มารวมตัวกันและฟังเรื่องราวเกี่ยวกับช่วงเวลาที่การตอบกลับออโต้ขณะอยู่นอกสำนักงานถูกคิดค้นขึ้น โดยพื้นฐานแล้วมีคนที่ Microsoft พบว่าพวกเขาไม่สามารถหยุดตอบอีเมลขณะอยู่ในวันหยุดพักผ่อนได้ ดังนั้น OOO จึงเกิดขึ้น แต่ความจริงที่สกปรกคือมันมีคนบางคน (โอเค หลายคน) ไม่เพียงแต่ตอบอีเมลขณะอยู่ในวันหยุดพักผ่อน แต่เรายังติดตาม Slack และช่องทางการสื่อสารอื่น ๆ อย่างกระตือรือร้น

บางส่วนของเรื่องนี้มาจากด้านบน (เรื่องจริง: ฉันเคยทำงานในบริษัทที่ต้องการให้เราตั้ง OOO เมื่อ ลงชื่อออกจากงานในวันนั้น) แต่ความกดดันส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นนี้มาจากภายในตัวเอง เราไม่ต้องการที่จะออกจากวงการ และเราก็ไม่ไว้ใจว่าทุกอย่างจะถูกจัดการ—หรือถูกจัดการได้ดี—เมื่อเราไม่อยู่ ดังนั้นเราจึงวางแผนสำรองที่ป้องกันเราไม่ให้ขาดการติดต่อ และเมื่อเราถูกให้รางวัลสำหรับพฤติกรรมนี้ ("ขอบคุณที่ทำงานเรื่องนี้อยู่") “ฉันรู้ว่าคุณต้องดึงเวลาออกจากวันหยุดเพื่อทำมัน” หรือ “คุณกลับจากวันหยุดและรีบมาทำงาน!” น่าทึ่ง!”) เราช่วยกันทำให้ ไม่มีวันหยุด เป็นเรื่องดี

พวกเราทุกคนกำลังเตรียมตัวสำหรับสิ่งที่เราหวังว่าจะเป็นฤดูร้อนที่ยอดเยี่ยม และเราคิดว่าถึงเวลาแล้วที่ผู้คนจะต้องเปลี่ยนแนวทางการใช้วันหยุดพักผ่อนของพวกเขา เวลาในการพักร้อนมักมีข้อบังคับที่เข้มงวดมากที่สุดเกี่ยวกับมัน และเรารู้ว่าการทำให้ผู้คนเปลี่ยนความคิดสามารถเป็นเรื่องท้าทายได้ นั่นคือเหตุผลที่เราจะช่วยให้คุณมีแนวทางใหม่ในการจัดการเวลาออฟของคุณด้วยวิธีในการส่งเสริมการตัดขาดการติดต่อ

ตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับความหมายของการหยุดงานจริง ๆ

ก่อนอื่น วัฒนธรรมของการตัดการติดต่อขณะอยู่ในวันหยุดพักร้อนไม่มีทางเกิดขึ้นได้ หากไม่มีกฎหมายที่ชัดเจนระหว่างบริษัทกับพนักงานว่าไม่มีการตรวจสอบหรือการสื่อสารที่คาดหวัง การประกาศที่ชัดเจนกว่าที่ว่ามี "ไม่มีการทำงานที่คาดหวัง" ทำให้ชัดเจนว่า ไม่มีใคร คาดหวังว่าจะสามารถเริ่มทำงานได้ภายใน 10 นาทีหลังจากที่ได้ลงชื่อเข้าใช้หลังจากวันหยุดยาว (หรือแม้แต่วันหยุดสั้น) ทำให้ชัดเจนว่าวันหยุดหมายถึงการอยู่ห่างจากการทำงานอย่างเต็มที่ ในขณะที่ความคาดหวังนี้ต้องมาจากผู้นำ แต่ก็สามารถเสริมสร้างได้ในระดับทีม หากมีคนในวันหยุดเริ่มตอบอีเมลหรือ Slack ให้เตือนพวกเขาอย่างอ่อนโยนว่าพวกเขาอยู่นอกที่ทำงาน, ว่าพวกเขาไม่ต้องกังวล ว่าคุณจัดการเรื่องนี้ได้ และว่าพวกเขาควรลงชื่อออก

