New Guru Features to Power the Companies Driving Remote Work
Lär dig om Gurus nya funktioner för onboarding, produktaktivering och intern kommunikation som är utformade för att stödja den fortsatta övergången till distansarbete.
Zoom har blivit ett verb; Slack ”knack” notifikationsljud sjunger hela dagen i ditt hemmakontor, och du använder Okta för att logga in på alla dina arbetsapplikationer. “WFH-stacken” är en sällsynt, sann speländrare, och den kommer att ha en bestående påverkan på hur och var vi arbetar.
Bakom kulisserna här på Guru har vi haft privilegiet att arbeta nära med alla dessa företag och har sett på nära håll hur dessa världsklassorganisationer som Zoom, Slack, Okta och monday.com har förberett sig för, anpassat sig till och möjliggjort distribuerat arbete. Vi är stolta över att vara en del av teknikmotorn som har hjälpt dem att nå toppen av marknaden, och vi är hedrade över att vara den högst rankade kunskapshanteringsprogrammet på G2 och vinnare av i år KMWorld Readers’ Choice Award för Bästa samarbete.
Men vi letar alltid efter sätt att förbättra vår produkt, så genom att prata med dessa kunder har vi märkt att deras team inte bara förlitar sig tungt på kunskapshantering för att samarbeta, utan att de gör det på tre specifika sätt:
Onboarding av nya anställda
Leverera ny och uppdaterad produktinformation
Förbättra företagsintern kommunikation
När vi fortsätter att höra och lära från våra kunder har vi fokuserat våra produktinsatser inte bara på att hantera kunskap utan även på att uppnå alla tre dessa arbetsflöden med Guru. I dag är vi glada att dela lite om hur vi har arbetat för att göra detta möjligt.
Onboarding
Onboarding har alltid varit ett komplext problem att lösa, och ett som kan ha en betydande inverkan på en anställds övergripande upplevelse och sannolikheten att stanna eller lämna. Men med en helt fjärrarbetskraft är det viktigare än någonsin att få det rätt.
I en fjärrmiljö involverar en nyanställds första arbetsdag inte längre ett nytt och spännande kontor, utan att sitta på samma gamla plats i sin gamla soffa. Det betyder att en skräddarsydd digital onboarding-upplevelse är ett av de enda sätten som en organisation kan välkomna dessa nya anställda till teamet med stil. Dessutom kan en fantastisk onboarding-upplevelse förbättra anställdas retention med 82% och öka produktiviteten med över 70%.
Gurus kund Zoom vet allt om fjärronboarding, efter att ha upplevt exponentiell tillväxt under pandemin, vilket fick dem att öppna åtminstone 500 nya mjukvaruingenjörsjobb och många fler inom andra avdelningar. För att säkerställa att varje anställd har den kunskap de behöver för att utföra sina jobb har Zoom integrerat Guru i hela anställdas upplevelse, med början från onboarding.
"En av resurserna som vi faktiskt ger alla våra representanter när de först anställs här på Zoom är att vi ger dem vad som kallas ett startpaket för försäljningsverktyg [som finns på Guru]. Vi har skapat denna mycket praktiska matris, där det finns en liten tabell som listar de huvudsakliga verktygen och vad de primära användningsområdena för dem är." — Richard Adams, Zoom
Sökmöjligheter
För att göra onboardingarbetsflödet i Guru mer effektivt har vi släppt uppdateringar till nyckelområden i vår produkt. Den första stora uppdateringen är en förbättring av vår sökalgoritm, som är en kärnfunktion i Guru och en som vi kontinuerligt förbättrar. Denna algoritmuppdatering tar hänsyn till en korts användning och relaterad aktivitet i Guru (visningar, kopior, favoriter osv.) samt hur nyligen dessa aktiviteter inträffade när den tillhandahåller sökresultat. Genom att förbättra sättet vi tar hänsyn till korts användning och aktivitet när vi avgör vilka resultat som är relevanta för en viss sökning, hjälper Guru användare att snabbare hitta mer användbara kort.
Denna sökförbättring är särskilt förmånlig för nyanställda. Nu, anta att en ny anställd söker efter “årliga mål” men inte inkluderar året. I så fall kommer Guru automatiskt att dra slutsatsen att det mer nyligen och frekvent visade “Årliga mål 2020” kortet sannolikt är mer intressant än “Årliga mål 2017” kortet. Bättre sökfunktionalitet sparar nyanställda (och alla andra!) tid vid sökningar, vilket gör dem mindre benägna att behöva avbryta en kollega för förtydligande - något som tar extra tid i en distribuerad miljö.
