ดังนั้นคุณจึงได้สร้างฐานความรู้ของคุณใหม่อีกครั้งแล้ว ขอแสดงความยินดี! แล้วต่อไปจะเกิดอะไรขึ้น? คุณจะทำให้แน่ใจได้อย่างไรว่าคุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่ตั้งแต่ต้นจนจบอีกครั้ง? แม้เมื่อเริ่มต้นด้วยความตั้งใจที่ดีที่สุด ทีมและบริษัทก็ย่อมปล่อยให้ฐานความรู้ที่สะอาดกลายเป็นไม่มีประโยชน์ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม โดยการจัดตั้งทีมผู้จัดการความรู้ที่สามารถสร้างโครงสร้างการบริหารจัดการ องค์กรสามารถตั้งฐานความรู้ของตนเพื่อให้ประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง

ลองใช้ Guru ดูสิ

เริ่มฟรี

ใน ระบบการจัดการความรู้ ผู้คนจะมีการแสดงผลโดยแบ่งออกเป็นสองกลุ่มที่สำคัญเท่าเทียมกัน: ฐานความรู้ซึ่งจัดเก็บความรู้ และสภาการบริหารจัดการที่ปกป้องความซื่อสัตย์ของมัน นี่คือเรื่องราวของพวกเขา

ใครอยู่ในสภาการบริหารจัดการความรู้?

สภาการบริหารจัดการความรู้ควรประกอบด้วยบุคลากรที่สำคัญในการช่วยให้สำเร็จ ถ้านี่เป็นงานของคุณที่จะทำให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จ การจัดการความรู้คือส่วนสำคัญของเรื่องนั้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ในบทบาทการช่วยเหลือแบบใด การจัดการความรู้คือวิธีที่คุณจะสามารถรับประกันความต่อเนื่องของประสบการณ์และข้อมูลทั้งภายในและภายนอกทีมของคุณ มาพูดถึงการสนับสนุนการขายเป็นตัวอย่าง แม้ว่านี่จะเกี่ยวข้องกับบทบาทการช่วยเหลือทั้งหมด รวมถึงการสนับสนุนทางรายได้และการสนับสนุนทางเทคนิค

"นอกเหนือจากฐานความรู้ที่มีชีวิตชีวาและเข้าถึงได้ง่าย องค์กรควรจัดสัมมนา การประชุมเชิงปฏิบัติการ การให้คำปรึกษา และโปรแกรมการฝึกอบรมอื่นๆ เพื่อให้ [ทีมของพวกเขา] มีประสิทธิภาพสูงสุด"

— Saleshacker

อย่างแท้จริงแล้ว การดูแลรักษาฐานความรู้ที่มีคุณภาพนั้นมีความสำคัญมากต่อการเป็นผู้นำในการช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพจนถือว่าเป็นสิ่งที่แน่นอน เมื่อมองในรูปแบบนี้ การชี้ให้เห็นว่าใครอยู่ในสภาความรู้ของคุณคือสิ่งที่ง่าย: ทุกคนในบทบาทการช่วยเหลือที่เป็นทางการหรือ de facto

สภาการบริหารจัดการความรู้ทำอะไร?

สภาการบริหารจัดการความรู้ของคุณมีฟังก์ชันหลักสามประการ:

1. การทำให้แน่ใจในการสร้างเนื้อหาความรู้และแนวทางการบำรุงรักษา (และทำให้เข้าถึงได้ง่าย)
2. การสนับสนุนการใช้ฐานความรู้ของคุณอย่างถูกต้อง
3. การมองหาการซ้ำซากของปัญหาเก่าและการแก้ไขปัญหาใหม่

การทำให้แน่ใจเกี่ยวกับแนวทางฐานความรู้

ไม่ต้องกังวล งานของสภาการบริหารจัดการไม่ได้อยู่ที่การสร้างเนื้อหา แต่มันคือการทำให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่สร้างขึ้นนั้นใช้ได้และค้นหาได้ เมื่อทีมเติบโตเกินประมาณ 15 คน (และโดยเฉพาะเมื่อเริ่มเติบโตอย่างรวดเร็ว) การจัดทำแนวทางคือสิ่งที่จำเป็น แนวทางควรรวมทุกอย่างตั้งแต่การจัดรูปแบบความรู้ที่ถูกต้องไปยังกระบวนการในการสร้าง/แก้ไขมัน (เช่น การชี้ให้เห็นว่าผู้เชี่ยวชาญแบบใดจะเป็นที่มีความสามารถ) และรอบการตรวจสอบที่เหมาะสม

ข่าวดีคือ คุณสามารถทำให้แนวทางเหล่านี้ ค้นหาได้ และใช้งานได้โดยการวางไว้โดยตรงใน ฐานความรู้ของคุณ มั่นใจว่าคุณพิจารณาพวกเขาเป็นเอกสารที่มีชีวิต ซึ่งต้องผ่านรอบการตรวจสอบและการยืนยันเหมือนกับความรู้ส่วนอื่นๆ ของคุณ

การสนับสนุนการใช้งานอย่างถูกต้อง

อีกหนึ่งบทบาทของสภาการบริหารจัดการคือการทำให้แน่ใจว่าการใช้งานฐานความรู้ยังคงเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง กฎเกณฑ์ทั่วไปคือ เมื่อฐานความรู้ทำงานสำหรับทีม/องค์กร ช่องทางการสื่อสารที่เงียบสงบจะเพิ่มขึ้น นั่นเป็นเพราะคำถามที่เคยถามในแชท (หรือแบบพบหน้า) จะถูกอ้างอิงในฐานความรู้ของคุณ แต่ไม่ใช่พฤติกรรมที่อัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมไม่เคยใช้ฐานความรู้

เมื่อคุณได้สร้างฐานความรู้ใหม่แล้ว ให้สนับสนุนการใช้งานโดยการเตือนผู้ที่ถามคำถามให้ตรวจสอบในฐานความรู้ของคุณ ก่อนไป ให้แน่ใจว่าคุณเสริมอำนาจให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคนที่จะทำเช่นเดียวกันได้ด้วย การฝึกฝนเพื่อการใช้งานอย่างถูกต้องเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังฝึกการสนับสนุนด้วยเช่นกัน

การมองหาสัญญาณของฐานความรู้ที่เสียหาย

ชิ้นส่วนสุดท้ายของปริศนาในการบริหารคือการทำงานเพื่อป้องกัน การล้มเหลวในฐานความรู้ของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว เมื่อคุณได้ฐานความรู้ที่มีความต้องการสูง คุณไม่ต้องการให้มันพังทลายลงอีก สิ่งสำคัญที่นี่คือการระบุ ปัญหาที่นำไปสู่การล้มเหลวในครั้งก่อนและบันทึกปัญหาใหม่ที่เกิดขึ้นระหว่างทาง สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถพูดได้ เช่น "โอเค Slack เริ่มมีเสียงเจี๊ยวจ๊าวจากคำถามอีกครั้ง คำถามคืออะไรที่ถูกถาม? คำตอบเข้าถึงได้ในฐานความรู้ของเราหรือไม่? โอ้ พวกมันถูกแท็กอย่างไม่ถูกต้อง!” ทำให้คุณมีโอกาสในการแก้ไขปัญหาระดับต่ำก่อนที่จะกลายเป็นการล้มเหลวทั้งหมดของฐานความรู้

ดูเอกสาร การตรวจสอบและการบริหารจัดการฐานความรู้เพื่อรับข้อมูลและแนวคิดเพิ่มเติม