Ben asla bir etkinlik planlayıcı olmak istemedim, ama bir şekilde geçmişte çalıştığım dijital pazarlama girişimi, Facebook ile o dönemin havalı Ace Hotel'inde ortaklık kurduğundan beri şirket etkinlikleri planlıyorum. Etkinlikleri her zaman stratejik bir çalışma yerine, Şükran Günü akşam yemeğini tabakta, sıcacık bir şekilde, tüm diyet kısıtlamalarını göz önünde bulundurarak hazırlamak gibi taktiksel bir iş olarak düşünmüştüm.

2021'de uzaktan çalışmak, şirket etkinlikleri planlama konusundaki hikayemi (kontrol edebileceğim tek şey) değiştirdi. Dahili sanal etkinlikler, stratejik bir şirket önceliği olmalı ve varsayılan olarak bu şekilde konumlandırılmalıdır. Bu etkinlikler, gece yarısı dostluğuna yönelik anlamlı fırsatlar sunmaktan yoksun, ancak zamanımızın ve dikkatimizin pahalı ve sınırlı kaynaklarını tekelleştiriyor. Ancak, ekran karşısındaki zamanı nasıl geçireceğimize dair bir niyet olmadan, sanal etkinlikler yıpratıcı ve moral bozucu olabilir.

Guru'da, ekibimizin işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olmaya çalışıyorum dijital sağlık için süreçler geliştirmek ve test etmek ve iç iletişimi geliştirmek. Slack Fonları Geleceğin İş Dünyası Üzerine'na göre, "%83 [kurucular] uzaktan çalışmaya geçerken en büyük zorluklarının çalışanlarının işlerine bağlı ve bağlı hissetmesini sağlamak olduğunu düşünüyorlar."

Her şey iç iletişimdir

En büyük zorluk, bağlılık ve ilişkiyi güçlendirmekse, çözüm iletişim etrafındaki yaklaşım ve süreçtedir, belirli bir yazılım/araçda değil. Takvim davetlerinin iç kısımlarından, boş alt kattaki 2-galonluk patlamış mısır kovasına kadar, birbirimizle nasıl iletişim kurduğumuz ve birbirimizle bağ kurduğumuz önemlidir. Kamusal tanıma ve ton birinin gününü güzelleştirebilir. Bir toplantıda neden olduğunuzu ve tartışmaya nasıl değer katacağınızı açıkça anlamamak onu bozabilir.

Şirketin Açılış Etkinliği'nin (CKO) gelirlere ve moral üzerinde (çalışanları mutlu etme) olumlu bir etkisi nasıl olabilir, insanlar yorgun ve muhtemelen D vitamini eksikliği yaşıyorken? Dikkati dağılmış bir ekibi nasıl motive edebiliriz?

Sanal etkinliğimizi nasıl planladık

Bir yıl süren video toplantılarının ardından, bu büyük ölçekli etkinliği başarıya ulaştırmak için nasıl bir yol haritası belirledik?

1. FY22 Şirket Planımızla ilgili görünürlük ve hesap verebilirlik sağladık

Sanal etkinliğimizin başlama tarihinden günler önce, CEO'muz tüm çalışanlara bir duyuru gönderdi. Bu, gerekli etkinlik detayları ve beklentileri ile birlikte, Guru’nun şirket planını ve çeyrek hedefleri ile temel sonuçlarını (OKR'ler) içeren konsolide bir iletişim içeriyordu.

Şablon: Şirketinizin Açılışı - Gitmeden Önce Bilin

Guru'da, çalışanların harekete geçmesi gerektiğinde duyurular gönderiyoruz. Bu durumda, çalışanların ilk kez okuyup sindirmiş olarak Town Hall'ımıza (ilk açılış etkinliği) gelmelerini istedik. Bu her şey iyi hoş, ama çalışanların bu temel bağlamı dikkatsizlik yüzünden göz ardı etmesini nasıl sağlarız?

2. Sürekli Sessiz Okuma için zaman ayırdık (veya bu práce Ramona Quimby’yi 90’larda okuyanlar için SSR)

Çalışanların o bireysel zamanı nasıl kullanabilecekleri hakkında detaylı talimatlarla tüm şirket için belirli takvim blokları oluşturduk, önceden kaydedilmiş oturumları takip etmeyi veya şirket yatırımlarıyla ilgili spesifik ön çalışmalar yapmayı içeren.