Och medan en bra sökupplevelse är nyckeln till en bra onboardingupplevelse, försvinner dess betydelse aldrig. Vi kommer att glömma i genomsnitt 90 % av vad vi lär oss inom den första månaden. Så medan ett omfattande utbildningsprogram för nya anställda är viktigt, kommer anställda att behöva kunna återkomma till den informationen konsekvent efter onboarding, vilket gör bra sökning till ett livslångt behov.
Mobilåtkomst blir allt viktigare när vi vänjer oss vid att arbeta på icke-traditionella sätt. När många företag väljer fjärrarbetsstyrkor kommer anställda att fortsätta att expandera över tidszoner och arbetstider. Att ha flexibiliteten att dela verifierad kunskap via mobil gör det lättare för chefer att stödja nya anställda oavsett när eller var de arbetar.
Det är därför en annan viktig metod som Guru förbättrar onboarding är genom att uppdatera vår mobilappupplevelse. Guru-mobilappen är tillgänglig på iOS och Android och säkerställer att den kunskap du behöver för att utföra ditt jobb alltid är med dig, även på språng.
Uppdateringar av vår mobila upplevelse fokuserar på att öka kunskapsdelningsmöjligheterna. Du kan nu använda Guru-appen för att kopiera en kortlänk eller innehåll, samt för att dela ett kort via din enhets delningsalternativ, som text, e-post, Slack och mer.
Att säkerställa en smidig produktleveransprocess har alltid varit ett viktigt fokusområde för oss på Guru. Vi har tillbringat mycket tid på att använda vår egen produkt för att strömlinjeforma våra produktaktiveringsinsatser, och vi har arbetat nära med kunder som Slack för att göra Guru integrerat i deras produktprocesser också.
Slacks tekniska operationsteam använder Guru för att samla all viktig information om en funktionslansering på ett ställe. Att använda en mall i Guru hjälper teamen på Slack att standardisera sättet de kommunicerar om funktionslanseringar för att säkerställa en konsekvent upplevelse för sina kundorienterade team. Slack delade sin Guru-kortmall så att du kan lägga till den i din egen Guru kunskapsbas för att hjälpa till att dokumentera en kommande funktion och eventuell supportinformation som andra team kan behöva.
Vi vet att produktaktivering sker i realtid inom Slack och Microsoft Teams när kundorienterade team eller kunder har frågor om produkten. Vi gör det enklare än någonsin att fånga produkt (eller någon!) kunskap i dessa system genom att introducera möjligheten att spara kort som skapats i antingen plattform som utkast i Guru för att komma tillbaka till senare.
Detta nya kortskapande flöde är för närvarande tillgängligt i Slack och kommer snart att vara live i Microsoft Teams.
Intern kommunikation
Om flytten till distansarbete har lärt oss något så är det att effektiv kommunikation är viktigt - och det är svårt att få rätt. Våra inkorgar är överfulla; vi kan inte vara på varje Zoom-samtal; det finns fler Slack-kanaler än timmar på dygnet. Hur kan vi säkerställa att vi hålls informerande om allt vi behöver veta? Företag som hittar rätt balans i intern kommunikation ser en stor fördel för produktiviteten, och de med effektiva förändringshanterings- och kommunikationsprogram är 3,5 gånger mer benägna att överträffa sina kollegor.
Arbetsflödesprogrammet monday.com använder Guru för att strukturera och strömlinjeforma sin interna kommunikation.
"Numera kan vi inte vända oss i kontoret och ställa frågor till kollegor som vi brukade göra - och att ställa samma frågor i Slack är utmanande. Med Guru, oavsett hur eller när vi arbetar, kan hela vårt företag enkelt få tillgång till den pålitliga information de behöver för att utföra sina jobb. Vi skulle vara förlorade utan Guru." —Cynthia Gordon, monday.com
Bättre uppgiftshantering
Vår senaste omdesign av My Tasks-sidorna i Guru gör hantering av kunskap enkelt. Genom att kombinera alla åtgärdstabbar i en enda sidonavigering kan experter effektivt agera på sina verifieringsköer, utkast, annonseringar och omnämnanden. På så sätt vet beroende team alltid att den information de behöver är aktuell.
Uppdateringar inkluderar:
En strömlinjeformad verifieringsupplevelse, som samlar alla kort som behöver verifieras i en sortbar tabell med anrop för de kort som mest behöver uppdateras
En intuitiv inkorg/utboxinställning för annonseringar som visar vad du behöver agera på kontra vad du har begärt att andra ska agera på
Möjligheten att rensa omnämnanden efter att ha läst dem (en funktion som ofta efterfrågats!)
