New Guru Features to Power the Companies Driving Remote Work
Apprenez les nouvelles fonctionnalités de Guru pour l'intégration, l'activation des produits et les communications internes conçues pour soutenir le passage continu au travail à distance.
Zoom est devenu un verbe ; le bruit de notification “knock” de Slack résonne toute la journée dans votre bureau à domicile, et vous utilisez Okta pour vous connecter à toutes vos applications de travail. La « pile WFH » est un véritable changement de jeu, et elle va avoir un impact durable sur la façon et le lieu où nous travaillons.
En coulisses ici chez Guru, nous avons eu le privilège de travailler en étroite collaboration avec toutes ces entreprises et avons vu de première main comment ces organisations de classe mondiale comme Zoom, Slack, Okta et monday.com se sont préparées, adaptées et ont autonomisé le travail distribué. Nous sommes fiers de faire partie du moteur technologique qui les a aidés à atteindre le sommet du marché, et nous sommes honorés d'être le logiciel de gestion des connaissances le mieux noté sur G2 et les gagnants du KMWorld Readers’ Choice Award for Best Collaboration cette année.
Mais nous cherchons toujours à améliorer notre produit, donc en discutant avec ces clients, nous avons remarqué que non seulement leurs équipes s'appuient fortement sur la gestion des connaissances pour collaborer, mais elles le font de trois manières spécifiques :
Intégration de nouveaux employés
Fournir des informations sur les produits nouvelles et mises à jour
Améliorer la communication au sein de l'entreprise
Alors que nous continuons à entendre et à apprendre de nos clients, nous avons concentré nos efforts sur notre produit non seulement sur la gestion des connaissances mais aussi sur l'accomplissement de ces trois flux de travail avec Guru. Aujourd'hui, nous sommes ravis de partager un peu sur la façon dont nous avons travaillé pour rendre cela possible.
Intégration
L'intégration a toujours été un problème complexe à résoudre, et l'un qui peut avoir un impact significatif sur l'expérience globale d'un employé et sa probabilité de rester ou de partir. Mais avec une main-d'œuvre entièrement à distance, c'est plus important que jamais de bien faire les choses.
Dans un environnement à distance, le premier jour de travail d'un nouvel employé ne consiste plus en un bureau nouveau et excitant, mais plutôt à s'asseoir au même endroit sur son même vieux canapé. Cela signifie qu'une expérience d'intégration numérique sur mesure est l'un des seuls moyens pour une organisation d'accueillir ces nouvelles recrues dans l'équipe avec style. De plus, une excellente expérience d'intégration peut améliorer la rétention des employés de 82 % et augmenter la productivité de plus de 70 %.
Le client Guru Zoom sait tout sur l'intégration à distance, ayant connu une croissance exponentielle pendant la pandémie, les poussant à ouvrir au moins 500 nouveaux postes d'ingénieurs logiciels et bien d'autres dans d'autres départements. Pour s'assurer que chaque employé possède les connaissances nécessaires pour faire son travail, Zoom a intégré Guru de manière intensive dans toute l'expérience employé, en commençant par l'intégration.
"L'une des ressources que nous fournissons réellement à tous nos représentants lorsqu'ils sont embauchés ici chez Zoom est que nous leur donnons ce qu'on appelle un kit de démarrage d'outils de vente [qui vit sur Guru]. Nous avons créé cette matrice vraiment pratique, où il y a un petit tableau qui répertorie les outils principaux et les cas d'utilisation principaux pour eux." — Richard Adams, Zoom
Améliorations de la recherche
Pour rendre le flux de travail d'intégration dans Guru plus efficace, nous avons publié des mises à jour dans des domaines clés de notre produit. La première mise à jour majeure est une amélioration de notre algorithme de recherche, qui est une fonction centrale de Guru et que nous améliorons en continu. Cette mise à jour de l'algorithme prend en compte l'utilisation d'une carte et l'activité connexe dans Guru (vues, copies, favoris, etc.) ainsi que la date à laquelle ces activités ont eu lieu lors de la fourniture des résultats de recherche. En améliorant la façon dont nous prenons en compte l'utilisation et l'activité des cartes lorsqu'il s'agit de déterminer les résultats pertinents pour une recherche donnée, Guru aide les utilisateurs à trouver des cartes plus utiles plus rapidement.
