Arbetslivet har förändrats. Men världen av wikis, intranät och kunskapsbaser har inte förändrats. Och anställda, ledarskapsteam och företagsvinster betalar priset. Det är dags för ett nytt tillvägagångssätt för kunskapshantering — ett som är avsett att möta kraven i den nya arbetsvärlden. Jag ska förklara varför.
Den nya arbetsvärlden drivs av teknik, accelererad av pandemin och definierad av asynkron kommunikation, distansarbete och flexibilitet för arbetstagare. Och i denna nya arbetsvärld behöver vi inte bara nya produkter, processer och policys, vi behöver ett helt nytt sätt att arbeta.
De flesta företag är medvetna om detta, men det finns två fallgropar jag ser många falla i:
De använder nya verktyg på gamla sätt
De använder gamla verktyg på nya sätt
Ta möten som exempel. När företag går över till en distans- eller hybridmodell är deras naturliga instinkt ofta att försöka återskapa takten och strukturen av personliga möten i en virtuell miljö. Men detta tillvägagångssätt tar inte hänsyn till de många andra förändringar som snabbt sker.
Det handlar inte bara om att anställda arbetar på distans nu – många arbetar också från nya platser i olika tidszoner, de flesta arbetar flexibla timmar, och ett växande antal går tillbaka till asynkron kommunikation när det är möjligt. Som ett resultat är det svårare för arrangörer att schemalägga möten, lättare för deltagare att motivera att de hoppar över möten, och en källa till trötthet för alla. Det är inte förvånande att, enligt en ny studie från McKinsey,
Precis som företag använder nya verktyg på gamla sätt, använder många också gamla verktyg på nya sätt som en lösning på nya utmaningar. Ingenstans är detta mer uppenbart (och smärtsamt) än inom kunskapshantering.
Smärta som borde förbli i det förflutna
Innan pandemin använde företag intranät, wikis och kunskapsbaser för olika ändamål. Det var platser för att lagra företagsinformation, publicera viktiga uppdateringar och publicera allt från rapporter och meddelanden till policys och processer. Men den öppna hemligheten om dessa verktyg är att de är dåligt adoptiva, svåra att söka på, och i många fall, sprakar av information som är ute ur datum och irrelevant.
Smärtan dessa problem orsakade var acceptabel i den gamla arbetsvärlden. Trots allt behövde anställda inte använda företagets så kallade sanningens källa när de enkelt kunde vända sig till kollegan bredvid dem när de hade en tidskänslig fråga eller behövde komma ikapp med den senaste företagsinformationen.
Men i den nya arbetsvärlden kommer ett företag utan en pålitlig, allmänt accepterad och lätt sökbar källa till sanning snabbt att finna sig i en situation präglad av otydlighet, informationsöverbelastning och kronisk ineffektivitet – frågor som i slutändan negativt påverkar företagsresultatet.
Faktum är att enligt studier genomförda innan pandemin, tillbringar den genomsnittliga kunskapsarbetaren nästan 20 procent av arbetsveckan med att leta efter intern information eller ”spåra upp kollegor som kan hjälpa till med specifika uppgifter,” det tar människor nära 25 minuter att återfå fokus efter att ha blivit avbrutna, och den årliga finansiella kostnaden av konstant arbetskontextväxling ligger på $450 miljarder, globalt. Föreställ dig hur dessa siffror ser ut sedan distans- och hybridarbete blev normen?
Den nya arbetsvärlden ställer nya krav på gamla kunskapshanteringssystem, och dessa system lever inte upp till förväntningarna. Vad företagen behöver idag är en ny sort kunskapshanteringslösning; en som tillåter information att flöda obehindrat genom en organisation—över tidszoner och platser, mellan ledare och anställda, och direkt in i individers föredragna arbetsflöden.
Denna nya typ av lösning bör inte bara tillåta anställda att hämta information från en enda källa till sanning när de behöver det, utan också låta ledarna att pusha teammedlemmar mot samma källa till sanning när det finns en tidsbestämd uppdatering som kräver åtgärd. Med andra ord, företag behöver nu att deras kunskapshanteringsplattform ska vara två saker i en:
När dessa två funktioner kombineras i en enda plattform, blir den plattformen större än summan av dess delar då den ger anställda, ledare och hela företag möjlighet att låsa upp ett helt nytt sätt att arbeta — ett som är anpassat efter kraven i den nya arbetsvärlden.
