ฉันไม่เคยต้องการเป็นผู้จัดงาน แต่ด้วยเหตุผลบางอย่าง ฉันได้วางแผนกิจกรรมบริษัทตั้งแต่สตาร์ทอัพด้านการตลาดดิจิทัลที่ฉันทำงานร่วมกับ Facebook ที่โรงแรม Ace ที่ดูดีในตอนนั้น (Facebook เพิ่งเปิด API โฆษณาของพวกเขาและอินเทอร์เน็ตและความสนใจของเราจะไม่มีวันเหมือนเดิมอีกต่อไป) ฉันมักจะคิดว่ากิจกรรมต่างๆ เป็นงานเชิงยุทธศาสตร์มากกว่าการวางกลยุทธ์ โดยเข้าใกล้พวกเขาเหมือนกับการที่เราต้องเตรียมอาหารวันขอบคุณพระเจ้าให้ร้อน พร้อมกับนึกถึงข้อจำกัดด้านอาหารทั้งหมด

การทำงานจากระยะไกลในปี 2021 ได้เปลี่ยนเรื่องราวของฉัน (สิ่งเดียวที่ฉันควบคุมได้) เกี่ยวกับการวางแผนกิจกรรมบริษัท กิจกรรมเสมือนภายในควรเป็นลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของบริษัท และควรได้รับการกำหนดตำแหน่งเช่นนี้โดยอัตโนมัติ กิจกรรมเหล่านี้ขาดโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ในตอนกลางคืนที่มีความหมาย แต่กลับใช้งบประมาณและทรัพยากรที่มีค่าเสียดายของเวลาและความสนใจของเรา หากไม่มีการมุ่งหมายในการใช้เวลาบนหน้าจออย่างมีค่า กิจกรรมเสมือนก็สามารถทำให้เหนื่อยล้าและรู้สึกอ่อนล้าได้

ที่ Guru ฉันพยายามช่วยทีมของเราให้ทำงานดีขึ้นโดย พัฒนาและทดสอบกระบวนการเพื่อสุขภาพด้านดิจิตอล และ ปรับปรุงการสื่อสารภายใน ตามที่ Slack Funds Future of Work "83% [ผู้ก่อตั้ง] เชื่อว่าความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกลคือการทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและเชื่อมโยงกับงานของพวกเขา"

ทุกอย่างคือการสื่อสารภายใน

หากความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดคือการส่งเสริมความร่วมมือและการเชื่อมต่อทางสังคม ทางออกอยู่ที่วิธีการและกระบวนการรอบการสื่อสารมากกว่าซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือเฉพาะ ตั้งแต่วิธีการเชิญในปฏิทินไปจนถึงหม้อป๊อปคอร์นขนาด 2 แกลลอนที่ตอนนี้ว่างเปล่าข้างล่าง สิ่งที่เราติดต่อและเชื่อมต่อกันนั้นสำคัญ การยอมรับและโทนเสียงสาธารณะสามารถทำให้วันของใครสักคนดีขึ้นได้ ความคาดหวังที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับเหตุผลที่คุณมาที่การประชุมและวิธีที่คุณจะสร้างคุณค่าให้กับการอภิปรายสามารถทำให้มันพังได้

เราจะทำให้ Company Kick-Off (CKO) มีผลดีต่อรายได้และขวัญกำลังใจ (ทำให้พนักงานรู้สึกดี) ได้อย่างไรเมื่อพวกเขารู้สึกอ่อนเพลียและอาจมีปัญหาการขาดวิตามินดี? เราจะกระตุ้นทีมที่ความสนใจถูกแบ่งแยกได้อย่างไร?

วิธีการที่เราวางแผนกิจกรรมเสมือนของเรา

ดังนั้นหลังจากการประชุมวิดีโอในหนึ่งปี และความท้าทายทั้งหมดที่มาพร้อมกับมัน เราจะตั้งค่ากิจกรรมขนาดใหญ่สำหรับความสำเร็จได้อย่างไร?

1. เรามีการมองเห็นและความรับผิดชอบในเรื่องแผนบริษัท FY22 ของเรา

หลายวันก่อนงานเปิดกิจกรรมเสมือน CEO ของเราส่ง ประกาศ ไปยังพนักงานทั้งหมด พร้อมกับรายละเอียดและความคาดหวังของกิจกรรม ที่การสื่อสารที่รวมกันนี้มีแผนของบริษัท Guru และวัตถุประสงค์และผลลัพธ์สำคัญ (OKRs) สำหรับไตรมาสนี้ด้วย

แม่แบบ: Company Kick Off ของคุณ - ต้องรู้ก่อนมาที่นี่

ที่ Guru เราส่งประกาศถึงพนักงานเมื่อมีการดำเนินการที่จำเป็นต้องทำ ในกรณีนี้ เราต้องการให้พนักงานมาที่ Town Hall ของเรา (งานเปิดกิจกรรมครั้งแรก) โดยได้อ่านและเข้าใจเป้าหมายและทิศทางของบริษัทแล้ว นี่ดูดีและเป็นความคิดที่ดี แต่ เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่า พนักงานจะไม่มองข้ามบริบทที่จำเป็นนี้เพราะการเปลี่ยนแปลง?

2. เราจัดเวลาสำหรับการอ่านหนังสือเงียบอย่างต่อเนื่อง (หรือ SSR สำหรับผู้ที่อ่าน Ramona Quimby ในปี '90)

เรากำหนดบล็อกกิจกรรมเฉพาะสำหรับทั้งบริษัท พร้อมคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานสามารถใช้เวลานั้น ซึ่งรวมถึงการดูการบันทึกเซสชันที่บันทึกไว้ล่วงหน้าหรือทำงานพรีเกี่ยวกับการลงทุนของบริษัท

"การอ่านล่วงหน้าช่วยได้ รวมถึงการเคลียร์การประชุมเพื่อให้มีเวลามุ่งเน้น" — ข้อเสนอแนะแนวจากพนักงาน

ยกตัวอย่าง เรามีการฝึกอบรมเกี่ยวกับอคติที่ซ่อนอยู่ทั่วทั้งบริษัทในเดือนมีนาคม ซึ่งต้องการการเตรียมตัวอย่างละเอียด ด้วยการเพิ่มเวลาที่มีการบล็อกในปฏิทินตอนนี้และให้พนักงานมีเวลาในการทำงานพรี (เมื่อเปรียบเทียบกับการทำในนาทีสุดท้ายหรือไม่ทำเลย) ทำให้เราได้นำเครื่องมือที่ทุกคนต้องการไปใช้เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากกิจกรรมในอนาคต

3. เราแนะนำการแบ่งปันความรู้แบบไม่ประสานเป็นวิธีการสื่อสาร เริ่มต้น

โดยใช้การผสมผสานของ Guru และ Loom (การบันทึกวิดีโอที่ให้บริบทสำหรับเอกสาร) เราจึงทดแทนความจำเป็นในการอ่าน decks ในเซสชันสด ทำให้เซสชันมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้ Guru เพื่อบันทึกข้อมูลทั่วทั้งบริษัท (เช่น การบรรลุรายได้ในไตรมาสที่ 4 และแนวโน้มต่างๆ) ทำให้พนักงานมี อำนาจและความรับผิดชอบ ในการทำความเข้าใจข้อมูลในเวลาที่เหมาะสมและในพื้นที่ที่เหมาะสมสำหรับพวกเขา

"ฉันจริงๆ ชอบที่จะเห็นองค์กรและเข้าร่วมในสิ่งที่บริษัทกำลังทำและทิศทางของมัน ฉันชอบชุดของการ์ดที่ Rick อธิบายสิ่งเหล่านี้ แบบไม่ประสานของงานนั้น และหลังจากนั้นจะประชุมเพื่อให้สามารถเข้าร่วมในโครงการต่างๆ และนำไปใช้ในแบบส่วนตัวได้" — ข้อเสนอแนะแนวจากพนักงาน