Cette amélioration de la recherche est particulièrement bénéfique pour les nouvelles recrues. Maintenant, supposons qu'un nouvel employé recherche "objectifs annuels" mais n'inclut pas l'année. Dans ce cas, Guru déduira automatiquement que la carte “Objectifs annuels 2020” récemment et fréquemment vue est probablement plus intéressante que la carte “Objectifs annuels 2017”. Une meilleure fonctionnalité de recherche fait gagner du temps aux nouvelles recrues (et à tout le monde !), ce qui les rend moins susceptibles d'interrompre un collègue pour des éclaircissements—quelque chose qui prend du temps supplémentaire dans un environnement distribué.
Et bien qu'une excellente expérience de recherche soit essentielle à une excellente expérience d'intégration, son importance ne disparaît jamais. Nous allons oublier en moyenne 90 % de ce que nous avons appris dans le premier mois. Alors qu'un programme de formation pour les nouvelles recrues est important, les employés devront pouvoir revoir ces informations de manière cohérente après l'intégration, ce qui fait de la bonne recherche un besoin à vie.
L'accessibilité mobile est de plus en plus importante alors que nous nous habituons à travailler de manière non traditionnelle. Alors que de nombreuses entreprises optent pour des effectifs entièrement à distance, les employés continueront à se déployer à travers les fuseaux horaires et les horaires de travail. Avoir la flexibilité de partager des connaissances vérifiées via mobile facilite le soutien des managers aux nouvelles recrues peu importe quand ou où ils travaillent.
C'est pourquoi une autre façon majeure dont Guru améliore l'intégration est en mettant à jour notre expérience d'application mobile. L'application mobile Guru est disponible sur iOS et Android et garantit que les connaissances dont vous avez besoin pour faire votre travail sont toujours avec vous, même lors de vos déplacements.
Les mises à jour de notre expérience mobile sont axées sur l'augmentation des capacités de partage d'informations. Vous pouvez maintenant utiliser l'application Guru pour copier un lien ou un contenu de carte, ainsi que pour partager une carte via les options de partage de votre appareil, comme le texte, l'e-mail, Slack, et plus encore.
Assurer un processus de livraison de produit fluide a toujours été un domaine d'intervention important pour nous chez Guru. Nous avons passé beaucoup de temps à utiliser notre propre produit pour simplifier nos efforts d'activation de produit, et nous avons travaillé en étroite collaboration avec des clients comme Slack pour faire de Guru un élément essentiel de leurs processus de produit également.
L'équipe des opérations techniques de Slack utilise Guru pour capturer toutes les informations clés sur un lancement de fonctionnalité à un seul endroit. Utiliser un modèle dans Guru aide les équipes de Slack à standardiser la façon dont elles communiquent sur les lancements de fonctionnalités pour assurer une expérience cohérente pour leurs équipes en contact avec les clients. Slack a partagé leur modèle de carte Guru afin que vous puissiez l'ajouter à votre propre base de connaissances Guru pour aider à documenter une fonctionnalité à venir et toutes les informations de support dont d'autres équipes auront besoin.
Nous savons que l'activation des produits se déroule en temps réel au sein de Slack et de Microsoft Teams lorsque les équipes en contact avec les clients ou les clients ont des questions sur le produit. Nous facilitons plus que jamais la capture de connaissances sur les produits (ou n'importe quoi ! ) dans ces systèmes en introduisant la possibilité de sauvegarder les cartes créées dans l'une ou l'autre plateforme en tant que brouillons dans Guru pour y revenir plus tard.
Cette nouvelle circulation de création de carte est actuellement disponible dans Slack et sera très bientôt active dans Microsoft Teams.
