Don’t Reward the Hoard: Combat Knowledge Hoarding at Work

การแบ่งปันคือการดูแลเมื่อพูดถึงความรู้ในที่ทำงาน พวกเราเป็นแชมป์ของ วัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ และเรารู้ว่ามีหลายเหตุผลที่องค์กรควรลงทุนในการแบ่งปันความรู้แทนที่จะเก็บไว้

คุณจำได้ไหมว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อครั้งที่ “ปลาตัวใหญ่” ออกจากบริษัทของคุณ? ขึ้นอยู่กับว่าบริษัทของคุณให้คุณค่าแก่การแบ่งปันความรู้มากแค่ไหน เราเดิมพันได้ว่าสิ่งหนึ่งจากสองอย่างนี้เกิดขึ้นหลังจากที่พวกเขาได้ให้การลา 2 สัปดาห์:

• แม้ว่าจะรู้สึกเศร้าใจที่ปลาตัวใหญ่กำลังจะจากไป แต่ทุกคนก็อวยพรให้พวกเขาโชคดี ส่วนใหญ่ถามผู้บังคับบัญชาว่ามีอะไรที่พวกเขาสามารถช่วยได้ในขณะที่พวกเขากำลังเติมเต็มตำแหน่งนี้และอาจจะออกไปสำหรับเวลาสนุก ๆ
• ผู้จัดการและพนักงานเข้าสู่ภาวะตื่นตระหนกขณะทีมถูกโยนเข้าสู่ความยุ่งเหยิงเพราะไม่มีใครรู้ว่าจะทำอย่างไร “ปลาตัวใหญ่” ใช้เวลาสุดท้ายในการเขียน “สิ่งที่ผู้คนจำเป็นต้องรู้” เมื่อพวกเขาออกไป แต่โน้ตของพวกเขาไม่ช่วยอะไรจริง ๆ

ความยุ่งเหยิงในเหตุการณ์หลังไม่ได้มาจากการที่ทุกคนรู้สึกผิดหวังเมื่อพนักงานออกจากไป เครดิตทั้งหมดที่เป็นบ่อเกิดของความไม่พอใจนั้นมาจากการเก็บความรู้

ทำไมการเก็บความรู้จึงเกิดขึ้นที่ทำงาน

ความรู้ไม่ได้มีไว้เพื่อให้ถูกเก็บไว้โดยผู้เล่นสำคัญเพียงไม่กี่คน มันมีไว้เพื่อให้ทุกคนได้ทำงานที่ดีที่สุดของพวกเขา ตัวอย่างข้างต้นเป็นเพียงปัญหาเดียวที่เกิดจากการเก็บความรู้ กระบวนการอื่น ๆ และสิ่งสำคัญอื่น ๆ ต้องทนทุกข์ทรมานเมื่อความรู้ไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ที่ต้องการมันมากที่สุด

บริษัทที่ต้องการนำเสนอการสร้างสรรค์ ความเท่าเทียม และความหลากหลายอย่างแท้จริงควรเป็นผู้นำในการแบ่งปันความรู้

คำกล่าวที่ว่าความรู้คืออำนาจนั้นเป็นจริงมากในที่ทำงานเฉลี่ย เมื่อสนามการเล่นถูกปรับให้เท่าเทียมและผู้คนมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการทำงาน มันง่ายกว่าในการสำรวจแนวคิดใหม่ ๆ นำคนจากชีวิตที่แตกต่างกันเข้ามาและจัดตั้งผู้คนเพื่อความสำเร็จ

ตอนนี้มันสำคัญกว่าที่เคยที่พนักงานจะต้องอยู่ในจังหวะที่เหมาะสมในโครงการและกระบวนการที่ถูกต้องเมื่อพวกเขาอยู่ในทีมงานที่แยกส่วน การผลักดันให้มี สภาพแวดล้อมไฮบริดและระยะไกลก่อน อาจทำให้บางบริษัทต้องคิดอย่างมองลึกและกลยุทธ์มากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการแบ่งปันความรู้

ดังนั้นถ้าการแบ่งปันความรู้ดีมาก ทำไมบริษัทจำนวนมากถึงประสบปัญหากับการเก็บความรู้? ถึงแม้ว่าคุณอาจคิดอย่างไร ผู้จัดการและพนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้เป็นวายร้ายแบบมาเคียเวลเลียนที่พยายามทำลายเพื่อนร่วมงาน ความจริงคือการเก็บความรู้เกิดขึ้นด้วยเหตุผลบางอย่างที่ธรรมดา (และแก้ไขได้)