4. เราขยายกิจกรรมภายใน 3 วันแบบปกติออกไปในช่วง 10 วันที่ทำงานในระบบระยะไกล

โดยปกติเปิดปิดบริษัทของเราจะเป็นกิจกรรม 3 วันที่จัดขึ้นในสถานที่ที่ต้องใช้วันเต็มๆ ในการประชุม (และเต็มคืนที่มีคอนเสิร์ต, ดินเนอร์, ตอบคำถามและงานเลี้ยง) เมื่อไม่สามารถจัดหอพักได้อีก เราจึงกำหนดกิจกรรมทั่วบริษัทให้มีระยะห่างในช่วง 2 สัปดาห์ เมื่อไม่มีโรงแรมให้โควตหรืองานโบว์ลิ่งให้วางแผน แทนที่จะบังคับให้ผู้คนใช้เวลาติดต่อกัน 8 ชั่วโมงบน Zoom เราจึงได้ตัดสินใจบูรณาการกิจกรรมที่ใหญ่กว่านี้เข้าในสัปดาห์การทำงานที่ปกติ

การวางแผนนี้ยังได้ผลในการทำให้เราสามารถตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับช่วงเวลาที่จะเชื่อมต่อด้วยความตั้งใจโดยไม่มีการทำให้ผู้คนรู้สึกเหนื่อยล้า แน่นอนว่าปัญหาหนึ่งคือการทำให้เนื้อหาและข้อความใกล้เคียงกันที่สุดในช่วง 2 สัปดาห์จะลดความมีอิทธิพลและเร่งด่วน (ท้ายที่สุด อาจจะเป็นแค่สัปดาห์ทำงานที่ปกติ) แต่ในขณะที่อาจจะเป็นเช่นนั้น ฉันชอบแนวทาง "การเบิร์นช้า" สำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์

5. เราตั้งใจให้มีรสชาติและเซอร์ไพรส์สำหรับพนักงาน (และสนับสนุน USPS ในกระบวนการ)

เพื่อให้การเปิดออนไลน์นี้เป็น Kick-Off ที่ เจ๋ง ไม่ใช่ Kick-Off เสมือนปกติ เราได้ร่วมมือกับทีมแบรนด์ที่ยอดเยี่ยมของเราเพื่อให้เซอร์ไพรส์และความรู้ตลอดกิจกรรม เราจัดหาอาหาร รางวัล การแข่งขัน และเนื้อหาที่น่าดึงดูดตลอดทุกวันที่เปิดผ่าน Slack และ Guru

อาจจะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดและสนุกที่สุดของ CKO คืองานปริศนาที่เปิดทั้งบริษัทซึ่งนำโดยตัวละครลับ (พร้อมกับโปรไฟล์ใน Slack และการ์ดเรื่องราวชีวิตใน Guru) ชื่อ Knowledge Master ที่ช่วยให้เราทำงานร่วมกันเพื่อค้นหารางวัลสำคัญทั่วทั้งบริษัทเพื่อเฉลิมฉลองเสร็จสิ้นกิจกรรม: นอกจากแพ็คของรางวัล (จานบิน หมวก) เราได้ให้ทีมของเราได้รับ เสาร์-อาทิตย์ 4 วัน

สิ่งที่เรามีเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดงานเสมือน

"แม้ว่าจะไม่ได้พบเจอแบบตัวต่อตัว แต่นี่รู้สึกพิเศษมาก และฉันรู้สึกผูกพันกับวิสัยทัศน์และทีมของ Guru" — ข้อเสนอแนะแนวจากพนักงาน

หลังจากที่เพิ่งสิ้นสุดลงงาน Kick-Off 10 วัน นี่คือสิ่งที่เราได้ค้นพบ: การตั้งความคาดหวัง - และจากนั้นทำให้เกินความคาดหวังเหล่านั้น คือกุญแจสำคัญในการทำให้งานที่หาเสียงที่ทำจากระยะไกลดำเนินไปได้ ในสภาพแวดล้อมจากระยะไกล สิ่งรบกวนเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ การที่จะขัดจังหวะสถานการณ์นั้น จะต้องรู้ว่าคุณจะต้องใช้เวลาอย่างไรเพื่อจะทำให้เราโฟกัสต่อไปได้ - แต่การถูกเซอร์ไพรส์ในบางจุดที่ความสนใจอาจจะเริ่มลดลงก็ช่วยให้เราสามารถปรับโฟกัสใหม่ได้