“เมตริกซ์อะไรที่คุณให้ความสำคัญ?” คือคำถามสำคัญที่สุดในกระบวนการค้นพบการขายในยุคนี้ เมื่อผู้นำด้านรายได้และบุคคลต่างตระหนักถึงความสำคัญของการมีการสื่อสารภายในที่มั่นคง คำถามนี้ก็กลายเป็นที่แพร่หลายเกือบในทุกกล่องข้อความที่ทำงาน

รายชื่อวิธีการวัดการสื่อสารภายในมีหลากหลาย เติบโตขึ้น และ (ความคิดเห็นร้อน 🔥) ไม่แม่นยำ มันรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง: ความสุข/ความพอใจของพนักงาน (คะแนน eNPS ของ 30 ถือว่าดี), อัตราการรักษาพนักงาน, อัตราการเปิดอีเมล, การเข้าร่วมประชุมทุกคน, การตอบแบบสอบถาม, “ประสิทธิภาพ,” และข้อเสนอแนะแบบเชิงคุณภาพ

เมื่อตลาดเทคโนโลยีก้าวเข้าสู่ดินแดนทางเศรษฐกิจที่ไม่แน่นอน ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีในการตรวจสอบและปรับกระบวนการเพื่อสร้างความสมดุลระหว่างประสิทธิภาพขององค์กรและประสบการณ์ของพนักงาน  หัวหน้าการสื่อสารภายในต้องการเมตริกซ์ที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับแรงงานไฮบริดที่กำลังพัฒนา.

คุณไม่สามารถปรับปรุงสิ่งที่คุณไม่วัดผลได้ และคุณไม่สามารถพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ทันสมัยซึ่งเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดได้โดยไม่ประเมินและซื่อสัตย์เกี่ยวกับสิ่งที่ไม่ได้ผล.

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการสื่อสารภายในและวิธีการแก้ไข

ธุรกิจและองค์กรอาจจะมีเอกลักษณ์ในแบบของตัวเอง แต่หลายแห่งกลับประสบปัญหาการสื่อสารภายในที่แทบจะเหมือนกัน. มาลงลึกในปัญหาการสื่อสารภายในที่พบบ่อยที่สุดที่บริษัทต่างๆ เผชิญกัน เราสามารถเขียนซีรีส์โพสต์เกี่ยวกับปัญหาการสื่อสารภายในที่แตกต่างกันมากมายที่คุณอาจพบในที่ทำงานได้ ตอนนี้เราจะมุ่งเป้าไปที่สามสิ่งที่เราเห็นลูกค้า (และตัวเราเอง) ต้องเผชิญกันมากที่สุด

ปัญหา: การรับมือกับข้อมูลมากเกินไป (หรือที่เรียกว่า อาจจะเป็นคุณที่มีมากเกินไปเร็วเกินไป)

รู้สึกว่าคุณมีงานเยอะไปในที่ทำงานหรือเปล่า? คุณไม่ได้อยู่คนเดียว. คนอเมริกันกำลัง ทำงานมากขึ้น 1% โดยเฉลี่ย มากกว่าที่เคยในตอนเริ่มต้นของการแพร่ระบาด อย่างไรก็ตาม พวกเขาไม่ได้ผลิตรายได้มากขึ้น 1% หรือมีความพึงพอใจเพิ่มขึ้น 1% จากงานที่พวกเขาทำ

ตามข้อมูลของ Reclaim.ai ระยะเวลาที่ผู้คนใช้ในที่ประชุมเพิ่มขึ้นตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2020  ตอนนี้เราทุกคนเฉลี่ยใช้เวลาประชุมมากขึ้นประมาณ 7.3 ชั่วโมง เวลาที่ใช้ในการสื่อสารและทำงานเพิ่มเติมนี้ส่งผลต่อความเครียดและการเผาผลาญ และน่าเสียดายที่ สมาคมจิตวิทยาแห่งอเมริกา (APA) ระบุความรู้สึกเหล่านี้มีสูงสุดในประวัติศาสตร์  

ทำไมคุณถาม?