เคล็ดลับที่ดี: หากคุณเป็นเหมือนฉัน คุณจะทำเป็นออฟไลน์เมื่อที่จริงคุณไม่ได้ออฟไลน์ เมื่อฉันอยู่ในวันหยุด ฉันจะลบ Slack, อีเมลการทำงาน ฯลฯ ออกจากโทรศัพท์ของฉัน มือของฉันมักจะรู้สึกคันเมื่อช่องทางเหล่านี้ไม่สามารถใช้งานได้กับฉัน แต่อันนี้คือการเตือนพฤติกรรมส่วนตัวที่ช่วยให้ฉันคิดว่า “เฮ้, ฉันจะต้องปีนขึ้นไปบนหน้าผานี้ใน Zion ไม่ใช่การเช็คการสนทนาเกี่ยวกับการจัดอันดับการค้นหาของเรา"

อัปเดตวิธีการใช้การตอบกลับอัตโนมัติ

ปัญหากับการตอบกลับอัตโนมัติที่อยู่นอกสำนักงานส่วนใหญ่คือ มันถูกใช้เพื่อเน้นความรับผิดชอบของเราต่อลูกค้าที่ติดต่อเรา

"ฉันอยู่นอกสำนักงานพร้อมการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตแบบจำกัดดังนั้นการตอบกลับของฉันอาจล่าช้า ถ้าคุณต้องการการตอบกลับด่วน กรุณาติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน Cool Kid ที่ coolkid@coolcompanydotcom ไม่เช่นนั้นคาดหวังการตอบกลับเมื่อฉันกลับมา"

— รูปแบบของ OOO ที่ฉันใช้มาหลายปี

Holy SLA, Batman! ไม่แปลกใจเลยที่การตัดการเชื่อมต่อในวันหยุดรู้สึกเหมือนเป็นภาระ การตอบกลับ OOO ที่ดูเป็นแบบนี้ตั้งความคาดหวังที่แทบจะเป็นไปไม่ได้ โดยภายใน ทุกคนที่ควรรู้ว่าคุณอยู่ในวันหยุดก็น่าจะรู้กันหมดแล้ว และภายนอก อีเมลส่วนใหญ่ที่คุณได้รับไม่จำเป็นต้องตอบกลับ ไม่ว่าจะทันทีหรืออย่างอื่น (ข้อยกเว้น: หากคุณมีลูกค้าอยู่ภายนอก ให้ส่งข้อมูลสั้น ๆ ว่าคุณจะไม่อยู่และแผนสำรองคืออะไร—และมันไม่ควรรวมถึงคุณด้วย)

แทนที่จะจัดรูปแบบการตอบกลับออกจากสำนักงานที่ดูสมเหตุสมผลและลดภาระของคุณ:

"ฉันอยู่ในวันหยุดและจะเริ่มตอบกลับทุกสิ่งที่ค้างอยู่เมื่อฉันกลับมา"

ไม่เพียงแต่จะเน้นว่าคุณไม่ได้ตอบกลับในตอนนี้ แต่ยังไม่บังคับให้คุณทำการตอบกลับในทันทีเมื่อคุณกลับมาด้วย ไม่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นและไม่เปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานของคุณต้องการการเชื่อมต่อที่ไม่พึงประสงค์

เคล็ดลับ: ใช้พื้นที่ OOO ของคุณเพื่อแสดงงานที่คุณภูมิใจจริงๆ (“ในขณะที่คุณรอ ทำไมไม่ลองดูผลิตภัณฑ์ใหม่ของเราดู?”) หรือแสดงให้เห็นถึงบุคลิกภาพของคุณ (“ฉันกำลังเดินทางบนเส้นทาง Route 66 ที่มีประวัติศาสตร์ มีชื่อเสียงมาก” เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมันที่นี่”

ทำให้ทุกคนเห็นว่าสิ่งที่ต้องทำในขณะที่คุณไม่อยู่เป็นเรื่องง่าย

ในการไปเที่ยวที่ล่าช้าของฉันเมื่อสัปดาห์ก่อน ฉันได้สร้าง Guru Card (ตาม เทมเพลตนี้) ที่ไม่เพียงแค่ตั้งเมื่อฉันจะไม่อยู่และแผนสำหรับการขาดการติดต่อของฉัน แต่ยังบอกถึงข้อกำหนดที่เป็นไปได้ที่จะติดต่อฉันได้ ลองมาดูมัน:

