Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Se hur kunskapshantering kan hjälpa företag att övervinna problemen med anställdas utmattning och avhopp, och andra problem som är en del av asynkrona arbetsmiljöer.
När världen började arbeta hemifrån över en natt, fanns det många uppenbara sätt för arbetsgivare att förbättra livskvaliteten för sina anställda. Flexibla arbetstider, kontorsutrustning hemma, virtuella afterworks och märkeskvällsbyxor var några av de omedelbara fördelarna som delades med de anställda när vi inledde våra distansliv. Men när nyhetens behag av tie-dye mjukisbyxor avtar och verkligheten av våra nuvarande och framtida arbetsmiljöer sätter in, är det viktigt att ledare ser över sin teknologiska grund och frågar "har vi allt vi behöver för att lyckas?"
Vi har redan beskrivit vad vi anser vara de kritiska elementen i en teknologisk plattform för distansarbete (videokonferenser, teamkommunikation + meddelanden, och kunskapshantering), men vi inser att för team som inte hade dessa verktyg på plats innan de globala hemmasittande orderna, tar det arbete att få dem på plats. Och vid en tidpunkt när teknikbudgetar granskas noggrannare än någonsin, är det avgörande att bevisa behovet av nya verktyg.
Behovet av videokonferens- och chattverktyg är uppenbart när personliga möten och passiva lunchbordssamtal inte längre är möjliga—detta sågs tidigt i vår övergång till distansarbete. Okta’s 2020 Business @ Work (Från Hemma) rapporterade en 110% månatlig tillväxt från februari till mars för Zoom, och en 19% tillväxt för Slack, vilket visar hur snabbt dessa verktyg blev ryggraden i våra arbetsplatser. Men behovet av verktyg för fjärrsamverkan var faktiskt växande i betydelse innan pandemin verkligen slog till mot stora delar av världen—i början av februari i år rapporterade Forbes om den växande vikten av friktionsfri samverkan på arbetsplatsen när anställda har kommit att förvänta sig flexibilitet utanför traditionella kontorsmiljöer.
Kunskapshanteringens inverkan på distansarbetsstyrkor
Detta gäller även behovet av kunskapshantering—även om "symtomen" på bristen på KM kanske inte är lika uppenbara som oförmågan att hålla möten på distans utan ett videokonferensverktyg. Konsekvenserna av att inte ha ett KM-verktyg och en kultur av kunskapsdelning kan allvarligt underminera ett teams förmåga att samarbeta effektivt och effektivt. Här är några förvånande tecken på att ditt team behöver en intervention för kunskapsdelning:
Gen Z-anställdas missnöje och eventual avhopp
Även om många är snabba att kalla alla under 40 år för millenniegenerationen, har de äldsta medlemmarna av generation Z faktiskt redan kommit in i arbetskraften (det är viktigt att notera att vissa skalor räknar med att Gen Z börjar 1995 medan andra säger att det började 1997, vilket innebär att de äldsta medlemmarna kommer att vara i sina tidiga 20-åringar i år). När Gen Z kommer in på arbetsplatsen förväntar de sig att teknologin är på plats för att inte bara göra deras dagliga arbete möjligt, utan för att hjälpa dem att fokusera på sitt mest meningsfulla arbete. En ServiceNow-studie av Gen Z-anställda visade att 42% av dem sa att de skulle lämna ett jobb som krävde att de skulle spendera för mycket tid på administrativa uppgifter, vilket illustrerar en generation ivrig att leverera högvärdefullt arbete utan mycket tålamod för att hantera besvärliga äldre system.
I vår senaste enkät bland Guru-användare som har genomfört ett företagsomfattande program för kunskapshantering, rapporterade 45% att en av de största utmaningarna för nyanställda före Guru var att hitta rätt information i olika system, en utmaning som Gen Z-anställda, som sannolikt utgör en betydande del av nyanställningar i många företag, kommer att ha liten tolerans för.
Dessutom sa 43% av respondenterna att Guru har hjälpt dem att spendera mer tid på strategisk planering, vilket indikerar att KM kan hjälpa anställda att skifta fokus från administrativa uppgifter till mer meningsfullt arbete. 93% av respondenterna noterar att Guru har haft en inverkan på medarbetarnas engagemang och lycka, vilket tyder på att en kultur av kunskapsdelning som stöder högvärdefullt arbete kan ha en stor inverkan på moralen.
