Bir şirkette bir bilgi yöneticisi olarak adım atmanın nasıl olduğunu bilmek ister misiniz? Crisp'te Bilgi Yöneticisi olarak görev yapmak üzere Martin Theobald ile konuştuk.

Crisp, dünyayı çevrimiçi sömürüden, yalanlardan, tehditlerden, kötüye kullanımdan ve nefretten koruyan bir aktör-risk istihbarat servisidir. 2020-2021 yılları arasında yoğun bir büyüme döneminden geçen ve bilgiyi yakalama ve paylaşma şeklini yeniden değerlendiren 250'den fazla ve büyüyen Birleşik Krallık merkezli bir kuruluş. İşte Martin'in araçlar seçme, bilgi tabanları oluşturma ve çalışanları başarıya hazırlama deneyimi hakkındaki düşünceleri.

[Not: Bu röportaj, netlik açısından düzenlenmiş ve özetlenmiştir]

Bilgi sorununu tanımlama

Martin, Crisp'te bir bilgi yöneticisi olarak işe alındığında, şirketin bir bilgi yönetimi sorunu olduğunu biliyordu. Günlük çalışmalarında merkezi bir rol oynamasına rağmen, ekipler bilgiyi diğer ekip üyeleriyle ve diğerleriyle paylaşmakta zorlanıyordu.

Martin, ana hedefin şirket bilgisini toplamak ve derlemek için doğru çerçeveyi sağlamak ve ardından diğerlerinin bulabileceği doğru yere koymak olması gerektiği argümanını ortaya koydu.

Katılım sağlamak üzerine

İkna Yaratma Üzerine

"Yönetici ekibinden tam destek aldım. Yaklaşık bir yıl önce yönetim ekibi bilgi yönetiminin bir sorun olduğunu fark etti. İşte o zaman resmi bir bilgi yöneticisi tanıtmaya karar verdiler. Bazı kişiler sürekli bilgiyle uğraştıklarını, o zaman neden bunu yapmak için başka bir kişiye ihtiyaç duyduklarını iddia ettiler. Sonra birisi bilgi yöneticisinin sağlayacağı değeri ve bunun şirkette operasyonel performansı nasıl artıracağını merak etmeye başladı."

"Elimizdeki deneyimin mevcut bilgiyi toplamak ve derlemek için çerçeveyi sağlama ve insanların bulabileceği bir yere koyma çabası olduğunu açıklamaya başladım. Neyse ki, yöneticiler bunun yavaş bir proje olacağını biliyorlardı. Anında değişmeyecek çünkü bu bir kültürel bir şeydir. O insanlar ve süreçlerle ilgilidir. Aracın önemi yoktur. Alet, herkesin uzaktan çalıştığı son dönemlerde önemini artıran bir araçtır."

"Bu yüzden bizim için bu bir zihniyet değişimidir. Deneyimi ve örtük bilgisi olan insanların artık yeterli olmayacağını düşündük. Ekipler bilgilerini paylaşmakta zorlanıyordu. Bu sorunu 'Bir sorununuz olduğunu görebiliyorum. Bu konuda yaklaşımımız olduğunu ve bilginizi daha yapıcı bir şekilde nasıl yakalayabileceğinizi biliyorum.' diyerek çözüm bulduk."

"Herhangi bir başlangıçta karşı çıkmanın aslında bunu yapmaya başlamakla ilgili olduğunu düşünüyorum. Herkes meşgul ve şimdi onlardan normal görevlerine ek olarak başka bir iş yapmalarını istiyorsunuz. Sonra, bunu bir kez yaptığınızda sadece sürdürmeniz gerektiğini ikna etmelisiniz. Bir kere yatırım yaparak birden fazla fayda elde edersiniz. Eğer şimdi bilgi toplama ve paylaşma işini yapmak için zaman ayırmazsanız, aslında ileriye dönük sorunları daha da kötüleştiriyorsunuz.

Martin'in Guru'yu Neden Seçtiği

Martin geçmişte birçok faydalı araçla çalışmıştı ama bilgi yönetimi için tek bir çözüm bulmak istiyordu ve mevcut teknoloji yığını içinde çalışabilecek bir şey istiyordu. İşte burada Guru devreye girdi.

Geçmiş işlerden gözlemlediğim şeylerden biri, bilgiyi aktif olarak yönetmenin zor olduğuydu. Guru'nun doğrulama parçasını beğendiğim şey buydu. İnceleme periyodu seçebilirsiniz, insanlar tarafından oluşturulduğu kadar yönetilir ve seçtiğiniz tarihte bir akran incelemesi yapılabilir.