Att låsa upp effektivitet i flexibilitetens era
Anställda idag förväntar sig att kunna välja var de arbetar, när de arbetar och hur de arbetar. Företag och arbetstagare inom olika branscher har insett att när det genomförs på rätt sätt, ökar flexibilitet inte bara anställdas tillfredsställelse, utan driver också produktivitet, optimerar teamets prestation och förbättrar företagsresultat. Ändå misslyckas många att förbereda sina team för framgång i den nya arbetsvärlden. Hur kan det vara så att, även med minskad pendlingstid och friheten att välja sina egna timmar, känner anställda att de arbetar längre timmar?
Tja, i avsaknad av en pålitlig källa till sanning om företagsinformation eller in-kontor kolleger att prata med, tillbringar anställda sina dagar med att söka grundläggande detaljer som behövs för att göra sina jobb, väntar på svar från kollegor som kanske eller kanske inte är online, och sitter på möten som bara finns för att dela uppdateringar. Och ofta när de äntligen hittar informationen de söker, saknar den sammanhang och är gammal. Resultatet är arbetsdagar som är ineffektiva, oproduktiva och djupt frustrerande.
I den nya arbetsvärlden måste företag säkerställa att deras anställda har möjlighet att omedelbart få tillgång till pålitlig information oavsett vilken tidszon, plats eller arbetsflöde de befinner sig i just där och då. Och, avgörande, de behöver att informationen kopplas samman med det sammanhang som krävs för att göra den förståelig och åtgärdbar. Detta kommer inte bara att driva anställdas effektivitet, det kommer att leda till större anställdas engagemang — en fråga som står i fokus för många ledare, och en som kan förbättras avsevärt när intern kommunikation är en central del av företagets strategi för kunskapshantering.
Driva anställdas engagemang genom tidiga kommunikationer
I den nya arbetsvärlden behöver ledare vara medvetna om att kommunicera och koppla samman med sina team. Utan ett delat kontor och standardarbetstider sker detta inte passivt och det uppstår luckor mellan ledarskapsteam och individuella medarbetare överallt. Trots att anställda upplever oöverträffade nivåer av flexibilitet, sjunker engagemangsgraden bland anställda medan bränsle och avhopp ökar.
Vad ledarskapsteam behöver idag är förmågan att kommunicera tidskänsliga förfrågningar, moralliftande meddelanden och viktiga företagsuppdateringar med olika grupper inom sin organisation. Vad mer, de behöver en återkopplingsloop som talar om för dem hur väl mottagna deras uppdateringar har varit. Och dessa uppdateringar bör inte vara störande – snarare, de bör leda mottagarna tillbaka till en enda källa till sanning. Att göra så uppmuntrar djupare adoption av den källan till sanning och påminner anställda om att de lätt kan lokalisera och läsa uppdateringen i framtiden om de behöver.
När ledare har förmågan att dela uppdateringar av denna typ, kan det gå långt för att hjälpa anställda att känna sig mer engagerade inte bara med dessa ledare, utan också med företagets värderingar, uppdrag och mål. Och att ha en arbetskraft som känner sig kopplad till sitt företag på den nivån kan vara en enorm tillgång under tider av ekonomisk osäkerhet, som de som vi upplever nu.
Navigera osäkerhet med ett nytt tillvägagångssätt för kunskapshantering
Om de senaste åren har lärt oss något, så är det att förändring är konstant. När pandemin utvecklade sig var företag överallt tvungna att snabbt upprätta riktlinjer för distansarbete och säkerställa att dessa riktlinjer lästes och följdes av varje anställd – snabbt. När företagsledare publicerade dessa tidsbestämda uppdateringar på företagets intranät eller wiki, upptäckte många att de saknade ett pålitligt sätt att verkligen distribuera informationen och säkerställa att den var förstådd. När pandemin ebbade och flödade och policys behövde uppdateras igen, kom detta problem upp gång på gång.
Nu, när vi förbereder oss för en period av ekonomisk osäkerhet, kommer företag överallt att behöva omställas i respons till externa faktorer och omorientera hela sin organisation — som sannolikt baseras i flera platser och tidszoner — i blixtsnabb takt. För att göra det kommer de att behöva ett sätt att kommunicera klara, handlingsbara uppdateringar till rätt personer vid rätt tid. Ändå förlitar sig många företag idag fortfarande på helgammamöten och en kombination av e-post och chattblitzar för att informera team om stora förändringar.
