Så du har återuppbyggt din kunskapsbas. Grattis! Men vad händer nu? Hur säkerställer du att du inte behöver göra en fullständig återuppbyggnad igen? Även när man börjar med de bästa avsikter är det lätt för team — och företag — att låta en ren kunskapsbas gradvis bli oanvändbar. Genom att införa ett team av kunskapsmästare som kan skapa en styrningsstruktur kan en organisation ställa in sin kunskapsbas för fortsatt framgång.
I kunskapshanteringssystemet representeras människorna av två lika viktiga grupper: kunskapsbasen, som rymmer kunskapen, och styrningsrådet, som skyddar dess integritet. Detta är deras berättelser.
Vem hör hemma i ett kunskapsstyrningsråd?
Ett kunskapsstyrningsråd bör bestå av nyckelpersonal för möjliggörande. Om det är ditt jobb att ställa upp ditt team för framgång, är kunskapshantering en viktig komponent i detta. Oavsett vilken slags möjliggörande roll du har, är kunskapshantering hur du kan säkerställa kontinuitet i erfarenhet och information både inom och utanför ditt team. Låt oss ta försäljningsmöjliggörande som ett exempel, även om detta är tillämpligt på alla möjliggörande roller, inklusive intäktsmöjliggörande och teknikmöjliggörande.
"Förutom en dynamisk, robust och lättillgänglig kunskapsbas, bör organisationer ha seminarier, workshops, mentorskap och andra utbildningsprogram för att hålla sitt [team] i toppform."
I grund och botten är det så fundamentalt att upprätthålla en kvalitetskunskapsbas för att vara en effektiv möjliggörande ledare att det anses som en självklarhet. Ser man det på detta sätt, är det enkelt att identifiera vem som hör hemma i ditt kunskapsråd: alla i formella eller de facto teammöjliggörande roller.
Formaliserande riktlinjer för skapande och underhåll av kunskapsinnehåll (och göra dem lättillgängliga)
Advocating for correct usage of your knowledge base
Hålla utkik efter upprepningar av gamla problem och lösa nya
Vill du lära dig ännu mer om kunskapsstyrning och kunskapsrevisioner? Få inspelningen av vårt webbseminarium:
Formaliserande riktlinjer för kunskapsbasen
Oroa dig inte; kunskapsrådets uppgift är inte att skapa innehållet; det är att säkerställa att det innehåll som skapats är användbart och sökbart. När ett team växer till mer än cirka 15 personer (och särskilt när man börjar växa snabbt), är det ett måste att formalisera riktlinjer. Riktlinjerna bör inkludera allt från korrekt formatering av kunskap till processen för att skapa/redigera den (ex: lägga ut vem en giltig SME kan vara), och ideala verifieringscykler.
Den goda nyheten är att du kan hålla dessa riktlinjer själva sökbara och användbara genom att placera dem direkt i din kunskapsbas. Se till att du betraktar dem som ett levande dokument, som är föremål för samma verifierings- och granskningscykler som all din annan kunskap.
Advocating correct usage
En annan roll för kunskapsrådet är att säkerställa fortsatt användning av kunskapsbasen. En allmän tumregel är att när en kunskapsbas fungerar för ett team/org, blir de tysta kommunikationskanalerna. Det beror till stor del på att frågor som tidigare ställdes i chatt (eller ansikte mot ansikte) hänvisas till i din kunskapsbas. Men detta är inte ett automatiskt beteende, särskilt när team inte är vana att kunna lita på en KB.
När du har återuppbyggt en kunskapsbas, uppmuntra till att använda den som referens genom att påminna dem som ställer frågor att först kolla i din KB först. Se till att du ger individuella teammedlemmar möjlighet att göra detsamma. Det räcker inte att utbilda för korrekt användning, du måste säkerställa att du också utbildar för förespråkande.
Hålla utkik efter tecken på en trasig kunskapsbas
Den sista delen av styrningspusslet är att arbeta för att förhindra ett sammanbrott i din kunskapsbas. För när du har det i bra skick, vill du inte låta det falla samman igen. Nyckeln här är att skissera de problem som ledde till sammanbrottet sist och dokumentera eventuella nya problem som dyker upp längs vägen. Detta gör att du kan säga, till exempel, "OK, Slack börjar bli riktigt bullrigt med frågor igen. Vilka frågor ställs? Är svaren tillgängliga i vår kunskapsbas? Åh, de är inte korrekt taggade!” vilket ger dig möjlighet att fixa lågnivåobjekt innan de skapar en total kunskapsbasfel.