Communications internes
Si le passage au travail à distance nous a appris quoi que ce soit, c'est que la communication efficace est essentielle—et qu'il est difficile de bien faire les choses. Nos boîtes de réception débordent ; nous ne pouvons pas être à chaque réunion Zoom ; il y a plus de canaux Slack que d'heures dans la journée. Comment pouvons-nous nous assurer que nous restons informés de tout ce que nous devons savoir ? Les entreprises qui trouvent le bon équilibre dans les communications internes voient un avantage considérable en matière de productivité, et celles ayant des programmes de gestion du changement et de communication efficaces ont 3,5 fois plus de chances de surpasser leurs pairs.
Le logiciel de gestion de flux de travail monday.com utilise Guru pour structurer et rationaliser ses communications internes.
"De nos jours, nous ne pouvons pas nous retourner au bureau et poser des questions à nos collègues comme nous avions l'habitude de le faire—et poser les mêmes questions sur Slack est un défi. Avec Guru, peu importe où ou quand nous travaillons, notre entreprise entière peut facilement accéder aux informations de confiance dont elle a besoin pour faire son travail. Nous serions perdus sans Guru." —Cynthia Gordon, monday.com
Meilleure gestion des tâches
Notre récente refonte des pages « Mes tâches » dans Guru rend la gestion des connaissances simple. En combinant tous les onglets d'action en une seule navigation latérale, les experts peuvent agir efficacement sur leurs files d'attente de vérification, de brouillons, d'annonces et de mentions. De cette façon, les équipes dépendantes savent toujours que les informations dont elles ont besoin sont à jour.
Les mises à jour comprennent :
Une expérience de vérification rationalisée, combinant toutes les cartes nécessitant une vérification dans un tableau triable complet avec des appels pour les cartes les plus nécessitant une mise à jour
Une configuration de boîte de réception / boîte de sortie intuitive pour les annonces qui montre ce dont vous avez besoin d'agir par rapport à ce que vous avez demandé à d'autres d'agir
La capacité de supprimer les mentions après les avoir lues (une fonction fréquemment demandée !)
Enfin, en plus d'être rafraîchie dans l'onglet « Mes tâches », les brouillons sont désormais également reflétés dans l'onglet Gestionnaire de cartes afin que les auteurs puissent supprimer leurs brouillons en masse.
Affiner notre objectif pour l'avenir
Alors que nous travaillons à soutenir les principales façons dont nous voyons Guru être utilisé par les clients dans leurs organisations entières, nous devons aussi prendre des décisions concernant les fonctionnalités et les fonctionnalités qui n'ont pas été adoptées comme prévu. Nous savons que les CRM sont intégrés dans les flux de travail de nombreuses équipes en contact avec les clients ; cependant, alors que nous investissons dans des fonctionnalités de collaboration de connaissances nouvelles significatives, nous allons réduire notre attention sur les fonctionnalités centrées sur les CRM, spécifiquement notre composant d'opportunité Salesforce.
Le composant d'opportunité Salesforce de Guru (publié en 2019) était censé faciliter aux représentants des ventes la consommation d'informations de Guru directement dans Salesforce. Au cours de l'année dernière, nous avons découvert que les utilisateurs de Salesforce sont beaucoup plus susceptibles d'interagir avec notre extension Chrome par-dessus Salesforce plutôt qu'avec le composant Guru incorporé. Parce que ce widget nécessite un entretien actif de notre équipe d'ingénierie tout en n'étant pas aussi largement adopté que nous l'avions espéré, nous avons décidé de cesser le support de la composant d'opportunité Salesforce.
Si vous utilisez Guru sur Salesforce, vous pouvez continuer à le faire avec notre extension Chrome, et vous voudrez peut-être également explorer une utilisation plus large des Knowledge Triggers ! Nous regrettons que le composant d'opportunité Salesforce lui-même ne soit plus fonctionnel ou activement soutenu à l'avenir.
Regarder vers l'avenir
Alors que nous continuons d'espérer l'arrivée d'un vaccin efficace contre la COVID-19 pour nous permettre de reprendre une vie normale, nous savons que notre façon de travailler a changé à jamais. Bien que ces mises à jour représentent un autre pas en avant pour soutenir nos clients à travers la transition, nous restons engagés à construire un produit qui n'est pas seulement une gestion des connaissances. Comme toujours, notre objectif est un produit qui vous aide à améliorer votre travail où qu'il se fasse. Quels que soient vos « travaux à réaliser », nous sommes là pour vous aider à les effectuer plus rapidement et plus facilement.