Elinizdeki esnek içerik hiyerarşisi yeteneğiyle koleksiyonlarınızı ve kartlarınızı oluşturabileceğiniz bir özelliğe sahip olmak gerçekten çok faydalı olduğunu düşündüm. Bu yaklaşımı beğendim. Etiketleme ve etiket yönetimini beğeniyorum. Yalnızca yönergelerle metin aramaları yapabilirsiniz, aynı zamanda farklı koleksiyonlardan ve kartlardan şeyleri etiket yönetimine aktarabilme yeteneğine de sahipsiniz. Bunu çok beğendim.

Ekiplerin Başlamasına Yardım

Şirket içinde bilgi yönetimi durumu hakkında bir araştırma yaptığımda, şu şekilde geri döndü. Başta insanların kafalarında çok fazla bilgi olduğu ve yazılı olan bilginin dört veya beş farklı yerde olduğu belirlendi.

Toplamakta zorlanan veya nereden başlayacaklarını bilemeyen küçük ekiplerle konuşmaya başladım. Bu konuda insanların bilgiye nasıl eriştiğini, neden paylaşmaları gerektiğini ve kimin erişime ihtiyacı olduğunu açıkladığım bir etkinlik oluşturduk. Müşteri gizliliği açısından bilmemiz gereken bir sürü şey var. Şirket içinde ne kadar paylaşacağımıza ve doğru kişilere nasıl paylaşacağımıza çok dikkat etmeliyiz.

Paylaşılan bilgiye bağlam sağlama odaklanmak, Crisp'teki Guru'nun yayılmasının başka bir yönüydü. Birisi işlem prosedürü veya süreç belgesi verirken bunun büyük resimde nereye oturacağını bilmiyorsa, bu yardımcı olmaz. Etki ve istenilen sonucu anlamak önemlidir ve bu da ekibin daha yardımcı ve daha iyi yapılandırılmış içerik üretmesine yol açar.

Bilgi haritaları oluşturmaya başladık. İnsanlar herhangi bir içerik yazmaya başlamadan önce, zaten bir koleksiyonun, bir grup panonun ve dahil etmek istediğiniz içeriğin içerik hiyerarşisini oluşturmuştuk. İçerik toplama şeklimizi düşünmeye başladık ve bunu basit bir elektronik tablo veya dosyada haritaladık, topladığımız şeylerin ne olduğunu göstermek için. Sonra amacımız Guru Kartları bulmaya ve oluşturmaya dönüştü.

Eşleri bilgi çalışanlarına dönüştürmek

Guru'nun Crisp'teki yerini sağlamlaştırmak için bilgi şampiyonu topluluğu oluşturmak, son adımdan biriydi.

Şirketin tüm düzeylerinde bir bilgi şampiyon topluluğum var. Düzenli toplantıları var, böylece birbirlerine ilerleme hakkında güncellemeler yapabilirler, sorunları giderip Guru'yu kullanmanın en iyi yolunu paylaşabilirler.

Crisp'te Guru'yu uygulamak için Martin'in yaptığı birçok şeyin arasında, yeni çalışanları bilgiyi yapılandırmada ve doğrulamada kullanmasından en çok etkilendiğimiz yöntemden biridir. Eş değer değerlendirme ve varsayılan bilgi sorununu ele almak, takımların Guru'da hızlı bir şekilde adapte olmasında önemli bir rol oynadı. İnsanlar görevlerinde rahat hissettiklerinde bazı şeyler onlara doğal bir şekilde gelebilir, ancak o bilgiyi işi yaparak aylar veya yıllar içinde biriktirirler.

Crisp ekibi, yeni çalışanları bilgi oluşturulan boşlukları kolayca belirleyebilecekleri için özellikle getirirdi. Var olan kartları inceleyebilir, anlamama eksiklikleri yoluyla boşlukları bulabilir ve boşlukları doldurmak ve kartları tekrar doğrulamak için orijinal içerik oluşturucuları ile çalışabilirler.

Birisi yeni çalışan olarak gelirse ve yaptığınız türde bir rol almaya başlarsa, deneyiminiz veya geçmişiniz yoktur. Bunun zaten bilindikleri varsayıldığı için büyük parçalar bilgi eksiktir ve bu her zaman durum böyle değildir. Bu yüzden genellikle yeni çalışanlardan mevcut kartları gözden geçirmelerini istiyoruz. Ardından mevcut kartları incelemeye başlarlar, boşlukları belirler, doldururlar ve ardından tekrar doğrularlar.

Diğer şirketlerin nasıl kullanıp desteklediğine dair daha fazla hikaye duymak ister misiniz? Daha fazla ipucu, püf noktası ve Guru'yu sevdiğiniz kadar sevdiğiniz diğer insanlarla bağlantı kurma yolları için Guru topluluğumuza göz atın!