ที่ Guru เราเชื่อว่าที่ทำงานจะถูกเปลี่ยนแปลงไปตลอดกาล การระบาดใหญ่ทำให้เราทุกคนต้องเข้าร่วมการทดลองที่ไม่สามารถเลือกได้ในการทำงาน 100% จากระยะไกลในทันที

ในขณะที่นี่ส่งผลกระทบต่อทุกคนในลักษณะที่แตกต่างกัน แต่สิ่งหนึ่งที่ชัดเจนคือความท้าทายที่ทีมต่างๆ เผชิญเมื่อการติดต่อทั้งหมดของพวกเขาเปลี่ยนจากการพบกันด้วยตนเองมาเป็นเสมือน วิธีที่เราสื่อสาร ประเภทของการประชุมที่เรามี เครื่องมือที่เราต้องการเพื่อทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพทั้งหมดได้รับการเน้นย้ำอย่างชัดเจน โดยแสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ทำงานได้ดี สิ่งที่ไม่ทำงานเลย และสิ่งที่สามารถทำให้ดีขึ้นได้

เมื่อสำนักงานเปิดใหม่ จะไม่น่าจะมีอะไรกลับมาเป็น“ อย่างที่เคยเป็น” หลายทีมจะดำเนินการในรูปแบบของ ที่ทำงาน “ไฮบริด” โดยการจัดระเบียบสัปดาห์ทำงานของพวกเขาให้มีการทำงานระยะไกลและทำงานในสำนักงานในช่วงวันทำงาน นี่คือการเปลี่ยนแปลงที่ดีมากในความเห็นของฉัน เนื่องจากเราจะปรับการทำงานของเรารอบๆ สิ่งที่ทำได้ดีที่สุดเมื่อพบกันแบบตัวต่อตัว และสิ่งที่ทำได้ดีที่สุดจากที่บ้านหรือในพื้นที่ที่ไม่มีการรบกวน ไม่ต้องพูดถึงประโยชน์ต่อชีวิตส่วนตัวของเรา ที่เกิดจากรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น

ใจกลางของการเปลี่ยนแปลงนี้คือแนวคิดที่ว่าการสื่อสารในที่ทำงานจะเปลี่ยนจาก การสื่อสารแบบซิงโครนัสเป็นแบบอะซิงโครนัส วิธีการสื่อสารของทีมส่วนใหญ่จะถูกออกแบบโดยมีสมมติฐานว่าทีมไม่ได้อยู่ด้วยกันอีกต่อไป ไม่ว่าจะเป็นแบบตัวต่อตัวหรือแม้กระทั่งในอาคารเดียวกัน แทนที่จะใช้การประชุมสดเป็นค่าเริ่มต้นในการติดต่อสื่อสารทีม เราจะเขียนไอเดีย ความรู้ สถานะคำตอบ คำถามที่พบบ่อย นโยบาย การตัดสินใจ และแบ่งปันให้ทีมเพื่อให้สามารถอ่าน แสดงความคิดเห็น ดำเนินการ ตัดสินใจ เป็นต้น

การกำหนด "กฎทอง"

ในพลศาสตร์ใหม่นี้ ทุกคนในทีมจะมีบทบาทสำคัญทั้งในการอ่านและเขียน มีตัวอย่างหลายประการของทีมที่เติบโตขึ้นโดยใช้ “การสื่อสารเชิงเขียน” และวิธีที่สำคัญต่อการดำเนินงาน

ที่ Guru หนึ่งในค่านิยมหลักของเราคือ ค้นหาและแบ่งปันความรู้

เรามีคุณค่าที่จะเปิดกว้างและโปร่งใสที่ Guru และรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำให้พฤติกรรมเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของวิธีการดำเนินงานของเราในฐานะบริษัท เพื่อที่จะไปถึงเป้าหมายนี้ เราได้มีการประกาศกฎทองของการสื่อสารภายในเมื่อเร็วๆ นี้

เราค้นหาและแบ่งปันความรู้ เพื่อให้สิ่งนี้ทำงานได้ จะต้องมี “สัญญา” ระหว่างคุณกับทุกคนที่คุณทำงานด้วยที่ Guru นี้หมายความว่าเราทุกคนต้องมีกระทำ 2 อย่าง...