Övergripande utmattning hos anställda och dålig balans mellan arbete och fritid
Det är inte bara Gen Z-anställda som känner av konsekvenserna av bristen på KM i en organisation—mer erfarna anställda, särskilt de som har blivit ämnesexperter (SME), är mycket mottagliga för utmattning i en miljö som inte prioriterar kunskapsdelning. Gallup rapporterar att den andra orsaken till anställdas utmattning är en ohanterlig arbetsbelastning—vilket innebär att hålla högvärdefulla anställda fokuserade på endast sitt mest betydelsefulla arbete är av största vikt.
Ofta är SMEs de teammedlemmar som har varit hos företagen i flera år; på snabbt växande team har de sannolikt haft flera roller, och på startups har de sannolikt sett flera iterationer av produktutveckling. De blir automatiskt den "gå-till" personen när ditt team inte kan hitta den information de behöver, oavsett om det handlar om en detaljerad produktfråga eller en oklarhet kring en administrativ process. Dessa ständiga "axelslag" kan verka harmlösa, men kan på sikt addera betydande mängder och bidra till den ohanterliga arbetsbelastningen hos SMEs, som måste svara på dessa frågor utöver att utföra sitt normala arbete.
KM kan spela en avgörande roll i att hjälpa dina SMEs att undvika utmattning genom att ge dem tillbaka sin tid, och låta resten av teamet bli mer självförsörjande. 98% av de tillfrågade kunder som använder Guru företagetsomfattande sa att Guru har haft en inverkan på den tid deras team spenderar på att svara på upprepade frågor, och 99% sa att Guru har inverkat på den tid deras team spenderar på att söka information. 19% sa till och med att Guru har hjälpt deras team att spendera mer tid på aktiviteter utanför arbetet, vilket visar att KM kan leda till en bättre balans mellan arbete och fritid. När både kunskapsdelare och kunskapsökare har en förståelse för teamets kultur för kunskapsdelning, är deras benägenhet att undvika utmattning mycket högre. Lär dig mer om skillnaden mellan aktiv och passiv kunskap och hur varje typ bidrar till kunskapsdelning.
Överbelastning av möten och kampen för att gå över till asynkront samarbete
"Detta möte kunde ha varit ett email"-skämt åsido, mötesutmattning blev mycket mer uppenbar när de alla började ske över skärmar. Men även för månader sedan, förstod framåttänkande att det var viktigt att minska personliga möten och ge sitt team möjligheten att samarbeta asynkront. Faktum är att Gartner förutspår att fysiska möten kommer att minska från 60% till 25% fram till 2024, och att företag med en genomtänkt strategi för en "nomadisk" arbetsstil kommer att ha tillgång till bättre talanger än de som hänger efter (inte överraskande, särskilt nu).
CNBC framhöll Basecamp VD Jason Fried’s policy att inga personliga möten, vilket är hur deras historiskt hybridteam undviker favorisering av kontorsanställda. Istället föredrar de skriftlig dokumentation, som de sedan distribuerar till alla anställda på samma sätt. Att ha stående policyer och procedurer för hur information demokratiseras är avgörande för att säkerställa att en arbetsplats med färre möten är framgångsrik.
Ett annat kritiskt element i en kultur med färre personliga samtal är ett bättre system för att dela "passiv kunskap," enligt MIT Sloan. Även om de uppmuntrar nyanställda att tänka på att inkludera "bra att veta" information i "nödvändig att veta" kommunikation, föreslår vi också att rulla ut en bredare kultur av samarbetsinriktad kunskapsdelning—där möten och en-till-en-samtal inte är slutet, utan alla av kommunikationen.
För att framgångsrikt kunna skala tillbaka möten är det avgörande att ditt team förstår var och hur de kommer att ta emot information, och litar på att informationen är korrekt när de gör det. Av de tillfrågade kunder som använder Guru företagsomfattande, sa 97% att möjligheten att veta att informationen aktivt hålls uppdaterad av en expert är viktig för att framgångsrikt möjliggöra deras team. När team känner att de har en effektiv kanal för att dela och verifiera viktig information, blir det mycket enklare att trycka på "ta bort" på det kalenderhållet.
Vägen framåt med asynkront arbete
Vi är vid en unik tidpunkt då strömlinjeformad kommunikation och samverkan är mer brådskande än någonsin—och deras frånvaro känns mer akut än någonsin, också. När ditt team förbereder sig för framgång idag och framöver, är det viktigt att komma ihåg att distansarbete, och kraven som följer med det, är här för att stanna, och har varit på väg under en tid. Genom att sätta verktyg och processer på plats idag som hjälper ditt team att arbeta mer samarbetsinriktat, asynkront och målinriktat, kan du möjliggöra för ditt team att verkligen göra sitt bästa arbete från var som helst, när som helst.