อย่างน่าตกใจ APA ยังระบุว่ามีชาวอเมริกัน 6% รายงานถึงการสึกหรอทางปัญญา 32% รายงานถึงความเหนื่อยล้าทางอารมณ์ และ 44% รายงานว่ามีอาการเหนื่อยล้าทางร่างกาย—เพิ่มขึ้น 38% ตั้งแต่ปี 2019 ความไม่สามารถคิดหรือมุ่งเน้นส่งผลต่อรายได้

การขาดความมุ่งหมายจากข้อมูลที่มากมายทำให้แรงจูงใจถดถอยและทำให้เราหลายคนถูกบังคับให้ทำงานที่มีขนาดเล็ก (งานที่ไม่มีคุณภาพ) แทนที่จะเป็นงานใหญ่ (งานที่ลึกซึ้งที่จะสร้างผลกระทบ) ใครจะคาดหวังว่าจะสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพกับเพื่อนร่วมทีมเมื่อพวกเขามีภาระมากเกินไป?

ทางแก้: คิดใหม่เกี่ยวกับวิธีการจัดการการประชุมและการใช้เทคโนโลยีของคุณ

ถ้าเราทุกคนใช้เวลาในที่ประชุมมากขึ้นเราควรทำให้แน่ใจว่าเราใช้เวลานั้นอย่างคุ้มค่า การตรวจสอบการประชุมและการกำหนดกรอบการประชุมที่แม่นยำคือกุญแจสำคัญต่อความสำเร็จในที่นี้ สิ่งนี้อาจ ดู พื้นฐาน แต่การให้ความคิดมากขึ้นกับวิธีที่คุณจัดการและวางแผนการประชุมสามารถช่วยได้ ดูเทมเพลต 4 Ps ของการประชุม ของเราเพื่อดูวิธีที่มีประสิทธิภาพในการวางแผนและสร้างโครงสร้างการประชุม

เมื่อคุณกำลังคิดใหม่เกี่ยวกับการจัดการการประชุม ให้ใช้เวลาพิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการปิดการประชุม บางครั้งการรู้ว่าเมื่อใดควรเลิกหรือย้าย การอภิปรายตามมาตรา อาจเพียงพอที่จะปรับปรุงช่วงเวลาการประชุมของคุณ

หากคุณรู้สึกเหนื่อยหน่ายจากการประชุมทั้งหมดในปฏิทินของคุณให้พิจารณาให้เวลาตนเองและทีมของคุณได้พักผ่อน ลองคิดดูว่าการเพิ่ม ไม่มีวันประชุมภายใน ในสัปดาห์ของคุณจะเป็นอย่างไร สิ่งนี้สามารถทำให้ทุกคนมีเวลามุ่งเน้นไปยังงานที่สำคัญและยังช่วยให้คุณสามารถรักษาการประชุมที่มีมานานกับลูกค้าได้

ตอนนี้ที่คุณมีโอกาสคิดใหม่เกี่ยวกับการประชุมของคุณให้เรามาคิดถึง เทคโนโลยีของคุณ กัน เชื่อหรือไม่ว่ามันง่ายมากที่จะใช้เครื่องมือทุกวันสำหรับงานและยังไม่รู้วิธีใช้ให้ถูกต้อง ให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์และเครื่องมือที่เลือกของทีมของคุณโดยการวางแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด一些

ใช้เวลาในการคิดเกี่ยวกับจุดประสงค์ของแต่ละเครื่องมือเมื่อคุณทำการออกกำลังกายนี้ ปัญหาและเคสการใช้ที่เครื่องมือของคุณแก้ไขคืออะไร? คุณและทีมของคุณรู้สึกว่าเครื่องมือเหล่านั้นตอบสนองความต้องการนั้นหรือเปล่า?

ตรวจสอบการ์ดของเราเกี่ยวกับ จรรยาบรรณการใช้ Slack และ "ฉันควรใช้เครื่องมืออะไรเมื่อ..." เพื่อดูว่าหมายถึงอะไร ทิศทางเล็กๆ นี้เหมือนกับรางสำหรับพนักงานของคุณ ในที่สุด รางนั้นจะสร้างพิธีกรรมที่สามารถทำซ้ำได้ง่าย ซึ่งช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจและภาระทางปัญญาที่เกิดขึ้น

ปัญหา: การสื่อสารภายในคือปัญหาของทุกคน แต่ไม่ใช่หน้าที่ของทุกคน

ถึงเวลาที่จะพูดความคิดเห็นร้อน 🔥: หัวหน้าการสื่อสารภายในมีงานและข้อมูลที่ล้นเหลือ และไม่สมเหตุสมผล (หรือแม้แต่สามารถทำได้) ที่จะคาดหวังให้พวกเขาจัดการการสร้างและแจกจ่ายการสื่อสารทุกอย่างที่เกิดขึ้นในบริษัท

แม้ว่า บริษัท ของคุณจะไม่มีแผนกหรือตำแหน่งที่ทุ่มเทให้กับการสื่อสารภายใน เราก็พร้อมที่จะเดิมพันว่ามีคนกลุ่มเล็กๆ (หรืออาจจะเป็นคนเดียว) ที่สร้างและบันทึกบันทึกสำคัญๆ, PDF, ทิศทาง และฟอร์ม.

