Start the No Meeting Day Revolution at Your Office

เมื่อบริษัทต่างๆ เริ่มเปลี่ยนแปลงจากการทำงานทางไกลเป็นความจำเป็นชั่วคราวมาเป็นวิถีชีวิต จึงมีการพูดเกี่ยวกับประเด็นของผลผลิตมากมาย

"เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่า ทุกคนมีผลผลิตเท่าเดิมกับตอนที่ทำงานในสำนักงาน?" ผู้คนถามโดยแทบจะผมร่วงไปด้วยความวิตก "ผู้จัดการสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนยังคงอยู่ในเส้นทางและทำงานให้เสร็จ?"

ปรากฏว่าหนึ่งในวิธีง่ายๆ ที่จะช่วยให้ผู้คนทำงานได้คือ (กรุณาตีกลอง) ให้เวลากับพวกเขามากขึ้นในการทำงาน!

"วันพุธไร้ประชุม" "วันศุกร์ไร้ประชุม" "วันไร้ประชุม" ไม่สำคัญว่าคุณจะเรียกมันว่าอะไร ออฟฟิศหลายแห่งกำลังเข้าร่วมกับแนวโน้มในการประกาศวันที่หรือช่วงเวลาบางวันที่ "ไร้การประชุม" และเราก็เป็นหนึ่งในนั้น!

วันไร้ประชุม: มันคืออะไรและทำงานอย่างไร

แนวคิดที่มีชื่อว่า "วันไร้ประชุม" ค่อนข้างตรงไปตรงมา วันไร้ประชุมคือวันทำงานที่ผู้คนสามารถมองไปข้างหน้าถึงการไม่มีการประชุม แต่...ทำไมบริษัทถึงทำเช่นนั้น?

ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อ ว่าสถานที่ทำงานจำนวนมากกำลังดำเนินการใช้วันไร้การประชุมเป็นวิธีในการเพิ่มผลผลิตในสองวิธี:

• ให้พนักงานมีเวลาเลือกที่จะมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญ "งานที่ต้องใช้สมาธลึก" โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการถูกรบกวน
• บังคับให้การประชุมปกติต้องทำงานหนักขึ้นเล็กน้อย

บางงานอาจต้องการเวลาให้ความสนใจและคิดมากกว่าอย่างอื่น มันอาจจะเป็นเรื่องที่หาได้ยากอย่างยิ่งที่ผู้คนจะหาช่วงเวลาที่เพียงพอในการ "มุ่งเน้น" ในระหว่างวันทำงานปกติ วันไร้การประชุมกำลังกลายเป็นวิธีที่รวดเร็วในการให้ผู้คนมีเวลาเพิ่มขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่งานของพวกเขา

ลองคิดดูว่าคุณจะทำอะไรได้มากแค่ไหน หากคุณมี หนึ่ง วันที่คุณรู้ว่าไม่ต้องเผชิญกับการรบกวน คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ ดำเนินการพัฒนาความคิดใหม่ๆ หรือแค่ตามให้ทัน เนื่องจากคุณไม่ต้องกังวลว่าจะถูกดึงเข้าสู่อะไรอย่างอื่น

บริษัทบางแห่งนำนโยบายวันไร้การประชุมไปสู่ระดับที่สูงกว่านั้น พวกเขาจะอนุญาตให้พนักงานปิดโทรศัพท์และปิดเสียงการแจ้งเตือนเพื่อให้พวกเขามีสมาธิอย่างเต็มที่ แน่นอนว่า ข้อความเช็คอินเกี่ยวกับแผนมื้อกลางวันในวันพรุ่งนี้สามารถรอได้ในขณะที่คุณใช้เวลาในการพัฒนาความคิดและแก้ปัญหาที่ซับซ้อน