När världen började arbeta hemifrån över en natt, fanns det många uppenbara sätt för arbetsgivare att förbättra livskvaliteten för sina anställda. Flexibla arbetstider, kontorsutrustning hemma, virtuella afterworks och märkeskvällsbyxor var några av de omedelbara fördelarna som delades med de anställda när vi inledde våra distansliv. Men när nyhetens behag av tie-dye mjukisbyxor avtar och verkligheten av våra nuvarande och framtida arbetsmiljöer sätter in, är det viktigt att ledare ser över sin teknologiska grund och frågar "har vi allt vi behöver för att lyckas?"
Vi har redan beskrivit vad vi anser vara de kritiska elementen i en teknologisk plattform för distansarbete (videokonferenser, teamkommunikation + meddelanden, och kunskapshantering), men vi inser att för team som inte hade dessa verktyg på plats innan de globala hemmasittande orderna, tar det arbete att få dem på plats. Och vid en tidpunkt när teknikbudgetar granskas noggrannare än någonsin, är det avgörande att bevisa behovet av nya verktyg.
Behovet av videokonferens- och chattverktyg är uppenbart när personliga möten och passiva lunchbordssamtal inte längre är möjliga—detta sågs tidigt i vår övergång till distansarbete. Okta’s 2020 Business @ Work (Från Hemma) rapporterade en 110% månatlig tillväxt från februari till mars för Zoom, och en 19% tillväxt för Slack, vilket visar hur snabbt dessa verktyg blev ryggraden i våra arbetsplatser. Men behovet av verktyg för fjärrsamverkan var faktiskt växande i betydelse innan pandemin verkligen slog till mot stora delar av världen—i början av februari i år rapporterade Forbes om den växande vikten av friktionsfri samverkan på arbetsplatsen när anställda har kommit att förvänta sig flexibilitet utanför traditionella kontorsmiljöer.
Kunskapshanteringens inverkan på distansarbetsstyrkor
Detta gäller även behovet av kunskapshantering—även om "symtomen" på bristen på KM kanske inte är lika uppenbara som oförmågan att hålla möten på distans utan ett videokonferensverktyg. Konsekvenserna av att inte ha ett KM-verktyg och en kultur av kunskapsdelning kan allvarligt underminera ett teams förmåga att samarbeta effektivt och effektivt. Här är några förvånande tecken på att ditt team behöver en intervention för kunskapsdelning:
Gen Z-anställdas missnöje och eventual avhopp
Även om många är snabba att kalla alla under 40 år för millenniegenerationen, har de äldsta medlemmarna av generation Z faktiskt redan kommit in i arbetskraften (det är viktigt att notera att vissa skalor räknar med att Gen Z börjar 1995 medan andra säger att det började 1997, vilket innebär att de äldsta medlemmarna kommer att vara i sina tidiga 20-åringar i år). När Gen Z kommer in på arbetsplatsen förväntar de sig att teknologin är på plats för att inte bara göra deras dagliga arbete möjligt, utan för att hjälpa dem att fokusera på sitt mest meningsfulla arbete. En ServiceNow-studie av Gen Z-anställda visade att 42% av dem sa att de skulle lämna ett jobb som krävde att de skulle spendera för mycket tid på administrativa uppgifter, vilket illustrerar en generation ivrig att leverera högvärdefullt arbete utan mycket tålamod för att hantera besvärliga äldre system.
I vår senaste enkät bland Guru-användare som har genomfört ett företagsomfattande program för kunskapshantering, rapporterade 45% att en av de största utmaningarna för nyanställda före Guru var att hitta rätt information i olika system, en utmaning som Gen Z-anställda, som sannolikt utgör en betydande del av nyanställningar i många företag, kommer att ha liten tolerans för.
Dessutom sa 43% av respondenterna att Guru har hjälpt dem att spendera mer tid på strategisk planering, vilket indikerar att KM kan hjälpa anställda att skifta fokus från administrativa uppgifter till mer meningsfullt arbete. 93% av respondenterna noterar att Guru har haft en inverkan på medarbetarnas engagemang och lycka, vilket tyder på att en kultur av kunskapsdelning som stöder högvärdefullt arbete kan ha en stor inverkan på moralen.
