ช่วงเวลาที่เลวร้ายที่สุดในการทำงานในซิลโอคือการตระหนักว่าคุณกำลังทำงานในซิลโออยู่

ที่งานแรกของฉัน ฉันจำได้ว่าตั้งใจเรียบเรียงรายงานร่างที่เฉพาะเจาะจงอย่างมาก ฉันใช้เวลาหลายชั่วโมงในการแก้ไขและปรับปรุงกราฟ แต่กลับต้องตระหนักในภายหลังว่าสิ่งที่ทำไปทั้งหมดกลับไร้ค่า ฉันกำลังทำงานในเวอร์ชันที่ล้าสมัย ซึ่งยังไม่ได้รับการอัปเดตในไดรฟ์ของแผนก

ฉันไม่ได้มีเพียงคนเดียวที่ประสบกับความหงุดหงิดแบบนี้ ปรากฏว่าทีมต่างๆ สูญเสีย ถึง 20 ชั่วโมงต่อเดือน เนื่องจากซิลโอของข้อมูล ปัญหาของซิลโอนั้นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อสถานที่ทำงานเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานในสำนักงาน ระยะไกล และแบบผสมในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ไม่น่าแปลกใจเลย มันง่ายกว่าที่จะหลงทางในซิลโอเมื่อคุณไม่ได้ทำงานในพื้นที่ทางกายภาพเดียวกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ซิลโอข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการอธิบายว่าซิลโอข้อมูลหมายถึงอะไรเมื่อเราพูดถึงมัน พูดง่ายๆ ว่า ซิลโอข้อมูล เกิดขึ้นเมื่อทีมภายในองค์กรไม่ได้แบ่งปันข้อมูลและกระบวนการระหว่างกัน ซิลโอเริ่มต้นจากขนาดเล็กและขยายตัวเมื่อตอนที่องค์กรเติบโต ทำให้การทำงานร่วมกันถูกขัดขวาง

แล้วทำไมซิลโอจึงเกิดขึ้นในองค์กร?

สาเหตุของซิลโอ

องค์กรเกือบทั้งหมดมีซิลโอ และมักจะเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ ไม่มีเหตุผลเดียวที่ทำให้เกิดซิลโอ แต่มีเหตุผลทั่วไปบางประการที่ทำให้เกิดการขาดความโปร่งใส ได้แก่:

ลำดับความสำคัญที่แตกต่างกัน

เมื่อกลุ่มภายในองค์กรมีลำดับความสำคัญที่แตกต่างกัน (หรือแย่กว่านั้นคือ ขัดแย้งกัน) ข้อมูลและกระบวนการจะไม่ไหลไปได้อย่างราบรื่น ตามธรรมชาติแล้ว ทุกทีมมีเป้าหมายของตนเอง แต่ วัฒนธรรมของบริษัทที่โปร่งใสควรช่วยให้ทีมปรับลำดับความสำคัญให้สอดคล้องกันได้

สถานะเดิม

การหยุดนิ่งเป็นแรงที่มีอำนาจ องค์กรมักพบกับความยากลำบากเมื่อต้องเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่ฝังรากลึกให้รองรับการเปลี่ยนแปลง

การเมืองภายในองค์กร

องค์กรขนาดใหญ่มักจะมีความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนระหว่างกลุ่มต่างๆ ข้อมูลและกระบวนการอาจไม่ไหลได้อย่างง่ายดายเพราะบุคลิกภาพในที่ทำงาน

ภูมิศาสตร์และวัฒนธรรม

ทีมต่างๆ มีการกระจายอยู่ทั่วโลกมากขึ้นและประกอบไปด้วยบุคคลที่มีภูมิหลังทางวัฒนธรรมที่หลากหลาย เขตเวลา ความสามารถทางภาษา และปัจจัยอื่นๆ สามารถนำไปสู่สถานที่ทำงานที่เป็นซิลโอ

ขาดความปลอดภัยทางจิตใจ

ความเชื่อถือเป็นส่วนประกอบที่สำคัญในการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อทีมรู้สึกว่าพวกเขาสามารถนำความคิดที่เสี่ยงมาวางบนโต๊ะและทดลองได้โดยมีการสนับสนุนจากทีม นวัตกรรมจะเกิดขึ้น เมื่อไม่เป็นเช่นนั้น การสื่อสารจะขัดข้อง และซิลโอสามารถเกิดขึ้นได้