Zoom est devenu un verbe ; le bruit de notification “knock” de Slack résonne toute la journée dans votre bureau à domicile, et vous utilisez Okta pour vous connecter à toutes vos applications de travail. La « pile WFH » est un véritable changement de jeu, et elle va avoir un impact durable sur la façon et le lieu où nous travaillons.
En coulisses ici chez Guru, nous avons eu le privilège de travailler en étroite collaboration avec toutes ces entreprises et avons vu de première main comment ces organisations de classe mondiale comme Zoom, Slack, Okta et monday.com se sont préparées, adaptées et ont autonomisé le travail distribué. Nous sommes fiers de faire partie du moteur technologique qui les a aidés à atteindre le sommet du marché, et nous sommes honorés d'être le logiciel de gestion des connaissances le mieux noté sur G2 et les gagnants du KMWorld Readers’ Choice Award for Best Collaboration cette année.
Mais nous cherchons toujours à améliorer notre produit, donc en discutant avec ces clients, nous avons remarqué que non seulement leurs équipes s'appuient fortement sur la gestion des connaissances pour collaborer, mais elles le font de trois manières spécifiques :
Intégration de nouveaux employés
Fournir des informations sur les produits nouvelles et mises à jour
Améliorer la communication au sein de l'entreprise
Alors que nous continuons à entendre et à apprendre de nos clients, nous avons concentré nos efforts sur notre produit non seulement sur la gestion des connaissances mais aussi sur l'accomplissement de ces trois flux de travail avec Guru. Aujourd'hui, nous sommes ravis de partager un peu sur la façon dont nous avons travaillé pour rendre cela possible.
Intégration
L'intégration a toujours été un problème complexe à résoudre, et l'un qui peut avoir un impact significatif sur l'expérience globale d'un employé et sa probabilité de rester ou de partir. Mais avec une main-d'œuvre entièrement à distance, c'est plus important que jamais de bien faire les choses.
Dans un environnement à distance, le premier jour de travail d'un nouvel employé ne consiste plus en un bureau nouveau et excitant, mais plutôt à s'asseoir au même endroit sur son même vieux canapé. Cela signifie qu'une expérience d'intégration numérique sur mesure est l'un des seuls moyens pour une organisation d'accueillir ces nouvelles recrues dans l'équipe avec style. De plus, une excellente expérience d'intégration peut améliorer la rétention des employés de 82 % et augmenter la productivité de plus de 70 %.
Le client Guru Zoom sait tout sur l'intégration à distance, ayant connu une croissance exponentielle pendant la pandémie, les poussant à ouvrir au moins 500 nouveaux postes d'ingénieurs logiciels et bien d'autres dans d'autres départements. Pour s'assurer que chaque employé possède les connaissances nécessaires pour faire son travail, Zoom a intégré Guru de manière intensive dans toute l'expérience employé, en commençant par l'intégration.
"L'une des ressources que nous fournissons réellement à tous nos représentants lorsqu'ils sont embauchés ici chez Zoom est que nous leur donnons ce qu'on appelle un kit de démarrage d'outils de vente [qui vit sur Guru]. Nous avons créé cette matrice vraiment pratique, où il y a un petit tableau qui répertorie les outils principaux et les cas d'utilisation principaux pour eux." — Richard Adams, Zoom
Améliorations de la recherche
Pour rendre le flux de travail d'intégration dans Guru plus efficace, nous avons publié des mises à jour dans des domaines clés de notre produit. La première mise à jour majeure est une amélioration de notre algorithme de recherche, qui est une fonction centrale de Guru et que nous améliorons en continu. Cette mise à jour de l'algorithme prend en compte l'utilisation d'une carte et l'activité connexe dans Guru (vues, copies, favoris, etc.) ainsi que la date à laquelle ces activités ont eu lieu lors de la fourniture des résultats de recherche. En améliorant la façon dont nous prenons en compte l'utilisation et l'activité des cartes lorsqu'il s'agit de déterminer les résultats pertinents pour une recherche donnée, Guru aide les utilisateurs à trouver des cartes plus utiles plus rapidement.