ในส่วนของความคิดเห็น "บังคับให้การประชุมทำงานหนักขึ้น" ...คุณสามารถพูดได้อย่างตรงไปตรงมาว่าการประชุมแต่ละครั้งที่คุณมีในปฏิทินเป็นการใช้เวลาที่ดีของคุณหรือไม่? มีเหตุผลว่าทำไมการวิจัยจึงแสดงให้เห็นว่า 40% ของผู้คน พบว่าการประชุมของพวกเขาไม่มีประสิทธิผล

การประชุมที่ไม่มีจุดหมายได้อ้างว่าเหยื่ออีกคนหนึ่ง

เราสามารถพูดได้มากมายเกี่ยวกับวัฒนธรรมที่ล้อมรอบการประชุมที่ไม่สิ้นสุด มีผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานจำนวนมากที่คิดว่าการประชุมเป็นสิ่งที่ผลิตผลโดยอัตโนมัติเพียงเพราะมีการประชุมเท่านั้น แทนที่จะทำอะไรที่มีความหมายจริงๆ คุณจะใช้เวลาอีก 30-45 นาทีในปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ด้วย DM

ผู้คนมักจะใส่ใจมากขึ้นในการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพเมื่อพวกเขารู้ว่าพวกเขาจะไม่มีเวลาในการจัดการมันมากนัก เมื่อคุณนำวันไร้การประชุมมาใช้ คุณจะต้องแน่ใจว่าการประชุมที่ปกติของคุณมีประสิทธิภาพและมุ่งเป้าไปที่เป้าหมายมากขึ้น

วิธีที่เราทำวันไร้ประชุม: ไม่มี (การประชุมภายใน) วันพุธ

มีเหตุผลว่าทำไมเราถึงเป็นผู้สนับสนุนใหญ่ของวันไร้การประชุม: เรามีวันของเราเอง.  เรามีการตรวจสอบรายละเอียดเกี่ยวกับ วิธีการการจัดการการสื่อสารภายใน ที่ Guru และต้องการหาวิธีช่วยให้ทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราได้นำเวอร์ชันของวันไร้การประชุมเมื่อวันพุธ ที่เราสนับสนุนให้พนักงานไม่วางแผนการประชุมภายใน การประชุมลูกค้าที่ต้องยืนได้รับการอนุญาต แต่ผู้จัดการยังได้รับการสนับสนุนให้หาวันที่ทางเลือกเมื่อทำได้.

จนถึงปัจจุบัน เราต้องบอกว่าเรารักผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น การสำรวจพนักงานล่าสุดของเราชี้ให้เห็นว่า 75% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า วันไร้การประชุมวันพุธมีความมีประสิทธิผลในการเพิ่มเวลาให้มีสมาธิและลดจำนวนการประชุม เมื่อพิจารณาว่าส่วนใหญ่ของโพสต์นี้เขียนในวันไร้การประชุมวันพุธ ดูเหมือนว่าทุกอย่างทำงานได้ตามแผน!

วิธีการนำวันไร้การประชุมไปใช้เอง

คุณรักแนวคิดของการมีวันไร้การประชุม แต่คุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรให้ผู้มีอำนาจเห็นด้วยกับมัน. ไม่ต้องกังวล เราจะสนับสนุนคุณ

เพื่อให้วันไร้การประชุมทำงานได้ คุณจะต้องมีสองสิ่ง. หนึ่งคือความเข้าใจที่ชัดเจนว่า การประชุมในปัจจุบันของคุณทำงานได้ดีเพียงใดสำหรับทีม เราขอแนะนำให้ดำเนินการตรวจสอบการประชุมเพื่อช่วยลดเวลาที่ใช้กับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการระบุว่าทุกอย่างเป็นไปได้ดีเพียงใด เราขอแนะนำให้เข้าใจตามกฎ 4 P’s ของเรา

คุณยังต้องมีการเห็นพ้องกันจากทุกคนว่า เวลาในการมุ่งเน้นจะเกิดขึ้นเมื่อใด โชคดีสำหรับคุณ เรารู้วิธีที่จะทำเช่นนั้น ทุกบริษัทอาจมีนโยบายและความต้องการที่แตกต่างกัน แต่ก็มีหลักการพื้นฐานบางประการที่ทำให้วันไร้การประชุมประสบความสำเร็จ หากคุณต้องการทำให้ความฝันของคุณในวันที่ไม่มีการประชุมเป็นจริง นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ

ชี้แจง

เราจะไม่อ้อมค้อมเรื่องนี้ จะต้องมีการตอบรับที่จะเผชิญหน้าจากผู้บริหารและพนักงานในวันไร้การประชุม ในการทำงานที่บางสำนักงาน การประชุมแทบจะเป็นสัญญาณของการทำงาน ดังนั้นผู้คนอาจทำให้รู้สึกประหลาดใจเล็กน้อยเมื่อคุณประกาศว่าการมีวันไร้การประชุมจะกลายเป็นเรื่องปกติ

ให้มีเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมคุณต้องการให้ผู้คนเข้าร่วมในวันไร้การประชุม อย่าลังเลที่จะพูดถึงประเด็นที่เราได้พูดถึงข้างต้น และเน้นว่ามันสามารถทำให้ผู้คนมีการควบคุมเวลาในตารางงานมากขึ้น

สื่อสาร

เพื่อให้วันไร้การประชุมทำงานได้ คุณและสมาชิกในทีมของคุณต้องติดต่อสื่อสารกันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ วันไร้การประชุมจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อผู้คนสามารถทำสิ่งที่สำคัญให้เสร็จได้ อย่าลืมเน้นความสำคัญของการสื่อสารไม่ว่าจะเป็นวันที่ไม่มีการประชุมหรือไม่ก็ตาม

นี่คือเหตุผลที่เราชื่นชอบ การสื่อสารแบบไม่ประสานเวลา ที่ที่ทำงาน มันเปิดช่องการสื่อสารและอนุญาตให้ผู้คนทำงานเมื่อพวกเขาต้องการ การนำเสนออะไรที่ง่ายๆ เช่น ข่าวสารประจำสัปดาห์ที่รวบรวมเนื้อหาที่สำคัญไว้ให้แชร์และอ่านแทนที่จะใช้เวลาประชุมสามารถช่วยประหยัดเวลาอย่างมาก

ตั้งกฎพื้นฐานของคุณ

วันไร้การประชุมยังหมายถึง "ไม่อีเมล" และ "ไม่ Slack" หรือไม่? การประชุมที่ยืนอยู่กับลูกค้ายังคงสามารถทำได้ในวันไร้การประชุมหรือคุณต้องย้ายวันใหม่? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณมีเหตุการณ์เร่งด่วนจำเป็นต้องให้ผู้คนบางคนเข้าร่วมการโทร?

อย่าทิ้งให้ผู้คนสับสน

ทุกบริษัทจะจัดการวันไร้การประชุมตามที่เห็นสมควร การตั้งกฎพื้นฐานสำหรับความคาดหวังเกี่ยวกับบางช่วงเวลาอาจทำให้วันไร้การประชุมของคุณมีผลกระทบที่ดีขึ้นและน้อยลงอย่างสับสน ให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้ในวันเหล่านี้ และสิ่งที่ต้องรอ

การมีสติเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้วันไร้การประชุมทำงานได้ ผู้สมัครงานอาจพบกันกับทีมของคุณได้เฉพาะในวันไร้การประชุม เวลาที่ดีที่สุดสำหรับคุณและเพื่อนร่วมงานในการพบปะกันและร่วมกันคิดไอเดียอาจเกิดขึ้นเฉพาะในวันไร้การประชุมวันศุกร์ของคุณ จะมีข้อยกเว้นสำหรับกฎเสมอ เพียงแค่ให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำหน้าที่ของคุณในการปฏิบัติตามโปรโตคอลที่กำหนด ใช้เวลาไร้การประชุมของคุณอย่างชาญฉลาด และเคารพว่านี่คือวันไร้การประชุมของสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ด้วย

