Om du vill överleva och blomstra i en hybrid arbetsplats, är korrekt kommunikation nyckeln. Det är därför vi följer en gyllene regel för all intern kommunikation på Guru.
På Guru tror vi att arbetsplatsen kommer att förändras för alltid. Pandemin tvingade oss alla till ett icke-valfritt experiment där vi omedelbart var tvungna att göra 100 % av vårt arbete på distans.
Även om detta påverkade alla på olika sätt, så blev en sak tydligt: de utmaningar som team står inför när 100 % av deras interaktioner går från ansikte mot ansikte till virtuella. Sättet vi kommunicerar på, typerna av möten vi har, de verktyg vi behöver för att effektivt arbeta tillsammans har alla fått ett stort ljus på sig, som lyser på saker som fungerar bra, saker som inte fungerar alls och saker som faktiskt kan fungera bättre.
När kontoren öppnar igen, är det mycket osannolikt att saker helt enkelt kommer att återgå till “det som var.” Många team kommer att arbeta i någon form av “hybrid” arbetsplats, strukturera sina arbetsveckor med en blandning av distans- och kontorsarbetsdagar. Detta är en mycket positiv förändring enligt min åsikt, eftersom vi kommer att optimera vårt arbete utefter vad som är bäst att utföra personligen, och vad som är bäst att utföra hemifrån eller i en ostörd miljö. För att inte tala om fördelen för våra privatliv som möjliggörs av en mer flexibel arbetsdynamik.
I centrum av mycket av denna förändring ligger idén att kommunikationen på arbetsplatsen kommer att skifta från synkront till asynkront. Många av de sätt som team kommunicerar på kommer att utformas med antagandet att teamen inte längre är tillsammans, ansikte mot ansikte, eller ens i samma byggnad. Istället för att automatiskt anta teaminteraktioner som live-möten, kommer vi att skriva ner våra idéer, kunskaper, statusuppdateringar, FAQ, policys, beslut och dela dem med våra team för att läsas, kommenteras, åtgärdas, beslutas, etc.
Att definiera "den gyllene regeln"
I denna nya dynamik kommer alla i ett team att spela en kritisk roll i både att läsa och skriva. Det finns flera exempel på team som har växt upp som "distanstillräckliga" som talar om en skriven kultur och hur central detta är för verksamhet.
På Guru är en av våra kärnvärden Sök och Dela Kunskap.
Vi värderar att vara öppna och transparenta på Guru, och känner oss skyldiga att säkerställa att dessa beteenden är en del av hur vi verkar som företag. För att nå detta mål har vi nyligen släppt vår gyllene regel för intern kommunikation:
Vi Sök och Dela Kunskap. För att detta ska fungera måste det finnas ett "kontrakt" mellan dig och alla du arbetar med på Guru. Detta betyder att var och en av oss förbinder sig till att göra två saker…
(1) Du delar din kunskap asynkront, med vetskap om att alla andra kommer att söka att ta till sig det du delar. Du erkänner publiken du delar med och optimerar för dem eftersom det är viktigt för dig att de förstår.
(2) Du söker att ta till dig den kunskap som andra har spenderat tid på att förbereda för att dela med dig. Om det som delas är oklart eller inte relevant, erkänner du värdet av att dela den feedbacken för att förbättra det som delas i framtiden.
Vi tror att båda komponenterna av denna regel är kritiska. Låt oss bryta ner varje del av dem, med att börja med del 1:
Du delar din kunskap asynkront...
Detta hänvisar vanligtvis till skriven eller inspelad kunskap. Det inkluderar en tydlig förfrågan som kan vara att helt enkelt läsa, en begäran om kommentarer, röster, idéer etc., tillsammans med ett förfallodatum för när du skulle vilja få detta genomfört. Detta kan vara en statusuppdatering, ett beslut som måste fattas, eller till och med produktkunskap som stöder en kommande lansering.
...med vetskap om att alla andra kommer att söka att ta till sig det du delar.
Skrivande/inspelning tar tid. Vi förutsätter våra teamkollegor är entusiastiska över att läsa det vi har förberett, och detta motiverar oss att spendera vår tid på att göra detta arbete. (Mer om detta i andra delen av vår regel.)
Du erkänner publiken du delar med och optimerar för dem...
Vi försöker undvika generella meddelanden som kan vara relevanta för en del av ett team, och behålla en hög signal-till-bruskvot.
...eftersom det är viktigt för dig att de förstår.
Informerade team är mer benägna att bli inspirerade, engagerade och entusiastiska över det arbete de gör. Vi alla spelar en roll i att bidra till detta!
Så detta är den första “halvan”, och det är ett åtagande att ta tiden att göra jobbet för att hålla andra informerade. Nu, låt oss undersöka den andra halvan:
Du söker att ta till dig den kunskap som andra har spenderat tid på att förbereda för att dela med dig.
Som nämnts ovan, är förfrågan här att erkänna att “båda sidor av kunskapsdelningen” måste vara på plats för att detta ska fungera. Vi alla känner känslan när någon arrangerar ett möte och den andra personen inte dyker upp. Detta borde kännas på samma sätt.
Om det som delas är oklart eller inte relevant, erkänner du värdet av att dela den feedbacken för att förbättra det som delas i framtiden.
Den sista delen av kretsen här... ingen kommer att vara perfekt på att skriva! Att ge vänlig och ärlig feedback om hur en skribent kan förbättra vad de kommunicerar stärker det framtida flödet av kommunikation. transparent03-1200pxwide.png
Vem har tid att göra allt detta? Min dag är redan fylld med möten!
Vi vet vad du tänker...men detta är där magin börjar! En av de mest värdefulla konsekvenserna av ett team som åtar sig den gyllene regeln är hastighet. Live-möten kräver samordning. Vi måste titta på en kalender och hitta en tid som passar för alla som behöver vara en del av samtalet. Ju större mötet är, desto längre fram i tiden kommer det att schemaläggas eftersom sannolikheten för lediga tidsluckor minskar. Kanske är detta ämnet en viktig beslut som måste fattas, men vi måste schemalägga mötet en vecka framåt eftersom det är första gången alla kan få det att fungera.
I detta scenario har vi redan förlorat en vecka innan vi ens har haft vårt första samtal! Lägg nu till olika tidszoner och arbetsscheman, plötsligt minskar de gemensamma öppna tidsfönstren ännu mer.
Nu, låt oss vända detta för att se hur det fungerar för ett team som följer den gyllene regeln.
Föreställ dig att någon har ett ämne de vill koppla ihop med sitt team. De skriver ner ämnet, skickar det till sina teammedlemmar via Slack och ber dem om feedback inom de kommande 2 dagarna. De börjar se kommentarer från sina teammedlemmar, som de hanterar i sin egen tid. Fler teammedlemmar kommenterar, fler svar kommer in, och under ett par dagar har detta skrivna ämne redan fått mycket feedback, oro och idéer dokumenterade.
I den synkrona metoden har inte ens det första mötet skett ännu. Men i den asynkrona metoden, adresseras ämnet några dagar senare och teamet har gått vidare. Föreställ dig nu detta hända gång på gång över våra team. Samarbete skiftar från Live-möten: Den tysta mördaren av framsteg till Den gyllene regeln: en team-superkraft och fördel i utförande.
Så sätt vi följer den gyllene regeln på jobbet
Den gyllene regeln är ny för oss, något vi introducerade i år. Här är några initiala sätt som vi har följt regeln på Guru.
Att säkerställa att vi har “meningsfull kommunikation”
Detta är guiden vi ger till alla anställda. Den fångar den höga signal-till-bruskvot jag nämnde ovan.
Vi använder en beslutsmetodik
Vi uppmuntrar användning av beslutsdokument för att ta beslut så långt som möjligt asynkront, vilket antingen (1) gör att ni kan fatta beslutet helt asynkront, eller (2) när ni väl får ett live-möte, är alla redan långt längs vägen, och vanligtvis är mötets mål att slutgiltigt fatta ett beslut. Vi använder också konceptet DRI för att säkerställa att det är tydligt hur beslut fattas och vem som fattar dem.
Vi uppmuntrar förhandsläsningar av ämnen som ett team vill diskutera
Förhandsläsning för möten kändes som ett bra nästa steg för oss. De får alla på samma sida innan ett möte, vilket förhindrar att vi slösar tid på att presentera slides istället för att aktivt diskutera saker. Den nästa frågan för oss är var vi kan undvika live-mötet helt och hållet?
Vi etablerar Slack-bästa praxis
Vi uppmuntrar de flesta samtal att ske i offentliga kanaler. Vi uppmuntrar @omnämnanden i offentliga kanaler för att styra teammedlemmar till åtgärd och hjälpa till att hantera all information. Ett annat exempel på att hjälpa till med signal genom bruset. Vi använder också brådskaindikatorer. Till exempel, om vi tillhandahåller ett dokument att läsa och kommentera på, använder vi förkortningar 1, 3, 5 dagar för att ge läsarna en förståelse för när de bör svara.
Vi använder Guru för att skicka kunskapsöverföringar
Meddelanden skickas till specifika grupper av människor och ger en tydlig handlingsuppmaning att läsa något. Alerts är köade och lättillgängliga från vår webapp, vår extension, Slack och Teams, etc. Majoriteten av våra meddelanden distribueras på detta sätt. Det har varit det mest effektiva exemplet på att säkerställa den högsta signal-till-bruskvot som kommunicerar viktig information.
Vi gör en veckovis översyn av våra mest kritiska aktiva projekt
Varje vecka ger våra projekt-DRI uppdateringar om sina projekt i Asana på torsdagar. Varje fredag granskar ledarskapet och ger feedback även via Asana. Detta möjliggör snabb, öppen och asynkron kommunikation över alla våra mest kritiska företagsinitiativ.
Vi etablerar läs- och skrivblock för kalendern
Ett sätt vi gör detta på är inga interna möten på onsdagar. Det är viktigt att skapa plats för den tiden för att läsa och skriva. De flesta av oss tänker vanemässigt på att schemalägga ett live-möte som ett sätt att skapa ett avdelat utrymme för att täcka ett ämne. Det ligger på kalendern, vid en specifik tidpunkt, så den konversationen, det “personliga kunskapsutbytet” kommer troligen att hända.
Men i den gyllene regeln fungerar det annorlunda.
Mer av vår tid skiftar bort från dessa live-möten, och mot dedikerad tid för läsning och skrivande. Men den tiden måste fortfarande speglas i din kalender. Vi behöver en liknande fokustid avsatt specifikt för läsning och skrivande. Detta är högst effektiv tid, eftersom 1 timmes läsning och skrivtid ofta sparar dig 10 timmar av live-mötestid.
Förhoppningsvis har detta varit en hjälpsam guide för dig att ta med dig några av dessa lärdomar till ditt team! När vi fortsätter lära oss mer här, kommer vi säkert att fortsätta dela. Som jag nämnde, har arbetsplatsen på många sätt sina bästa dagar framför sig när företag inser att tekniker som dessa har det kombinerade utfallet av både ökad företagsprestanda och ökad arbetstillfredsställelse.
På Guru tror vi att arbetsplatsen kommer att förändras för alltid. Pandemin tvingade oss alla till ett icke-valfritt experiment där vi omedelbart var tvungna att göra 100 % av vårt arbete på distans.
Även om detta påverkade alla på olika sätt, så blev en sak tydligt: de utmaningar som team står inför när 100 % av deras interaktioner går från ansikte mot ansikte till virtuella. Sättet vi kommunicerar på, typerna av möten vi har, de verktyg vi behöver för att effektivt arbeta tillsammans har alla fått ett stort ljus på sig, som lyser på saker som fungerar bra, saker som inte fungerar alls och saker som faktiskt kan fungera bättre.
När kontoren öppnar igen, är det mycket osannolikt att saker helt enkelt kommer att återgå till “det som var.” Många team kommer att arbeta i någon form av “hybrid” arbetsplats, strukturera sina arbetsveckor med en blandning av distans- och kontorsarbetsdagar. Detta är en mycket positiv förändring enligt min åsikt, eftersom vi kommer att optimera vårt arbete utefter vad som är bäst att utföra personligen, och vad som är bäst att utföra hemifrån eller i en ostörd miljö. För att inte tala om fördelen för våra privatliv som möjliggörs av en mer flexibel arbetsdynamik.
I centrum av mycket av denna förändring ligger idén att kommunikationen på arbetsplatsen kommer att skifta från synkront till asynkront. Många av de sätt som team kommunicerar på kommer att utformas med antagandet att teamen inte längre är tillsammans, ansikte mot ansikte, eller ens i samma byggnad. Istället för att automatiskt anta teaminteraktioner som live-möten, kommer vi att skriva ner våra idéer, kunskaper, statusuppdateringar, FAQ, policys, beslut och dela dem med våra team för att läsas, kommenteras, åtgärdas, beslutas, etc.
Att definiera "den gyllene regeln"
I denna nya dynamik kommer alla i ett team att spela en kritisk roll i både att läsa och skriva. Det finns flera exempel på team som har växt upp som "distanstillräckliga" som talar om en skriven kultur och hur central detta är för verksamhet.
På Guru är en av våra kärnvärden Sök och Dela Kunskap.
Vi värderar att vara öppna och transparenta på Guru, och känner oss skyldiga att säkerställa att dessa beteenden är en del av hur vi verkar som företag. För att nå detta mål har vi nyligen släppt vår gyllene regel för intern kommunikation:
Vi Sök och Dela Kunskap. För att detta ska fungera måste det finnas ett "kontrakt" mellan dig och alla du arbetar med på Guru. Detta betyder att var och en av oss förbinder sig till att göra två saker…
(1) Du delar din kunskap asynkront, med vetskap om att alla andra kommer att söka att ta till sig det du delar. Du erkänner publiken du delar med och optimerar för dem eftersom det är viktigt för dig att de förstår.
(2) Du söker att ta till dig den kunskap som andra har spenderat tid på att förbereda för att dela med dig. Om det som delas är oklart eller inte relevant, erkänner du värdet av att dela den feedbacken för att förbättra det som delas i framtiden.
Vi tror att båda komponenterna av denna regel är kritiska. Låt oss bryta ner varje del av dem, med att börja med del 1:
Du delar din kunskap asynkront...
Detta hänvisar vanligtvis till skriven eller inspelad kunskap. Det inkluderar en tydlig förfrågan som kan vara att helt enkelt läsa, en begäran om kommentarer, röster, idéer etc., tillsammans med ett förfallodatum för när du skulle vilja få detta genomfört. Detta kan vara en statusuppdatering, ett beslut som måste fattas, eller till och med produktkunskap som stöder en kommande lansering.
...med vetskap om att alla andra kommer att söka att ta till sig det du delar.
Skrivande/inspelning tar tid. Vi förutsätter våra teamkollegor är entusiastiska över att läsa det vi har förberett, och detta motiverar oss att spendera vår tid på att göra detta arbete. (Mer om detta i andra delen av vår regel.)
Du erkänner publiken du delar med och optimerar för dem...
Vi försöker undvika generella meddelanden som kan vara relevanta för en del av ett team, och behålla en hög signal-till-bruskvot.
...eftersom det är viktigt för dig att de förstår.
Informerade team är mer benägna att bli inspirerade, engagerade och entusiastiska över det arbete de gör. Vi alla spelar en roll i att bidra till detta!
Så detta är den första “halvan”, och det är ett åtagande att ta tiden att göra jobbet för att hålla andra informerade. Nu, låt oss undersöka den andra halvan:
Du söker att ta till dig den kunskap som andra har spenderat tid på att förbereda för att dela med dig.
Som nämnts ovan, är förfrågan här att erkänna att “båda sidor av kunskapsdelningen” måste vara på plats för att detta ska fungera. Vi alla känner känslan när någon arrangerar ett möte och den andra personen inte dyker upp. Detta borde kännas på samma sätt.
Om det som delas är oklart eller inte relevant, erkänner du värdet av att dela den feedbacken för att förbättra det som delas i framtiden.
Den sista delen av kretsen här... ingen kommer att vara perfekt på att skriva! Att ge vänlig och ärlig feedback om hur en skribent kan förbättra vad de kommunicerar stärker det framtida flödet av kommunikation. transparent03-1200pxwide.png
Vem har tid att göra allt detta? Min dag är redan fylld med möten!
Vi vet vad du tänker...men detta är där magin börjar! En av de mest värdefulla konsekvenserna av ett team som åtar sig den gyllene regeln är hastighet. Live-möten kräver samordning. Vi måste titta på en kalender och hitta en tid som passar för alla som behöver vara en del av samtalet. Ju större mötet är, desto längre fram i tiden kommer det att schemaläggas eftersom sannolikheten för lediga tidsluckor minskar. Kanske är detta ämnet en viktig beslut som måste fattas, men vi måste schemalägga mötet en vecka framåt eftersom det är första gången alla kan få det att fungera.
I detta scenario har vi redan förlorat en vecka innan vi ens har haft vårt första samtal! Lägg nu till olika tidszoner och arbetsscheman, plötsligt minskar de gemensamma öppna tidsfönstren ännu mer.
Nu, låt oss vända detta för att se hur det fungerar för ett team som följer den gyllene regeln.
Föreställ dig att någon har ett ämne de vill koppla ihop med sitt team. De skriver ner ämnet, skickar det till sina teammedlemmar via Slack och ber dem om feedback inom de kommande 2 dagarna. De börjar se kommentarer från sina teammedlemmar, som de hanterar i sin egen tid. Fler teammedlemmar kommenterar, fler svar kommer in, och under ett par dagar har detta skrivna ämne redan fått mycket feedback, oro och idéer dokumenterade.
I den synkrona metoden har inte ens det första mötet skett ännu. Men i den asynkrona metoden, adresseras ämnet några dagar senare och teamet har gått vidare. Föreställ dig nu detta hända gång på gång över våra team. Samarbete skiftar från Live-möten: Den tysta mördaren av framsteg till Den gyllene regeln: en team-superkraft och fördel i utförande.
Så sätt vi följer den gyllene regeln på jobbet
Den gyllene regeln är ny för oss, något vi introducerade i år. Här är några initiala sätt som vi har följt regeln på Guru.
Att säkerställa att vi har “meningsfull kommunikation”
Detta är guiden vi ger till alla anställda. Den fångar den höga signal-till-bruskvot jag nämnde ovan.
Vi använder en beslutsmetodik
Vi uppmuntrar användning av beslutsdokument för att ta beslut så långt som möjligt asynkront, vilket antingen (1) gör att ni kan fatta beslutet helt asynkront, eller (2) när ni väl får ett live-möte, är alla redan långt längs vägen, och vanligtvis är mötets mål att slutgiltigt fatta ett beslut. Vi använder också konceptet DRI för att säkerställa att det är tydligt hur beslut fattas och vem som fattar dem.
Vi uppmuntrar förhandsläsningar av ämnen som ett team vill diskutera
Förhandsläsning för möten kändes som ett bra nästa steg för oss. De får alla på samma sida innan ett möte, vilket förhindrar att vi slösar tid på att presentera slides istället för att aktivt diskutera saker. Den nästa frågan för oss är var vi kan undvika live-mötet helt och hållet?
Vi etablerar Slack-bästa praxis
Vi uppmuntrar de flesta samtal att ske i offentliga kanaler. Vi uppmuntrar @omnämnanden i offentliga kanaler för att styra teammedlemmar till åtgärd och hjälpa till att hantera all information. Ett annat exempel på att hjälpa till med signal genom bruset. Vi använder också brådskaindikatorer. Till exempel, om vi tillhandahåller ett dokument att läsa och kommentera på, använder vi förkortningar 1, 3, 5 dagar för att ge läsarna en förståelse för när de bör svara.
Vi använder Guru för att skicka kunskapsöverföringar
Meddelanden skickas till specifika grupper av människor och ger en tydlig handlingsuppmaning att läsa något. Alerts är köade och lättillgängliga från vår webapp, vår extension, Slack och Teams, etc. Majoriteten av våra meddelanden distribueras på detta sätt. Det har varit det mest effektiva exemplet på att säkerställa den högsta signal-till-bruskvot som kommunicerar viktig information.
Vi gör en veckovis översyn av våra mest kritiska aktiva projekt
Varje vecka ger våra projekt-DRI uppdateringar om sina projekt i Asana på torsdagar. Varje fredag granskar ledarskapet och ger feedback även via Asana. Detta möjliggör snabb, öppen och asynkron kommunikation över alla våra mest kritiska företagsinitiativ.
Vi etablerar läs- och skrivblock för kalendern
Ett sätt vi gör detta på är inga interna möten på onsdagar. Det är viktigt att skapa plats för den tiden för att läsa och skriva. De flesta av oss tänker vanemässigt på att schemalägga ett live-möte som ett sätt att skapa ett avdelat utrymme för att täcka ett ämne. Det ligger på kalendern, vid en specifik tidpunkt, så den konversationen, det “personliga kunskapsutbytet” kommer troligen att hända.
Men i den gyllene regeln fungerar det annorlunda.
Mer av vår tid skiftar bort från dessa live-möten, och mot dedikerad tid för läsning och skrivande. Men den tiden måste fortfarande speglas i din kalender. Vi behöver en liknande fokustid avsatt specifikt för läsning och skrivande. Detta är högst effektiv tid, eftersom 1 timmes läsning och skrivtid ofta sparar dig 10 timmar av live-mötestid.
Förhoppningsvis har detta varit en hjälpsam guide för dig att ta med dig några av dessa lärdomar till ditt team! När vi fortsätter lära oss mer här, kommer vi säkert att fortsätta dela. Som jag nämnde, har arbetsplatsen på många sätt sina bästa dagar framför sig när företag inser att tekniker som dessa har det kombinerade utfallet av både ökad företagsprestanda och ökad arbetstillfredsställelse.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
