มีสองเวอร์ชันของแต่ละเทค Stack: รายชื่อเครื่องมือและแพลตฟอร์มยาวที่คุณมี และ รายชื่อสั้นของเครื่องมือที่คุณใช้งานจริงๆ เมื่อเทค Stack ขยายและแรงงานเปลี่ยนแปลง จำนวนแอปที่ไม่มีการใช้งานในระบบนิเวศของบริษัท (แอปที่มีการใช้งานต่ำหรือไม่มีเจ้าของที่ชัดเจน) อาจเริ่มถูกมองข้าม กลายเป็นการใช้งบประมาณที่ไม่จำเป็นและความเสี่ยงด้านความปลอดภัย แม้ว่า กระบวนการจัดทำงบประมาณประจำปีอาจไม่สามารถแก้ปัญหาได้รายการแต่ละรายการอาจยังคงอยู่สำหรับที่นั่งมากเกินไปในแอปที่ไม่ค่อยมีการใช้งาน ตัวอย่าง: ผมเคยทำงานให้กับบริษัทแห่งหนึ่งที่ให้สิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์ออกแบบแก่ผม ซึ่งผมไม่รู้และไม่เคยเรียนรู้การใช้งานเลย เพียงเพราะมันเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือการตลาดมาตรฐาน

สิ่งนี้ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรนำแอปใหม่เข้าสู่ Stack ของคุณ! จริงๆ แล้ว เมื่อพิจารณาแอปใหม่ คุณอาจจะได้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นว่ามีแอปใดในระบบปัจจุบันที่ถูกใช้งานน้อย และตรงไหนที่คุณอาจต้องการการลงทุน

เรามาดูกันว่าจะแสดงการประเมินที่ครอบคลุม Tech Stack ของคุณอย่างไร เพื่อเข้าใจว่าสิ่งใดอยู่ในรายชื่อสั้นและยาวของทุกคน และจะเติมช่องว่างในส่วนใด

วิธีการประเมิน Tech Stack ที่มีอยู่ของคุณ

คุณอาจคิดว่าจุดเริ่มต้นคือการดูงบประมาณของคุณ ไม่ใช่เลย โดยการตรวจสอบงบประมาณของคุณก่อน รายการขนาดใหญ่จะทำให้คุณตกใจจนต้องตัดสินใจปิดแอปที่ใช้งานกว้างขวาง นอกจากนี้ยังไม่ได้คำนึงถึงแอปฟรีที่ทีมของคุณอาจใช้ (หรือที่อาจไม่มีการใช้งานอยู่ แต่ยังเข้าถึงข้อมูลของคุณผ่าน SSO ได้)

1. วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มการประเมินของคุณคือ… ถามทีมของคุณ!

มีเหตุผลว่าทำไมแพทย์ของคุณจึงสอบถามคุณเกี่ยวกับรายการยาเสมอ (หรือควร) ทุกครั้ง พวกเขาอาจมีใบสั่งยาที่เก่าในระบบของพวกเขาซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการแนะนำวิธีการใหม่ และพวกเขาต้องการเข้าใจว่าคุณกำลังใช้ยาอะไรอยู่จริงๆ เพื่อลดความสับสนทางข้อมูล คุณสามารถให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มที่มีเครื่องมือที่คุณรู้ว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงได้ คอยให้พวกเขาติ๊กเครื่องมือที่ใช้งาน และเพิ่มรายการอื่นๆ ที่คุณอาจไม่ได้รวบรวมไว้

คุณควรแยกแบบฟอร์มการรับข้อมูล โดยการถามผู้คนให้ประเมินว่าพวกเขาใช้ผลิตภัณฑ์แต่ละตัวบ่อยเพียงใด (ตัวเลือก: ไม่เคย, 1-2 ครั้งต่อเดือน, เกือบทุกสัปดาห์, สัปดาห์ละหลายครั้ง, ทุกวัน) เพื่อให้เข้าใจอย่างเต็มที่เกี่ยวกับรายชื่อสั้นและยาวของพวกเขา

เคล็ดลับของโปร: ให้ทำให้แน่ใจว่าคุณเน้นว่าการนี้ไม่ใช่การสอบสวนแต่อย่างใด ผู้คนอาจไม่เต็มใจที่จะบอกว่าพวกเขาไม่ใช้ผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาควรจะใช้

2. ให้ทีม IT ของคุณมีส่วนร่วม

หากคุณใช้วิธี SSO เช่น Google ที่อนุญาตให้ผู้คนเข้าสู่แอปโดยไม่ต้องผ่านการตั้งค่าบัญชีพื้นฐาน ทีม IT ของคุณควรมีการมองเห็นว่าแอปใดบ้างที่พวกเขาเข้าถึง และความถี่ที่เข้าใช้งาน ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณเข้าใจการใช้งานได้มากขึ้น แต่ยังอาจช่วยให้คุณระบุความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น

3. ดูข้อมูลการใช้งานภายในผลิตภัณฑ์

หากผลิตภัณฑ์มีข้อมูลการใช้งานให้ดึงออกมา! หากคุณไม่สามารถหาช่องควบคุมได้ ให้สอบถามทีมสนับสนุนว่าคุณสามารถรับสำเนาได้หรือไม่ หลังจากทั้งหมด ข้อมูลเป็นเรื่องที่เป็นวัตถุ ขณะที่การรายงานส่วนตัวเป็นเรื่องที่สัมพัทธ์

4. ดูงบประมาณ

ตอนนี้ ถึงเวลาแล้วที่จะประเมินงบประมาณของคุณ กับข้อมูลการรายงานตนเอง, SSO, และข้อมูลการใช้งานในผลิตภัณฑ์ของทีมคุณในมือ คุณสามารถ a) เปรียบเทียบกับรายการค่าใช้จ่าย และ b) ตัดสินใจว่าค่าใช้จ่ายนั้นคือการใช้เงินอย่างคุ้มค่าหรือไม่ แต่แม้แต่นั้นก็ยากกว่าที่มันอาจดูในตอนแรก

หากคุณใช้จ่าย $30 ต่อที่นั่งต่อเดือนสำหรับผลิตภัณฑ์ที่พนักงาน 10 จาก 100 คนใช้ คุณอาจมีแนวโน้มที่จะตัดกำจัดค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ แต่สิ่งที่คุณควร พิจารณาจริง ๆ คือ

• ทำไมเราถึงซื้อผลิตภัณฑ์นี้ตั้งแต่แรก?
• ใครคือเจ้าของภายใน?
• เราซื้อที่นั่งมากเกินไปหรือไม่? (หรือพูดอีกอย่างหนึ่ง คนที่ใช้มันใช้มันมากไหม?)
• เราต้องการการฝึกอบรมผู้ใช้ใหม่เกี่ยวกับคุณค่าของมันหรือไม่?

นี่คือแผนภาพการตัดสินใจที่ใช้งานได้

สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อซื้อเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มใหม่

ตอนนี้ที่คุณเข้าใจว่าทีมของคุณใช้งานจริง ๆ อะไร คุณควรพิจารณาว่าช่องว่างอยู่ที่ใด หากตัวอย่างเช่น คุณมีวิกิรวมอยู่ในแพ็คเกจขนาดใหญ่ แต่ไม่มีใครใช้มัน—แม้หลังจากการอบรมใหม่—คุณอาจต้องการพิจารณาเพิ่มแพลตฟอร์มการแชร์ความรู้ใหม่

เมื่อหลายๆ ผู้จำหน่ายเสนอคุณลักษณะที่คล้ายคลึงกัน คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างไรว่า คุณกำลังลงทุนนั้นอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ และไม่ใช่เพียงแค่การเพิ่มแอปเพื่อให้มีแอปเพิ่มเติม? อย่าลืมถามผู้ขาย ว่ามาตรการการใช้งานรายวันและรายเดือนของพวกเขาเป็นอย่างไร หลังจากการเปิดตัวครั้งแรก.

ทำไมสิ่งนี้ถึงสำคัญ? กับแอปใหม่ใดๆ จะมีระยะเวลาของความตื่นเต้นที่ทีมของคุณเข้ามามีส่วนร่วมกับความมีประโยชน์ของมัน อย่างไรก็ตาม หลังจากความตื่นเต้นในช่วงแรก คุณอาจเริ่มเห็นการใช้งานที่ลดลง (จนกลายเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่คุณต้องใช้ในการตัดสินใจเก็บหรือเลิก) โดยการค้นหาข้อมูลการสมัครใช้งานในระยะยาวเฉลี่ยรายวันและรายเดือน คุณจะเข้าใจว่าบริษัทอื่นๆ ได้เห็นผลตอบแทนจากการลงทุนจริงหรือไม่—และ มีมาตรการที่สามารถใช้ในการตัดสินความสำเร็จของบริษัทของคุณได้

ประสิทธิภาพคือการฝึกฝนที่ต่อเนื่อง

สุดท้ายนี้ คุณรู้ว่าสิ่งนี้: การปรับปรุง tech stack ของคุณไม่ใช่เรื่องที่ทำครั้งเดียวเสร็จ สิ่งที่ใช้ได้กับทีมของคุณในตอนนี้ อาจจะไม่ใช้ได้ในอนาคต เนื่องจากการเติบโต การลดขนาด สภาวะอุตสาหกรรม หรือการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์

อย่างไรก็ตาม มันไม่เหมาะสมที่จะทำกระบวนการนี้ทุกเดือน! ดังนั้นทำเช่นนี้เฉพาะหลังจากเกิดเหตุการณ์ที่น่าสนใจ (เช่นที่กล่าวมาข้างต้น) และในช่วงต้นของรอบการจัดทำงบประมาณประจำปีของคุณ

คุณมีความคิดเห็นอื่น ๆ เกี่ยวกับการสร้าง tech stack ที่มีประสิทธิภาพไหม? ความคิดเห็นด้านล่างหรือ ส่งเคล็ดลับของคุณให้เราทาง Twitter.