Så du har återuppbyggt din kunskapsbas. Grattis! Men vad händer nu? Hur säkerställer du att du inte behöver göra en fullständig återuppbyggnad igen? Även när man börjar med de bästa avsikter är det lätt för team — och företag — att låta en ren kunskapsbas gradvis bli oanvändbar. Genom att införa ett team av kunskapsmästare som kan skapa en styrningsstruktur kan en organisation ställa in sin kunskapsbas för fortsatt framgång.
I kunskapshanteringssystemet representeras människorna av två lika viktiga grupper: kunskapsbasen, som rymmer kunskapen, och styrningsrådet, som skyddar dess integritet. Detta är deras berättelser.
Vem hör hemma i ett kunskapsstyrningsråd?
Ett kunskapsstyrningsråd bör bestå av nyckelpersonal för möjliggörande. Om det är ditt jobb att ställa upp ditt team för framgång, är kunskapshantering en viktig komponent i detta. Oavsett vilken slags möjliggörande roll du har, är kunskapshantering hur du kan säkerställa kontinuitet i erfarenhet och information både inom och utanför ditt team. Låt oss ta försäljningsmöjliggörande som ett exempel, även om detta är tillämpligt på alla möjliggörande roller, inklusive intäktsmöjliggörande och teknikmöjliggörande.
"Förutom en dynamisk, robust och lättillgänglig kunskapsbas, bör organisationer ha seminarier, workshops, mentorskap och andra utbildningsprogram för att hålla sitt [team] i toppform."
I grund och botten är det så fundamentalt att upprätthålla en kvalitetskunskapsbas för att vara en effektiv möjliggörande ledare att det anses som en självklarhet. Ser man det på detta sätt, är det enkelt att identifiera vem som hör hemma i ditt kunskapsråd: alla i formella eller de facto teammöjliggörande roller.
Formaliserande riktlinjer för skapande och underhåll av kunskapsinnehåll (och göra dem lättillgängliga)
Advocating for correct usage of your knowledge base
Hålla utkik efter upprepningar av gamla problem och lösa nya
Vill du lära dig ännu mer om kunskapsstyrning och kunskapsrevisioner? Få inspelningen av vårt webbseminarium:
Formaliserande riktlinjer för kunskapsbasen
Oroa dig inte; kunskapsrådets uppgift är inte att skapa innehållet; det är att säkerställa att det innehåll som skapats är användbart och sökbart. När ett team växer till mer än cirka 15 personer (och särskilt när man börjar växa snabbt), är det ett måste att formalisera riktlinjer. Riktlinjerna bör inkludera allt från korrekt formatering av kunskap till processen för att skapa/redigera den (ex: lägga ut vem en giltig SME kan vara), och ideala verifieringscykler.
Den goda nyheten är att du kan hålla dessa riktlinjer själva sökbara och användbara genom att placera dem direkt i din kunskapsbas. Se till att du betraktar dem som ett levande dokument, som är föremål för samma verifierings- och granskningscykler som all din annan kunskap.
Advocating correct usage
En annan roll för kunskapsrådet är att säkerställa fortsatt användning av kunskapsbasen. En allmän tumregel är att när en kunskapsbas fungerar för ett team/org, blir de tysta kommunikationskanalerna. Det beror till stor del på att frågor som tidigare ställdes i chatt (eller ansikte mot ansikte) hänvisas till i din kunskapsbas. Men detta är inte ett automatiskt beteende, särskilt när team inte är vana att kunna lita på en KB.
När du har återuppbyggt en kunskapsbas, uppmuntra till att använda den som referens genom att påminna dem som ställer frågor att först kolla i din KB först. Se till att du ger individuella teammedlemmar möjlighet att göra detsamma. Det räcker inte att utbilda för korrekt användning, du måste säkerställa att du också utbildar för förespråkande.
Hålla utkik efter tecken på en trasig kunskapsbas
Den sista delen av styrningspusslet är att arbeta för att förhindra ett sammanbrott i din kunskapsbas. För när du har det i bra skick, vill du inte låta det falla samman igen. Nyckeln här är att skissera de problem som ledde till sammanbrottet sist och dokumentera eventuella nya problem som dyker upp längs vägen. Detta gör att du kan säga, till exempel, "OK, Slack börjar bli riktigt bullrigt med frågor igen. Vilka frågor ställs? Är svaren tillgängliga i vår kunskapsbas? Åh, de är inte korrekt taggade!” vilket ger dig möjlighet att fixa lågnivåobjekt innan de skapar en total kunskapsbasfel.