Slutligen, förutom att få en uppfräschning i My Tasks-fliken, återspeglas nu utkast också i fliken Kortchef så att författare kan radera sina utkast i bulk.
Förfining av vårt fokus framöver
När vi arbetar för att stödja de primära sätt som vi ser Guru användas av kunder i hela sina organisationer, behöver vi också fatta beslut om funktioner och funktionalitet som inte antogs som förväntat. Vi vet att CRM är en integrerad del av arbetsflödena för många kundorienterade team; men när vi investerar i meningsfulla nya kunskapsdelningsfunktioner kommer vi att minska vårt fokus på CRM-centrerade funktioner, specifikt vår Salesforce-möjlighetskomponent.
Gurus Salesforce-möjlighetskomponent (släppt 2019) var avsedd att göra det lättare för försäljningsrepresentanter att konsumera information från Guru direkt i Salesforce. Under det senaste året har vi funnit att Salesforce-användare är mycket mer benägna att interagera med vårt Chrome-tillägg ovanpå Salesforce snarare än den inbäddade Guru-komponenten. Eftersom denna widget kräver aktivt underhåll från vårt ingenjörsteam samtidigt som den inte har antagits så mycket som vi hade förväntat oss, har vi beslutat att sluta stödja Salesforce-möjlighetskomponenten.
Om du använder Guru över Salesforce, kan du fortsätta att göra det med vårt Chrome-tillägg, och du kanske också vill utforska en bredare användning av kunskapstriggar! Vi beklagar att Salesforce-möjlighetskomponenten inte längre kommer att fungera eller aktivt stödjas framöver.
Ser fram emot
Även om vi fortsätter att hoppas på ankomsten av ett effektivt COVID-19-vaccin för att återgå till normala liv, vet vi att sättet vi arbetar på har förändrats för alltid. Även om dessa uppdateringar representerar ytterligare ett steg framåt för att stödja våra kunder genom övergången, förblir vi engagerade i att bygga en produkt som inte bara handlar om att hantera kunskap. Som alltid är vårt fokus en produkt som hjälper dig att förbättra ditt arbete oavsett var det händer. Oavsett vad dina "jobb som ska göras" är, är vi här för att göra dem snabbare och enklare att utföra.
Zoom har blivit ett verb; Slack ”knack” notifikationsljud sjunger hela dagen i ditt hemmakontor, och du använder Okta för att logga in på alla dina arbetsapplikationer. “WFH-stacken” är en sällsynt, sann speländrare, och den kommer att ha en bestående påverkan på hur och var vi arbetar.
Bakom kulisserna här på Guru har vi haft privilegiet att arbeta nära med alla dessa företag och har sett på nära håll hur dessa världsklassorganisationer som Zoom, Slack, Okta och monday.com har förberett sig för, anpassat sig till och möjliggjort distribuerat arbete. Vi är stolta över att vara en del av teknikmotorn som har hjälpt dem att nå toppen av marknaden, och vi är hedrade över att vara den högst rankade kunskapshanteringsprogrammet på G2 och vinnare av i år KMWorld Readers’ Choice Award för Bästa samarbete.
Men vi letar alltid efter sätt att förbättra vår produkt, så genom att prata med dessa kunder har vi märkt att deras team inte bara förlitar sig tungt på kunskapshantering för att samarbeta, utan att de gör det på tre specifika sätt:
Onboarding av nya anställda
Leverera ny och uppdaterad produktinformation
Förbättra företagsintern kommunikation
När vi fortsätter att höra och lära från våra kunder har vi fokuserat våra produktinsatser inte bara på att hantera kunskap utan även på att uppnå alla tre dessa arbetsflöden med Guru. I dag är vi glada att dela lite om hur vi har arbetat för att göra detta möjligt.
Onboarding
Onboarding har alltid varit ett komplext problem att lösa, och ett som kan ha en betydande inverkan på en anställds övergripande upplevelse och sannolikheten att stanna eller lämna. Men med en helt fjärrarbetskraft är det viktigare än någonsin att få det rätt.
I en fjärrmiljö involverar en nyanställds första arbetsdag inte längre ett nytt och spännande kontor, utan att sitta på samma gamla plats i sin gamla soffa. Det betyder att en skräddarsydd digital onboarding-upplevelse är ett av de enda sätten som en organisation kan välkomna dessa nya anställda till teamet med stil. Dessutom kan en fantastisk onboarding-upplevelse förbättra anställdas retention med 82% och öka produktiviteten med över 70%.