Cette amélioration de la recherche est particulièrement bénéfique pour les nouvelles recrues. Maintenant, supposons qu'un nouvel employé recherche "objectifs annuels" mais n'inclut pas l'année. Dans ce cas, Guru déduira automatiquement que la carte “Objectifs annuels 2020” récemment et fréquemment vue est probablement plus intéressante que la carte “Objectifs annuels 2017”. Une meilleure fonctionnalité de recherche fait gagner du temps aux nouvelles recrues (et à tout le monde !), ce qui les rend moins susceptibles d'interrompre un collègue pour des éclaircissements—quelque chose qui prend du temps supplémentaire dans un environnement distribué.
Et bien qu'une excellente expérience de recherche soit essentielle à une excellente expérience d'intégration, son importance ne disparaît jamais. Nous allons oublier en moyenne 90 % de ce que nous avons appris dans le premier mois. Alors qu'un programme de formation pour les nouvelles recrues est important, les employés devront pouvoir revoir ces informations de manière cohérente après l'intégration, ce qui fait de la bonne recherche un besoin à vie.
L'accessibilité mobile est de plus en plus importante alors que nous nous habituons à travailler de manière non traditionnelle. Alors que de nombreuses entreprises optent pour des effectifs entièrement à distance, les employés continueront à se déployer à travers les fuseaux horaires et les horaires de travail. Avoir la flexibilité de partager des connaissances vérifiées via mobile facilite le soutien des managers aux nouvelles recrues peu importe quand ou où ils travaillent.
C'est pourquoi une autre façon majeure dont Guru améliore l'intégration est en mettant à jour notre expérience d'application mobile. L'application mobile Guru est disponible sur iOS et Android et garantit que les connaissances dont vous avez besoin pour faire votre travail sont toujours avec vous, même lors de vos déplacements.
Les mises à jour de notre expérience mobile sont axées sur l'augmentation des capacités de partage d'informations. Vous pouvez maintenant utiliser l'application Guru pour copier un lien ou un contenu de carte, ainsi que pour partager une carte via les options de partage de votre appareil, comme le texte, l'e-mail, Slack, et plus encore.
Assurer un processus de livraison de produit fluide a toujours été un domaine d'intervention important pour nous chez Guru. Nous avons passé beaucoup de temps à utiliser notre propre produit pour simplifier nos efforts d'activation de produit, et nous avons travaillé en étroite collaboration avec des clients comme Slack pour faire de Guru un élément essentiel de leurs processus de produit également.
L'équipe des opérations techniques de Slack utilise Guru pour capturer toutes les informations clés sur un lancement de fonctionnalité à un seul endroit. Utiliser un modèle dans Guru aide les équipes de Slack à standardiser la façon dont elles communiquent sur les lancements de fonctionnalités pour assurer une expérience cohérente pour leurs équipes en contact avec les clients. Slack a partagé leur modèle de carte Guru afin que vous puissiez l'ajouter à votre propre base de connaissances Guru pour aider à documenter une fonctionnalité à venir et toutes les informations de support dont d'autres équipes auront besoin.
Nous savons que l'activation des produits se déroule en temps réel au sein de Slack et de Microsoft Teams lorsque les équipes en contact avec les clients ou les clients ont des questions sur le produit. Nous facilitons plus que jamais la capture de connaissances sur les produits (ou n'importe quoi ! ) dans ces systèmes en introduisant la possibilité de sauvegarder les cartes créées dans l'une ou l'autre plateforme en tant que brouillons dans Guru pour y revenir plus tard.
Cette nouvelle circulation de création de carte est actuellement disponible dans Slack et sera très bientôt active dans Microsoft Teams.
Communications internes
Si le passage au travail à distance nous a appris quoi que ce soit, c'est que la communication efficace est essentielle—et qu'il est difficile de bien faire les choses. Nos boîtes de réception débordent ; nous ne pouvons pas être à chaque réunion Zoom ; il y a plus de canaux Slack que d'heures dans la journée. Comment pouvons-nous nous assurer que nous restons informés de tout ce que nous devons savoir ? Les entreprises qui trouvent le bon équilibre dans les communications internes voient un avantage considérable en matière de productivité, et celles ayant des programmes de gestion du changement et de communication efficaces ont 3,5 fois plus de chances de surpasser leurs pairs.