การแบ่งปันความรู้เป็นเรื่องน่าเบื่อ

คุณต้องการแบ่งปันการอัปเดตที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการหนึ่ง คุณอาจใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการตามปกติของคุณ แต่ตัวนั้นจะเป็นการติดตามงานมากกว่าในการส่งข้อความ อีเมลหรือข้อความ Slack อาจใช้งานได้ แต่บางคนไม่อยู่ในคุณกังวลว่าการอัปเดตของคุณจะหายไปในความยุ่งเหยิง บางทีการประชุมทีมครั้งถัดไปอาจทำได้ แต่คุณต้องการส่งข้อความนี้ออกไปเดี๋ยวนี้

ในขณะที่คุณคิดหาวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันข่าวสาร คุณรู้ว่าคุณได้ใช้เวลาไปกับการคิดหาวิธีส่งข้อความ คุณเมินมันออกไปและตั้งใจที่จะหาวิธีส่งการอัปเดตของคุณหลังจากการประชุมครั้งถัดไป แต่คุณถูกดึงเข้าไปในสิ่งที่สำคัญและต้องรอจนถึงวันพรุ่งนี้

แต่รออยู่ดี วันพรุ่งนี้คุณต้องเปลี่ยนไปยังโครงการอีกอย่าง ดังนั้นบางทีหลังสุดสัปดาห์คุณจะส่งข้อความของคุณ...

คุณไม่สามารถคาดหวังให้พนักงานเต็มใจแบ่งปันความรู้หากมันมาพร้อมกับต้นทุนที่หนักหน่วงเช่นนี้ เมื่อองค์กรไม่ได้ตั้งค่าเพื่อแบ่งปันความรู้ บางครั้งการแบ่งปันข่าวสารที่ง่ายที่สุดกลายเป็นเรื่องรบกวนเวลาและเงิน การแบ่งปันความรู้ควรเป็นเรื่องง่าย ไม่ยุ่งยาก และใช้เวลาค่อนข้างรวดเร็วในการทำ

มีรางวัลในการเก็บ

ทำให้เราเจ็บใจที่ต้องยอมรับ แต่งานแห่งหนึ่งอาจ ดีจริงๆ ในการกระตุ้นให้พนักงานเก็บความรู้ เราเคยพูดถึงเรื่องนี้ไปทีหนึ่งและเรายินดีที่จะยกเรื่องนี้ขึ้นมาอีกครั้ง: ความรู้คืออำนาจ และนั่นเป็นความจริงมากเมื่อพูดถึงการทำงาน

ผู้ที่ถือครองข้อมูลสำคัญไว้ใกล้ตัวเองกลายเป็นผู้นำชั่วคราวในที่ทำงาน ทุกงาน ไม่ว่าจะเล็กน้อยแค่ไหน จะต้อง ผ่านพวกเขาเพื่อให้เสร็จสิ้น สุดท้ายแล้ว ผู้ที่เก็บความรู้ไว้นั้นจะค่อยๆ ถูกมองว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้น แม้ว่าพวกเขาจะเป็นเพียง “ผู้เชี่ยวชาญ” ในการทำให้ผู้อื่นออกห่างก็ตาม พวกเขาได้รับโครงการที่ดีกว่า พวกเขาเริ่มตัดสินใจและยังคงเก็บความรู้ไว้ใกล้ตัวเพื่อรักษาอำนาจของพวกเขา

เขาเข้าใจมันได้ (ในทางที่เลวร้ายที่สุด)

เราตระหนักดีว่ามีความจำเป็นต้องมีการกระจายความรู้ที่ทำงานเพื่อให้ทุกสิ่งเป็นไปอย่างราบรื่น ท้ายที่สุดแล้ว ทุกคนไม่สามารถรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับหัวข้อและโครงการบางอย่างได้ ปัญหาก็คือเมื่อมันดูเหมือนว่ามีเพียงคนเดียวที่มีคำตอบสำหรับ ทุกอย่าง

ผู้คนถูกลงโทษเพื่อแบ่งปันความรู้

เรารู้ว่าคุณกำลังคิดอะไรอยู่ “นั่นมันไร้สาระ! ฉัน/สำนักงานของฉันจะไม่มีวันลงโทษพนักงานที่กำลังช่วยเหลือผู้อื่น!”

...ใช่...เกี่ยวกับเรื่องนั้น...

คุณหรือผู้จัดการของคุณเคย:

• ลงโทษพนักงานที่ใช้เวลานานเกินไปในการอธิบายสิ่งต่าง ๆ ให้กับเพื่อนร่วมงาน?
• เขียนขอให้ขยายฐานความรู้ของคุณว่า “ไม่จำเป็น”
• มองข้อร้องเรียนเกี่ยวกับความสับสนระหว่างกระบวนการและโครงการเป็นความผิดของพนักงานและไม่ใช่ระบบที่พวกเขาใช้?