I en förändrad miljö behöver företag förmågan att publicera och distribuera information med fullständig tillförsikt om att den kommer att läsas, förstås och vidtas åtgärder på. Ett kunskapshanteringssystem som kan möjliggöra detta, samtidigt som det fungerar som en pålitlig företagskällor, är den typ av lösning som kommer att hjälpa företag att anpassa sig till den nya arbetsvärlden och framgångsrikt navigera osäkra tider. Och det är precis den typ av system vi bygger här på Guru — med hjälp av våra kunder.
Nya funktioner för en ny arbetsvärld
Några av världens mest innovativa och framåtblickande företag är Guru-kunder. Och vi inspireras ständigt av dessa kunder i vår strävan att bygga en kunskapshanteringsplattform som möter deras behov i den nya arbetsvärlden.
När vi såg att kontextväxling var en stor smärtpunkt för företag, byggde vi en webbläsartillägg så att de kunde få tillgång till viktig information utan att behöva växla flikar. När tilliten till informationens noggrannhet uppstod som en utmaning för team, lanserade vi en verifieringsarbetsflöde för att ge slutanvändare trygghet i att den information de läser är uppdaterad.
Nu ser vi våra kunder ta sig an nya utmaningar som presenterats av den nya arbetsvärlden genom att använda Guru både som en företagskälla till sanning och som ett sätt att kommunicera aktuella företagsuppdateringar genom hela organisationen. Och den här veckan rullade vi ut en serie nya funktioner för att ytterligare hjälpa dem att övervinna dessa utmaningar. Du kan läsa mer om dessa uppdateringar här.
Pandemin skapade inte en ny arbetsvärld; den gjorde bara den gamla obsolet och förvärrade dess brister. Nu står vi inför en tom canvas, med en engångsmöjlighet att skapa ett helt nytt sätt att arbeta. Att replikera kontorsritualer digitalt är inte svaret, inte heller att försöka tvinga gamla verktyg att möta nya behov.
En betrodd källa till sanning om företagsinformation (helst med bättre sökning, integrationer och användarupplevelse)
Ett avancerat verktyg för internkommunikation (som inte bara förbättrar informationskonsumtion, utan även förståelse)
Arbetslivet har förändrats. Men världen av wikis, intranät och kunskapsbaser har inte förändrats. Och anställda, ledarskapsteam och företagsvinster betalar priset. Det är dags för ett nytt tillvägagångssätt för kunskapshantering — ett som är avsett att möta kraven i den nya arbetsvärlden. Jag ska förklara varför.
Den nya arbetsvärlden drivs av teknik, accelererad av pandemin och definierad av asynkron kommunikation, distansarbete och flexibilitet för arbetstagare. Och i denna nya arbetsvärld behöver vi inte bara nya produkter, processer och policys, vi behöver ett helt nytt sätt att arbeta.
De flesta företag är medvetna om detta, men det finns två fallgropar jag ser många falla i:
De använder nya verktyg på gamla sätt
De använder gamla verktyg på nya sätt
Ta möten som exempel. När företag går över till en distans- eller hybridmodell är deras naturliga instinkt ofta att försöka återskapa takten och strukturen av personliga möten i en virtuell miljö. Men detta tillvägagångssätt tar inte hänsyn till de många andra förändringar som snabbt sker.
Det handlar inte bara om att anställda arbetar på distans nu – många arbetar också från nya platser i olika tidszoner, de flesta arbetar flexibla timmar, och ett växande antal går tillbaka till asynkron kommunikation när det är möjligt. Som ett resultat är det svårare för arrangörer att schemalägga möten, lättare för deltagare att motivera att de hoppar över möten, och en källa till trötthet för alla. Det är inte förvånande att, enligt en ny studie från McKinsey,
Precis som företag använder nya verktyg på gamla sätt, använder många också gamla verktyg på nya sätt som en lösning på nya utmaningar. Ingenstans är detta mer uppenbart (och smärtsamt) än inom kunskapshantering.
Smärta som borde förbli i det förflutna
Innan pandemin använde företag intranät, wikis och kunskapsbaser för olika ändamål. Det var platser för att lagra företagsinformation, publicera viktiga uppdateringar och publicera allt från rapporter och meddelanden till policys och processer. Men den öppna hemligheten om dessa verktyg är att de är dåligt adoptiva, svåra att söka på, och i många fall, sprakar av information som är ute ur datum och irrelevant.
