). Assist kan ta vad du har skrivit och komprimera det utan att förlora någon av den viktiga informationen. Dina läsare kommer att tacka dig.

Justera ton

Tonen bör ändras beroende på innehållets natur och vem som ska läsa den. För den mindre erfarna skribenten kan det vara ganska utmanande att justera sin naturliga skrivton. Assist kan hjälpa till att justera tonen i din text utan att tappa ditt budskap eller din röst. Om du tycker att din text behöver något extra, överväg att välja någon av följande toner för lite hjälp:

Konverserande: Utmärkt för kort som innehåller svar och dialoger som ska användas med dina kunder. Justera tonen för att säkerställa att samtalstoner låter naturliga när de används i konversation.

Direkt: Perfekt för att skriva tydliga instruktioner, hur-man-dokument eller SOP:er när du vill komma direkt till poängen och undvik förvirring.

Empatisk: Hjälpsamt för kunskap som är avsedd att stärka andra eller har ett mer känsligt ämne som behöver extra omsorg.

Professionell: Kan användas för kort som behöver en teknisk och/eller akademisk ton.

Vitsig: Idealiskt för att fräscha upp ett nyhetsbrev eller en innehållsdel som kan använda lite Frasier-nivå humor.

Översätta

Sluta be dina värdefulla två- och trespråkiga anställda (eller en tredje part) att manuellt översätta information till andra språk. Skriv på det språk du är mest bekväm med och låt Assist automatiskt översätta det till ett annat språk. Nu kan ditt team spendera minuter, istället för timmar, på att göra justeringar och små förbättringar av översättningsarbete. Språk som Assist stöder:

• Kinesiska
• Engelska
• Franska
• Tyska
• Japanska
• Spanska

AI för alla

Vi frågade Guru-kunder som var med i en tidig Beta av Assist hur de kände för det, och så här sa de:

“Assist är användbart när jag har kort som ska verifieras. Ibland behöver kunskap en touch-up, så Assist kan vara där för att göra det och lägga till förbättringar på varje kort.”

“Älskar att det lägger till det nya innehållet högst upp på kortet så jag kan jämföra det med vad jag redan har. Fångar detta allt jag vill fånga? Och sedan kan jag lägga till eller redigera vad jag redan har för att förbättra det.”

“Att ha Assist i Slack gör den värsta delen av att skriva innehåll så enkelt och klart som möjligt. Detta kommer att förhindra motstridigheter och tvekan att skapa och uppdatera innehåll när saker förändras.”

Om du vill uppleva lite av den kunskapsdelningsmagin de njuter av, låt oss prata om hur vi kan göra samma sak för ditt team.