Övergripande utmattning hos anställda och dålig balans mellan arbete och fritid
Det är inte bara Gen Z-anställda som känner av konsekvenserna av bristen på KM i en organisation—mer erfarna anställda, särskilt de som har blivit ämnesexperter (SME), är mycket mottagliga för utmattning i en miljö som inte prioriterar kunskapsdelning. Gallup rapporterar att den andra orsaken till anställdas utmattning är en ohanterlig arbetsbelastning—vilket innebär att hålla högvärdefulla anställda fokuserade på endast sitt mest betydelsefulla arbete är av största vikt.
Ofta är SMEs de teammedlemmar som har varit hos företagen i flera år; på snabbt växande team har de sannolikt haft flera roller, och på startups har de sannolikt sett flera iterationer av produktutveckling. De blir automatiskt den "gå-till" personen när ditt team inte kan hitta den information de behöver, oavsett om det handlar om en detaljerad produktfråga eller en oklarhet kring en administrativ process. Dessa ständiga "axelslag" kan verka harmlösa, men kan på sikt addera betydande mängder och bidra till den ohanterliga arbetsbelastningen hos SMEs, som måste svara på dessa frågor utöver att utföra sitt normala arbete.
KM kan spela en avgörande roll i att hjälpa dina SMEs att undvika utmattning genom att ge dem tillbaka sin tid, och låta resten av teamet bli mer självförsörjande. 98% av de tillfrågade kunder som använder Guru företagetsomfattande sa att Guru har haft en inverkan på den tid deras team spenderar på att svara på upprepade frågor, och 99% sa att Guru har inverkat på den tid deras team spenderar på att söka information. 19% sa till och med att Guru har hjälpt deras team att spendera mer tid på aktiviteter utanför arbetet, vilket visar att KM kan leda till en bättre balans mellan arbete och fritid. När både kunskapsdelare och kunskapsökare har en förståelse för teamets kultur för kunskapsdelning, är deras benägenhet att undvika utmattning mycket högre. Lär dig mer om skillnaden mellan aktiv och passiv kunskap och hur varje typ bidrar till kunskapsdelning.
Överbelastning av möten och kampen för att gå över till asynkront samarbete
"Detta möte kunde ha varit ett email"-skämt åsido, mötesutmattning blev mycket mer uppenbar när de alla började ske över skärmar. Men även för månader sedan, förstod framåttänkande att det var viktigt att minska personliga möten och ge sitt team möjligheten att samarbeta asynkront. Faktum är att Gartner förutspår att fysiska möten kommer att minska från 60% till 25% fram till 2024, och att företag med en genomtänkt strategi för en "nomadisk" arbetsstil kommer att ha tillgång till bättre talanger än de som hänger efter (inte överraskande, särskilt nu).
CNBC framhöll Basecamp VD Jason Fried’s policy att inga personliga möten, vilket är hur deras historiskt hybridteam undviker favorisering av kontorsanställda. Istället föredrar de skriftlig dokumentation, som de sedan distribuerar till alla anställda på samma sätt. Att ha stående policyer och procedurer för hur information demokratiseras är avgörande för att säkerställa att en arbetsplats med färre möten är framgångsrik.
Ett annat kritiskt element i en kultur med färre personliga samtal är ett bättre system för att dela "passiv kunskap," enligt MIT Sloan. Även om de uppmuntrar nyanställda att tänka på att inkludera "bra att veta" information i "nödvändig att veta" kommunikation, föreslår vi också att rulla ut en bredare kultur av samarbetsinriktad kunskapsdelning—där möten och en-till-en-samtal inte är slutet, utan alla av kommunikationen.
För att framgångsrikt kunna skala tillbaka möten är det avgörande att ditt team förstår var och hur de kommer att ta emot information, och litar på att informationen är korrekt när de gör det. Av de tillfrågade kunder som använder Guru företagsomfattande, sa 97% att möjligheten att veta att informationen aktivt hålls uppdaterad av en expert är viktig för att framgångsrikt möjliggöra deras team. När team känner att de har en effektiv kanal för att dela och verifiera viktig information, blir det mycket enklare att trycka på "ta bort" på det kalenderhållet.
Vägen framåt med asynkront arbete
Vi är vid en unik tidpunkt då strömlinjeformad kommunikation och samverkan är mer brådskande än någonsin—och deras frånvaro känns mer akut än någonsin, också. När ditt team förbereder sig för framgång idag och framöver, är det viktigt att komma ihåg att distansarbete, och kraven som följer med det, är här för att stanna, och har varit på väg under en tid. Genom att sätta verktyg och processer på plats idag som hjälper ditt team att arbeta mer samarbetsinriktat, asynkront och målinriktat, kan du möjliggöra för ditt team att verkligen göra sitt bästa arbete från var som helst, när som helst.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
.webp)
