การสร้างฐานความรู้ใช้เวลา. คุณต้องบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องการ, จัดระบบเอกสารและแนวทางการตั้งชื่อ, และจัดทำเนื้อหาให้อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ (และขยายได้). เมื่อมันถูกสร้างขึ้น, คุณต้องทุ่มเทเวลาในการอัพเดตมันอย่างต่อเนื่อง. สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ, คุณต้องสร้างสิ่งที่ทีมของคุณใช้งานจริง. มันต้องหาได้ง่ายมากในการค้นหาข้อมูล, และพวกเขาควรจะสามารถบอกได้อย่างชัดเจนว่าข้อมูลที่พวกเขากำลังอ่านนั้นถูกต้องหรือเก่า. คลังความรู้มักจะล้มเหลว เนื่องจากเวลาที่ต้องใช้ในการผลิตและปรับปรุง, ร่วมกับความไม่แน่ใจว่ามันถูกใช้ประโยชน์โดยทีมงานหรือไม่. ไม่มีใครอยากใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่เคยใช้, ดังนั้นคลังข้อมูลจึงเริ่มเก่าลงตามเวลาและสุดท้ายก็ไม่ถูกใช้เลย.

มีข่าวดี: ทีมของคุณกำลังพัฒนาฐานความรู้แล้ว! จากคำถามที่พวกเขาถามและข้อมูลที่พวกเขาขอ, พวกเขากำลังบ่งบอกถึงเนื้อหาที่ควรถูกเพิ่มเข้าไปในระบบการจัดการความรู้ของคุณ. ยังมีข่าวร้าย: แทนที่จะกลายเป็นทรัพยากรเพื่อประโยชน์ของทั้งทีม, ความรู้ที่มีอยู่ก็ถูกดักจับอยู่ในอีเมลและการสนทนาสุ่ม, ทำให้มันหายากที่จะค้นหาหรือรู้ว่ามันยังถูกต้องหรือไม่. ด้วยเหตุนี้ พนักงานของคุณจึงขัดจังหวะงานของพวกเขาอย่างเป็นประจำ เพื่อค้นหาข้อมูลไม่สิ้นสุดและถามคำถามซ้ำๆกับผู้เชี่ยวชาญ. ยิ่งทีมของคุณเติบโรมากเท่าไหร่ สิ่งนี้ยิ่งส่งผลกระทบมากขึ้นต่อทีมของคุณ.

เราต้องการให้การบริหารจัดการและแชร์ความรู้เป็นเรื่องง่าย, ซึ่งเป็นเหตุผลที่เราเริ่ม Guru. วันนี้เราตื่นเต้นที่จะประกาศฟีเจอร์ Q&A ใหม่ของเรา, ซึ่งใช้กระบวนการถามคำถามแบบดั้งเดิมและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้คำตอบถูกบันทึกและอัพเดตโดยอัตโนมัติ. เช่นเดียวกับการแชทและอีเมล, คุณต้องทำเพียงแค่ถามคำถามและเลือกคนหรือกลุ่มที่คุณต้องการให้ตอบคำถามนั้น. แตกต่างจากการแชทและอีเมล, Guru เก็บคำถามนี้ไว้เพื่อให้ทีมของคุณสามารถหาคำตอบได้ง่าย, และ เวิร์กโฟลว์การยืนยัน จะเตือนผู้เชี่ยวชาญให้ปรับปรุงคำตอบของพวกเขา (ซึ่งใช้เวลาประมาณสองนาที). เนื้อหาของคุณยังคงเกี่ยวข้องโดยที่ไม่มีใครต้องจำไว้ว่าต้องหาที่จะหรือต้องปรับปรุงเนื้อหาของพวกเขา.

สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเริ่มกระบวนการนี้คือ ขอให้เพื่อนร่วมงานของคุณถามคำถามของพวกเขาใน Guru. จากนั้น, เมื่อคำถามถึงจำนวนน้อยสุด, คุณสามารถใช้ Card Manager เพื่อจัดระเบียบข้อมูลให้อยู่ใน Collections และให้ประสบการณ์ที่จัดทำขึ้นสำหรับพนักงานของคุณด้วยคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง. ทำในสิ่งที่คุณเคยทำมาก่อน, ตอบคำถามของทีมของคุณ, คุณได้สร้างฐานความรู้ที่พนักงานของคุณสามารถใช้เป็นทรัพยากรสำหรับคำตอบและข้อมูลโดยไม่ต้องออกห่างจากกระบวนการทำงานหรือก่อกวนเพื่อนร่วมงาน. ตอนนี้คุณสามารถหยุดพยายามที่จะแก้ไขโครงสร้างของวิกิของคุณ, กลับมาทำงานของคุณต่อ, และรอดูว่าฐานความรู้ที่มีความหมายจะเกิดขึ้นต่อหน้าต่อตาคุณ.