ระบบที่ไม่มีประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีและกระบวนการที่ถูกต้องสามารถทำให้ความโปร่งใสแตกต่างออกไปได้ทั้งหมด การใช้งานระบบที่ผิดเพียงอย่างเดียวสามารถสร้างความตึงเครียดที่ไม่จำเป็นในการแบ่งปันข้อมูลและทำงานร่วมกัน

ค่าใช้จ่ายของซิลโอ

น่าเสียดายที่ซิลโอไม่ใช่แค่การเสียเวลา ผลกระทบจากซิลโอในองค์กรอาจก่อให้เกิดปัญหาใหญ่

ซิลโอทำให้ขวัญและกำลังใจ และประสิทธิภาพลดลง ในความเป็นจริง 86% ของผู้นำกล่าวว่าการขาดความร่วมมือของเพื่อนร่วมงานทำให้เกิดความล้มเหลวในที่ทำงาน ซิลโอมักนำไปสู่การทำงานที่ไม่จำเป็นและขาดความสามารถในการปรับตัว ซิลโอยังส่งผลกระทบต่อลูกค้าด้วย! ตามรายงานของ Aberdeen 15% ของเวลาที่ตัวแทนศูนย์บริการที่เป็นซิลโอใช้ไปคือการพยายามหาข้อมูลเพื่อให้บริการลูกค้า ครั้งสุดท้ายที่คุณเพลิดเพลินกับการรอในสายบริการลูกค้าเมื่อไหร่?

การระบุซิลโอในทีมของคุณเอง

บางซิลโอชัดเจนมาก สำหรับที่เหลือ คุณจะต้องทำการสืบสวนบางอย่าง เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าการสื่อสารและการทำงานร่วมกันมีปัญหาตรงไหนบ้าง ให้พิจารณาการทำแบบสำรวจและสัมภาษณ์

มีประเภทของการสำรวจบางอย่างที่สามารถช่วยให้คุณเข้าใจซิลโอข้อมูลได้ดีขึ้นทั่วทั้งทีม อันดับแรก ให้พิจารณาการใช้การสำรวจการมีส่วนร่วมของพนักงาน การสำรวจประเภทนี้จะช่วยให้คุณระบุว่าพนักงานคนไหนรู้สึกเชื่อมโยงกับทีมและบริษัทมากที่สุด รวมถึงพนักงานคนไหนที่รู้สึกโดดเดี่ยวที่สุด

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถสร้างแบบสำรวจที่มีคำถามเฉพาะเกี่ยวกับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันเพื่อตรวจสอบปัญหา อีกประเภทของการสำรวจที่มีประโยชน์คือ การสำรวจจังหวะ การสำรวจจังหวะจะถูกส่งในช่วงเวลาสั้นๆ สม่ำเสมอ และมักจะระบุปัญหาซิลโอได้ก่อนที่จะเริ่มทำให้เกิดปัญหา

นอกเหนือจากการสำรวจแล้ว ให้พิจารณาการจัดการ การสัมภาษณ์ออกจากงาน และการสัมภาษณ์อยู่กับพนักงานด้วย การสัมภาษณ์ออกจากงานควรช่วยเปิดเผยสาเหตุที่พนักงานลาออกและส่วนใดของการลาออกถูกสร้างจากซิลโอข้อมูล ในทางกลับกัน การสัมภาษณ์อยู่เป็นการสนทนากับพนักงานที่ได้ทำงานกับบริษัทมาเป็นระยะเวลานาน และสามารถเผยให้เห็นว่า การร่วมมือของเพื่อนมีความสำเร็จตรงไหน

กลยุทธ์ในการทำลายซิลโอและนำเสนอการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณได้ระบุแล้วว่าซิลโอข้อมูลของทีมคุณอยู่ที่ไหน ถึงเวลาแล้วที่จะทำการทำลายซิลโอนั้นและแทนที่ด้วยพื้นฐานของความโปร่งใส นี่เป็นกลยุทธ์บางประการที่สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในทีมของคุณได้

ทำให้เป้าหมายและค่าความเชื่อสอดคล้องกัน

การให้กลุ่มที่แตกต่างกันทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากการทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันในแง่ของเป้าหมายและค่านิยมของบริษัท นี่เริ่มจากการเป็นผู้นำ ให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจวิสัยทัศน์ของบริษัทและรู้ว่างานของตนมีส่วนเกี่ยวข้องกับภาพใหญ่ขององค์กรอย่างไร