จำไว้ว่าเพื่อให้สิ่งนี้ทำงานได้ ทุกคน ต้องปฏิบัติตามกฎ และนั่นรวมถึงผู้มีอำนาจด้วย ให้แน่ใจว่าคนในฝ่ายบริหารชัดเจนเกี่ยวกับกฎวันไร้การประชุมและแก้ไขข้อกังวลที่พวกเขาอาจมี

เปลี่ยนวิธีการจัดการการประชุม

การประกาศวันไร้การประชุมจะไม่ทำให้ความต้องการในการทำงานหมดไป ส่วนใหญ่แล้วผู้คนแค่ยักไหล่และเลื่อนการประชุมไปยังวันอื่น การเคลื่อนไหวดังกล่าวอาจสมเหตุสมผล แต่สามารถทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้มากกว่า

จงจำไว้ว่า การเพิ่มประชุมอีกหนึ่งประชุมในวันเต็มไม่ใช่จุดประสงค์ของวันไร้การประชุม

เราได้กล่าวไปแล้วว่าหนึ่งในผลดีที่ดีที่สุดของวันไร้การประชุมคือพวกเขาบังคับให้ผู้คนวางแผนการประชุมให้ดีขึ้น เรามีเคล็ดลับพื้นฐานสำหรับผู้ที่ต้องการปรับปรุงและลดจำนวนการประชุม:

• ให้แน่ใจว่าการประชุมแต่ละครั้งมีวาระการประชุมที่กำหนดและจบลงด้วยผลที่สามารถดำเนินการได้
• มอบบทบาทให้กับการประชุมกับกลุ่มคนจำนวนมากเพื่อช่วยให้ทุกคนอยู่ในเส้นทางและมีประสิทธิผลมากขึ้น
• อย่ากลัวที่จะยกเลิกการประชุมถ้าคุณไม่คิดว่ามันเป็นการใช้เวลาที่ดีที่สุด
• ส่งอีเมลติดตามที่สรุปสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมและเตือนผู้คนเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปที่พวกเขาต้องดำเนินการ

อยากจะดำน้ำลึกในบางแนวคิดเหล่านี้ไหม? ตรวจสอบการ์ดของเราในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อลดการประชุม

เพิ่มผลผลิต ลดการประชุม

เราห่างไกลจากบริษัทเดียวที่นำวันไร้การประชุมมาใช้ และเราจะไม่เป็นคนสุดท้าย เมื่อบริษัทมากขึ้นเปลี่ยนไปใช้ตารางการทำงานแบบไฮบริดและการทำงานกลายเป็นการกระจายมากขึ้น ประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม คุณจะประหลาดใจว่า ผู้คนสามารถทำงานได้มากเพียงใดเมื่อพวกเขามีเวลาในการมุ่งเน้นที่ทำงานของพวกเขาจริง ๆ

เมื่อสำนักงานจำนวนมากทำการเปลี่ยนไปใช้รูปแบบไฮบริด สิ่งสำคัญคือการเปิดใจรับการทดลองสิ่งใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ในที่ทำงาน. วันนี้แนวโน้มที่ใหญ่ที่สุดคือวันไร้การประชุม และวันพรุ่งนี้อาจเป็นสิ่งที่แตกต่างออกไปทั้งหมด การเปิดใจกว้างสามารถช่วยที่ทำงานของคุณพัฒนาและยังคงสามารถแข่งขันในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

การประชุมยังคง มีที่ของมัน ในการทำงาน เราแค่ต้องการให้ที่นั้นมันมีเหตุผลสำหรับทุกคน เข้าร่วมการเคลื่อนไหวเพื่อเรียกคืนวันทำงานและดึงเวลาออกมาให้มากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นในสิ่งที่สำคัญจริงๆ เราต้องบอกกับเจ้านายของคุณเอง แต่ดูเหมือนว่าในขณะนี้พวกเขากำลังอยู่ในการประชุมที่ยาวนาน 2 ชั่วโมง ซึ่งคนได้ใช้เวลา 45 นาทีแรกในการสงสัยว่าผลลัพธ์ของการประชุมควรจะเป็นเช่นไร