คุณอาจไม่ได้ตั้งใจให้มันเกิดขึ้น แต่คุณกำลังทำมากเกินไปในการทำร้ายการแบ่งปันความรู้ที่ทำงาน พนักงานจะใช้ความคิดริเริ่มในการบันทึกและอธิบายสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างไรหากพวกเขาจะถูกลงโทษสำหรับเรื่องนั้น?

การวิจารณ์ที่สร้างสรรค์เป็นเรื่องหนึ่ง แต่การค้นหาข้อบกพร่องมากเกินไปและความเป็นลบที่ตรงไปตรงมานั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง แทนที่จะหาข้อผิดพลาดอย่างต่อเนื่องในวิธีการที่ทำอยู่ พยายามหาวิธีทำให้สิ่งต่าง ๆ ดีขึ้น

ความสำคัญของการต่อสู้กับการเก็บความรู้

“มันสำคัญ” คุณอาจคิด “ทุกอย่างที่นี่เป็นเพียงข้อร้องเรียนทั่วไปเกี่ยวกับที่ทำงาน ดูเหมือนว่าสิ่งต่าง ๆ จะเป็นไปได้ดี ทำไมฉันต้องลงทุนในการเปลี่ยนแปลงมากมาย?”

แน่นอนว่า ผลการดำเนินงาน เป็นสิ่งหนึ่ง

บริษัทที่มีวัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ มักทำงานอย่างเต็มที่ เอกสารต่าง ๆ ถูกบันทึก ความรู้ที่สำคัญถูกแบ่งปันและทุกคนมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทำงาน

ในความเป็นจริง เรามีงานวิจัยที่แสดงให้เห็นว่า 94% ของบริษัทที่มีวัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้ บรรลุหรือเกินเป้าหมายของพวกเขา นอกจากนี้ 84% รายงานว่าพวกเขาพอใจกับการมีส่วนร่วมของพนักงาน

เมื่อคุณทำดีในที่ทำงาน ความพึงพอใจของลูกค้ามักจะไม่ห่างไกล ทันใดนั้น ทีมสนับสนุนไม่ต้องใช้เวลามหาศาลในการค้นหาคำตอบที่ถูกต้องเพื่อช่วยลูกค้าที่ไม่มีความสุข คนในฝ่ายปฏิบัติตามมีสิ่งที่พวกเขาต้องการในการเพิ่มผลผลิตหรือเปลี่ยนไปยังบริการจัดส่งอื่นได้ง่ายโดยไม่ยุ่งยาก เมื่อทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น ลูกค้าจะได้รับประโยชน์

4 วิธีง่ายๆในการหยุดการเก็บความรู้

เรารู้ว่าคุณต้องการให้บริษัทของคุณอยู่ในอันดับต้น ๆ ตลอดเวลา ดังนั้นเราจะช่วยคุณต่อสู้กับการเก็บความรู้ด้วยวิธีที่ถูกต้อง หากคุณจริงจังเรื่องการหยุดการเก็บ เรารู้ว่าคุณต้องทำอะไร

ขึ้นอยู่กับระดับของไดอาน่า ล็อคฮาร์ท

1. ทำให้การบันทึกข้อมูลง่าย

หนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดที่บริษัทเผชิญเมื่อพวกเขาประเมินฐานความรู้ของพวกเขาคือวิธีการจัดระเบียบทุกสิ่ง การค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอความรู้จำนวนมหาศาลที่ผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อแต่ละรายมีจะไม่ใช่เรื่องง่าย

เราไม่สามารถแนะนำการใช้เทมเพลตมากพอในที่นี้ เมื่อคุณใช้เทมเพลต คุณสามารถแชร์กระบวนการที่ทำซ้ำได้อย่างง่ายดายและทำให้มันง่ายขึ้นสำหรับผู้คนที่จะปฏิบัติตาม โปรดจำไว้ว่าการบันทึกนั้นต้องใช้เวลาในการทำให้ถูกต้อง แต่เมื่อคุณสร้างมันจากพื้นฐานที่ถูกต้อง มันจะจัดการได้ง่ายขึ้นมาก

กระตุ้นผลผลิตด้วยเทมเพลตฟรีของ Guru

สำรวจเทมเพลต

2. แสดงความขอบคุณ

คุณรู้สึกกลัวที่จะบอกผู้รู้ความรู้ที่ทำงานว่า พวกเขาต้องละทิ้งสิ่งที่มีค่า สำหรับการโกงทั้งหมดที่เราทำในเรื่องการเก็บความรู้ เราเข้าใจว่าทำไมมันถึงยากที่จะละทิ้ง หลังจากทั้งหมด คนยังต้องการเครดิตและการยอมรับสำหรับสิ่งที่พวกเขาทำเสร็จแล้ว

โอ้ คุณไม่จำเป็นต้องทำขนาดนี้ :)

เชื่อหรือไม่ คุณยังสามารถมีผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อโดยไม่ให้พวกเขากลายเป็นคนเก็บความรู้ ระบบการ์ดของเราสามารถให้คนที่คิดค้นกระบวนการและเอกสารสำคัญได้รับการยอมรับในขณะที่ทำให้การอัปเดตความรู้ที่สำคัญเป็นเรื่องง่ายขึ้นสำหรับผู้อื่น

เรายังเป็นผู้สนับสนุนให้ผู้จัดการและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องเป็นเชียร์ลีดเดอร์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของพนักงาน ค้นหาวิธีในการชูผลงานของผู้คนให้เห็นเพื่อให้มันเป็นเรื่องง่ายขึ้นในการละทิ้งความรู้บางอย่างที่ถูกเก็บไว้

3. ทำให้การแบ่งปันเป็นเรื่องง่าย

เบื่อกับการถูกแตะไหล่และการรบกวนการทำงานในระหว่างวันทำงาน? ทำให้มันง่ายและเป็นธรรมชาติมากขึ้นในการแบ่งปันความรู้ขณะที่ผู้คนทำงาน!

คำที่เรามีชีวิตอยู่ที่ Guru

ทำให้การแบ่งปันและบริโภคความรู้เป็นส่วนหนึ่งที่เป็นธรรมชาติของวันทำงานโดยการให้เวลาแก่คนในการอ่าน เขียน และสื่อสาร กระตุ้นให้ทุกคนจัดตั้ง “เวลาจดจ่อ” ในระหว่างวันเพื่อให้พวกเขาสามารถคิดถึงการสื่อสารได้

คุณติดอยู่กับการประชุมที่มีระยะเวลา 60 หรือ 30 นาที? คืนเวลาแก่คนและทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการลดระยะเวลา ทำให้การอ่านก่อนเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมใหญ่เพื่อให้ผู้คนเตรียมคำถามและแนวคิด การให้เวลาคน 5-15 นาทีในการเตรียมตัวสามารถทำให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นอย่างมหาศาล

4. ทำให้วัฒนธรรมของคุณไม่เป็นพิษ

ถ้าคุณเคยเจอสิ่งใด ๆ ต่อไปนี้:

• ผู้คนกลัวที่จะตั้งคำถามเพราะพวกเขาไม่ต้องการถูกมองว่าไร้ความสามารถ
• คุณเคยมีผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อที่มีส่วนร่วม แต่หลังจากชัยชนะที่ใหญ่ที่สุดสองครั้งที่ผ่านมาไม่ได้รับการยอมรับพวกเขาจึงถอดตัวออกจากงาน
• พนักงานรู้สึกหนักใจและถูกทำให้รู้สึกท่วมท้นกับกำหนดเวลาถัดไปพวกเขาไม่ต้องการตั้งคำถาม

อ่า... ดูเหมือนว่าคุณมีปัญหาที่ลึกซึ้งกว่าการเก็บความรู้

อีกอย่างที่น่าเสียดาย

หากคุณต้องการทำให้ที่ทำงานขับเคลื่อนด้วยความรู้และลดจำนวนผู้เก็บความรู้ในที่ทำงาน คุณต้องสร้างวัฒนธรรมที่ดีสำหรับทุกคน

ให้การสร้างสรรค์ได้รับการยกย่องและกระตุ้นให้ผู้คนมายกให้มีแนวความคิดใหม่โดยไม่คำนึงถึงการคิดวางแผนดีแค่ไหน เมื่อผู้คนแบ่งปันมากขึ้นและรู้สึกสบายใจในการแบ่งปัน ผลงานความรู้ที่พวกเขาจะผลิตได้จะดีขึ้น ยิ่งมีคนแชร์และรู้สึกสบายใจที่จะแชร์มากเท่าใด ความรู้ที่พวกเขาผลิตออกมาจะดียิ่งขึ้นเท่านั้น.

ยินดีต้อนรับสู่ยุคใหม่

การเก็บความรู้เป็นผู้ฆ่าความเงียบในที่ทำงานที่มีแนวโน้ม และมันอาจเป็นเรื่องยากที่จะตรวจจับหากคุณไม่รู้สัญญาณ เราพูดถึงสิ่งต่าง ๆ ที่คุณทำได้ในระดับการจัดการและวัฒนธรรมเพื่อช่วย แต่มีทางออกที่ชัดเจนอย่างหนึ่งที่เราไม่ได้พูดถึง: การมีซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง

คุณต้องสร้างวัฒนธรรมใหม่ของการแบ่งปันความรู้บนพื้นฐานที่มั่นคง เริ่มต้นสิ่งต่างๆ ได้อย่างถูกต้องโดยการใช้ฐานความรู้ใหม่