Gurus kund Zoom vet allt om fjärronboarding, efter att ha upplevt exponentiell tillväxt under pandemin, vilket fick dem att öppna åtminstone 500 nya mjukvaruingenjörsjobb och många fler inom andra avdelningar. För att säkerställa att varje anställd har den kunskap de behöver för att utföra sina jobb har Zoom integrerat Guru i hela anställdas upplevelse, med början från onboarding.
"En av resurserna som vi faktiskt ger alla våra representanter när de först anställs här på Zoom är att vi ger dem vad som kallas ett startpaket för försäljningsverktyg [som finns på Guru]. Vi har skapat denna mycket praktiska matris, där det finns en liten tabell som listar de huvudsakliga verktygen och vad de primära användningsområdena för dem är." — Richard Adams, Zoom
Sökmöjligheter
För att göra onboardingarbetsflödet i Guru mer effektivt har vi släppt uppdateringar till nyckelområden i vår produkt. Den första stora uppdateringen är en förbättring av vår sökalgoritm, som är en kärnfunktion i Guru och en som vi kontinuerligt förbättrar. Denna algoritmuppdatering tar hänsyn till en korts användning och relaterad aktivitet i Guru (visningar, kopior, favoriter osv.) samt hur nyligen dessa aktiviteter inträffade när den tillhandahåller sökresultat. Genom att förbättra sättet vi tar hänsyn till korts användning och aktivitet när vi avgör vilka resultat som är relevanta för en viss sökning, hjälper Guru användare att snabbare hitta mer användbara kort.
Denna sökförbättring är särskilt förmånlig för nyanställda. Nu, anta att en ny anställd söker efter “årliga mål” men inte inkluderar året. I så fall kommer Guru automatiskt att dra slutsatsen att det mer nyligen och frekvent visade “Årliga mål 2020” kortet sannolikt är mer intressant än “Årliga mål 2017” kortet. Bättre sökfunktionalitet sparar nyanställda (och alla andra!) tid vid sökningar, vilket gör dem mindre benägna att behöva avbryta en kollega för förtydligande - något som tar extra tid i en distribuerad miljö.
Och medan en bra sökupplevelse är nyckeln till en bra onboardingupplevelse, försvinner dess betydelse aldrig. Vi kommer att glömma i genomsnitt 90 % av vad vi lär oss inom den första månaden. Så medan ett omfattande utbildningsprogram för nya anställda är viktigt, kommer anställda att behöva kunna återkomma till den informationen konsekvent efter onboarding, vilket gör bra sökning till ett livslångt behov.
Mobilåtkomst blir allt viktigare när vi vänjer oss vid att arbeta på icke-traditionella sätt. När många företag väljer fjärrarbetsstyrkor kommer anställda att fortsätta att expandera över tidszoner och arbetstider. Att ha flexibiliteten att dela verifierad kunskap via mobil gör det lättare för chefer att stödja nya anställda oavsett när eller var de arbetar.
Det är därför en annan viktig metod som Guru förbättrar onboarding är genom att uppdatera vår mobilappupplevelse. Guru-mobilappen är tillgänglig på iOS och Android och säkerställer att den kunskap du behöver för att utföra ditt jobb alltid är med dig, även på språng.
Uppdateringar av vår mobila upplevelse fokuserar på att öka kunskapsdelningsmöjligheterna. Du kan nu använda Guru-appen för att kopiera en kortlänk eller innehåll, samt för att dela ett kort via din enhets delningsalternativ, som text, e-post, Slack och mer.
Att säkerställa en smidig produktleveransprocess har alltid varit ett viktigt fokusområde för oss på Guru. Vi har tillbringat mycket tid på att använda vår egen produkt för att strömlinjeforma våra produktaktiveringsinsatser, och vi har arbetat nära med kunder som Slack för att göra Guru integrerat i deras produktprocesser också.
Slacks tekniska operationsteam använder Guru för att samla all viktig information om en funktionslansering på ett ställe. Att använda en mall i Guru hjälper teamen på Slack att standardisera sättet de kommunicerar om funktionslanseringar för att säkerställa en konsekvent upplevelse för sina kundorienterade team. Slack delade sin Guru-kortmall så att du kan lägga till den i din egen Guru kunskapsbas för att hjälpa till att dokumentera en kommande funktion och eventuell supportinformation som andra team kan behöva.