Smärtan dessa problem orsakade var acceptabel i den gamla arbetsvärlden. Trots allt behövde anställda inte använda företagets så kallade sanningens källa när de enkelt kunde vända sig till kollegan bredvid dem när de hade en tidskänslig fråga eller behövde komma ikapp med den senaste företagsinformationen.
Men i den nya arbetsvärlden kommer ett företag utan en pålitlig, allmänt accepterad och lätt sökbar källa till sanning snabbt att finna sig i en situation präglad av otydlighet, informationsöverbelastning och kronisk ineffektivitet – frågor som i slutändan negativt påverkar företagsresultatet.
Faktum är att enligt studier genomförda innan pandemin, tillbringar den genomsnittliga kunskapsarbetaren nästan 20 procent av arbetsveckan med att leta efter intern information eller ”spåra upp kollegor som kan hjälpa till med specifika uppgifter,” det tar människor nära 25 minuter att återfå fokus efter att ha blivit avbrutna, och den årliga finansiella kostnaden av konstant arbetskontextväxling ligger på $450 miljarder, globalt. Föreställ dig hur dessa siffror ser ut sedan distans- och hybridarbete blev normen?
Den nya arbetsvärlden ställer nya krav på gamla kunskapshanteringssystem, och dessa system lever inte upp till förväntningarna. Vad företagen behöver idag är en ny sort kunskapshanteringslösning; en som tillåter information att flöda obehindrat genom en organisation—över tidszoner och platser, mellan ledare och anställda, och direkt in i individers föredragna arbetsflöden.
Denna nya typ av lösning bör inte bara tillåta anställda att hämta information från en enda källa till sanning när de behöver det, utan också låta ledarna att pusha teammedlemmar mot samma källa till sanning när det finns en tidsbestämd uppdatering som kräver åtgärd. Med andra ord, företag behöver nu att deras kunskapshanteringsplattform ska vara två saker i en:
När dessa två funktioner kombineras i en enda plattform, blir den plattformen större än summan av dess delar då den ger anställda, ledare och hela företag möjlighet att låsa upp ett helt nytt sätt att arbeta — ett som är anpassat efter kraven i den nya arbetsvärlden.
Att låsa upp effektivitet i flexibilitetens era
Anställda idag förväntar sig att kunna välja var de arbetar, när de arbetar och hur de arbetar. Företag och arbetstagare inom olika branscher har insett att när det genomförs på rätt sätt, ökar flexibilitet inte bara anställdas tillfredsställelse, utan driver också produktivitet, optimerar teamets prestation och förbättrar företagsresultat. Ändå misslyckas många att förbereda sina team för framgång i den nya arbetsvärlden. Hur kan det vara så att, även med minskad pendlingstid och friheten att välja sina egna timmar, känner anställda att de arbetar längre timmar?
Tja, i avsaknad av en pålitlig källa till sanning om företagsinformation eller in-kontor kolleger att prata med, tillbringar anställda sina dagar med att söka grundläggande detaljer som behövs för att göra sina jobb, väntar på svar från kollegor som kanske eller kanske inte är online, och sitter på möten som bara finns för att dela uppdateringar. Och ofta när de äntligen hittar informationen de söker, saknar den sammanhang och är gammal. Resultatet är arbetsdagar som är ineffektiva, oproduktiva och djupt frustrerande.
I den nya arbetsvärlden måste företag säkerställa att deras anställda har möjlighet att omedelbart få tillgång till pålitlig information oavsett vilken tidszon, plats eller arbetsflöde de befinner sig i just där och då. Och, avgörande, de behöver att informationen kopplas samman med det sammanhang som krävs för att göra den förståelig och åtgärdbar. Detta kommer inte bara att driva anställdas effektivitet, det kommer att leda till större anställdas engagemang — en fråga som står i fokus för många ledare, och en som kan förbättras avsevärt när intern kommunikation är en central del av företagets strategi för kunskapshantering.
Driva anställdas engagemang genom tidiga kommunikationer
I den nya arbetsvärlden behöver ledare vara medvetna om att kommunicera och koppla samman med sina team. Utan ett delat kontor och standardarbetstider sker detta inte passivt och det uppstår luckor mellan ledarskapsteam och individuella medarbetare överallt. Trots att anställda upplever oöverträffade nivåer av flexibilitet, sjunker engagemangsgraden bland anställda medan bränsle och avhopp ökar.