จากนั้น ให้ระบุเป้าหมายของทีมแต่ละทีมและนำเสนอในบริบทของภารกิจของบริษัทรวมถึงเป้าหมายของทีมอื่นๆ เน้นย้ำถึงเป้าหมายและค่าความเชื่อเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นในการประชุมทั้งหมด

ระวังที่จะสื่อสารมากเกินไป

การสื่อสารมากเกินไปในสภาพแวดล้อมธุรกิจนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างน่าประหลาดใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อดำเนินการแบบไม่ตรงเวลา มันเป็นเรื่องธรรมดากว่าที่ผู้คนจะรู้สึกว่าพวกเขาถูกทิ้งให้อยู่ข้างนอก

หากคุณกังวลเกี่ยวกับการทำให้ทีมของคุณรู้สึกอึดอัดด้วยข้อมูลมากเกินไป ให้พิจารณาว่าคุณกำลังเสนอข้อความที่ชัดเจนและกระชับหรือไม่ และจากนั้นให้โอกาสแก่ผู้คนในการเรียนรู้เพิ่มเติมในรูปแบบที่เหมาะสมกับทุกคน

กฎทั่วไปที่ดีคือให้สื่อสารมากขึ้น ไม่ใช่น้อยลง เมื่อมีข้อสงสัย ให้ระวังที่จะสื่อสารมากเกินไป ทีมของคุณจะขอบคุณคุณในระยะยาว

สนับสนุนการทดลองโดยการแบ่งปัน

ลองทำอะไรใหม่ๆ อาจรู้สึกน่ากลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมันอาจล้มเหลวได้ สิ่งที่ว่าคือ ทีมที่มีนวัตกรรมจำเป็นต้องรู้สึกสะดวกใจในการรับความเสี่ยง

วิธีหนึ่งในการสนับสนุนการทดลองคือการสร้างสภาพแวดล้อมที่ทีมสามารถแบ่งปันการทดลองกับกันและกันได้ ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่ทางกายภาพ เช่น ห้องปฏิบัติการหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ หรือพื้นที่ดิจิทัล เช่น บล็อกหรือ เว็บไซต์ภายในของพนักงาน โดยการทดลองในแบบที่โปร่งใส ทีมสามารถเรียนรู้จากความสำเร็จและความล้มเหลวของกันและกัน และรู้สึกสะดวกใจในการรับความเสี่ยงในอนาคตเมื่อรู้ว่าพวกเขามีระบบสนับสนุนในการพึ่งพา

สนับสนุนกิจกรรมสร้างทีม

การสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ พิจารณาจัดกิจกรรมสร้างทีมที่ช่วยให้พนักงานทำความรู้จักกันดีขึ้นและสร้างบรรยากาศพี่น้อง

มีกิจกรรมสร้างทีมหลายประเภทให้เลือก คุณสามารถเริ่มจากการทำอาหารร่วมกัน การล่าสมบัติ หรือการทำงานอาสาสมัคร กุญแจสำคัญคือการหากิจกรรมที่ทุกคนจะสนุกสนานและช่วยให้พวกเขามองเห็นกันและกันในมุมมองที่แตกต่างออกไป

ทำให้ข้อมูลของทีมเข้าถึงได้ง่าย

มันไม่เพียงพอที่จะส่งเสริมวัฒนธรรมที่ผู้คนต้องการแบ่งปันข้อมูล คุณยังต้องให้เครื่องมือที่เหมาะสมกับพวกเขาด้วย ทำให้ทีมสามารถค้นหาและแบ่งปันข้อมูลซึ่งกันและกันได้อย่างง่ายดาย

โดยทั่วไป หมายถึงการตั้งค่าฐานความรู้กลาง เช่น Guru เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลนั้นสูงง่ายต่อการใช้งาน มันหมายถึงการสร้างสภาพแวดล้อมในการแบ่งปันข้อมูลที่เข้าถึงง่ายสำหรับผู้ใช้งานทั้งในการเข้าถึงและมีส่วนร่วม

ลาก่อนซิลโอ

ซิลโอข้อมูลเป็นปัญหาที่พบทั่วไปในสถานที่ทำงาน แต่ทีมที่ประสบความสำเร็จสามารถเผชิญหน้ากับมันด้วยกลยุทธ์เชิงรุกและปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม

โดยการใช้เวลาในการระบุว่าซิลโออยู่ที่ไหนในทีมของคุณ และแนะนำกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพต่อทีมของคุณ คุณจะปรับปรุงประสิทธิภาพ ขวัญและกำลังใจและอีกมากมายในทีมของคุณ