ชื่อทำให้มันค้นหาได้ง่ายสำหรับทุกคนในบริษัทที่อาจสงสัยว่าสถานการณ์เป็นอย่างไร และข้อมูลนั้นยังซ้ำซ้อนที่ด้านบนของการ์ดเองเพื่อเน้นเมื่อฉันจะเป็นพวกที่ติดต่อไม่ได้

ที่นี่ฉันทำให้ชัดเจนว่าฉัน a) ไม่คาดหวังว่าจะทำงานเนื่องจากฉันไม่ได้พาโน้ตบุ๊กไปด้วย b) อยู่ภายใต้สถานการณ์ที่จำกัด (และอย่างที่พูดกันแฟนตาซี) ว่าจะติดต่อฉันได้อย่างไร ฉันยังชี้ไปที่คนที่สามารถให้คำตอบกับพวกเขาได้ อย่างอื่นต้องรอให้กลับมาพบกัน

นี่คือจุดที่ควบคุมตัวเองของฉันทนทาน—และใช่ ฉันรู้สึกละอายเล็กน้อย (คนเหล่านี้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาต้องทำอะไร) แต่ให้ความรู้สึกสงบใจว่าสิ่งนี้ได้ถูกบันทึกไว้ซึ่งหมายความว่าฉันไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับมันในขณะที่ฉันเล่น (อ่าน: แพ้) แบล็คแจ็ค

ฉันมุ่งหวังที่จะสกัดความสำคัญที่สุดสำหรับทีมของฉันนอกเหนือจากเรื่องประจำวันที่เดินหน้าไปคราวนี้ นี่คือสิ่งที่ฉันได้ทำการอนุญาตให้ดำเนินการต่อไปโดยไม่ต้องปรึกษาฉัน

สุดท้ายนี้ ฉันขอย้ำถึงสิ่งที่ฉันเห็นว่าเป็นภาระรับผิดชอบของการทำให้ทุกคนรู้ว่าฉัน ฉันไม่ทำงานจริง ๆ ไม่มีทางเลย หากคุณเป็นพนักงานของ Guru ที่คิดจะติดต่อฉันคุณจะไม่พลาดความจริงที่ว่าฉันไม่อยู่

เพื่อที่จะทำให้ชัดเจนที่สุด ฉันได้สร้างลิงก์ Bitly สำหรับการ์ดนี้และทำให้มันเป็นสเตตัสของ Slack ของฉันตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แต่ฉันทำได้ดีกว่านี้! ฉันเปลี่ยนชื่อนำเสนอของฉันเป็น “Leah ไม่อยู่ 4/26-4/30” และทำให้ข้อความสถานะของฉันเป็นแบบนี้:

คำถามที่คุณกำลังถามตอนนี้คือ…มันได้ผลหรือไม่? ฉันได้ตัดขาดอย่างเต็มที่หรือไม่?

เกือบ. เมื่อฉันตระหนักว่าฉันลืมเอา Slack ออกจาก iPad ของฉัน ฉันก็ตรวจสอบมันเป็นครั้งเดียวในกลางสัปดาห์ ปรากฎว่าทุกอย่างดีและไม่มีใครต้องการฉัน (ตะลึง!) ดังนั้นฉันจึงปิด iPad ของฉันและหันความสนใจกลับไปที่การหาสาเหตุทำไมผู้คนถึงชอบการเดินป่ามากนัก

เปลี่ยนแปลงวิธีที่เราคิดเกี่ยวกับวันหยุดพักผ่อน

ในฐานะที่เป็นสังคม เราจำเป็นต้องประเมินความสัมพันธ์กับงานของเราใหม่ แต่ในระหว่างนี้ เราสามารถเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงในบริษัทของเราและในตัวเราเองได้ นี่คือการเปลี่ยนแปลงการจัดการที่เฉพาะเจาะจงที่คุณสามารถเริ่มต้นในบริษัทของคุณโดยการทำความเข้าใจพื้นฐานว่า ทุกคนสามารถตัดการติดต่อจากการทำงานได้ดีแค่ไหน และเดินทางตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อให้แน่ใจว่าการตัดการเชื่อมต่อและการชาร์จพลังงานกลายเป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่ข้อยกเว้น