การดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอาจเป็น...เป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างน้อย. ไม่ว่าคุณจะต้องเผชิญกับวัฒนธรรมที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงหรือกำลังจะสร้างการสนับสนุน การมีเครื่องมือและเอกสารที่เหมาะสมสามารถช่วยเหลือในการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณได้มากมาย.

คุณมีปัญหาในการค้นหาแบบฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับแผนของคุณใช่หรือไม่? คุณไปในทางที่ถูกต้องหากคุณกำลังมองหาเทมเพลตและเอกสารที่คุณสามารถใช้ได้ แต่คุณไม่ควรหยุดแค่ที่เดียวเท่านั้น.

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ครอบคลุมประกอบด้วยหลายส่วนประกอบที่จำเป็นต้องมีการดูแลเป็นการเฉพาะ.

เราจะมอบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อสร้างกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้.

เราไม่ได้ล้อเล่นเมื่อเราบอกว่านี่จะเป็นคู่มือของผู้เชี่ยวชาญในการจัดการการเปลี่ยนแปลง. อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าทำไมคุณจึงต้องมีแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงและมันควรมีอะไรบ้าง และคุณจะได้รับเทมเพลตแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงและ Guru Cards ฟรีมากมายที่จะช่วยคุณในระหว่างทาง.

คำศัพท์ในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ก่อนที่เราจะเข้าไปลึกในเนื้อหาของโพสต์ของเรา มาพูดคุยกันเกี่ยวกับคำศัพท์กันบ้าง. ถ้าคุณต้องการที่จะเชี่ยวชาญในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและทำกรณีที่แข็งแกร่งสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ คุณจะต้องเรียนรู้คำศัพท์. นี่คือคำศัพท์บางส่วนที่คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจ:

ทำไมคุณถึงต้องมีแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงในองค์กรเกิดขึ้นอย่างประสบความสำเร็จ หลายสิ่งต้องมารวมกัน. คุณจะต้องมีการสนับสนุนจากผู้บริหาร ช่วยเหลือจากทีมอื่นๆ และกำหนดเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้ทุกอย่างเสร็จสิ้น.

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณจะเป็นเครื่องมือหลักที่คุณใช้เพื่อช่วยในการจัดการกระบวนการทั้งหมด. แผนที่เขียนได้ดีจะช่วยให้คุณเข้าใจงบประมาณ ตารางเวลา การสื่อสาร ขั้นตอนการทำงาน ขอบเขตโดยรวม และทรัพยากรที่มีอยู่.

เมื่อคุณมีแผนที่คิดไว้อย่างดี คุณสามารถช่วยลดผลกระทบและคำนึงถึงผลกระทบที่การเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนออาจก่อให้เกิดขึ้นได้. มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องจดจำว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ มีศักยภาพที่จะทำให้เกิดความไม่สะดวกในการทำงาน. แทนที่จะพยายามทำทุกอย่างจบในครั้งเดียว กลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ที่เป็นขั้นตอนได้ ซึ่งยังสามารถพาคุณไปถึงเป้าหมายสุดท้ายโดยไม่ทำให้เกิดการเสียดสีมากมาย.

การมีแผนที่เขียนไว้เป็นทางการยังให้ความสามารถในการใช้วิธีการที่คล่องตัวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลง. เมื่อคุณอยู่ในระยะของการวางแผน ทุกสิ่งที่คุณทำอาจดูสมบูรณ์แบบ แต่ในที่สุดแผนของคุณทั้งหมดก็จะต้องเคลื่อนจากการเป็นแนวคิดไปสู่ความเป็นจริง. เมื่อคุณมีแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงอยู่ในสถานที่ คุณสามารถปรับเปลี่ยนและปรับแต่งได้ตามที่จำเป็น.

คุณจะเขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร?

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงแต่ละแผนอาจเป็นเอกลักษณ์ แต่พวกมันยังคงมีองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญ. เมื่อคุณจัดเตรียมแผนของคุณ อย่าลืมคำนึงถึงสิ่งสำคัญเหล่านี้.

แสดงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง

อย่าสมมติว่าทุกคนรู้ว่ามีความจำเป็นที่ต้องเปลี่ยนแปลง (แม้ว่าคุณจะคิดว่ามันชัดเจนมากก็ตาม). บางคนอาจคิดว่าสิ่งต่างๆ กำลังดำเนินไปอย่างราบรื่น และคนอื่นๆ อาจไม่มีส่วนร่วมมากพอที่จะเข้าใจว่าทำไมคุณถึงผลักดันให้สร้างการเปลี่ยนแปลง.