Vad ledarskapsteam behöver idag är förmågan att kommunicera tidskänsliga förfrågningar, moralliftande meddelanden och viktiga företagsuppdateringar med olika grupper inom sin organisation. Vad mer, de behöver en återkopplingsloop som talar om för dem hur väl mottagna deras uppdateringar har varit. Och dessa uppdateringar bör inte vara störande – snarare, de bör leda mottagarna tillbaka till en enda källa till sanning. Att göra så uppmuntrar djupare adoption av den källan till sanning och påminner anställda om att de lätt kan lokalisera och läsa uppdateringen i framtiden om de behöver.
När ledare har förmågan att dela uppdateringar av denna typ, kan det gå långt för att hjälpa anställda att känna sig mer engagerade inte bara med dessa ledare, utan också med företagets värderingar, uppdrag och mål. Och att ha en arbetskraft som känner sig kopplad till sitt företag på den nivån kan vara en enorm tillgång under tider av ekonomisk osäkerhet, som de som vi upplever nu.
Navigera osäkerhet med ett nytt tillvägagångssätt för kunskapshantering
Om de senaste åren har lärt oss något, så är det att förändring är konstant. När pandemin utvecklade sig var företag överallt tvungna att snabbt upprätta riktlinjer för distansarbete och säkerställa att dessa riktlinjer lästes och följdes av varje anställd – snabbt. När företagsledare publicerade dessa tidsbestämda uppdateringar på företagets intranät eller wiki, upptäckte många att de saknade ett pålitligt sätt att verkligen distribuera informationen och säkerställa att den var förstådd. När pandemin ebbade och flödade och policys behövde uppdateras igen, kom detta problem upp gång på gång.
Nu, när vi förbereder oss för en period av ekonomisk osäkerhet, kommer företag överallt att behöva omställas i respons till externa faktorer och omorientera hela sin organisation — som sannolikt baseras i flera platser och tidszoner — i blixtsnabb takt. För att göra det kommer de att behöva ett sätt att kommunicera klara, handlingsbara uppdateringar till rätt personer vid rätt tid. Ändå förlitar sig många företag idag fortfarande på helgammamöten och en kombination av e-post och chattblitzar för att informera team om stora förändringar.
I en förändrad miljö behöver företag förmågan att publicera och distribuera information med fullständig tillförsikt om att den kommer att läsas, förstås och vidtas åtgärder på. Ett kunskapshanteringssystem som kan möjliggöra detta, samtidigt som det fungerar som en pålitlig företagskällor, är den typ av lösning som kommer att hjälpa företag att anpassa sig till den nya arbetsvärlden och framgångsrikt navigera osäkra tider. Och det är precis den typ av system vi bygger här på Guru — med hjälp av våra kunder.
Nya funktioner för en ny arbetsvärld
Några av världens mest innovativa och framåtblickande företag är Guru-kunder. Och vi inspireras ständigt av dessa kunder i vår strävan att bygga en kunskapshanteringsplattform som möter deras behov i den nya arbetsvärlden.
När vi såg att kontextväxling var en stor smärtpunkt för företag, byggde vi en webbläsartillägg så att de kunde få tillgång till viktig information utan att behöva växla flikar. När tilliten till informationens noggrannhet uppstod som en utmaning för team, lanserade vi en verifieringsarbetsflöde för att ge slutanvändare trygghet i att den information de läser är uppdaterad.
Nu ser vi våra kunder ta sig an nya utmaningar som presenterats av den nya arbetsvärlden genom att använda Guru både som en företagskälla till sanning och som ett sätt att kommunicera aktuella företagsuppdateringar genom hela organisationen. Och den här veckan rullade vi ut en serie nya funktioner för att ytterligare hjälpa dem att övervinna dessa utmaningar. Du kan läsa mer om dessa uppdateringar här.
Pandemin skapade inte en ny arbetsvärld; den gjorde bara den gamla obsolet och förvärrade dess brister. Nu står vi inför en tom canvas, med en engångsmöjlighet att skapa ett helt nytt sätt att arbeta. Att replikera kontorsritualer digitalt är inte svaret, inte heller att försöka tvinga gamla verktyg att möta nya behov.
En betrodd källa till sanning om företagsinformation (helst med bättre sökning, integrationer och användarupplevelse)
Ett avancerat verktyg för internkommunikation (som inte bara förbättrar informationskonsumtion, utan även förståelse)
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