Le logiciel de gestion de flux de travail monday.com utilise Guru pour structurer et rationaliser ses communications internes.
"De nos jours, nous ne pouvons pas nous retourner au bureau et poser des questions à nos collègues comme nous avions l'habitude de le faire—et poser les mêmes questions sur Slack est un défi. Avec Guru, peu importe où ou quand nous travaillons, notre entreprise entière peut facilement accéder aux informations de confiance dont elle a besoin pour faire son travail. Nous serions perdus sans Guru." —Cynthia Gordon, monday.com
Meilleure gestion des tâches
Notre récente refonte des pages « Mes tâches » dans Guru rend la gestion des connaissances simple. En combinant tous les onglets d'action en une seule navigation latérale, les experts peuvent agir efficacement sur leurs files d'attente de vérification, de brouillons, d'annonces et de mentions. De cette façon, les équipes dépendantes savent toujours que les informations dont elles ont besoin sont à jour.
Les mises à jour comprennent :
Une expérience de vérification rationalisée, combinant toutes les cartes nécessitant une vérification dans un tableau triable complet avec des appels pour les cartes les plus nécessitant une mise à jour
Une configuration de boîte de réception / boîte de sortie intuitive pour les annonces qui montre ce dont vous avez besoin d'agir par rapport à ce que vous avez demandé à d'autres d'agir
La capacité de supprimer les mentions après les avoir lues (une fonction fréquemment demandée !)
Enfin, en plus d'être rafraîchie dans l'onglet « Mes tâches », les brouillons sont désormais également reflétés dans l'onglet Gestionnaire de cartes afin que les auteurs puissent supprimer leurs brouillons en masse.
Affiner notre objectif pour l'avenir
Alors que nous travaillons à soutenir les principales façons dont nous voyons Guru être utilisé par les clients dans leurs organisations entières, nous devons aussi prendre des décisions concernant les fonctionnalités et les fonctionnalités qui n'ont pas été adoptées comme prévu. Nous savons que les CRM sont intégrés dans les flux de travail de nombreuses équipes en contact avec les clients ; cependant, alors que nous investissons dans des fonctionnalités de collaboration de connaissances nouvelles significatives, nous allons réduire notre attention sur les fonctionnalités centrées sur les CRM, spécifiquement notre composant d'opportunité Salesforce.
Le composant d'opportunité Salesforce de Guru (publié en 2019) était censé faciliter aux représentants des ventes la consommation d'informations de Guru directement dans Salesforce. Au cours de l'année dernière, nous avons découvert que les utilisateurs de Salesforce sont beaucoup plus susceptibles d'interagir avec notre extension Chrome par-dessus Salesforce plutôt qu'avec le composant Guru incorporé. Parce que ce widget nécessite un entretien actif de notre équipe d'ingénierie tout en n'étant pas aussi largement adopté que nous l'avions espéré, nous avons décidé de cesser le support de la composant d'opportunité Salesforce.
Si vous utilisez Guru sur Salesforce, vous pouvez continuer à le faire avec notre extension Chrome, et vous voudrez peut-être également explorer une utilisation plus large des Knowledge Triggers ! Nous regrettons que le composant d'opportunité Salesforce lui-même ne soit plus fonctionnel ou activement soutenu à l'avenir.
Regarder vers l'avenir
Alors que nous continuons d'espérer l'arrivée d'un vaccin efficace contre la COVID-19 pour nous permettre de reprendre une vie normale, nous savons que notre façon de travailler a changé à jamais. Bien que ces mises à jour représentent un autre pas en avant pour soutenir nos clients à travers la transition, nous restons engagés à construire un produit qui n'est pas seulement une gestion des connaissances. Comme toujours, notre objectif est un produit qui vous aide à améliorer votre travail où qu'il se fasse. Quels que soient vos « travaux à réaliser », nous sommes là pour vous aider à les effectuer plus rapidement et plus facilement.
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