เมื่อคุณแสดงถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง คุณจะให้ความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญของคุณว่าทำไมพวกเขาจึงต้องลงทุนเวลา/เงิน/กำลังคนที่มีในสิ่งที่คุณเสนอ.

นี่ทำให้สร้างการสนับสนุนและลดการต่อต้านต่อการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้น.

ลงลึกในข้อมูลใดๆ ที่คุณสามารถหามาตามที่รองรับการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ ไม่ว่าจะมาจากแหล่งข้อมูลภายในหรือภายนอก (มันยิ่งดีหากคุณสามารถหาทั้งสองอย่าง). คิดเกี่ยวกับสิ่งที่กระตุ้นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณมากที่สุดและหาข้อมูลที่ดึงดูดพวกเขาเพื่อทำให้กรณีของคุณแข็งแกร่งยิ่งขึ้น.

ระบุประโยชน์ที่การเปลี่ยนแปลงของคุณสามารถนำมาสู่องค์กรได้อย่างชัดเจน. แผนและข้อเสนอที่คุณสามารถเชื่อมโยงกลับไปยังเป้าหมายของบริษัทโดยรวมสามารถเป็นที่ชื่นชอบของฝ่ายที่มีอำนาจ.

เข้าใจขอบเขตของคุณ

เมื่อคนส่วนใหญ่คิดเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ พวกเขาจะคำนึงถึงระยะเวลาที่ทุกอย่างจะใช้ระยะเวลาเท่าใด. ในขณะที่มันสำคัญที่จะต้องคิดเกี่ยวกับตารางเวลาที่เหมาะสมสำหรับโครงการของคุณ แต่นั่นเป็นแค่พื้นฐานของสิ่งที่มันต้องเป็น.

นี่เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นน้อยมากที่สิ่งต่างๆ จะส่งผลต่อบุคคลเดียวหรือแม้แต่ทีมหนึ่งทีมหรือแผนกหนึ่งแผนก.

ทุกสิ่งที่คุณทำมีความเชื่อมโยงที่ทำงาน ดังนั้นความต้องการของคนอื่นจึงควรได้รับการพิจารณาในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง.

ใช้เวลาในการคิดเกี่ยวกับสิ่งที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ.

คุณมีปัญหาในการกำหนดขอบเขตของคุณอยู่หรือไม่? ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• ทีมและบุคคลใดบ้างที่จะได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการเปลี่ยนแปลงที่ฉันนำเสนอ?
• นโยบายใดที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของฉัน?
• งานในบทบาทจะต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่เพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงของฉันมีประสิทธิผลมากที่สุด?
• มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรที่ต้องพิจารณาหรือไม่?

ระบุบุคคลสำคัญ

มันเป็นเรื่องยาก (หากไม่ใช่เป็นไปไม่ได้) สำหรับคนคนเดียวที่จะดำเนินการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงาน. คุณจะต้องมีความช่วยเหลือมากมายถ้าคุณต้องการเห็นแผนของคุณเกิดขึ้น และส่วนใหญ่จะมาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณและทีมการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ.

จำไว้ว่า: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกันมาก.

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณสามารถมีส่วนร่วมในผลลัพธ์ของโครงการของคุณ. พวกเขาอาจเป็นนักลงทุน ผู้บริหารระดับ C หรือผู้จัดการ แต่พวกเขาจะไม่ได้ทำงานมากนัก, หากมีเลย. สมาชิกในทีมการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณจะเป็นคนที่จัดการกับสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง.

เมื่อคุณนึกถึงสมาชิกในทีมของคุณ อย่าคิดแค่ผู้ที่กำลังจะทำการผลิตเท่านั้น. พิจารณาการเริ่มต้นคณะกรรมการที่ปรึกษาการเปลี่ยนแปลงที่รับผิดชอบในการดูแลการทำงานและเสนอคำแนะนำและการอนุมัติเมื่อจำเป็น.

กำหนดงบประมาณและจุดมุ่งหมาย

คาดการณ์ว่า 70% ของการเปลี่ยนแปลงล้มเหลว เพราะผู้คนไม่เชื่อว่าความพยายามนั้นคุ้มค่าหรือคิดว่าสิ่งต่าง ๆ ทำงานได้. หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการหลีกเลี่ยงการตกอยู่ในกับดักนี้คือการสร้างจุดมุ่งหมายและงบประมาณอย่างชัดเจน.

เราทราบว่าการเปลี่ยนแปลงไม่สามารถเกิดขึ้นจากอากาศเบาบาง.

ไม่ว่าคุณจะลงทุนเงิน เวลา หรือการทำงานจากผู้คนอื่นๆ ให้แน่ใจว่าคุณกำหนดงบประมาณที่สมจริงสำหรับทั้งหมดนี้. งบประมาณที่ดีจะต้องมีการยืดหยุ่นเล็กน้อยเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นในกรณีที่คุณต้องมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคต.

จุดมุ่งหมายสามารถมองว่าเป็นจุดตรวจเล็กน้อยในเส้นทางการเปลี่ยนแปลงของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการให้ได้สิ่งที่ดีที่สุดจากมัน ให้ปฏิบัติต่อแต่ละจุดเหมือนเป็นการตรวจสอบ. การมุ่งไปยังจุดมุ่งหมายที่ใกล้เข้ามาเป็นเวลาที่ดีในการประเมินแผนของคุณและตรวจสอบว่าทุกอย่างยังคงทำงานอยู่สำหรับทีมของคุณหรือไม่.

ตั้งแผนการสื่อสารของคุณ

การสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ เป็นกุญแจสำคัญของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงใดๆ. เมื่อคุณดำเนินการสื่อสารอย่างมีกลยุทธ์ คุณกำลังทำมากมายเพื่อให้ผู้คนมุ่งเน้นและส่งเสริมความไว้วางใจกัน. คุณไม่ได้ทำงานในความมืดมนหรือต้องการซ่อนความก้าวหน้า คุณกำลังพยายามทำให้ชัดเจนและสามารถเข้าถึงได้ทุกขั้นตอน.

สร้างโอกาสให้ผู้คนถามคำถามและให้ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณสามารถแชร์และสิ่งที่ต้องรอเพื่อวันที่ภายภาคหน้า. ตั้งโทนบวกสำหรับการสนทนา และอย่ากลัวที่จะจัดการกับคำถามที่ยาก. แม้ว่าคุณจะพบปัญหาหรือจำเป็นต้องประเมินแผนของคุณอีกครั้ง การเปิดเผยและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นสามารถช่วยรักษาการสนับสนุนได้.

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นต้องประสบความสำเร็จประกอบด้วยสิ่งใดบ้าง?

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงแต่ละชิ้นมีเขตพื้นที่ที่มีขนาดเล็กกว่า และเอกสารที่เหมาะสมมีบทบาทสำคัญในการเก็บทุกอย่างไว้ด้วยกัน. ถ้าคุณพร้อมที่จะนำแผนของคุณไปสู่ชีวิต เราสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะต้องรวมไว้และให้เทมเพลตเพื่อช่วยคุณในระหว่างทาง.

แผนการสื่อสารการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ถ้าคุณต้องการให้แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณเดินหน้าได้ดี คุณจะต้องสร้างการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักที่บริษัทของคุณ. นี่คือที่มาของ แผนการสื่อสารการจัดการการเปลี่ยนแปลง ที่มีประโยชน์.

แผนงานการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เวลาเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง. การวางแผนเวลา ช่วยให้ทีมของคุณอยู่ในเส้นทางเพื่อให้เข้าถึงจุดมุ่งหมายเฉพาะและยังช่วยตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับความเร็วในการทำงานของคุณ.

บทบาทการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน

การกำหนดบทบาทถือเป็นสิ่งจำเป็นในจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ. การมอบบทบาทช่วยเพิ่มโครงสร้างในการทำงานและช่วยให้แน่ใจว่างานที่สำคัญที่สุดในการทำโครงการของคุณได้รับการทำ.

ใครจะดูแลการอัปเดตเอกสารรอบๆ งานที่คุณทำ? คุณมีนักออกแบบหรือนักพัฒนาที่ได้รับมอบหมายในโครงการนี้ไหม? ใครที่จะทำให้การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นไปอย่างต่อเนื่อง?

คุณมีปัญหาในการมอบหมายหน้าที่อยู่หรือไม่? บางครั้งมันอาจไม่จำเป็นต้องเป็นหน้าที่ของคุณ. เปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมดูว่ามีใครสนใจรับผิดชอบหรือไม่.

คณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

ถึงเวลาแล้วที่จะต้องคิดถึงบุคคลหลักที่จะเป็นผู้กำกับโครงการ. จำไว้ว่าคุณอาจมีกลุ่มคนจำนวนมากที่ทำงานในโครงการของคุณ แต่คุณจะต้องมีหนึ่งนโยบายในการตัดสินใจสำหรับงานบางอย่าง. พวกเขาจะรับผิดชอบต่อการเปลี่ยนแปลงและการตัดสินใจใดๆ ที่เบี่ยงเบนจากแผนเดิมของคุณ.

กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่กำหนด

ตอนนี้คุณมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจะบรรลุและข้อมูลเกี่ยวกับทีมและคณะกรรมการของคุณแล้ว คุณสามารถดำดิ่งเข้าสู่กระบวนการได้แล้ว. นี่คือจุดที่คุณจะระบุอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงของคุณก้าวหน้า. นี่คือหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการทำงานด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลง และโชคดีที่เรามีคู่มือที่สามารถช่วยคุณได้. เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนด กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง.

เครื่องมือจัดการการเปลี่ยนแปลง

ไม่มีอะไรผิดกับการมีเครื่องมือหลากหลายอยู่ในเทคโนโลยีสแต็กของคุณเมื่อคุณอยู่ในการจัดการการเปลี่ยนแปลง. คุณแค่ต้องมั่นใจว่าทุกคนเข้าใจเกี่ยวกับเครื่องมือที่คุณจะใช้.

คุณไม่สามารถให้ผู้ออกแบบหลักของคุณทำงานใน Figma เมื่อคนส่วนใหญ่ในผลิตยังคงอยู่ใน Adobe. ให้แน่ใจว่าทุกคน สอดคล้องกับเครื่องมือที่ถูกต้อง ที่จะใช้ก่อนที่คุณจะดำดิ่งลึกในงานการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ.

แผนการวิเคราะห์การจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ยอดเยี่ยมของคุณได้ถูกดำเนินการเรียบร้อยแล้ว และตอนนี้คุณต้องตรวจสอบว่าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องแล้วหรือไม่. นี่คือจุดที่แผนการวิเคราะห์การจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีประโยชน์. กำหนดว่าเมตริกใดที่คุณจะวัดเพื่อกำหนดความสำเร็จและกำหนดเป้าหมายที่คุณจำเป็นต้องทำให้สำเร็จ.

ทรัพยากรการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม

เราเพิ่งกล่าวถึงสิ่งที่เป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง. เรามอบสิ่งที่คุณต้องการเพื่อกำหนดการเปลี่ยนแปลง แต่ขึ้นอยู่กับความอุดมสมบูรณ์และอุตสาหกรรมของบริษัทของคุณ คุณอาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม.

หากคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าในทุกอย่างดี คุณอาจต้องการพิจารณาเพิ่มเอกสารเหล่านี้เข้าไปในแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงโดยรวมของคุณ:

แผนการฝึกอบรมการจัดการการเปลี่ยนแปลง

มีความแตกต่างระหว่างการรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงกำลังจะเกิดขึ้นและการพร้อมที่จะจัดการกับการเปลี่ยนแปลง. ทำให้การเดาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ทำกระทำหายไปและให้ความชัดเจนในการเคลื่อนไหวให้ผู้คน.

เทมเพลตทรัพยากรการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ฉันต้องทำอะไรถ้าฉันต้องการทำการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการใหม่?

ฉันจะมั่นใจได้อย่างไรว่าฉันกำลังใช้ทุกอย่างอย่างถูกต้อง?

ให้คำตอบแก่ผู้คนที่ผู้ต้องการก่อนที่พวกเขาจะต้องถามคำถามด้วย คู่มือทรัพยากร. รวมเอกสารช่วยเหลือเพิ่มเติม ข้อเสนอแนะแนวทางที่จำเป็น และข้อมูลเกี่ยวกับคนที่ควรติดต่อหากพวกเขาต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม.

แบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลง

คุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งหรือไม่? มีใครในทีมอื่นมีข้อเสนอในการเพิ่มกระบวนการใหม่ที่ยอดเยี่ยมหรือไม่? ให้ผู้คนส่ง แบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลง เพื่อให้ข้อเสนอของพวกเขาอยู่ในเรดาร์ของคุณ.

บันทึกการสั่งเปลี่ยน

อย่าให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นโดยไม่มีการแจ้งเตือนหรือโดยไม่มีบริบท บันทึกการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างถูกต้องจะช่วยให้คุณเห็นงานสำคัญที่ทีมของคุณได้ดำเนินการมาแล้วเพื่อทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกว่าทำไมการเปลี่ยนแปลงบางอย่างจึงเกิดขึ้น

ต้องการวิธีง่ายๆ ในการเข้าถึงแม่แบบฟรีทั้งหมดในโพสต์นี้หรือไม่? ดูทุกอย่างใน การ์ดอันสะดวก!