เมื่อโลกเริ่มทำงานจากที่บ้านในตอนกลางคืน มีวิธีที่ชัดเจนมากมายสำหรับนายจ้างในการปรับปรุงคุณภาพชีวิตของพนักงาน เวลาที่ยืดหยุ่น อุปกรณ์สำนักงานที่บ้าน ชั่วโมงแฮปปี้ฮาวส์เสมือน และชุดนอนแบรนด์ต่างๆ เป็นหนึ่งในผลประโยชน์ทันทีที่แชร์ให้กับพนักงานในขณะที่เราก้าวเข้าสู่ชีวิตแบบรีโมท แต่เมื่อเสน่ห์ของกางเกงสุดสวย (tie-dye sweatpants) หมดไป และความจริงเกี่ยวกับสถานที่ทำงานในปัจจุบันและอนาคตเข้ามาแทนที่ จำเป็นที่ผู้นำจะต้องตรวจสอบพื้นฐานทางเทคโนโลยีและถามว่า "เรามีทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จหรือไม่?"

เรากำลังให้รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่เราเชื่อว่าเป็นความสำคัญของ เทคโนโลยีสำหรับการทำงานจากระยะไกล (การประชุมผ่านวิดีโอ การสื่อสารของทีม + การส่งข้อความ และการจัดการความรู้) แต่เรารู้ว่าหลังจากที่ทีมที่ไม่ได้มีเครื่องมือเหล่านี้ในก่อนที่จะมีคำสั่งให้อยู่ที่บ้านในระดับโลก การนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้นั้นต้องใช้เวลา และในเวลาที่งบประมาณด้านเทคโนโลยีถูกตรวจสอบมากกว่าที่เคย การพิสูจน์ความต้องการสำหรับเครื่องมือใหม่จึงเป็นสิ่งสำคัญ

ความต้องการในการประชุมผ่านวิดีโอและเครื่องมือแชทนั้นชัดเจนเมื่อไม่สามารถมีการประชุมแบบตัวต่อตัวและการสนทนาระหว่างมื้อกลางวันอย่างสบายได้อีก—สิ่งนี้เห็นได้ชัดในระยะเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานจากระยะไกล รายงาน Business @ Work (From Home) ของ Okta ในปี 2020 ระบุว่ามีการเติบโตถึง 110% MoM จากเดือนกุมภาพันธ์ถึงมีนาคมสำหรับ Zoom และการเติบโต 19% สำหรับ Slack แสดงให้เห็นว่าเครื่องมือเหล่านี้กลายเป็นกระดูกสันหลังของที่ทำงานของเรากันอย่างรวดเร็ว แต่ความต้องการเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลนั้นเติบโตขึ้นมาในระยะก่อนจะมีโรคระบาดอันใหญ่หลวง—ในต้นเดือนกุมภาพันธ์ของปีนี้ Forbes รายงานถึงความสำคัญที่เพิ่มเข้าสู่การทำงานร่วมกันที่ไร้รอยต่อในที่ทำงานในขณะที่พนักงานเริ่มคาดหวังความยืดหยุ่นนอกเหนือจากสิ่งแวดล้อมสำนักงานแบบดั้งเดิม

ค้นพบโอกาสในการสร้างวัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้

รับรายงาน

ผลกระทบของการจัดการความรู้ต่อแรงงานจากระยะไกล

นี่เกี่ยวข้องกับความต้องการของ การจัดการความรู้ ด้วย—แม้ว่า "อาการ" ของการขาด KM อาจจะไม่ชัดเจนเท่ากับการไม่มีเครื่องมือการประชุมผ่านวิดีโอเพื่อการประชุมจากระยะไกล ผลกระทบของการไม่มีเครื่องมือ KM และวัฒนธรรมของการแบ่งปันความรู้สามารถทำลายขีดความสามารถของทีมในการร่วมงานที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลได้อย่างร้ายแรง นี่คือสัญญาณที่น่าประหลาดใจบางอย่างที่บ่งบอกว่าทีมของคุณต้องการการแทรกแซงในการแบ่งปันความรู้