Vi vet att produktaktivering sker i realtid inom Slack och Microsoft Teams när kundorienterade team eller kunder har frågor om produkten. Vi gör det enklare än någonsin att fånga produkt (eller någon!) kunskap i dessa system genom att introducera möjligheten att spara kort som skapats i antingen plattform som utkast i Guru för att komma tillbaka till senare.
Detta nya kortskapande flöde är för närvarande tillgängligt i Slack och kommer snart att vara live i Microsoft Teams.
Intern kommunikation
Om flytten till distansarbete har lärt oss något så är det att effektiv kommunikation är viktigt - och det är svårt att få rätt. Våra inkorgar är överfulla; vi kan inte vara på varje Zoom-samtal; det finns fler Slack-kanaler än timmar på dygnet. Hur kan vi säkerställa att vi hålls informerande om allt vi behöver veta? Företag som hittar rätt balans i intern kommunikation ser en stor fördel för produktiviteten, och de med effektiva förändringshanterings- och kommunikationsprogram är 3,5 gånger mer benägna att överträffa sina kollegor.
Arbetsflödesprogrammet monday.com använder Guru för att strukturera och strömlinjeforma sin interna kommunikation.
"Numera kan vi inte vända oss i kontoret och ställa frågor till kollegor som vi brukade göra - och att ställa samma frågor i Slack är utmanande. Med Guru, oavsett hur eller när vi arbetar, kan hela vårt företag enkelt få tillgång till den pålitliga information de behöver för att utföra sina jobb. Vi skulle vara förlorade utan Guru." —Cynthia Gordon, monday.com
Bättre uppgiftshantering
Vår senaste omdesign av My Tasks-sidorna i Guru gör hantering av kunskap enkelt. Genom att kombinera alla åtgärdstabbar i en enda sidonavigering kan experter effektivt agera på sina verifieringsköer, utkast, annonseringar och omnämnanden. På så sätt vet beroende team alltid att den information de behöver är aktuell.
Uppdateringar inkluderar:
En strömlinjeformad verifieringsupplevelse, som samlar alla kort som behöver verifieras i en sortbar tabell med anrop för de kort som mest behöver uppdateras
En intuitiv inkorg/utboxinställning för annonseringar som visar vad du behöver agera på kontra vad du har begärt att andra ska agera på
Möjligheten att rensa omnämnanden efter att ha läst dem (en funktion som ofta efterfrågats!)
Slutligen, förutom att få en uppfräschning i My Tasks-fliken, återspeglas nu utkast också i fliken Kortchef så att författare kan radera sina utkast i bulk.
Förfining av vårt fokus framöver
När vi arbetar för att stödja de primära sätt som vi ser Guru användas av kunder i hela sina organisationer, behöver vi också fatta beslut om funktioner och funktionalitet som inte antogs som förväntat. Vi vet att CRM är en integrerad del av arbetsflödena för många kundorienterade team; men när vi investerar i meningsfulla nya kunskapsdelningsfunktioner kommer vi att minska vårt fokus på CRM-centrerade funktioner, specifikt vår Salesforce-möjlighetskomponent.
Gurus Salesforce-möjlighetskomponent (släppt 2019) var avsedd att göra det lättare för försäljningsrepresentanter att konsumera information från Guru direkt i Salesforce. Under det senaste året har vi funnit att Salesforce-användare är mycket mer benägna att interagera med vårt Chrome-tillägg ovanpå Salesforce snarare än den inbäddade Guru-komponenten. Eftersom denna widget kräver aktivt underhåll från vårt ingenjörsteam samtidigt som den inte har antagits så mycket som vi hade förväntat oss, har vi beslutat att sluta stödja Salesforce-möjlighetskomponenten.
Om du använder Guru över Salesforce, kan du fortsätta att göra det med vårt Chrome-tillägg, och du kanske också vill utforska en bredare användning av kunskapstriggar! Vi beklagar att Salesforce-möjlighetskomponenten inte längre kommer att fungera eller aktivt stödjas framöver.
Ser fram emot
Även om vi fortsätter att hoppas på ankomsten av ett effektivt COVID-19-vaccin för att återgå till normala liv, vet vi att sättet vi arbetar på har förändrats för alltid. Även om dessa uppdateringar representerar ytterligare ett steg framåt för att stödja våra kunder genom övergången, förblir vi engagerade i att bygga en produkt som inte bara handlar om att hantera kunskap. Som alltid är vårt fokus en produkt som hjälper dig att förbättra ditt arbete oavsett var det händer. Oavsett vad dina "jobb som ska göras" är, är vi här för att göra dem snabbare och enklare att utföra.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