(1) คุณจะแบ่งปันความรู้ของคุณแบบอะซิงโครนัส โดยรู้ว่าทุกคนอื่นจะพยายามทำความเข้าใจสิ่งที่คุณแบ่งปัน คุณต้องรู้จักผู้ชมที่คุณแชร์และปรับให้เข้ากับพวกเขา เพราะมันสำคัญสำหรับคุณที่พวกเขาเข้าใจ

(2) คุณพยายามทำความเข้าใจความรู้ที่คนอื่นใช้เวลาเตรียมมาเพื่อแบ่งปันกับคุณ หากสิ่งที่แบ่งปันไม่มีความชัดเจนหรือไม่เกี่ยวข้อง คุณจะเห็นคุณค่าในการให้ความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงสิ่งที่แบ่งปันในอนาคต

เรามีความเชื่อว่าทั้งสองส่วนของกฎนี้เป็นสิ่งสำคัญ ให้เรามาแตกประเด็นแต่ละข้อ โดยเริ่มจากส่วนที่ 1:

คุณแชร์ความรู้ของคุณในรูปแบบอะซิงโครนัส...

นี่หมายถึงความรู้ที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือบันทึก มันรวมถึงคำขอที่ชัดเจนซึ่งอาจเป็นเพียงการอ่าน การขอความคิดเห็น การโหวต ไอเดีย ฯลฯ พร้อมด้วยวันที่กำหนดเมื่อคุณต้องการให้สิ่งนี้เสร็จสิ้น อาจเป็นการอัปเดตสถานะ การตัดสินใจที่ต้องทำ หรือแม้แต่ความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่สนับสนุนการเปิดตัวในอนาคต

...โดยรู้ว่าทุกคนอื่นจะพยายามทำความเข้าใจสิ่งที่คุณแชร์

การเขียนหรือการบันทึกใช้เวลา เราคาดว่าทีมงานของเราจะมีความตื่นเต้นที่จะอ่านสิ่งที่เราได้จัดเตรียมไว้ และนี่ทำให้เรามีกำลังใจในการทำงานนี้ (มากกว่านี้ในส่วนที่สองของกฎของเรา)

คุณต้องรู้จักผู้ชมที่คุณแชร์และปรับให้เข้ากับพวกเขา...

เราพยายามหลีกเลี่ยงการสื่อสารแบบทั่วไปที่อาจเกี่ยวข้องกับเพียงบางส่วนของทีม เพื่อรักษาสัดส่วนสัญญาณต่อเสียงให้สูง

...เพราะมันสำคัญสำหรับคุณที่พวกเขาเข้าใจ

ทีมที่ได้รับข้อมูลจะมีโอกาสมากขึ้นในการมีแรงบันดาลใจ เข้าร่วมและตื่นเต้นกับงานที่พวกเขาทำ เราทุกคนมีบทบาทในการมีส่วนร่วมในเรื่องนี้!

นี่คือ“ครึ่งแรก” และเป็นความมุ่งมั่นที่จะใช้เวลาในการทำงานให้ผู้อื่นได้รับข้อมูล ตอนนี้มาดูครึ่งหลังกัน

คุณพยายามทำความเข้าใจความรู้ที่คนอื่นใช้เวลาเตรียมมาเพื่อแบ่งปันกับคุณ

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ข้อเรียกร้องที่นี่คือการรู้ว่าทั้งสองด้านของการแชร์ความรู้ต้องมีอยู่เพื่อให้สิ่งนี้ทำงาน เราทุกคนรู้สึกเหมือนกันหากมีคนกำหนดการประชุมสดแล้วอีกฝ่ายไม่เข้าร่วม สิ่งนี้ควรรู้สึกเหมือนกัน

หากสิ่งที่จะแบ่งปันไม่มีความชัดเจนหรือไม่เกี่ยวข้อง คุณจะเห็นคุณค่าในการให้คำติชมเพื่อปรับปรุงสิ่งที่ถูกแบ่งปันในอนาคต

ส่วนสุดท้ายของลูปนี้...ไม่มีใครจะสมบูรณ์แบบในการเขียน! การให้ข้อเสนอแนะแบบมีเมตตาและตรงไปตรงมาว่าผู้เขียนสามารถปรับปรุงสิ่งที่พวกเขาสื่อสารได้อย่างไร ทำให้การไหลของการสื่อสารในอนาคตแข็งแกร่งขึ้น มันยังแสดงให้ผู้เขียนเห็นว่าคุณใส่ใจในสิ่งที่พวกเขาเขียน

ใครมีเวลาทำสิ่งทั้งหมดนี้? วันของฉันเต็มไปด้วยการประชุมอยู่แล้ว!