ความไม่พอใจและการหมุนเวียนของพนักงาน Gen Z

แม้ว่าหลายคนจะรีบเรียกคนที่อายุต่ำกว่า 40 ว่าเป็นคนรุ่นมิลเลนเนียล แต่สมาชิกที่แก่ที่สุดของเจนอัลฟ่า(Gen Z) จริงๆ แล้วได้เข้าทำงานแล้ว (ต้องบันทึกไว้ว่าในบางแบบสอบถามจะนับ Gen Z เริ่มต้นตั้งแต่ปี 1995 ในขณะที่บางคนกล่าวว่าเริ่มต้นในปี 1997 ซึ่งหมายความว่าสมาชิกที่มีอายุมากที่สุดจะมีอายุประมาณ 25 ปีในปีนี้) เมื่อ Gen Z เข้าสู่ที่ทำงาน พวกเขาคาดหวังว่าเทคโนโลยีจะพร้อมใช้ไม่เพียงแต่ทำให้ชีวิตประจำวันของพวกเขาเป็นไปได้ แต่ยังช่วยให้พวกเขาเน้นการทำงานที่มีความหมายที่สุดอีกด้วย การศึกษาของ ServiceNow เกี่ยวกับพนักงาน Gen Z พบว่า 42% ของพวกเขากล่าวว่าพวกเขาจะออกจากงานที่ต้องใช้เวลาอยู่กับงานด้านบริหารมากเกินไป แสดงให้เห็นถึงเจเนอเรชันที่กระตือรือร้นที่ต้องการทำงานที่มีคุณค่าโดยไม่มีความอดทนสำหรับการจัดการระบบที่ยุ่งเหยิง

ในการสำรวจล่าสุดของผู้ใช้ Guru ที่ได้ทำโครงการจัดการความรู้ในบริษัท 45% รายงานว่าหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับพนักงานใหม่ก่อนจะมี Guru คือการหาข้อมูลที่ถูกต้องในระบบต่างๆ ซึ่งเป็นความท้าทายที่พนักงาน Gen Z ที่อาจเป็นส่วนที่สำคัญของพนักงานใหม่ในบริษัทจำนวนมากจะไม่มีความอดทน

นอกจากนี้ 43% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า Guru ช่วยให้พวกเขาใช้เวลาในการวางแผนเชิงกลยุทธ์มากขึ้น แสดงให้เห็นว่า KM สามารถช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่การทำงานที่มีความหมายมากขึ้นจากงานด้านบริหาร 93% ของผู้ตอบแบบสอบถามได้กล่าวว่า Guru มีผลต่อความมีส่วนร่วมและความสุขของพนักงาน แสดงให้เห็นว่าการสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้สนับสนุนการทำงานที่มีคุณค่าอาจมีผลกระทบใหญ่ต่อขวัญกำลังใจ

ความเจ็บปวดของพนักงานโดยรวมและความไม่สมดุลของชีวิตงาน

ไม่เพียงแต่พนักงาน Gen Z เท่านั้นที่รู้สึกถึงผลกระทบจากการขาด KM ในบริษัท—พนักงานที่มีความสามารถมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SME) ก็มีแนวโน้มที่จะรู้สึกถึงความเครียดในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีความสำคัญในการแบ่งปันความรู้ Gallup รายงานว่า สาเหตุอันดับ 2 ของการเกิดความเครียดในพนักงานคือภาระงานที่จัดการไม่ได้—นั่นหมายความว่าการทำให้พนักงานที่มีมูลค่าสูงมุ่งเน้นเฉพาะกับงานที่สำคัญที่สุดนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่สุด

บ่อยครั้งที่ SME เป็นสมาชิกในทีมที่ทำงานมานานในบริษัท ในทีมที่เติบโตอย่างรวดเร็ว พวกเขาอาจเคยถือหลายตำแหน่ง และในสตาร์ทอัพ พวกเขาอาจได้เห็นการพัฒนาผลิตภัณฑ์หลายต่อหลายแบบ พวกเขาจะกลายเป็น "บุคคลที่ให้ข้อมูล" โดยปริยายเมื่อทีมของคุณไม่สามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็นคำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ละเอียดหรือความสับสนเกี่ยวกับกระบวนการทางด้านบริหาร การ "เคาะไหล่" อย่างต่อเนื่อง อาจดูเหมือนว่าไม่มีอะไรเลย แต่สามารถรวมกันเป็นจำนวนที่มากขึ้นตามเวลาและมีส่วนสืบเนื่องต่อภาระงานที่จัดการไม่ได้ของ SME ที่ต้องตอบคำถามเหล่านี้ไปพร้อมกับการทำงานแบบปกติ

KM สามารถมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้ SME ของคุณหลีกเลี่ยงความเครียดได้โดยการคืนเวลาของพวกเขา และทำให้ทีมของคุณมีความสุขมากขึ้น 98% ของลูกค้าที่สำรวจที่ใช้ Guru ทั่วทั้งองค์กรกล่าวว่า Guru มีผลต่อเวลาที่ทีมของพวกเขาใช้ในการตอบคำถามซ้ำซาก และ 99% กล่าวว่ากรุ๊ปมีผลต่อเวลาที่ทีมของพวกเขาใช้ในการค้นหาข้อมูล 19% กล่าวว่ากรุ๊ปช่วยให้ทีมของพวกเขาใช้เวลากับกิจกรรมที่อยู่นอกเวลางานมากขึ้น แสดงให้เห็นว่า KM สามารถนำไปสู่ความสมดุลระหว่างงานและชีวิตที่ดีขึ้นได้ เมื่อทั้งผู้ที่แบ่งปันความรู้และผู้ที่ค้นหาความรู้มีความเข้าใจในวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ของทีม ความโน้มเอียงที่จะหลีกหนีจากความเครียดนั้นสูงมากขึ้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่าง ความรู้เชิงรุกและเชิงพาสซีฟ และแต่ละอย่างมีบทบาทต่อการแบ่งปันความรู้ได้อย่างไร

การประชุมที่มากเกินไปและความพยายามในการย้ายไปที่การสื่อสารเชิงอะซิงโครัส

"การประชุมนี้อาจจะเป็นอีเมล"- ไม่พูดเล่น ความเหนื่อยล้าจากการประชุมเริ่มชัดเจนมากขึ้นเมื่อมันเริ่มเกิดขึ้นที่หน้าจอ แต่แม้เดือนก่อน ผู้ที่คิดไปข้างหน้าใส่ใจถึงความสำคัญของการลดการประชุมแบบตัวต่อตัว และให้ทีมของพวกเขาสามารถ ทำงานร่วมกันแบบอาซิงโครัส จริงๆแล้ว Gartner คาดการณ์ว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวจะลดลงจาก 60% เป็น 25% ในปี 2024 และบริษัทที่มีวิธีการที่คิดอย่างรอบคอบกับการทำงานในสไตล์ "นอมาด" จะสามารถเข้าถึงพรสวรรค์ที่ดีกว่าผู้ที่ล่าหลัง (ซึ่งไม่แปลก โดยเฉพาะในตอนนี้)

CNBC เน้นถึงนโยบายของ Jason Fried CEO ของ Basecamp ที่ไม่อนุญาตให้มีการประชุมแบบตัวต่อตัวซึ่งเป็นวิธีที่ทีมอย่างประวัติศาสตร์ของพวกเขาหลีกเลี่ยงการอวยพร (favoritism) ต่อพนักงานในสำนักงาน แทนที่จะทำเช่นนั้น พวกเขาชอบเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งพวกเขาจะแจกจ่ายให้กับพนักงานทุกคนในลักษณะเดียวกัน การมีนโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการกระจายข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้สถานที่ทำงานที่มีการประชุมน้อยนั้นประสบความสำเร็จ

อีกหนึ่งส่วนสำคัญของวัฒนธรรมที่มีการสนทนาแบบตัวต่อต่อน้อยคือ ระบบที่ดีกว่าในการแบ่งปัน "ความรู้เชิงพาสซีฟ" ตามที่ MIT Sloan กล่าว ในขณะที่พวกเขาสนับสนุนทีมที่เพิ่งทำงานระยะไกลให้คิดถึงการรวมข้อมูลที่ "ควรจะรู้" ในการสื่อสาร "จำเป็นต้องรู้" เราแนะนำให้มีการกระจายวัฒนธรรมที่กว้างขึ้นของการแบ่งปันความรู้แบบร่วมมือ—ซึ่งการประชุมและการสนทนาแบบตัวต่อตัวนั้นไม่ใช่สุดท้าย.

เพื่อที่จะลดการประชุมได้สำเร็จ ทีมของคุณต้องเข้าใจว่าข้อมูลจะถูกส่งต่ออย่างไรและที่ไหน และเชื่อว่ามันจะถูกต้องเมื่อพวกเขาได้รับข้อมูลนั้น จากลูกค้าที่สำรวจบริษัท Guru ทั่วทั้งองค์กร 97% กล่าวว่าความสามารถในการทราบว่าข้อมูลถูกอัปเดตโดยผู้เชี่ยวชาญนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ทีมของพวกเขาเติบโตได้อย่างประสบความสำเร็จ เมื่อทีมมีความรู้สึกว่าพวกเขามีช่องทางที่มีประสิทธิภาพในการแบ่งปันและตรวจสอบข้อมูลสำคัญ จะง่ายขึ้นมากที่จะกด "ลบ" บนการป้องกันปฏิทินนั้น

วิธีการไปข้างหน้ากับการทำงานแบบอาซิงโครัส

เรากำลังอยู่ในจุดที่ไม่เหมือนใครของเวลา ซึ่งการสื่อสารและการทำงานร่วมกันนั้นมีความเร่งด่วนมากกว่าที่เคย—และการไม่มีมันนั้นรู้สึกได้ชัดเจนมากขึ้นกว่าเดิม ในขณะที่ทีมของคุณเตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จในวันนี้และอนาคต สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือการทำงานจากระยะไกล และความต้องการที่มาพร้อมกับมัน อยู่ที่นี่เพื่ออยู่ต่อไป และมาพร้อมกับความต้องการนี้ซึ่งมีมาในระยะเวลาที่ค่อนข้างนานแล้ว โดยการนำเครื่องมือและกระบวนการที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ตามลำดับเวลา และตั้งใจ คุณสามารถทำให้ทีมของคุณทำงานได้ดีจากทุกที่ ทุกเวลา