Start the No Meeting Day Revolution at Your Office

Eftersom företag har börjat övergå från distansarbete som en tillfällig nödvändighet till en livsstil, har det sagts mycket om produktivitet.

“Hur kan vi vara säkra på att alla är lika produktiva som de var när de arbetade på kontoret?” frågar folk och nästan river sitt hår av oro? “Vad kan chefer göra för att säkerställa att alla håller sig på rätt spår och slutför sitt arbete?”

Det visar sig att ett enkelt sätt att hjälpa folk att arbeta är att (trumvirvel, tack) faktiskt ge dem mer tid att arbeta!

“Inga möten på onsdagar” “Mötesfria fredagar” “Mötesfria dagar”. Det spelar ingen roll vad du kallar det. Många kontor hoppar på trenden att deklarera vissa dagar eller perioder som “mötesfria”, och vi är en av dem!

Inga mötesdagar: vad de är och hur de fungerar

Ett koncept med ett namn som “inga mötesdagar” är ganska enkelt. Inga mötesdagar är arbetsdagar där folk kan se fram emot en lack av möten. Men…varför skulle ett företag göra det?

Tro det eller ej, många arbetsplatser implementerar mötesfria dagar som ett sätt att öka produktiviteten på två sätt:

• Ge anställda tid att fokusera på viktiga “djupa arbets”-uppgifter utan att behöva oroa sig för att bli avbrutna
• Tvinga regelbundna möten att arbeta lite hårdare

Vissa arbetsuppgifter kommer att kräva lite mer fokus och eftertanke än andra. Det kan vara otroligt sällsynt för folk att hitta tillräckligt med tid för att vara “djupt fokuserade” under sin vanliga arbetsdag. Inga mötesdagar blir snabbt ett sätt att ge folk mer tid att fokusera på sitt arbete.

Tänk på hur mycket du skulle kunna få gjort om du hade en dag du visste att du inte skulle stötas på några avbrott. Du skulle kunna fokusera på strategiarbete, utveckla nya idéer, eller helt enkelt ta igen det du missat eftersom du inte behöver oroa dig för att bli indragen i något annat.

Vissa företag tar mötesfria dagar till en helt annan nivå. De tillåter anställda att stänga av sina telefoner och tysta notifikationer så att de kan ha full koncentration. Trots allt, en check-in-text om morgondagens lunchplaner kan vänta om du spenderar tid på att ideera och lösa komplexa problem.

När det gäller kommentaren “tvinga möten att arbeta hårdare” ...kan du ärligt säga att varje enda möte du har i din kalender är en bra användning av din tid? Det finns en anledning till varför forskning visar att 40% av människor anser att deras möten är oproduktiv.

Meningslösa möten har tagit ännu en offer

Vi skulle kunna säga mycket om kulturen som omger ändlösa möten. Det finns gott om chefer och kollegor som tycker att möten automatiskt är produktiva enbart genom att vara möten. Istället för att faktiskt få något meningsfullt gjort, spenderar du bara ytterligare 30-45 minuter på ett problem som hade kunnat lösas med ett DM.

Folk tenderar att lägga lite mer engagemang i att planera effektiva möten när de vet att de inte kommer att ha så mycket tid att göra dem. När du implementerar mötesfria dagar är du i princip tvungen att säkerställa att dina ordinarie möten är mer effektiva och målmedvetna.

Så här gör vi mötesfria dagar: inga (interna) möten på onsdagar

Det finns en anledning till varför vi är stora förespråkare för mötesfria dagar: vi har en egen.  Vi har tagit en lång titt på hur vi hanterar intern kommunikation på Guru och ville hitta sätt att hjälpa alla att arbeta mer effektivt. Vi implementerade vår egen version av mötesfria onsdagar där vi uppmuntrar anställda att inte schemalägga interna möten. Stående kundmöten var tillåtna, men chefer uppmuntrades också att hitta alternativa datum när det är möjligt.

Hittills måste vi säga att vi älskar resultaten. Vår senaste medarbetarundersökning visar att 75% av respondenterna anser att mötesfria onsdagar har varit effektiva för att öka fokustiden och minska antalet möten. Med tanke på att huvuddelen av detta inlägg skrevs på en mötesfri onsdag, verkar det som att allt fungerar som planerat!

Hur man implementerar en egen mötesfri dag

Du älskar idén om att ha en mötesfri dag, men du är inte säker på hur du ska få de som bestämmer att gå med på det. Oroa dig inte, vi har din rygg.

För att mötesfria dagar ska fungera, måste du ha två saker. En är en solid förståelse för hur väl dina nuvarande möten fungerar för teamet. Vi rekommenderar starkt att utföra en mötesrevision för att hjälpa till att minska tiden som spenderas på oproduktivt möten. Om du behöver lite hjälp att avgöra hur bra saker går, rekommenderar vi att följa vår 4 P:s regel.

Du behöver också att alla är överens om när fokustiden ska äga rum. Tack och lov vet vi hur man gör det. Varje företag kan ha olika policyer och behov, men det finns några grundprinciper för mötesfria dagar som gör dem framgångsrika. Om du vill göra din dröm om mötesfria dagar till verklighet, här är vad du behöver göra.

Motivera

Vi tänker inte sminka över det. Det kommer att bli motstånd från ledningen och kollegor angående en mötesfri dag. Möten är praktiskt taget synonyma med arbete på vissa kontor, så folk kan bli lite överraskade när du meddelar att mötesfria dagar kommer att bli normen.

Ha en tydlig anledning till varför du vill att folk ska delta i mötesfria dagar. Kommunicera

Kommunicera

För att mötesfria dagar ska fungera måste du och dina teammedlemmar kommunicera så mycket som möjligt. Inga mötesdagar kommer bara att fungera (och bestå) om människor kan få viktiga saker gjorda. Se till att betona vikten av kommunikation oavsett om det är en mötesfri dag eller inte.

Detta är en anledning till varför vi är stora fans av asynkron kommunikation på jobbet. Det håller kommunikationslinjerna öppna och tillåter folk att arbeta när de behöver. Att implementera något så enkelt som ett regelbundet nyhetsbrev som sammanfattar viktig information att dela och läsa istället för att ta upp mötestid kan vara en stor tidssparare.

Sätt dina grundregler

Dubblerar mötesfria dagar också som “inga e-post” och “inga Slack”-dagar? Är stående möten med kunder fortfarande okej på mötesfria dagar, eller behöver du boka om? Vad händer om du har en brand som kräver att några personer hoppar på ett samtal?

Låt inte folk gissa

Varje företag kommer att hantera mötesfria dagar som de själva anser lämpligt. Att sätta grundregler för förväntningar kring vissa saker kan göra dina mötesfria dagar mer effektiva och mindre förvirrande. Se till att alla är på samma sida om vad som kan göras dessa dagar och vad som måste vänta.

Medvetenhet är nyckeln till att få mötesfria dagar att fungera. Arbetskandidater kan bara ha möjlighet att träffa teamet på din mötesfria dag. Den bästa tiden för dig och en kollega att träffas och brainstorma idéer kan bara fungera på din mötesfria fredag. Det kommer alltid att finnas undantag från regeln. Se bara till att du gör din del för att följa de etablerade protokollen, använda din mötesfria tid klokt, och respektera att det är en mötesfri dag för alla andra i ditt team också.

Kom ihåg, för att detta ska fungera måste alla följa reglerna, och det inkluderar personer i ledarskap. Se till att personer i ledningen är tydliga med reglerna för mötesfria dagar och ta upp eventuella oro de kan ha på förhand.

Ändra sättet du hanterar möten

Att deklarera en mötesfri dag kommer inte få arbetsbehoven att försvinna. För det mesta rycker folk bara på axlarna och skjuter upp sina möten till en annan dag. Det beslutet kan verka rimligt, men det kan göra mer för att skada produktiviteten.

Kom ihåg, att lägga till ett annat möte till en full dag är inte syftet med att ha mötesfria dagar.

Vi nämnde att en av de bästa bieffekterna av mötesfria dagar är att de i grunden tvingar folk att planera bättre möten. Vi har några grundläggande tips för folk som vill förbättra och minska antalet möten:

• Se till att varje möte har en fast agenda och slutar med handlingsbara utfall.
• Tilldela roller för möten med stora grupper av människor för att hjälpa till att hålla alla på rätt spår och produktiva.
• Var inte rädd för att ställa in möten om du inte tycker att de är den bästa användningen av tiden.
• Skicka uppföljnings-e-post som sammanfattar vad som hänt under möten och påminner folk om de nästa stegen de behöver ta.

Vill du ta en djupare dykk i några av dessa koncept? Kolla in vårt dokument angående våra bästa metoder för att minska möten.

Öka produktiviteten, minska möten

Vi är långt ifrån de enda företagen som implementerar mötesfria dagar, och vi kommer inte att vara de sista. När fler företag växlar till hybridmodeller och arbetskraften blir mer spridd, spelar produktivitet och flexibilitet en större roll än någonsin. Du skulle bli förvånad över hur mycket mer folk kan åstadkomma på jobbet när de har tid att fokusera på ja...sitt arbete.

När fler kontor gör övergången till hybridmodeller är det viktigt att vara öppen för att pröva nya saker för att förbättra arbetsupplevelsen. Idag är den största trenden mötesfria dagar, och imorgon kan det vara något helt annat. Att ha ett öppet sinne kan hjälpa din arbetsplats att utvecklas och förbli konkurrenskraftig i en ständigt föränderlig miljö.

Möten kommer alltid att ha sin plats på jobbet, vi vill bara att den platsen de har ska ge mening för alla. Gå med i rörelsen för att återta arbetsdagen och få lite mer tid för dig själv att fokusera på vad som verkligen betyder något. Vi skulle säga till din chef själva, men det visar sig att de just nu är i ett 2-timmars möte där folk redan har spenderat de första 45 minuterna med att undra vad utgången av mötet borde vara.