เรารู้ว่าคุณคิดอะไรอยู่...แต่ที่นี่คือจุดเริ่มต้นของเวทย์มนต์! หนึ่งในผลลัพธ์ที่มีค่ามากที่สุดของทีมที่มุ่งมั่นต่อกฎทองคือ ความเร็ว การประชุมสดต้องมีการประสานงาน เราต้องดูที่ปฏิทินและหาช่วงเวลาที่ทำงานกับทุกคนที่ต้องการเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนา การประชุมที่ใหญ่ขึ้นจะถูกกำหนดต่อไปเพราะความเป็นไปได้ที่จะหาช่วงเวลาว่างจะลดน้อยลง บางทีหัวข้อนี้เป็นการตัดสินใจที่สำคัญที่จะต้องทำ แต่เราต้อง กำหนดการประชุม หลังจากหนึ่งสัปดาห์ เพราะนั่นคือตอนที่ทุกคนสามารถทำได้

ในสถานการณ์นี้ เราก็เสียเวลาไปหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่เราจะมีการสนทนาครั้งแรก ตอนนี้เพิ่มเขตเวลาที่แตกต่างกันและตารางการทำงาน ทำให้ช่วงเวลาว่างทั่วไปนั้นลดน้อยลงมากยิ่งขึ้น

ตอนนี้ ให้เราเปลี่ยนกลับมาดูว่ามันทำงานอย่างไรสำหรับทีมที่ปฏิบัติตามกฎทอง

ลองนึกภาพใครสักคนมีหัวข้อที่ต้องการจะพูดคุยกับทีมของพวกเขา พวกเขาจดหัวข้อแล้วส่งผ่าน Slack ไปยังเพื่อนร่วมงานและขอความคิดเห็นภายใน 2 วัน พวกเขาเริ่มเห็นความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงาน ซึ่งพวกเขาจะตอบในเวลาของตนเอง เพื่อนร่วมงานทยอยให้แสดงความคิดเห็นและตอบกลับ และตลอดระยะเวลาหลายวัน หัวข้อนี้ก็มีความคิดเห็น ข้อกังวล และไอเดียต่างๆ ถูกบันทึกอยู่แล้ว

ในแนวทางซิงโครนัส การประชุมครั้งแรกยังไม่เกิดขึ้นแม้แต่ครั้งเดียว แต่ใน แนวทางอะซิงโครนัส หลังจากนั้นไม่กี่วันก็มีการกล่าวถึงหัวข้อและทีมก็เดินหน้าต่อไป ตอนนี้ลองนึกภาพว่ามันเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าผ่านทีมของเรา การทำงานร่วมกันเปลี่ยนจาก การประชุมสด: ฆาตกรเงียบของความก้าวหน้า มาเป็น กฎทอง: พลังพิเศษและข้อได้เปรียบของทีมในการดำเนินการ

วิธีที่เราติดตามกฎทองที่ทำงาน

กฎทองเป็นเรื่องใหม่สำหรับเรา เป็นสิ่งที่เราแนะนำในปีนี้ นี่คือวิธีเริ่มต้นบางอย่างที่เราติดตามกฎนี้ที่ Guru

การทำให้แน่ใจว่าเรามี“การสื่อสารที่มีจุดประสงค์”

นี่คือแนวทางที่เรามอบให้กับพนักงานทุกคน มันทำให้มีสัญญาณต่อเสียงที่สูงซึ่งได้กล่าวไปแล้วข้างต้น

เรานำวิธีการตัดสินใจมาใช้

เราสนับสนุนการใช้เอกสารการตัดสินใจเพื่อสร้างความก้าวหน้าในการตัดสินใจให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในรูปแบบอะซิงโครนัส ซึ่ง (1) ช่วยให้คุณตัดสินใจแบบอะซิงโครนัสได้อย่างเต็มที่ หรือ (2) เมื่อคุณมีการประชุมสด ทุกคนจะมีข้อมูลมากแล้ว และโดยปกติแล้วเป้าหมายของการประชุมคือการตัดสินใจให้เสร็จสิ้น เรายังใช้แนวคิด DRI เพื่อให้ชัดเจนว่าวิธีการตัดสินใจเกิดขึ้นอย่างไรและใครเป็นผู้ตัดสินใจ

เราสนับสนุนการอ่านล่วงหน้าในหัวข้อที่ทีมต้องการพูดคุย

การอ่านล่วงหน้าของการประชุม รู้สึกเหมือนเป็นขั้นตอนถัดไปที่ดีสำหรับเรา มันทำให้ทุกคนรู้เรื่องเดียวกันก่อนการประชุม และป้องกันไม่ให้เราเสียเวลาในการนำเสนอแผ่นงานแทนที่จะพูดคุยกันอย่างมีผล คำถามถัดไปสำหรับเราคือเราสามารถหลีกเลี่ยงการประชุมสดไปเลยได้ที่ไหน?