"Önceden okumak faydalıydı ve toplantıları temizlemek odaklanmanın yoluydu." — Çalışan geri bildirimi

Örneğin, mart ayında geniş kapsamlı bir şirket içi örtük önyargı eğitimi var ve bu da geniş kapsamlı ön çalışmalar gerektiriyor. Şu anda takvimlere bloke edilmiş zaman ekleyerek ve çalışanlarımıza o ön çalışmaları yapmaları için zaman vererek (son dakikada değil ya da hiç yapmamalarını sağlamak yerine) gelecekteki bir etkinlikten en iyi şekilde yararlanmalarının yollarını sunduk.

3. Asenkron bilgi paylaşımının varsayılan iletişim yöntemi olması gerektiğini önerdik

Guru ve Loom'un (belgelenmiş malzeme için bağlam sunan video kayıtları) bir karışımını kullanarak, canlı oturumlarda slayt okumaya olan ihtiyacı ortadan kaldırdık, bu da oturumların daha verimli hale gelmesini sağladı. Şirket genelinde bilgileri (örneğin, 4. çeyrek gelir gelirlerini ve eğilimlerini) belgelemek için Guru kullanmak, çalışanlara bilgiyi kendileri için uygun zaman ve mekanda sindirme özerkliği ve yetkisi verir.

"Gerçekten örgütte neler olduğunu görmek ve şirketin ne yaptığını ve nereye gittiğini anlamak çok hoşuma gitti. Rick'in bu şeyleri tanımladığı Kart serisini, bu çalışmaların asenkron doğasını ve ardından girişimleri bir araya getirmek ve bunları kişilerarası olarak uygulamak için bir araya gelme sürecini beğendim." — Çalışan geri bildirimi

4. Genel olarak yaptığımız 3 günlük yüz yüze etkinliği, 10 günlük uzaktan bir sürece yaydık

Normalde, şirket açılış etkinliklerimiz 3 günlük, her biri tam gün oturumlar (ve tam gece konserleri, akşam yemekleri, trivia ve partiler) içeren yer dışı etkinliklerdir. Bunun artık bir seçenek olmamasıyla, kasıtlı olarak şirket genelindeki etkinlikleri 2 haftaya yaydık. Otel bütçeleme ya da bowling planlaması yapmak yerine, insanları 8 saat boyunca Zoom'da kalmaya zorlamak yerine, büyük etkinliği daha normal bir çalışma haftasına entegre etmek istedik.

Bu zamanlama, katılımcıların katılmaya hazır olacağı ve yorulmadan dahil olacakları zamanları belirlemek için de fayda sağladı. Kesinlikle bir endişe, içerik ve mesajların 2 haftaya yayılmasının etkisini ve aciliyeti azaltacağıdır (sonuçta, belki de bu sıradan bir iş haftasıdır). Ama bu mümkünde olsa da, stratejik değişim yönetimi için "yavaş yanma" metodolojisinin taraftarıyım.

5. Çalışanlar için hoş sürprizler ve harika deneyimler sunduğumuzdan emin olduk (ve bu süreçte USPS'i destekledik)

Bu etkinliği sıradan bir sanal açılış değil, havalı bir sanal açılış yapmak için, harika marka ekibimizle birlikte çalışarak etkinlik boyunca sürprizler ve bilgi parçaları sunduk. Her gün, Slack ve Guru aracılığıyla yemek, ödüller, yarışmalar ve içerik katılımını etkinlik boyunca yaydık.

Bu CKO'nun muhtemelen en önemli - ve eğlenceli - kısmı, Bilgi Ustası adındaki Gizli Karakter tarafından yönetilen Tüm Şirket bulmacasıydı (Slack profili ve Guru Yaşam Öyküsü kartıyla birlikte) ve etkinliği tamamlamak için şirket genelinde en büyük ödülü bulmamıza yardımcı oldu: bir swag paketi (Frizbi, başlık, klasik dış mekan giysileri) ve ekibimize 4 günlük tatil verdik.

Sanal bir etkinlik düzenlerken öğrendiklerimiz

"Yüz yüze olmasak bile, tüm bunlar gerçekten özel hissettirdi ve Guru'nun misyonuna ve ekibine bağlandım." — Çalışan geri bildirimi

10 günlük açılışımızı yeni bitirdiğimizde, keşfettiğimiz şey şudur: beklentileri belirlemek ve ardından aşmak, tamamen uzaktan bir etkinliğin başarılı olması için anahtardır. Uzaktan bir ortamda dikkat dağıtıcı unsurlar kaçınılmazdır. Bu durumu kesmek için, zamanınızı nasıl harcamanız gerektiğini bilmek, bizi odaklanmamıza yardımcı olur - ancak dikkatimizin dağıldığı noktada sürprizlerle karşılaşmak, yeniden odaklanmamıza yardımcı olur.