มันง่ายที่จะติดอยู่ในแบบการทำงานนี้ และสุดท้ายมันอาจก่อให้เกิดปัญหาขนาดใหญ่ทั่วทั้งองค์กรได้ นี่คือวิธีที่คุณจะสร้างซิลโอข้อมูลและเปลี่ยนพนักงานที่มีประโยชน์ให้เป็น ผู้สร้างความเสียหายในการเก็บความรู้โดยไม่ตั้งใจ มันสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการ, ผู้มีส่วนร่วมที่แต่ละคน และคนทำงานอื่นๆ ที่จะต้องรู้ว่าเมื่อไหร่ที่จะบันทึกหรือแชร์ความรู้ของพวกเขา การสร้างกระบวนการสื่อสารภายในที่ปฏิบัติการได้ซึ่งทีมเดียวหรือบุคคลเดียวปฏิบัติตามจะไม่ช่วยใครเลย

การปรับสอดคล้องภายในและประสิทธิภาพในการดำเนินงานคือปัญหาที่ ทุกคน ไม่ว่าจะมีตำแหน่งอะไร ก็ควรให้ความสำคัญหากพวกเขากังวลเกี่ยวกับการเติบโตและความสามารถในการทำกำไร ทีมไม่ได้มีการมองเห็นข้ามฟังก์ชันที่เพียงพอในการสังเกตว่าซิลโอของแผนกใดจะทำให้เกิดความขัดแย้ง

ทางแก้: ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีที่ถูกต้องในการจัดการการสื่อสารภายใน

เรารู้ว่าคุณกำลังคิดอะไรอยู่ “ฉันอยากรู้จริงๆ ว่าถ้าฉันต้องฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการบันทึกความรู้หรือส่งข้อความทาง Slack” เรามิได้บอกว่าคุณจำเป็นต้องฝึกอบรมผู้คนเกี่ยวกับสิ่งพื้นฐานที่พวกเขาน่าจะรู้กันอยู่แล้ว เรากำลัง บอก ว่าการให้ทิศทางเล็กน้อยเกี่ยวกับจรรยาบรรณ การใช้แพลตฟอร์มอย่างเหมาะสม และรูปแบบสามารถเป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก

การกำหนดเทมเพลตสำหรับกระบวนการสื่อสารภายในคือสิ่งจำเป็น การตั้งค่าขั้นตอนและโปรโตคอลที่ชัดเจนช่วยลดความสับสนและทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมได้ง่ายขึ้น

พัฒนาและแชร์เทมเพลต วิธีการ และทรัพยากรอื่น ๆ เพื่อแสดงให้พนักงานเห็นถึงวิธีที่ถูกต้องในการสื่อสาร ทรัพยากรเหล่านี้ควรเข้าถึงได้ง่าย ใช้งานง่าย และถึงแม้ง่ายต่อการค้นหา  เป้าหมายของสิ่งนี้คือเพื่อให้พนักงานสามารถรู้สึกมีอำนาจในการสร้างและแชร์ข้อมูลที่สำคัญด้วยตนเอง

หลายคนเรียนรู้จากตัวอย่าง ดังนั้นควรให้ผู้นำมีส่วนร่วมโดยทำให้พวกเขาเป็นมาตรฐานทองคำสำหรับการสื่อสารภายใน ตัวอย่างเช่น CFO ของ Guru Dennis Sevilla แชร์การอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับตลาดและผลกระทบที่มีต่อบริษัทผ่าน ฟีเจอร์ประกาศใหม่ของ Guru การอัปเดตข้อมูลของเขาที่ให้ข้อมูลและเข้าถึงได้ไม่เพียงแต่มีประโยชน์เท่านั้น แต่ยังแสดงให้คนอื่นเห็นวิธีการจัดระเบียบข้อมูลที่สำคัญในการ์ดด้วย

ปัญหา: สับสนการบริโภคเป็นความเข้าใจ

คุณสมมติว่าการส่งอีเมล (หรือ PDF, วิดีโอ, ข้อความด่วนจากทีม หรือวิธีการสื่อสารที่คุณเลือก) หมายความว่าคน:

1. อ่านมัน

และ

2. เข้าใจว่าสิ่งที่คุณพยายามสื่อถึง

ส่วนใหญ่ของเวลา คุณโชคดีถ้าคนถึงหมายเลข 1 การดูและการแสดงให้เห็นเพียงมิติเดียวของการบริโภคความรู้ไม่ได้การันตีว่าคนจะกระทำที่คุณต้องการให้พวกเขาทำหลังจากการบริโภค มีความแตกต่างอย่างมากระหว่างการอ่านข้อความที่คุณส่งและการเข้าใจข้อมูลที่คุณได้รับ

ทางแก้: ทดสอบวิธีการที่แน่ใจว่าผู้คนเข้าใจข้อความที่คุณส่งออกไป

ไม่ต้องกังวล คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้คุมและให้ผู้คนทำการทดสอบที่ซับซ้อนสำหรับทุกการอัปเดตโครงการที่คุณส่งผ่าน Slack มีวิธีการง่ายๆ และมีประสิทธิภาพมากมายในการให้แน่ใจว่าผู้คนเข้าใจการสื่อสารที่พวกเขาได้รับ

ลองเป็นตรงไปตรงมาและรวมคำแถลงแสดงความตั้งใจที่จุดเริ่มต้นของข้อความของคุณ ประโยคง่ายๆ ที่บอกว่า “หลังจากอ่านเอกสารนี้ คุณควรเข้าใจกระบวนการใหม่ของเราในการขอ PTO” จะบอกผู้คนว่าควรคาดหวังอะไรและยังบอกพวกเขาอย่างอ้อมๆ ว่าหากพวกเขาไม่เข้าใจ พวกเขาควรถาม

สร้างวงจรการให้ข้อเสนอแนะแก่การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบทั้งฝ่ายสื่อสารและผู้รับ Guru เรียกสิ่งนี้ว่า กฎทองของการสื่อสารภายใน  ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานได้รับการแจ้งเตือนที่ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับผู้ชมเฉพาะของพวกเขา พวกเขาจะได้รับการสนับสนุนให้อย่างตรงไปตรงมาและขอให้ผู้ส่งชี้แจงว่าพวกเขากำลังขอให้พนักงานทำอะไร

คุณสามารถสร้างสรรค์ได้ บางคนชอบให้การสอบสั้นๆ ที่สรุปจุดสำคัญ คนอื่นๆ ชอบทำการรวม “ไข่หาของขวัญ” เล็กๆ ที่ท้ายการสื่อสารเพื่อให้รางวัลแก่ผู้อ่านและเพิ่มความสนุกในวันของพวกเขา “knewsletter” ล่าสุดของเราได้จบลงด้วย:

คุณได้มาที่สุดท้ายของ Knews! เป็นรางวัล คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับ ประวัติของวิปครีม และดู นกกาบที่พูด "Woo!" นุ่มนวลเป็นเวลา 50 วินาที.

วิปครีมและนกกาบไม่ได้เกี่ยวข้องมากนักกับการอัปเดตข้อมูลของเรา แม้ว่าจะเป็นเช่นนั้น แต่พวกเขาก็ทำให้เกิดเสียงหัวเราะและทำให้เราให้รางวัลแก่ผู้อ่านให้เขาอ่านข่าวสารของเราจากต้นจนจบ

การสื่อสารภายในที่ดีกว่า = งานที่ดีกว่า

ความเครียดทางการเมืองและร่างกายเกิดขึ้นเนื่องจากข้อมูลจำนวนมากทำให้การสนใจลดน้อยลง ผู้นำด้านการสื่อสารภายในให้ความสำคัญกับการสร้างสัญญาณในเสียงดัง การให้ความชัดเจนเป็นความสุภาพ และช่วยให้พนักงานมีเวลาจัดการ (ทั้งทางจิตและทางกาย) เพื่อทำงานให้ดีที่สุด

ดังนั้น จงลดจำนวนโครงการที่คุณกำลังทำอยู่ สร้างเทมเพลต และให้การศึกษาผู้นำและทีมของคุณในแนวทางที่ดีที่สุดในการสื่อสารภายใน สิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อทุกคนในองค์กรของคุณ! หากไม่มีวิธีการที่สามารถขยายการวัดได้ว่าคนเข้าใจและดำเนินการตามสิ่งที่คุณส่งมา ส่วนใหญ่ของตัวชี้วัดการสื่อสารจะเป็นมิติเดียว