เรากำหนดแนวทางที่ดีที่สุดในการใช้ Slack

เราสนับสนุนให้การสนทนาส่วนใหญ่เกิดขึ้นในช่องสาธารณะ เราสนับสนุน @mentions ในช่องสาธารณะเพื่อให้เพื่อนร่วมงานได้ดำเนินการและช่วยจัดการข้อความที่พูดคุยกันทั้งหมด นี่คืออีกหนึ่งตัวอย่างของการช่วยให้มีสัญญาณในเสียงรบกวน เรายังใช้ตัวบ่งชี้ความเร่งด่วนเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากเรามีเอกสารให้อ่านและ แสดงความคิดเห็น เราใช้การสื่อสารที่ย่อให้เข้าใจได้เช่น 1, 3, 5 วัน เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจว่าพวกเขาควรตอบกลับเมื่อใด

เราจะใช้ Guru ในการส่งประกาศ

การประกาศ ถูกส่งไปยังกลุ่มคนเฉพาะและมีคำเชิญชัดเจนให้อ่านข้อความบางอย่าง การแจ้งเตือนจะถูกจัดเตรียมและเข้าถึงได้ง่ายจากแอพเว็บของเรา ส่วนขยาย Slack และ Teams ฯลฯ ประกาศส่วนใหญ่ของเราจะจัดแจกจ่ายด้วยวิธีนี้ นี่คือวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดเพื่อให้มั่นใจว่าสิ่งที่สำคัญได้รับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

เราทำการตรวจสอบประจำสัปดาห์เกี่ยวกับโครงการที่สำคัญที่สุดของเรา

ทุกสัปดาห์ DRI ของโครงการจะให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการใน Asana ในวันพฤหัสบดี ทุกวันศุกร์ ผู้บริหารจะตรวจสอบและให้ข้อเสนอแนวทางผ่านทาง Asana เช่นกัน สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารอย่างรวดเร็ว เปิดกว้าง และ แบบอะซิงโครนัส ดำเนินต่อไปในทุกโครงการที่สำคัญของบริษัทของเรา

เราตั้งค่าบล็อกเวลาในการอ่านและเขียน

หนึ่งในวิธีที่เราทำคือ วันพุธที่ไม่มีการประชุมภายใน มันสำคัญที่จะต้องมีเวลาสำหรับการอ่านและการเขียน พวกเราหลายคนคิดเกี่ยวกับการกำหนดการประชุมสดในฐานะวิธีในการสร้างพื้นที่ที่อุทิศให้กับ การพูดคุยเรื่องหนึ่ง มันอยู่ในปฏิทิน ในเวลาที่เฉพาะเจาะจง เพื่อให้การสนทนา “การแลกเปลี่ยนความรู้แบบตัวต่อตัว” นั้นมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น

แต่ในโลกของกฎทอง มันทำงานต่างออกไป

เวลาส่วนใหญ่มักจะเป็นการเลื่อนออกจากการประชุมสดไปสู่เวลาการอ่านและเขียนที่อุทิศไว้โดยเฉพาะ แต่เวลานี้ยังควรจะปรากฏในปฏิทินของคุณด้วย เราต้องการเวลาที่เน้นเฉพาะสำหรับการอ่านและการเขียน นี่เป็นเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงมาก เนื่องจาก 1 ชั่วโมงในการอ่านและเขียนมักจะช่วยประหยัดเวลาในการประชุมสดอีก 10 ชั่วโมง

หวังว่านี่จะเป็นแนวทางที่มีประโยชน์สำหรับคุณและคุณสามารถนำการเรียนรู้เหล่านี้ไปใช้กับทีมของคุณได้! ในขณะที่เรายังคงเรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่ เราจะยังคงแบ่งปันได้อย่างแน่นอน อย่างที่ฉันได้กล่าวไว้ ในหลายๆ วิธี ที่ทำงานมีวันดีที่สุดในอนาคตเมื่อบริษัทต่างๆ รับรู้ว่าวิธีการเช่นนี้มีผลลัพธ์ร่วมกันทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัทและความพึงพอใจของพนักงาน