Etrafında toplanın ve ofis dışı otomatik yanıtların icat edildiği zamanı dinleyin. Temelde, Microsoft'ta bazı kişiler, tatildeyken e-postalara yanıt vermekten kendilerini alıkoyamadıklarını fark ettiler ve böylece OOO doğdu. Ama gerçek şu ki, tatildeyken sadece e-postalara yanıt vermekle kalmıyoruz, aynı zamanda Slack ve diğer iletişim kanallarını da aktif bir şekilde takip ediyoruz.
Bunun bir kısmı üstten geliyor (gerçek hikaye: bir zamanlar, günlük çıkış yaptığımızda OOOs göndermemizi gerektiren bir şirkette çalıştım), ama bu baskının büyük bir kısmı kendimize yüklediğimiz bir baskıdır. Dışarıda kalmak istemiyoruz ve işlerimizin dışarıda iken düzgün bir şekilde yapılacağını güvenle söyleyemiyoruz, bu yüzden bağlantıyı kesmemizi engelleyen acil planlar yapıyoruz. Ve bu davranış için ödüllendirildiğimizde ("Bu kritik sorun üzerinde çalıştığınız için teşekkürler. Bir tatile çıktığınızda zamanınızı ayırdığınızı bilmek zorundaydınız" ya da "Tatilinizden döndüğünüzde hemen işin içine daldınız! Harika!") Bu yüzden içselleştiriyoruz durmadan durmamakın iyi bir şey olduğunu.
Hepimiz, oldukça heyecan verici bir yaz olmasını umarak hazırlanıyoruz ve insanların PTO'ya yaklaşımlarını değiştirme zamanının geldiğini düşünüyoruz. Tatil zamanı genellikle etrafında en sıkı kurallara sahip olur ve insanları fikirlerini değiştirmeye ikna etmek zor olabilir. Bu yüzden, ofis dışı zamanınızı nasıl yönettiğinizi düşünmeniz için size yeni bir yol sunacağız ve bağlantıyı kesmeyi teşvik edecek bazı yollarla.
Ne zaman tatilde olduğunuz hakkında beklentiler belirleyin
Öncelikle, tatilde iken bağlantı kurmama kültürü, şirketle çalışanlar arasında kontrolsüz iletişim beklenmediğine dair açık bir anlaşma gerektirir. “Hiçbir iş beklenmiyor.” ifadesinden daha fazlasını içeren bir bildirim olmalıdır. Kimsenin çok günlü bir tatilden sonra 10 dakika içinde düzgün bir şekilde iş yapmaya başlayamayacağını açıkça belirtin. Tatilin tamamen işten uzak olmak olduğunu net bir şekilde ifade edin. Bu beklenti liderlikten gelmesi gerekirken, ekibin içinde güçlendirilmelidir. Tatil ortamında e-postalara veya Slack'e yanıt veren birinin, dışarıda olduğuna, endişelenmemesi gerektiğine, işlerin yolunda gittiğine ve çıkış yapması gerektiğine nazikçe hatırlatın.
Pro ipucu: Eğer benim gibiyseniz, gerçekte çevrimiçi olduğunuzda çevrimdışıymış gibi davranın. Tatil sırasında, telefonumdan Slack, iş e-postası vb. uygulamaları silerim. Bu kanallar benim için mevcut olmadığında ellerim kesinlikle çok gergin oluyor, ama bu, oynatmakta olduğum bir kişisel davranış hatırlatıcısıdır (kayıp ve kaybettiğim blackjack oyununun aksine).
Otomatik cevapları nasıl kullanacağınızı güncelleyin
En yaygın ofis dışı otomatik cevaplarla ilgili sorun, gelen kişilere olan yükümlülüklerimizi vurgulamak için kullanmalarıdır.
"Ben ofisten uzaktayım, sınırlı internet erişimim var, bu nedenle yanıtlarım gecikebilir. Acil bir yanıt gerekiyorsa, lütfen meslektaşım Cool Kid ile coolkid@coolcompanydotcom adresinden iletişime geçin. Aksi takdirde, geri döndüğümde yanıt bekleyin."
— Yıllar boyunca kullandığım bir OOO versiyonu
Kutsal SLA, Batman! Tatil sırasında bağlantıyı kesmenin bir yük gibi hissettirmesinin şaşıracak bir yanı yok. Bu şekilde görünen OOO yanıtları, neredeyse imkansız beklentiler oluşturuyor. Dahili olarak, tatilde olduğunuzu bilmesi gereken herkes zaten biliyor ve dışardan gelen çoğu e-posta da yanıt gerektirmiyor. (İstisna: Dışarıdan müşterileriniz varsa, onlara dışarıda olacağınızı ve alternatif planınızı kısaca bildirin—ve bunun içine sizin kontrol etmeniz girmemelidir.)
Bunun yerine, ofis dışı durumu daha makul bir biçimde düzenleyecek bir yanıt formatlayın ve yükümlülüğünüzü azaltın:
"Tatildeyim ve geri döndüğümde tüm bekleyen maddelere yanıt vermeye başlayacağım."
Bu, hem şu anda yanıt vermediğinizi vurgulamakta, hem de geri döndüğünüzde hemen yanıt vermek zorunda kalmamanızı sağlar. Aşırı bilgi yoktur ve bu, iş arkadaşlarınızı istenmeyen tekliflere maruz bırakmaz.
Pro ipucu: OOO sürelerinizi, gerçekten gurur duyduğunuz bazı çalışmaları sergilemek için kullanın ("Beklerken, neden en son ürün sürümümüzü kontrol etmiyorsunuz?"), ya da biraz kişilik gösterin ("Şu an tarihi Route 66'da yolculuk yapıyorum. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinin.")
Herkesin yokluğunuzda neler olması gerektiğini görmesini kolaylaştırın
Geçtiğimiz hafta sonunu tayin ettiğim tatilimde, bir Guru Kartı hazırladım (...bu şablona dayanan) hem dışarıda olduğum zamanı, yokluğum için planı belirtiyor, hem de ne koşullarda iletişim kurmanın uygun olduğunu belirtiyor. Buna bir bakalım:
Başlık, şirketteki herkesin ne olduğunu merak ettiğinde kolayca aratılabilir hale getiriyor ve o bilgilere Kartın kendisinin üst kısmında yer veriliyor, böylece benim iletişimsiz olacağım zaman vurgulanıyor.
Burada, a) çalışmayı beklemediğimi açıkça belirtiyorum çünkü bilgisayarımı getirmiyorum ve b) hangi sınırlı durumların iletişim kurmak için uygun olduğunu belirtiyorum. Ayrıca, insanları onlara cevap verebilecek kişilere yönlendiriyorum. Diğer her şey beklemek zorunda kalacaktır.
Bu kısımda içimdeki kontrol delisini ortaya çıkardım—ve evet, biraz utanıyorum (bu kişiler, yapmaları gerekenleri zaten biliyorlardı), ama bu belgelenmiş olduğu için beni rahatlatıyor, bu da o sırada kaygılanmamı gerektirmiyor.
Takımım için en büyük öncelikleri, günlük alışverişlerimize ek olarak belirlemiş olmayı hedefledim. Bu, benim danışmam gerekmeksizin ilerlemelerine izin verdiğim şeydir.
Son olarak, herkesin benim gerçekten çalışmadığımı bilmesini sağlamak için, yükümlülüklerimi tekrar belirtmek. Bir Guru çalışanı olarak benimle iletişime geçmeyi düşünen biri için yoktun bile.
Tamamen ayırdığını açık hale getirmek için, bu Kart için bir Bitly bağlantısı oluşturdum ve yukarıda belirtildiği gibi durumu Slack'ımda yaptım. Ama bir adım daha ileri gittim! Görünüm adımı “Leah OOO 4/26-4/30” olarak değiştirdim ve durum mesajım bu oldu:
Şu anda sorduğunuz soru… işe yaradı mı? Tamamen bağlantıyı kopartabildim mi?
Neredeyse. Slack'i iPad'imden kaldırmayı unuttuğumu fark ettiğimde ortalama haftada bir kontrol ettim. Her şeyin yolunda gittiğini, kimsenin bana ihtiyaç duymadığını (şok!), bu yüzden iPadimi kapattım ve herkesin neden yürüyüş yapmayı çok sevdiğine dikkatimi geri çevirdim.
Tatilde düşünme şeklimizi değiştirmek
Bir toplum olarak, iş ile olan ilişkimiz yeniden değerlendirmemiz gerekiyor, ama bu arada, şirketlerimizde ve kendimizde değişiklikler yapmaya başlayabiliriz. Bu, şirketinizde herkesin çalışmaktan ne kadar iyi bir şekilde bağlantıyı kesebildiğini belirleyerek, bağlantıyı kesmenin ve yeniden enerji toplamanın norm olması için yukarıdaki adımları izleyerek yapabileceğiniz özel bir değişim yönetimi alıştırmasıdır.
Etrafında toplanın ve ofis dışı otomatik yanıtların icat edildiği zamanı dinleyin. Temelde, Microsoft'ta bazı kişiler, tatildeyken e-postalara yanıt vermekten kendilerini alıkoyamadıklarını fark ettiler ve böylece OOO doğdu. Ama gerçek şu ki, tatildeyken sadece e-postalara yanıt vermekle kalmıyoruz, aynı zamanda Slack ve diğer iletişim kanallarını da aktif bir şekilde takip ediyoruz.
Bunun bir kısmı üstten geliyor (gerçek hikaye: bir zamanlar, günlük çıkış yaptığımızda OOOs göndermemizi gerektiren bir şirkette çalıştım), ama bu baskının büyük bir kısmı kendimize yüklediğimiz bir baskıdır. Dışarıda kalmak istemiyoruz ve işlerimizin dışarıda iken düzgün bir şekilde yapılacağını güvenle söyleyemiyoruz, bu yüzden bağlantıyı kesmemizi engelleyen acil planlar yapıyoruz. Ve bu davranış için ödüllendirildiğimizde ("Bu kritik sorun üzerinde çalıştığınız için teşekkürler. Bir tatile çıktığınızda zamanınızı ayırdığınızı bilmek zorundaydınız" ya da "Tatilinizden döndüğünüzde hemen işin içine daldınız! Harika!") Bu yüzden içselleştiriyoruz durmadan durmamakın iyi bir şey olduğunu.
Hepimiz, oldukça heyecan verici bir yaz olmasını umarak hazırlanıyoruz ve insanların PTO'ya yaklaşımlarını değiştirme zamanının geldiğini düşünüyoruz. Tatil zamanı genellikle etrafında en sıkı kurallara sahip olur ve insanları fikirlerini değiştirmeye ikna etmek zor olabilir. Bu yüzden, ofis dışı zamanınızı nasıl yönettiğinizi düşünmeniz için size yeni bir yol sunacağız ve bağlantıyı kesmeyi teşvik edecek bazı yollarla.
Ne zaman tatilde olduğunuz hakkında beklentiler belirleyin
Öncelikle, tatilde iken bağlantı kurmama kültürü, şirketle çalışanlar arasında kontrolsüz iletişim beklenmediğine dair açık bir anlaşma gerektirir. “Hiçbir iş beklenmiyor.” ifadesinden daha fazlasını içeren bir bildirim olmalıdır. Kimsenin çok günlü bir tatilden sonra 10 dakika içinde düzgün bir şekilde iş yapmaya başlayamayacağını açıkça belirtin. Tatilin tamamen işten uzak olmak olduğunu net bir şekilde ifade edin. Bu beklenti liderlikten gelmesi gerekirken, ekibin içinde güçlendirilmelidir. Tatil ortamında e-postalara veya Slack'e yanıt veren birinin, dışarıda olduğuna, endişelenmemesi gerektiğine, işlerin yolunda gittiğine ve çıkış yapması gerektiğine nazikçe hatırlatın.
Pro ipucu: Eğer benim gibiyseniz, gerçekte çevrimiçi olduğunuzda çevrimdışıymış gibi davranın. Tatil sırasında, telefonumdan Slack, iş e-postası vb. uygulamaları silerim. Bu kanallar benim için mevcut olmadığında ellerim kesinlikle çok gergin oluyor, ama bu, oynatmakta olduğum bir kişisel davranış hatırlatıcısıdır (kayıp ve kaybettiğim blackjack oyununun aksine).
Otomatik cevapları nasıl kullanacağınızı güncelleyin
En yaygın ofis dışı otomatik cevaplarla ilgili sorun, gelen kişilere olan yükümlülüklerimizi vurgulamak için kullanmalarıdır.
"Ben ofisten uzaktayım, sınırlı internet erişimim var, bu nedenle yanıtlarım gecikebilir. Acil bir yanıt gerekiyorsa, lütfen meslektaşım Cool Kid ile coolkid@coolcompanydotcom adresinden iletişime geçin. Aksi takdirde, geri döndüğümde yanıt bekleyin."
— Yıllar boyunca kullandığım bir OOO versiyonu
Kutsal SLA, Batman! Tatil sırasında bağlantıyı kesmenin bir yük gibi hissettirmesinin şaşıracak bir yanı yok. Bu şekilde görünen OOO yanıtları, neredeyse imkansız beklentiler oluşturuyor. Dahili olarak, tatilde olduğunuzu bilmesi gereken herkes zaten biliyor ve dışardan gelen çoğu e-posta da yanıt gerektirmiyor. (İstisna: Dışarıdan müşterileriniz varsa, onlara dışarıda olacağınızı ve alternatif planınızı kısaca bildirin—ve bunun içine sizin kontrol etmeniz girmemelidir.)
Bunun yerine, ofis dışı durumu daha makul bir biçimde düzenleyecek bir yanıt formatlayın ve yükümlülüğünüzü azaltın:
"Tatildeyim ve geri döndüğümde tüm bekleyen maddelere yanıt vermeye başlayacağım."
Bu, hem şu anda yanıt vermediğinizi vurgulamakta, hem de geri döndüğünüzde hemen yanıt vermek zorunda kalmamanızı sağlar. Aşırı bilgi yoktur ve bu, iş arkadaşlarınızı istenmeyen tekliflere maruz bırakmaz.
Pro ipucu: OOO sürelerinizi, gerçekten gurur duyduğunuz bazı çalışmaları sergilemek için kullanın ("Beklerken, neden en son ürün sürümümüzü kontrol etmiyorsunuz?"), ya da biraz kişilik gösterin ("Şu an tarihi Route 66'da yolculuk yapıyorum. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinin.")
Herkesin yokluğunuzda neler olması gerektiğini görmesini kolaylaştırın
Geçtiğimiz hafta sonunu tayin ettiğim tatilimde, bir Guru Kartı hazırladım (...bu şablona dayanan) hem dışarıda olduğum zamanı, yokluğum için planı belirtiyor, hem de ne koşullarda iletişim kurmanın uygun olduğunu belirtiyor. Buna bir bakalım:
Başlık, şirketteki herkesin ne olduğunu merak ettiğinde kolayca aratılabilir hale getiriyor ve o bilgilere Kartın kendisinin üst kısmında yer veriliyor, böylece benim iletişimsiz olacağım zaman vurgulanıyor.
Burada, a) çalışmayı beklemediğimi açıkça belirtiyorum çünkü bilgisayarımı getirmiyorum ve b) hangi sınırlı durumların iletişim kurmak için uygun olduğunu belirtiyorum. Ayrıca, insanları onlara cevap verebilecek kişilere yönlendiriyorum. Diğer her şey beklemek zorunda kalacaktır.
Bu kısımda içimdeki kontrol delisini ortaya çıkardım—ve evet, biraz utanıyorum (bu kişiler, yapmaları gerekenleri zaten biliyorlardı), ama bu belgelenmiş olduğu için beni rahatlatıyor, bu da o sırada kaygılanmamı gerektirmiyor.
Takımım için en büyük öncelikleri, günlük alışverişlerimize ek olarak belirlemiş olmayı hedefledim. Bu, benim danışmam gerekmeksizin ilerlemelerine izin verdiğim şeydir.
Son olarak, herkesin benim gerçekten çalışmadığımı bilmesini sağlamak için, yükümlülüklerimi tekrar belirtmek. Bir Guru çalışanı olarak benimle iletişime geçmeyi düşünen biri için yoktun bile.
Tamamen ayırdığını açık hale getirmek için, bu Kart için bir Bitly bağlantısı oluşturdum ve yukarıda belirtildiği gibi durumu Slack'ımda yaptım. Ama bir adım daha ileri gittim! Görünüm adımı “Leah OOO 4/26-4/30” olarak değiştirdim ve durum mesajım bu oldu:
Şu anda sorduğunuz soru… işe yaradı mı? Tamamen bağlantıyı kopartabildim mi?
Neredeyse. Slack'i iPad'imden kaldırmayı unuttuğumu fark ettiğimde ortalama haftada bir kontrol ettim. Her şeyin yolunda gittiğini, kimsenin bana ihtiyaç duymadığını (şok!), bu yüzden iPadimi kapattım ve herkesin neden yürüyüş yapmayı çok sevdiğine dikkatimi geri çevirdim.
Tatilde düşünme şeklimizi değiştirmek
Bir toplum olarak, iş ile olan ilişkimiz yeniden değerlendirmemiz gerekiyor, ama bu arada, şirketlerimizde ve kendimizde değişiklikler yapmaya başlayabiliriz. Bu, şirketinizde herkesin çalışmaktan ne kadar iyi bir şekilde bağlantıyı kesebildiğini belirleyerek, bağlantıyı kesmenin ve yeniden enerji toplamanın norm olması için yukarıdaki adımları izleyerek yapabileceğiniz özel bir değişim yönetimi alıştırmasıdır.
Guru platformunun gücünü ilk elden deneyimleyin - etkileşimli ürün turumuzu yapın
